3.2. Giải pháp nâng cao năng lực quản trị rủi ro tín dụng tại HDBank Chi nhánh
3.2.5. Các biện pháp về mặt quy trình, cơ chế, chính sách tín dụng
Chi nhánh cần cải thiện mơ hình xếp hạng tín dụng khách hàng. Đây là công cụ quan trọng giúp đơn vị kinh doanh đánh giá mức độ tín nhiệm của khách hàng, là công cụ hữu hiệu hỗ trợ chi nhánh trong quá trình thