2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi-
2.2.3.2. Xác định thời gian sử dụng TSCĐ:
Thời gian sử dụng của TSCĐ sẽ được Kiểm soát viên tài chính ghi lên e-AED khi ký thẩm định duyệt ngân sách cho đầu tư TSCĐ và được Kế toán TSCĐ kiểm tra lại khi ghi tăng TSCĐ vào hệ thống SAP, đảm bảo thời gian sử dụng TSCĐ phù hợp với yêu cầu của
tập đoàn và tuân thủ theo luật kế tốn (Thơng tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài Chính) của Việt Nam.
2.2.3.3. Phương pháp tính khấu hao:
Công ty sử dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Sử dụng tiếp ví dụ 6 để tính mức khấu hao trung bình hàng tháng.
Mức khấu hao trung
bình hàng tháng =
Nguyên giá TSCĐ
12 x Thời gian sử dụng TSCĐ
Mức khấu hao trung bình hàng tháng của = mã 210393 120,272,727 5 x 12 = 2,004,546 VND. 2.2.3.4. Phương pháp kế toán:
2.2.3.4.1. Các chứng từ được sử dụng: Bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ. 2.2.3.4.2. Tài khoản sử dụng: 2.2.3.4.2. Tài khoản sử dụng:
TK 214 là TK điều chỉnh giảm giá trị TSCĐ nên có kết cấu ngược với TK 211. TK 214 có 4 TK cấp 2, nhưng trong cơng ty chỉ sử dụng các TK cấp 2 sau:
- TK 2141 “Hao mịn TSCĐ hữu hình”; TK 2143 “Hao mịn TSCĐ vơ hình”. - TK 6274, TK 6414, TK 6424, TK 811.
2.2.3.4.3. Phương pháp hạch tốn cụ thể tại cơng ty:
Vào cuối mỗi tháng, hệ thống SAP sẽ tự động trích khấu hao hàng tháng vào các tài khoản có liên quan khi Kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ. Tuy hệ thống SAP giảm bớt cơng việc của Kế tốn, nhưng vào cuối mỗi tháng và cuối năm tài chính Kế tốn TSCĐ phải lập các báo cáo về tình hình khấu hao dựa trên các số liệu đã nhập từ trước và các số liệu do hệ thống SAP tự động tính. Vì các báo cáo trực tiếp trên hệ thống SAP không đáp ứng được yêu cầu thông tin ở mỗi bộ phận khác nhau nên Kế toán TSCĐ phải thực hiện trên Excel.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 50
Sử dụng tiếp Mã TS 210393 Máy Photocopy với nguyên giá là 120,272,727 VND đồng. Máy Photocopy được Kế toán TSCĐ ghi nhận tăng vào ngày 17/01/2014 vào hệ thống SAP. Thời điểm bắt đầu trích khấu hao được hệ thống SAP tự động xử lý là từ ngày 01/02/2014, điều này được thể hiện trong thẻ TSCĐ của mã TS 210393, ở phần “ODep start”. Ngoài ra, trong thẻ TSCĐ ghi nhận mã trung tâm chi phí là 2365. Đây là mã số của một bộ phận trong cơng ty mà bộ phận đó trực tiếp sử dụng “Máy Photocopy” để hàng tháng khi hệ thống SAP tự động trích khấu hao sẽ ghi tăng chi phí khấu khao cho bộ phận này. Cơng ty thực hiện trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng và trích khấu hao theo hàng tháng. Mức khấu hao trung bình hàng tháng là 2,004,546 VND.
Định khoản nghiệp vụ trích khấu hao hàng tháng của máy Photocopy mã 210393 được sử dụng cho một bộ phận sản xuất trong cơng ty. Kế tốn chi phí thực hiện tổng hợp chi chí cho bộ phận đó để thực hiện tính giá thành của sản phẩm cụ thể qua mã trung tâm chi phí:
Nợ TK 627: 2,004,546
Có TK 2141 (11200000): 2,004,546
*Thời điểm bắt đầu trích khấu hao mã tài sản 210393 (Xem phụ lục 2.12).
Hàng tháng, Kế toán TSCĐ lập bảng tổng hợp khấu hao cho Kế toán tổng hợp theo dõi cùng với các sổ trên hệ thống SAP.
Bảng 2.6. Bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ SAV tháng 6/2014 (Trích bảng) xem phụ lục 2.13.
2.2.4. Kế toán sửa chữa, nâng cấp TSCĐ: 2.2.4.1. Các chứng từ được sử dụng: 2.2.4.1. Các chứng từ được sử dụng:
- Bản sao e-AED.
- Bản sao Yêu cầu nâng cấp (hoặc sửa chữa). - Bảng chi tiết tiến độ thi công.
2.2.4.2. Các thủ tục quy định:
- Hợp đồng sửa chữa nhà xưởng. - Phiếu kiểm định TSCĐ, thiết bị. - Bản nghiệm thu.
*Đối với sửa chữa nhỏ thường xuyên, định kỳ Bộ phận kỹ thuật nếu TSCĐ thuộc khối
nhà máy hoặc phịng hành chính nếu TSCĐ thuộc khối văn phịng cùng Bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ sẽ tiến hành kiểm tra, bảo trì và thay thế những chi tiết nhỏ không đảm bảo yêu cầu sử dụng, xuống cấp. Riêng với TSCĐ thuộc khối nhà máy đã có kế hoạch
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 51
sửa chữa định kỳ từ khi bắt đầu đưa TSCĐ vào sử dụng, nếu khơng có sửa chữa bất thường thì cứ vào ngày 24 và 25 tháng 12 khối nhà máy tiến hành kiểm tra và sửa chữa. Các chi phí sửa chữa nhỏ định kỳ được tính hết vào chi phí SXKD trong kỳ mà khơng phân bổ nhiều kì.
*Đối với nâng cấp và sửa chữa lớn TSCĐ: Các thủ tục được công ty quy định cũng
giống như các thủ tục tăng TSCĐ, Bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ cần nâng cấp sửa chữa bắt buộc phải lập e-AED để được phê duyệt, tuân thủ theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” và quy trình “Mua hàng khơng tồn trữ” (Nếu cần phải thay thế các chi tiết nhỏ đã hư hỏng hoặc xuống cấp của TSCĐ).
Phần mềm trên hệ thống SAP đã được nhập số liệu là không thể thay đổi được giá trị. Nên khi nâng cấp TSCĐ, các chi phí này khơng thể nhập thêm vào phần mềm để ghi tăng nguyên giá TSCĐ và thay đổi trích khấu hao được. Chính vì vậy, trong trường hợp này Kế toán TSCĐ tạo một mã TS mới và thực hiện các phương pháp hạch toán ghi tăng TSCĐ. Lúc này, Kế tốn TSCĐ nhập các chi phí đó vào phần ngun giá trong hệ thống SAP và hệ thống hiểu các chi phí này như một TS của cơng ty và tự động trích khấu hao vào tháng tiếp theo. Các quy trình theo dõi giống với TSCĐ tăng. Định khoản nâng cấp, sửa chữa TSCĐ:
Nợ TK 211: Nợ TK 133:
Có TK 111, TK 112, TK 331:
2.2.4.3. Ví dụ minh họa:
Đối với TSCĐ là tịa nhà văn phòng số 10 Hàm Nghi (Ngày 03/03/1994) đã được ghi nhận tăng, và tính nguyên giá, trích khấu hao. Nhưng các chi phí nâng cấp, sửa chữa lớn tịa nhà có làm tăng thời gian sử dụng của tịa nhà hay khơng thì Kế tốn TSCĐ cũng khơng thể chỉnh sửa nguyên giá và thay đổi trích khấu hao hàng tháng. Vì TSCĐ này đã được tạo mã TS và trích khấu hao hàng tháng nên khơng thể thay đổi những giá trị được nhập ban đầu. Kế toán TSCĐ sẽ tạo một số mã TS cho mỗi đợt nâng cấp, sửa chữa lớn tịa nhà. Chi phí này được nhập vào ngun giá trong hệ thống như một TS mới, và trích khấu hao.
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 52
Bảng 2.7. Một số chi phí nâng cấp, sửa chữa lớn tịa nhà văn phịng số 10 Hàm Nghi khi đưa vào hệ thống SAP.
Mã TS Mơ tả Mã trung tâm chi phí Thời gian sử dụng Capitalized on Nguyên giá 100000 10 Hàm Nghi Q.1 2365 20 03/03/1994 2,115,042,384
100015 Cải tạo kiến trúc VP 10 Hàm Nghi 2365 10 01/05/2007 6,344,610,302 100016 CC&LD cửa nhôm VP 10 Hàm Nghi 2365 5 01/05/2007 558,331,624
100017 Hệ thống điện và hệ thống kiểm soát VP
Hàm Nghi 2365 3 01/05/2007 2,706,091,634
100019 Cải tạo kiến trúc VP 10 Hàm Nghi 2365 10 01/11/2007 157,753,792
100023 Mở rộng phòng làm việc Lầu 3 VP 10
Hàm Nghi 2365 5 01/12/2008 466,926,992
100044 CP cải tạo VP 10 Hàm Nghi. 2365 10 01/08/2011 133,072,720 100046 CP cải tạo lầu 2 VP 10 Hàm Nghi 2365 5 29/05/2012 197,117,490
100047 Di chuyển và sửa chữa Plavid, sửa chữa
WC lầu 2 VP 10 Hàm Nghi 2365 5 30/08/2012 210,360,077
100048 CP cải tạo VP 10 Hàm Nghi 2365 3 01/07/2012 12,686,600
100049 CP cải tạo phòng thuốc TAVANIC VP
10 Hàm Nghi 2365 8 01/07/2012 41,221,500
100050 CP cải tạo kiến trúc VP 10 Hàm Nghi 2365 8 01/07/2012 67,294,900 100053 CP sửa chữa lầu1 VP 10 Hàm Nghi 2365 5 21/11/2012 168,790,800
- Qua tháng 03/2014, ta thấy văn phòng số 10 Hàm Nghi đã hết thời gian khấu hao. Hiện tại, Văn phòng này đã xuống cấp nên cơng ty đã chuyển văn phịng giao dịch sang địa chỉ khác. Văn phòng này đang được xây dựng và sửa chữa lại. Và các chi phí cải tạo nâng cấp văn phịng vẫn cịn thời gian trích khấu hao, Kế tốn đã thực hiện việc ngưng trích khấu hao trên hệ thống và kế tốn xác định giá trị cịn lại của các chi phí đó.
- Khi văn phịng xây dựng hồn thành, kế tốn sẽ tiến hành ghi tăng nguyên giá đối với cơng trình xây dựng đó bằng giá quyết tốn cơng trình đó cộng với giá trị cịn lại của
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 53
các chi phí cải tạo nâng cấp đó, cùng với các khoản chi phí khác có liên quan.
- Hiện tại, Văn phịng Hàm Nghi được kế tốn theo dõi như trường hợp cơng trình xây dựng dở dang qua TK241 (10550000) để tập hợp các chi phí liên quan với mã TS 610060.
2.2.5. Kế toán giảm TSCĐ:
Các trường hợp chủ yếu làm giảm TSCĐ tại công ty là : Thanh lý, nhượng bán TSCĐ,…
2.2.5.1. Các chứng từ được sử dụng:
- Bản sao e-AED.
- Đề nghị thanh lý TSCĐ. - Hóa đơn GTGT.
- Biên bản thanh lý TSCĐ.
- Thông báo thanh lý TSCĐ.
- Biên bản giao nhận các tài sản thanh lý. - Bảng kê thanh lý TSCĐ.
2.2.5.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ: *Đề nghị thanh lý và xác định giá trị thanh lý: *Đề nghị thanh lý và xác định giá trị thanh lý:
Yêu cầu đối với TSCĐ cần thanh lý: là những TSCĐ được xác định là không thể sử dụng được nữa hoặc khơng có nhu cầu sử dụng.
