2.1. Giới thiệu khái quát về công ty
2.1.5.2.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Niên độ kế toán: là năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty: là VND đồng. Và mọi đơn vị tiền tệ khác đều
phải quy đổi về VND căn cứ vào tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch và nơi giao dịch. Công ty dùng ký hiệu K để quy ước 1K=1000 đơn vị. K(LC) là K(Local Currency)
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 34
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAP
tức là tiền nội tệ. Ở Việt Nam thì là đồng VND. K(GBP) là tiền đồng bản Anh.
Ví dụ: Thay vì viết 1,000,000 đồng VND, ta có thể viết là 1,000 K(LC).
Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty: là hình thức kế tốn tập trung.
Theo hình thức này thì tồn bộ các chứng từ đều được đưa về phịng kế tốn để tổng hợp, hạch toán, tổng kết kinh doanh và lập báo cáo tài chính.
Chế độ kế tốn áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế tốn do Bộ Tài Chính quy
định, theo quyết định số 15/2006 và thơng tư 244/2009 của Bộ Tài Chính.
Hình thức sổ sách kế tốn: Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy (Sử dụng
phần mềm SAP). Khi truy xuất ra sổ kế tốn thì sử dụng mẫu sổ được ban hành theo hình thức Nhật ký chung. Đồng thời, Công ty cũng sử dụng thêm một số Sổ nhật kí phụ để đáp ứng nhu cầu kiểm sốt nội bộ trong Cơng ty. Hình thức này gắn liền kế tốn tài chính và quản trị.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In số báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiều kiểm tra
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập vào phần mềm kế tốn theo từng phân hệ. Máy tính sẽ xử lý số liệu theo phần mềm đã thiết kế và ghi vào sổ kế toán như: Sổ Nhật ký đặt biệt, Sổ Nhật ký chung,…
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ KẾ TỐN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 35
- Kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để nhập số liệu vào sổ chi tiết trên Microsoft Excel. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết kế toán Kế toán tổng hợp sẽ lập ra Bảng tổng hợp chi tiết.
- Định kỳ, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu trên phần mềm với sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết trên Excel, sau đó in ra các báo cáo theo qui định của Bộ Tài Chính.
2.1.5.2.3. Các phương pháp hạch tốn áp dụng tại cơng ty:
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp Bình qn gia quyền.
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ:
- Nguyên tắc đánh giá: theo nguyên giá và giá trị còn lại.
- Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng theo khung thời gian sử dụng nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ tài chính và theo quy định của tập đoàn Sanofi. Khấu hao TSCĐ tính theo hàng tháng để phân bổ vào chi phí theo đối tượng sử dụng.
Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: theo phương pháp giá chuẩn.
Phương pháp tính giá thành sản phẩm: theo phương pháp giá định mức
(Tổng hợp và phân bổ các chênh lệch chi phí, chênh lệch giá, chênh lệch về sử dụng, chênh lệch hoạt động từng tháng).
2.1.5.2.4. Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Công ty sử dụng bảng hệ thống tài khoản Việt Nam trong việc hạch toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Nhưng để thống nhất và dễ dàng theo dõi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của các cơng ty trong cùng tập đồn Sanofi nên cơng ty đã sử dụng kèm theo với Bảng mã phụ được quy ước trong một tập đoàn (Xem phần phụ lục 2.1).
2.1.5.2.5. Hệ thống báo cáo tài chính:
Theo quy định chung, Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp sau: - Bảng cân đối kế toán.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 36
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Lập theo phương pháp gián tiếp). - Thuyết minh báo cáo tài chính.
Vào cuối mỗi năm, Kế toán tổng hợp cùng với Kế tốn Báo cáo tài chính lập Báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước. Báo cáo tài chính được lập thành nhiều bảng (Gồm bản tiếng việt và tiếng anh) gửi cho các đơn vị có liên quan (Cơng ty mẹ, cơ quan thuế,…).
Ngồi ra, để nâng cao chất lượng quản lý cơng ty cũng tổ chức một hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp những thơng tin tóm lược về tình hình cơng ty cho tập đồn Sanofi. Hàng tháng, Kế tốn trưởng lập báo cáo gồm một số khoản mục như: Tiền mặt tại quỹ, Số dư tiền gửi ngân hàng, Tình hình phải thu, phải trả, Tình hình tạm ứng với từng phòng ban….
