Phân loại và xác định giá trị tài sản cố định

2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi-

2.2.1.3. Phân loại và xác định giá trị tài sản cố định

2.2.1.3.1. Phân loại:

Bảng 2.1. Bảng phân loại TSCĐ tại Công ty Sanofi-Aventis Việt Nam.

TSCĐ Ba số đầu tiên

của mã số TSCĐ Mô tả

TSCĐ hữu hình

100 Nhà cửa, vật kiến trúc ( Building) 210 Máy móc, thiết bị (Machine)

300 Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn ( Motor Vehicles) 320 Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng (Office Equipment) 500 Các tài sản cố định khác (Other Asset)

600

Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá trị dưới 30,000,000 đồng)

(Low Value Asset) (Tức là công cụ dụng cụ)

610

TSCĐ dở dang – máy móc thiết bị (Machine Equipment Under Construction)

XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng (Construction in Process)

TSCĐ

vơ hình 330

Phần mềm máy tính (Software)

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 38

2.2.1.3.2. Đánh giá giá trị tài sản cố định:

a/ Giá trị ban đầu của TSCĐ: được xác định theo nguyên giá.

Đa số các TSCĐ của cơng ty mua theo hình thức mua sắm (Kể cả mua mới và mua cũ).

*Trường hợp xác định nguyên giá của TSCĐ mua theo hình thức mua sắm: Ví dụ 1: Ngày 15/01/2014, Công ty mua 2 máy Máy in phun Lixn 5900 (Kèm phụ kiện) để in nhãn chai Lactacyd với giá 133,386,000 VND/máy chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của cơng ty TNHH Thương Mại và Kỹ Thuật VMS số AA/13P0001568, Kế toán TSCĐ ghi nhận nguyên giá TSCĐ như sau:

Hai máy này được Kế toán tạo mã riêng: 210394, 210395 (Xem phụ lục 2.2). Giá mua 1 máy: 133,386,000 VND, Các chi phí phát sinh bằng 0 VND. Nguyên giá TSCĐ của 210394 = 133,386,000.

Nguyên giá TSCĐ của 210395 = 133,386,000.

*Trường hợp xác định nguyên giá TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản hình thành theo phương thức giao thầu:

Ví dụ 2: Ngày 24/12/2013, Công ty TNHH Phú Kiến Gia nhận thầu cơng trình “Phá

tường đưa máy DELAMA vào phòng L09 của phân xưởng thuốc nước” cho Công ty Sanofi – Aventis Việt Nam với giá quyết tốn cơng trình hồn thành là 70,790,000 đồng. Các chi phí phát sinh “Phát sinh vách ngăn tấm Plisma9mm” là 27,316,000 đồng (Xem phụ lục 2.3).

Vậy nguyên giá TSCĐ mã TS 100055 = 70,790,000 + 27,316,000 = 98,106,000 VND.

b/ Giá trị hao mịn của TSCĐ:

Ví dụ 3: Ngày 06/01/2009 Công ty mua máy “Máy quang phổ UV Vis Hitachi U3900H”

số Hóa đơn 0037044 với giá 18,908 USD (5,939.4 USD với tỷ giá 16,151 đồng VND và 12,968.6 với tỷ giá 17,480 VND) và kèm theo một số bộ phận là 1 bộ DX 2300 NT Dual Core E2160 với giá 750 USD và 1 máy in LT HP 1006 với giá 140 USD (tỷ giá bằng 17,480 VND). Thời gian sử dụng là 10 năm. Theo quy định tháng 02/2009, TSCĐ mới bắt đầu trích khấu hao (Xem phụ lục 2.4).

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 39

(1) Máy quang phổ UV: 5,939.4 x 16,151 = 95,927,249

12,968.6 x 17,480 = 226,691,128 (2) Bộ DX 2300 NT: 750 x 17,480 = 13,110,000 (3) Máy in LT HP 1006: 140 x 17,480 = 2,447,200 Nguyên giá TSCĐ = (1) + (2) + (3) = 338,175,577 Mức trích khấu hao hàng tháng là: 338,175,577 = 2,818,129.808 10 x 12

Số khấu hao (GTHM) tích lũy đến cuối tháng 06/2014 là : 2,818,129.808 x 65 = 183,178,437.5 VND.

c/ Giá trị cịn lại của TSCĐ:

Ví dụ 4: Sử dụng tiếp ví dụ 3 để tính GTCL của máy “Máy quang phổ UV Vis Hitachi

U3900H” (Xem phụ lục 2.4). Vậy giá trị cịn lại của máy đó cuối tháng 6 là: 338,175,577 – 183,178,437.5 = 154,997,139.5 VND.

2.2.1.4. Yêu cầu quản lý tài sản cố định tại công ty:

Do đặc điểm của TSCĐ nên yêu cầu công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty.