Theo quy định của công ty, bộ phận sử dụng TSCĐ sẽ lập e-AED kèm với Đề nghị thanh lý tài sản, trong đó phải ghi rõ lý do thanh lý và có xác nhận của trưởng bộ phận, trưởng khối chất lượng để được phê duyệt theo quy trình “Thanh lý TSCĐ”.
Khi được gửi thơng báo có e-AED thanh lý TSCĐ, Kế tốn TSCĐ có trách nhiệm cung cấp cho bộ phận sử dụng TSCĐ cần thanh lý GTCL trên sổ sách của TSCĐ đó tại thời điểm lập e-AED (Theo tháng) và kèm theo Danh sách TSCĐ cần thanh lý có đầy đủ các thông tin để duyệt một lần cùng với e-AED. Người có trách nhiệm trong Bộ phận kiểm soát (Controller) khi duyệt e-AED phải kiểm tra lại thông tin trên danh sách này.
Tùy vào tính chất của TSCĐ, những bộ phận có liên quan sẽ dự kiến tình trạng hiện tại và giá tối thiểu để bán các TSCĐ được thanh lý. Các bộ phận có liên quan bao gồm: Đối với TSCĐ thuộc khối nhà máy (Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng phòng mua hàng); Đối với TSCĐ thuộc khối văn phịng (Trưởng phịng hành chính, Trưởng phịng mua hàng); Đối với máy vi tính (Trưởng phịng hành chính, Trưởng phịng mua hàng, Trưởng phịng máy tính).
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 54
Giá bán cuối cùng sẽ được Hội đồng thanh lý trình Ban tổng giám đốc quyết định. Hội đồng thanh lý cùng với Bộ phận sử dụng TSCĐ cần thanh lý chịu trách nhiệm thực hiện tiếp “Quy trình thanh lý tài sản”.
*Hình thức thanh lý và xét duyệt thanh lý:
Căn cứ vào tính chất của TSCĐ, Hội đồng thanh lý sẽ quyết định việc bán TSCĐ được thực hiện trong nội bộ hay bán ra bên ngồi và có cần thực hiện đấu giá hay khơng. Riêng đối với máy vi tính xách tay (Laptop) thuộc khối văn phịng của những nhân viên được áp dụng theo chính sách phúc lợi của phịng nhân sự. Đối với TSCĐ là TSCĐ vơ hình, sau khi có e-AED được duyệt kế toán TSCĐ phải ghi giảm và thực hiện thanh lý ngay trong kỳ.
*Quyết định và chuyển giao TSCĐ:
Kết quả đấu giá hoặc giá bán TSCĐ được thỏa thuận (Trường hợp không đấu giá) sẽ được công bố rộng rãi và lập thành văn bản Biên bản thanh lý TSCĐ do Hội đồng thanh lý lập và gửi cho phịng kế tốn. Các bản sao của Biên bản thanh lý TSCĐ sẽ được gửi cho mỗi thành viên của Hội đồng thanh lý sau khi đã được Ban Tổng giám đốc duyệt chấp nhận.
Bản gốc của Biên bản thanh lý TSCĐ sẽ được Hội đồng thanh lý gửi cho phòng kế tốn để Kế tốn thanh tốn có căn cứ đề xuất Hóa đơn GTGT của TSCĐ được thanh lý. TSCĐ chỉ được chuyển giao cho người mua khi Kế toán thanh toán nhận đủ tiền hoặc đã ký Hợp đồng thỏa thuận trong trường hợp trao đổi TSCĐ. Đối với TSCĐ hữu hình sau khi có đầy đủ các chứng từ liên quan, hoặc đối với TSCĐ vơ hình sau khi e-AED được duyệt, Kế toán TSCĐ ghi giảm nguyên giá TSCĐ được thanh lý, cũng ghi giảm giá trị khấu hao lũy kế của TSCĐ đó. Kho và bộ phận Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra trong suốt thời gian giao tài sản cho bên mua qua Biên bản giao nhận các TSCĐ thanh lý.