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi- Aventis Việt Nam: Aventis Việt Nam:
2.2.1. Những vấn đề chung về tài sản cố định tại công ty: 2.2.1.1. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định: 2.2.1.1. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định:
Theo thông tư 45/2013/TT-BTC tại Điều 09 Khoản 11: “Đối với các TSCĐ doanh nghiệp đang theo dõi, quản lý và trích khấu hao theo thông tư 203/2009/TT-BTC nay không đủ tiêu chuẩn về nguyên giá TSCĐ theo quy định tại Điều 2 của thông tư này thì GTCL các tài sản này được phân bổ vào chi phí SXKD của DN, thời gian phân bổ khơng q 3 năm kể từ ngày có hiệu lực thi hành của Thông tư này”. Tại công ty xử lý như sau:
- Năm 2013, những thẻ TSCĐ được nhập trước tháng 10/06/2013 không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ thì vẫn giữ nguyên mã TS như ban đầu, đồng nghĩa với giữ nguyên phân nhóm, phân loại TSCĐ và trích khấu hao như trước chứ khơng chuyển sang nhóm TSCĐ có giá trị thấp. Những thẻ TSCĐ được lập từ tháng 10/06/2013 thì thực hiện tạo mã tài sản và trích khấu hao theo thơng tư 45/2013/TT-BTC.
- Năm 2014, những TSCĐ không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ được Kế tốn thực hiện thao tác ngưng trích khấu hao trên hệ thống SAP. Và Kế toán cùng với bộ phận tin học tiến hành chuyển các TSCĐ khơng đủ tiêu chuẩn sang nhóm TSCĐ có giá trị thấp (CCDC) và được Kế toán tạo một mã TSCĐ mới rồi hệ thống SAP thực hiện phân bổ vào
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 37
chi phí theo Điều 9 Khoản 11 thông tư 45/2013/TT-BTC.
2.2.1.2. Đặc điểm TSCĐ:
- Với lĩnh vực là SXKD các loại dược phẩm và mỹ phẩm Lactacyd nên TSCĐ đa số các máy móc nhập khẩu từ nước ngồi, có giá trị lớn và đạt tiêu chuẩn cao do bộ y tế Việt Nam quy định được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau nhưng phần lớn tập trung ở nhà máy sản xuất, thời gian khấu hao của TSCĐ kéo dài thường trên 5 năm.
- Nhiều TSCĐ có giá trị lớn mặc dù đã hết thời gian khấu hao nhưng do sử dụng, quản lý và bảo dưỡng tốt nên vẫn tham gia vào trong hoạt động SXKD của cơng ty được Kế tốn TSCĐ theo dõi hàng tháng.
- TSCĐ là phần chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của cơng ty và được hình thành từ vốn chủ sở hữu của công ty.
2.2.1.3. Phân loại và xác định giá trị tài sản cố định: 2.2.1.3.1. Phân loại: 2.2.1.3.1. Phân loại:
Bảng 2.1. Bảng phân loại TSCĐ tại Công ty Sanofi-Aventis Việt Nam.
TSCĐ Ba số đầu tiên
của mã số TSCĐ Mơ tả
TSCĐ hữu hình
100 Nhà cửa, vật kiến trúc ( Building) 210 Máy móc, thiết bị (Machine)
300 Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn ( Motor Vehicles) 320 Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng (Office Equipment) 500 Các tài sản cố định khác (Other Asset)
600
Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá trị dưới 30,000,000 đồng)
(Low Value Asset) (Tức là công cụ dụng cụ)
610
TSCĐ dở dang – máy móc thiết bị (Machine Equipment Under Construction)
XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng (Construction in Process)
TSCĐ
vơ hình 330
Phần mềm máy tính (Software)
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 38
2.2.1.3.2. Đánh giá giá trị tài sản cố định:
a/ Giá trị ban đầu của TSCĐ: được xác định theo nguyên giá.
Đa số các TSCĐ của cơng ty mua theo hình thức mua sắm (Kể cả mua mới và mua cũ).