- Quản lý về hiện vật: TSCĐ khi mua sắm (Mua mới hoặc mua cũ) hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao được kiểm tra bởi các chuyên gia kỹ thuật, nếu đạt yêu cầu thì mới được bàn giao cho từng bộ phận, từng cá nhân trực tiếp sử dụng. Tại các bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ, Trưởng bộ phận sử dụng “Sổ TSCĐ theo bộ phận sử dụng” để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ.

- Quản lý về mặt giá trị: Tại bộ phận kế toán của cơng ty, Kế tốn sử dụng “Thẻ TSCĐ”, “Bảng tính khấu hao” và một số sổ khác theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết để theo dõi tình hình tăng giảm và hao mịn TSCĐ.

Để yêu cầu quản lý TSCĐ ở cơng ty có hiệu quả hơn, Kế tốn đã tạo mã TSCĐ. * Mã số TSCĐ : Tất cả TSCĐ của công ty đều phải được dán mã TSCĐ là mã số ghi nhận TSCĐ vào hệ thống được ký hiệu bởi 6 ký tự số và được hệ thống SAP đánh số tự động. Riêng đối với TSCĐ thuộc khối văn phịng và phịng vi tính có thêm số seri của

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 40 Mã số TSCĐ: Công ty: 210378 SAV Mã số tài sản : Công ty: Số series: 1 2 3 4 5 6 SAV

Số seri của máy móc thiết bị máy móc thiết bị đó.

Nhãn mã số được thể hiện những nội dung sau đây:

Mã số TSCĐ được hình thành theo nội dung sau :

- Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là quy định bắt buộc (Xem bảng 2.1 ở trên). - Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ sẽ được hệ thống SAP đánh tự động.

Ví dụ 5: Ngày 28/08/2013 công ty mua máy Climatic Chamber KBF720 với giá 430.000.000 đồng (Xem phụ lục 2.5). Máy này đủ tiêu chuẩn là TSCĐ và thuộc nhóm máy móc thiết bị. Kế tốn TSCĐ xây dựng mã số TSCĐ như sau:

- Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là 210.

- Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ là do hệ thống SAP đánh số tự động 378. Vậy nhãn mã số TSCĐ này là:

* Ban hành phân bổ dán nhãn TSCĐ:

Vào ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với phòng kỹ thuật (Đối với nhà máy), hoặc Phịng vi tính (Đối với thiết bị tin học), hoặc Phịng hành chính (Đối với các thiết bị khác) in ra bộ mã của những tài sản tăng trong tháng. Vào tuần đầu tiên của tháng tiếp theo, bộ phận có trách nhiệm dán nhãn mã số tài sản phải thực hiện ngay sau khi Phòng Kế toán gửi tất cả các bộ mã của những tài sản tăng trong tháng.

* Phân công dán nhãn mã số trên TSCĐ (Xem phụ lục 2.6). 2.2.2. Kế toán tăng tài sản cố định:

2.2.2.1. Các chứng từ được sử dụng:

* Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:

(1) Bản sao e-AED (AED – Expenditure Commitment Authorisation/Disposal). (2) Bản sao yêu cầu mua hàng

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 41

(4) Bản sao Hóa đơn GTGT. (5) Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ.

(6) Bản sao Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu,…..

(7) Bản sao Phiếu kiểm nhận TSCĐ/Thiết bị và Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị hoặc Biên bản bàn giao nghiệm thu phụ tùng vật tư máy.

(8) Thẻ TSCĐ (Record of new fixed aset).

* Đối với TSCĐ là các cơng trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ:

- Bản sao e-AED.

- Bản sao Hóa đơn GTGT. - Thẻ TSCĐ.

- Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị.

- Biên bản nghiệm thu cơng trình. - Bảng chi tiết tiến độ thi công.

- Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa.

* Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay):

- Có tất cả các chứng từ từ (1) đến (6) và (8) (Xem phần trên).

- Do đặc thù TSCĐ là máy tính có thời gian khấu hao đúng bằng thời gian bảo hành nên không cần thiết phải lập Phiếu kiểm định TSCĐ và thay thế Phiếu kiểm nhận TSCĐ bằng Bảng kê kiểm nhận máy tính và thiết bị.

2.2.2.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: *Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính: *Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:

Đối với việc mua sắm TSCĐ, Bộ phận yêu cầu bắt buộc phải lập e-AED để được phê duyệt, đồng thời tuân thủ theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” và quy trình “Mua hàng khơng tồn trữ”.

Sau khi e-AED được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu sẽ lập “Yêu cầu mua hàng”. Sau khi được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu gửi “Bản sao e-AED” và “Bản sao u cầu mua hàng” cho phịng kế tốn để Kế toán TSCĐ tạo mã số TSCĐ (Asset Code) trên hệ thống, yêu cầu những thông tin như sau:

- Mã của mỗi e-AED được duyệt (Internal Order No (IO Code-Investment Order No)).