2.2.5.3. Tài khoản sử dụng: - TK 214: Hao mòn TSCĐ. - TK 214: Hao mịn TSCĐ. - TK 211: TSCĐ hữu hình. - TK 213: TSCĐ vơ hình. - TK 811: Chi phí khác. - TK 711: Thu nhập khác.
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. - TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 111, TK 112, TK 131……..
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 55
2.2.5.4. Phương pháp hạch toán cụ thể tại cơng ty:
Kế tốn TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi GTCL của các TSCĐ để thông báo cho bộ phận sử dụng. Khi các TSCĐ có GTCL bằng 0, Kế tốn TSCĐ phải thông báo và gửi Bảng kê thanh lý TSCĐ cho Trưởng bộ phận sử dụng xem lại tình trạng sử dụng của TSCĐ. Sau đó ra quyết định có thanh lý TSCĐ đó khơng. Trường hợp, Bộ phận sử dụng thơng báo TSCĐ cịn sử dụng được thì Kế tốn TSCĐ đưa TS đó vào danh sách TS khấu hao hết để theo dõi.
Ví dụ 10: Trong tháng 06/2013 , Khối nhà máy lập e-AED (Xem phụ lục 2.14) để
thanh lý một số TSCĐ. Kế tốn TSCĐ sau khi nhận được thơng báo có e-AED thanh lý và mã những TSCĐ cần thanh lý thuộc khối nhà máy từ thư điện tử nội bộ, Kế toán sẽ gửi danh sách các TSCĐ cần thanh lý kèm Bảng khấu hao lũy kế, GTCL thông qua thư điện tử nội bộ.
Tùy vào tính chất của TSCĐ, Trưởng phịng kỹ thuật, Trưởng phòng mua hàng và Trưởng phòng vi tính thống nhất giá bán tối thiểu để thanh lý và trình lên Hội đồng thanh lý (Gồm Giám đốc nhà máy, Trưởng bộ phận HSE (Health-Safety-Environment), Kế toán trưởng, Trưởng phòng kỹ thuật, Trưởng bộ phận sử dụng). Hội đồng thanh lý sau khi phê duyệt giá bán tối thiểu đã quyết định hình thức đấu thầu ra bên ngoài cho 4 đơn vị tài sản được thể hiện thông qua bản Thông báo thanh lý TSCĐ ngày 24/06/2013, đấu thầu cả trong nội bộ và bên ngoài cho 6 đơn vị TS cịn lại được thể hiện thơng qua bản Thông báo Thanh lý TSCĐ ngày 05/11/2013. Ngoài những cá nhân và các tổ chức có nhu cầu mua TS cần thanh lý, Kế tốn TSCĐ cũng được nhận 1 bản Thơng báo thanh lý TSCĐ của 2 đợt thanh lý trên, để lưu hồ sơ thanh lý tài sản.
Khi quá trình đấu thầu kết thúc, Hội đồng thanh lý lập Biên bản thanh lý tài sản và Biên bản giao nhận các tài sản thanh lý có điền đầy đủ thơng tin cá nhân, tổ chức tham gia đấu thầu và giá mà các cá nhân, tổ chức tham gia đấu thầu đưa ra cũng như giá trúng thầu. Biên bản này phải có đủ 5 chữ ký của các thành viên trong Hội đồng thanh lý và chữ ký phê duyệt của Ban giám đốc. Trong Biên bản thanh lý tài sản phải thể hiện rõ là phải đóng tiền cho phịng kế tống trước khi nhận tài sản.
Mỗi thành viên trong Hội đồng giữ 1 bản Biên bản thanh lý tài sản vừa được lập và gửi bản gốc này cho phịng kế tốn. Khi nhận được Biên bản thanh lý tài sản của 2 đợt
SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 56
thanh lý này, Kế tốn thanh tốn lập Hóa đơn GTGT chung cho cả 2 đợt thanh lý này và