2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi-
2.2.5. Kế toán giảm TSCĐ:
Các trường hợp chủ yếu làm giảm TSCĐ tại công ty là : Thanh lý, nhượng bán TSCĐ,…
2.2.5.1. Các chứng từ được sử dụng:
- Bản sao e-AED.
- Đề nghị thanh lý TSCĐ. - Hóa đơn GTGT.
- Biên bản thanh lý TSCĐ.
- Thông báo thanh lý TSCĐ.
- Biên bản giao nhận các tài sản thanh lý. - Bảng kê thanh lý TSCĐ.
2.2.5.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: *Đề nghị thanh lý và xác định giá trị thanh lý: *Đề nghị thanh lý và xác định giá trị thanh lý:
Yêu cầu đối với TSCĐ cần thanh lý: là những TSCĐ được xác định là không thể sử dụng được nữa hoặc khơng có nhu cầu sử dụng.
Theo quy định của công ty, bộ phận sử dụng TSCĐ sẽ lập e-AED kèm với Đề nghị thanh lý tài sản, trong đó phải ghi rõ lý do thanh lý và có xác nhận của trưởng bộ phận, trưởng khối chất lượng để được phê duyệt theo quy trình “Thanh lý TSCĐ”.
Khi được gửi thơng báo có e-AED thanh lý TSCĐ, Kế tốn TSCĐ có trách nhiệm cung cấp cho bộ phận sử dụng TSCĐ cần thanh lý GTCL trên sổ sách của TSCĐ đó tại thời điểm lập e-AED (Theo tháng) và kèm theo Danh sách TSCĐ cần thanh lý có đầy đủ các thông tin để duyệt một lần cùng với e-AED. Người có trách nhiệm trong Bộ phận kiểm soát (Controller) khi duyệt e-AED phải kiểm tra lại thông tin trên danh sách này.
Tùy vào tính chất của TSCĐ, những bộ phận có liên quan sẽ dự kiến tình trạng hiện tại và giá tối thiểu để bán các TSCĐ được thanh lý. Các bộ phận có liên quan bao gồm: Đối với TSCĐ thuộc khối nhà máy (Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng phòng mua hàng); Đối với TSCĐ thuộc khối văn phịng (Trưởng phịng hành chính, Trưởng phịng mua hàng); Đối với máy vi tính (Trưởng phịng hành chính, Trưởng phịng mua hàng, Trưởng phịng máy tính).
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 54
Giá bán cuối cùng sẽ được Hội đồng thanh lý trình Ban tổng giám đốc quyết định. Hội đồng thanh lý cùng với Bộ phận sử dụng TSCĐ cần thanh lý chịu trách nhiệm thực hiện tiếp “Quy trình thanh lý tài sản”.
*Hình thức thanh lý và xét duyệt thanh lý:
Căn cứ vào tính chất của TSCĐ, Hội đồng thanh lý sẽ quyết định việc bán TSCĐ được thực hiện trong nội bộ hay bán ra bên ngồi và có cần thực hiện đấu giá hay khơng. Riêng đối với máy vi tính xách tay (Laptop) thuộc khối văn phịng của những nhân viên được áp dụng theo chính sách phúc lợi của phịng nhân sự. Đối với TSCĐ là TSCĐ vơ hình, sau khi có e-AED được duyệt kế toán TSCĐ phải ghi giảm và thực hiện thanh lý ngay trong kỳ.
*Quyết định và chuyển giao TSCĐ:
Kết quả đấu giá hoặc giá bán TSCĐ được thỏa thuận (Trường hợp không đấu giá) sẽ được công bố rộng rãi và lập thành văn bản Biên bản thanh lý TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập và gửi cho phịng kế tốn. Các bản sao của Biên bản thanh lý TSCĐ sẽ được gửi cho mỗi thành viên của Hội đồng thanh lý sau khi đã được Ban Tổng giám đốc duyệt chấp nhận.
Bản gốc của Biên bản thanh lý TSCĐ sẽ được Hội đồng thanh lý gửi cho phòng kế tốn để Kế tốn thanh tốn có căn cứ đề xuất Hóa đơn GTGT của TSCĐ được thanh lý. TSCĐ chỉ được chuyển giao cho người mua khi Kế toán thanh toán nhận đủ tiền hoặc đã ký Hợp đồng thỏa thuận trong trường hợp trao đổi TSCĐ. Đối với TSCĐ hữu hình sau khi có đầy đủ các chứng từ liên quan, hoặc đối với TSCĐ vơ hình sau khi e-AED được duyệt, Kế toán TSCĐ ghi giảm nguyên giá TSCĐ được thanh lý, cũng ghi giảm giá trị khấu hao lũy kế của TSCĐ đó. Kho và bộ phận Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra trong suốt thời gian giao tài sản cho bên mua qua Biên bản giao nhận các TSCĐ thanh lý.
2.2.5.3. Tài khoản sử dụng: - TK 214: Hao mòn TSCĐ. - TK 214: Hao mòn TSCĐ. - TK 211: TSCĐ hữu hình. - TK 213: TSCĐ vơ hình. - TK 811: Chi phí khác. - TK 711: Thu nhập khác.