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 42

- Mã của một trung tâm chi phí (Cost Center Code): mã này được quy định và sử dụng trong nội bộ, nhằm tạo thuận lợi cho kế tốn ghi nhận chi phí vào đúng bộ phận sử dụng và xuất các báo cáo liên quan từ hệ thống SAP.

- Số năm khấu hao của TSCĐ: nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thơng tư 45/2013/TT- BTC của Bộ Tài Chính và theo quy định của tập đồn Sanofi.

Dựa vào những thơng tin trên, Kế tốn TSCĐ tạo mã số cho tài sản mới. Mỗi TSCĐ phải có một mã số tài sản riêng (Xem phần yêu cầu quản lý mã số TSCĐ).

Sau khi tạo mã số tài sản, Kế tốn TSCĐ cung cấp cho Phịng mua hàng các mã số này theo số lượng đã ghi trong giấy “Yêu cầu mua hàng” đã phê duyệt và một số chứng từ liên quan khác (Nếu có). Đồng thời, Bộ phận yêu cầu gửi “Bản gốc e-AED” và “Bản gốc Yêu cầu mua hàng” được duyệt đến Phòng mua hàng để thực hiện các bước tiếp theo theo quy định mua hàng không tồn trữ.

Sau khi nhận máy móc thiết bị về và được tiến hành kiểm định, trong vịng ba ngày tính từ ngày hồn thành việc kiểm định, Bộ phận yêu cầu phải gửi Kế toán TSCĐ “Phiếu kiểm nhận TSCĐ” và “Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ”. Đồng thời, Phòng mua hàng chuyển “Bản gốc Hóa đơn GTGT” và “Bản gốc Hợp đồng mua hàng” cho Kế toán thanh toán ngay sau khi nhận tài sản và các chứng từ kèm theo như Đơn đặt hàng, Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu (Nếu có)… cho Kế tốn thanh tốn thực hiện thanh tốn theo quy trình.

*Đối với TSCĐ là các cơng trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ:

Quá trình thực hiện giống với TSCĐ là máy móc thiết bị. Nhưng có điểm khác là Bộ phận yêu cầu phải thông báo cho Kế tốn TSCĐ cơng trình xây dựng đã bắt đầu thực hiện và “Bảng chi tiết tiến độ thi công”, “Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng” trong vịng 3 ngày kể từ ngày khởi cơng. Sau khi cơng trình xây dựng nhà xưởng hồn thành việc kiểm định, nghiệm thu thì Bộ phận có u cầu gửi phải gửi “Phiếu kiểm định TSCĐ” hoặc “Biên bản nghiệm thu cơng trình” cho Kế tốn TSCĐ trong vòng ba ngày kể từ ngày ký. Sau đó, Kế tốn TSCĐ gửi “Bản sao Phiếu kiểm định TSCĐ” và “Biên bản nghiệm thu cơng trình” đó cho Kế tốn thanh tốn.

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 43

*Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn và máy tính xách tay):

Quy trình ln chuyển chứng từ giống với đối với TSCĐ là máy móc thiết bị.

 Kế toán ghi tăng TSCĐ khi:

- Đối với TSCĐ là cơng trình xây dựng dở dang: khi nhận được thông báo của Bộ phận yêu cầu về cơng trình xây dựng và sửa chữa đã bắt đầu thực hiện, Bảng chi tiết tiến độ thi công và bản sao Hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng.

- Đối với TSCĐ là máy móc thiết bị: khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ. Riêng đối với khối nhà máy, Kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ có xác nhận của Kiểm sốt viên tài chính của khối nhà máy về việc hồn thành chi phí hình thành nên TSCĐ và Kế tốn phải trả đăng ngày hồn thành việc thanh toán các khoản liên quan đến TSCĐ lên hệ thống SAP.

 Trong ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với bộ phận

liên quan phân bổ dán nhãn TSCĐ. Sau khi ghi tăng TSCĐ, Kế toán TSCĐ sẽ lưu lại tất cả các chứng từ liên quan đến một TSCĐ vào một hồ sơ riêng để theo dõi chi tiết theo đối tượng TSCĐ, loại TSCĐ, và địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý TSCĐ. Bộ hồ sơ này được sắp xếp theo mã TSCĐ. Các chứng từ còn lại ở bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm lưu lại và kiểm tra.

2.2.2.3. Tài khoản sử dụng:

Kế tốn sử dụng TK 211 “TSCĐ hữu hình” và TK 213 “TSCĐ vơ hình” để phản ánh tình hình có và biến động của TSCĐ thuộc quyền sở hữu của công ty theo nguyên giá.