*Trường hợp xác định nguyên giá của TSCĐ mua theo hình thức mua sắm: Ví dụ 1: Ngày 15/01/2014, Cơng ty mua 2 máy Máy in phun Lixn 5900 (Kèm phụ kiện) để in nhãn chai Lactacyd với giá 133,386,000 VND/máy chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của cơng ty TNHH Thương Mại và Kỹ Thuật VMS số AA/13P0001568, Kế toán TSCĐ ghi nhận nguyên giá TSCĐ như sau:
Hai máy này được Kế toán tạo mã riêng: 210394, 210395 (Xem phụ lục 2.2). Giá mua 1 máy: 133,386,000 VND, Các chi phí phát sinh bằng 0 VND. Nguyên giá TSCĐ của 210394 = 133,386,000.
Nguyên giá TSCĐ của 210395 = 133,386,000.
*Trường hợp xác định nguyên giá TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản hình thành theo phương thức giao thầu:
Ví dụ 2: Ngày 24/12/2013, Cơng ty TNHH Phú Kiến Gia nhận thầu cơng trình “Phá
tường đưa máy DELAMA vào phòng L09 của phân xưởng thuốc nước” cho Công ty Sanofi – Aventis Việt Nam với giá quyết tốn cơng trình hồn thành là 70,790,000 đồng. Các chi phí phát sinh “Phát sinh vách ngăn tấm Plisma9mm” là 27,316,000 đồng (Xem phụ lục 2.3).
Vậy nguyên giá TSCĐ mã TS 100055 = 70,790,000 + 27,316,000 = 98,106,000 VND.
b/ Giá trị hao mịn của TSCĐ:
Ví dụ 3: Ngày 06/01/2009 Cơng ty mua máy “Máy quang phổ UV Vis Hitachi U3900H”
số Hóa đơn 0037044 với giá 18,908 USD (5,939.4 USD với tỷ giá 16,151 đồng VND và 12,968.6 với tỷ giá 17,480 VND) và kèm theo một số bộ phận là 1 bộ DX 2300 NT Dual Core E2160 với giá 750 USD và 1 máy in LT HP 1006 với giá 140 USD (tỷ giá bằng 17,480 VND). Thời gian sử dụng là 10 năm. Theo quy định tháng 02/2009, TSCĐ mới bắt đầu trích khấu hao (Xem phụ lục 2.4).
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 39
(1) Máy quang phổ UV: 5,939.4 x 16,151 = 95,927,249
12,968.6 x 17,480 = 226,691,128 (2) Bộ DX 2300 NT: 750 x 17,480 = 13,110,000 (3) Máy in LT HP 1006: 140 x 17,480 = 2,447,200 Nguyên giá TSCĐ = (1) + (2) + (3) = 338,175,577 Mức trích khấu hao hàng tháng là: 338,175,577 = 2,818,129.808 10 x 12
Số khấu hao (GTHM) tích lũy đến cuối tháng 06/2014 là : 2,818,129.808 x 65 = 183,178,437.5 VND.
c/ Giá trị còn lại của TSCĐ:
Ví dụ 4: Sử dụng tiếp ví dụ 3 để tính GTCL của máy “Máy quang phổ UV Vis Hitachi
U3900H” (Xem phụ lục 2.4). Vậy giá trị cịn lại của máy đó cuối tháng 6 là: 338,175,577 – 183,178,437.5 = 154,997,139.5 VND.
2.2.1.4. Yêu cầu quản lý tài sản cố định tại công ty:
Do đặc điểm của TSCĐ nên yêu cầu cơng ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty.
- Quản lý về hiện vật: TSCĐ khi mua sắm (Mua mới hoặc mua cũ) hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao được kiểm tra bởi các chuyên gia kỹ thuật, nếu đạt yêu cầu thì mới được bàn giao cho từng bộ phận, từng cá nhân trực tiếp sử dụng. Tại các bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ, Trưởng bộ phận sử dụng “Sổ TSCĐ theo bộ phận sử dụng” để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ.
- Quản lý về mặt giá trị: Tại bộ phận kế toán của cơng ty, Kế tốn sử dụng “Thẻ TSCĐ”, “Bảng tính khấu hao” và một số sổ khác theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết để theo dõi tình hình tăng giảm và hao mịn TSCĐ.