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. - TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 111, TK 112, TK 131……..
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 55
2.2.5.4. Phương pháp hạch toán cụ thể tại cơng ty:
Kế tốn TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi GTCL của các TSCĐ để thông báo cho bộ phận sử dụng. Khi các TSCĐ có GTCL bằng 0, Kế tốn TSCĐ phải thông báo và gửi Bảng kê thanh lý TSCĐ cho Trưởng bộ phận sử dụng xem lại tình trạng sử dụng của TSCĐ. Sau đó ra quyết định có thanh lý TSCĐ đó khơng. Trường hợp, Bộ phận sử dụng thơng báo TSCĐ cịn sử dụng được thì Kế tốn TSCĐ đưa TS đó vào danh sách TS khấu hao hết để theo dõi.
Ví dụ 10: Trong tháng 06/2013 , Khối nhà máy lập e-AED (Xem phụ lục 2.14) để
thanh lý một số TSCĐ. Kế tốn TSCĐ sau khi nhận được thơng báo có e-AED thanh lý và mã những TSCĐ cần thanh lý thuộc khối nhà máy từ thư điện tử nội bộ, Kế toán sẽ gửi danh sách các TSCĐ cần thanh lý kèm Bảng khấu hao lũy kế, GTCL thông qua thư điện tử nội bộ.
Tùy vào tính chất của TSCĐ, Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng phòng mua hàng và Trưởng phòng vi tính thống nhất giá bán tối thiểu để thanh lý và trình lên Hội đồng thanh lý (Gồm Giám đốc nhà máy, Trưởng bộ phận HSE (Health-Safety-Environment), Kế toán trưởng, Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng bộ phận sử dụng). Hội đồng thanh lý sau khi phê duyệt giá bán tối thiểu đã quyết định hình thức đấu thầu ra bên ngoài cho 4 đơn vị tài sản được thể hiện thông qua bản Thông báo thanh lý TSCĐ ngày 24/06/2013, đấu thầu cả trong nội bộ và bên ngoài cho 6 đơn vị TS cịn lại được thể hiện thơng qua bản Thông báo Thanh lý TSCĐ ngày 05/11/2013. Ngoài những cá nhân và các tổ chức có nhu cầu mua TS cần thanh lý, Kế tốn TSCĐ cũng được nhận 1 bản Thơng báo thanh lý TSCĐ của 2 đợt thanh lý trên, để lưu hồ sơ thanh lý tài sản.
Khi quá trình đấu thầu kết thúc, Hội đồng thanh lý lập Biên bản thanh lý tài sản và Biên bản giao nhận các tài sản thanh lý có điền đầy đủ thơng tin cá nhân, tổ chức tham gia đấu thầu và giá mà các cá nhân, tổ chức tham gia đấu thầu đưa ra cũng như giá trúng thầu. Biên bản này phải có đủ 5 chữ ký của các thành viên trong Hội đồng thanh lý và chữ ký phê duyệt của Ban giám đốc. Trong Biên bản thanh lý tài sản phải thể hiện rõ là phải đóng tiền cho phịng kế tống trước khi nhận tài sản.
Mỗi thành viên trong Hội đồng giữ 1 bản Biên bản thanh lý tài sản vừa được lập và gửi bản gốc này cho phịng kế tốn. Khi nhận được Biên bản thanh lý tài sản của 2 đợt
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 56
thanh lý này, Kế tốn thanh tốn lập Hóa đơn GTGT chung cho cả 2 đợt thanh lý này và tổ chức đứng tên đại diện là Công ty Phú Kiến Gia. Kế tốn trưởng của cơng ty là người ký tên đại diện bên bán tài sản.
Sau khi bên mua thanh toán đầy đủ tiền, thủ quỹ gửi bản sao Phiếu thu tiền và bản sao Biên bản thanh lý TS có ghi xác nhận đã thu đủ tiền từ bên mua cho Kế tốn TSCĐ. Sau đó Kế tốn thanh tốn chuyển Biên bản thanh lý tài sản, bản sao Hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận các tài sản thanh lý cho Kế toán TSCĐ lưu hồ sơ tài sản đã thanh lý. Khi đã nhận đủ chứng từ liên quan đến tài sản thanh lý thì Kế tốn TSCĐ ghi giảm nguyên giá, giảm khấu hao lũy kế đối với các tài sản thanh lý vào hệ thống SAP. Định khoản nghiệp vụ giảm TSCĐ của mã tài sản 210282 (Nằm trong đợt thanh lý ngày 06/12/2013):
Giảm toàn bộ nguyên giá và khấu hao lũy kế của TSCĐ: Nợ TK 811: 264,054,900
Nợ TK 214: 122,366,926
Có TK 211: 384,421,826 Ghi nhận thu nhập từ thanh lý:
Nợ TK 111: 10,000,000
Có TK 711: 9,090,909
Có TK 3331: 909,091