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 44

Bảng 2.2. Bảng hệ thống tài khoản TK 211 và TK 213.

Mô tả Số hiệu TK

của Việt Nam

Mã phụ của các nhóm tài sản TSCĐ hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc 2111 10100000 Máy móc, thiết bị 2112 10200000

Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn 2113 10250000 Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng 2114 10300010

Các tài sản cố định khác 2118 10400000

Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá

trị dưới 30.000.000 đồng) (Low Value Asset) 142 10400001 TSCĐ dở dang- máy móc thiết bị

241

10550901

XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng 10550000

TSCĐ vơ hình Phần mềm máy vi tính 2135 13100000 TSCĐ vơ hình khác 2138 13800000 - Và các TK như: TK 133, TK 3333, TK 33312, TK 111, TK 112, TK 331,…

2.2.2.4. Phương pháp hạch tốn cụ thể trong cơng ty:

*Trường hợp mua sắm TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh:

Ví dụ 6: Ngày 31/12/2013 theo hóa đơn số ST/13P0001580, Công ty mua 1 máy photocopy RICOH MP4002 số máy 523MB40017 (“Purchase photocopy machine for Vaccine”) dùng để sản xuất Vaccine với giá 91,184,721 VND (Chưa bao gồm thuế GTGT 10%) và kèm theo các bộ phận khác là 1 bột từ giá 2,749,369 VND, 1 mực 4500S giá 1,610,577 VND, 1 bộ nạp bản gốc tự động 3070 giá 24,077,321 VND, 1 chân máy 103545 giá 650,739 VND (Chưa bao gồm thuế 10%) của công ty Cổ Phần Siêu Thanh (Xem phụ lục 2.7).

Thơng thường tại cơng ty thì TSCĐ mua trong năm tài chính hiện tại đã được lập và phê duyệt e-AED trong năm tài chính trước đó. Máy Photocopy RICOH MP4002 được bộ phận yêu cầu lập e-AED và theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” thông qua mạng nội bộ từ ngày 22/11/2013 và kết thúc các thủ tục vào ngày 01/02/2014. Trong

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 45

e- AED của máy này cũng ghi rõ ngày tháng và thời gian phê duyệt của từng người. Khi e-AED của máy này được duyệt thì Bộ phận yêu cầu lập Đơn đặt hàng. Sau đó chuyển Bản sao e-AED và Bản sao Đơn đặt hàng cho Kế toán TSCĐ tạo mã số TS trên hệ thống. Vì máy Photocopy thuộc vào nhóm máy móc thiết bị nên có mã tài sản là 210393. Kế tốn TSCĐ cung cấp cho phòng mua hàng mã TSCĐ (210393) và số lượng đã ghi trong Bản sao Đơn đặt hàng và Bản sao e-AED. Đồng thời, khi phòng mua hàng nhận được Bản gốc e-AED và Đơn đặt hàng được duyệt thì tiến hành mua hàng theo “Quy trình mua hàng khơng tồn trữ”.

Đến ngày 31/12/2013, khi nhận được máy Photocopy và các bộ phận đính kèm. Trong vòng 3 ngày, Bộ phận yêu cầu gửi cho Kế tốn TSCĐ “Biên bản bàn giao nghiệm thu”. Phịng mua hàng có nhiệm vụ gửi Kế tốn thanh tốn Bản gốc Hóa đơn GTGT ngay sau khi nhận được máy Photocopy và Bản gốc Đơn đặt hàng. Sau khi Kế toán thanh toán thanh toán các khoản và ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong q trình mua hàng. Đến ngày 17/01/2014, Kế tốn TSCĐ mới nhận được thơng báo của Kiểm sốt viên tài chính của khối nhà máy về việc hình thành chi phí hình thành nên TSCĐ và Kế tốn thanh tốn thơng báo đã thanh toán các khoản chi liên quan. Kế tốn TSCĐ bắt đầu tính nguyên giá của máy Photocopy và ghi tăng TSCĐ, lập thẻ TSCĐ (Record of New Fixed Asset).

(1) Máy photocopy RICOH MP4002 91,184,721

(2) Một bột từ 2,749,369

(3) Một mực 4500S 1,610,577

(4) Một bộ nạp bản gốc tự động 3070 24,077,321

(5) Một chân máy 103545 650,739

Nguyên giá TSCĐ = (1)+(2)+(3)+(4)+(5) = 120,272,727

Định khoản nghiệp vụ tăng TSCĐ có mã số tài sản là 210393, Kế toán TSCĐ ghi: Nợ TK 211 (10200000): 120,272,727

Nợ TK 133: 12,027,273

Có TK 111: 132,300,000

Khi kế tốn nhập nguyên giá TSCĐ vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự trích khấu hao cho các bộ phận theo mã trung tâm chi phí theo phương pháp đường thẳng.