Để yêu cầu quản lý TSCĐ ở cơng ty có hiệu quả hơn, Kế tốn đã tạo mã TSCĐ. * Mã số TSCĐ : Tất cả TSCĐ của công ty đều phải được dán mã TSCĐ là mã số ghi nhận TSCĐ vào hệ thống được ký hiệu bởi 6 ký tự số và được hệ thống SAP đánh số tự động. Riêng đối với TSCĐ thuộc khối văn phòng và phòng vi tính có thêm số seri của
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 40 Mã số TSCĐ: Công ty: 210378 SAV Mã số tài sản : Công ty: Số series: 1 2 3 4 5 6 SAV
Số seri của máy móc thiết bị máy móc thiết bị đó.
Nhãn mã số được thể hiện những nội dung sau đây:
Mã số TSCĐ được hình thành theo nội dung sau :
- Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là quy định bắt buộc (Xem bảng 2.1 ở trên). - Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ sẽ được hệ thống SAP đánh tự động.
Ví dụ 5: Ngày 28/08/2013 công ty mua máy Climatic Chamber KBF720 với giá 430.000.000 đồng (Xem phụ lục 2.5). Máy này đủ tiêu chuẩn là TSCĐ và thuộc nhóm máy móc thiết bị. Kế tốn TSCĐ xây dựng mã số TSCĐ như sau:
- Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là 210.
- Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ là do hệ thống SAP đánh số tự động 378. Vậy nhãn mã số TSCĐ này là:
* Ban hành phân bổ dán nhãn TSCĐ:
Vào ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế tốn TSCĐ phối hợp với phịng kỹ thuật (Đối với nhà máy), hoặc Phịng vi tính (Đối với thiết bị tin học), hoặc Phịng hành chính (Đối với các thiết bị khác) in ra bộ mã của những tài sản tăng trong tháng. Vào tuần đầu tiên của tháng tiếp theo, bộ phận có trách nhiệm dán nhãn mã số tài sản phải thực hiện ngay sau khi Phịng Kế tốn gửi tất cả các bộ mã của những tài sản tăng trong tháng.
* Phân công dán nhãn mã số trên TSCĐ (Xem phụ lục 2.6). 2.2.2. Kế toán tăng tài sản cố định:
2.2.2.1. Các chứng từ được sử dụng:
* Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:
(1) Bản sao e-AED (AED – Expenditure Commitment Authorisation/Disposal). (2) Bản sao yêu cầu mua hàng
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 41
(4) Bản sao Hóa đơn GTGT. (5) Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ.
(6) Bản sao Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu,…..
(7) Bản sao Phiếu kiểm nhận TSCĐ/Thiết bị và Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị hoặc Biên bản bàn giao nghiệm thu phụ tùng vật tư máy.
(8) Thẻ TSCĐ (Record of new fixed aset).
* Đối với TSCĐ là các cơng trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ:
- Bản sao e-AED.
- Bản sao Hóa đơn GTGT. - Thẻ TSCĐ.
- Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị.
- Biên bản nghiệm thu cơng trình. - Bảng chi tiết tiến độ thi công.
- Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa.
* Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay):
- Có tất cả các chứng từ từ (1) đến (6) và (8) (Xem phần trên).
- Do đặc thù TSCĐ là máy tính có thời gian khấu hao đúng bằng thời gian bảo hành nên không cần thiết phải lập Phiếu kiểm định TSCĐ và thay thế Phiếu kiểm nhận TSCĐ bằng Bảng kê kiểm nhận máy tính và thiết bị.
2.2.2.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: *Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính: *Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:
Đối với việc mua sắm TSCĐ, Bộ phận yêu cầu bắt buộc phải lập e-AED để được phê duyệt, đồng thời tuân thủ theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” và quy trình “Mua hàng không tồn trữ”.
Sau khi e-AED được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu sẽ lập “Yêu cầu mua hàng”. Sau khi được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu gửi “Bản sao e-AED” và “Bản sao Yêu cầu mua hàng” cho phịng kế tốn để Kế tốn TSCĐ tạo mã số TSCĐ (Asset Code) trên hệ thống, yêu cầu những thông tin như sau:
- Mã của mỗi e-AED được duyệt (Internal Order No (IO Code-Investment Order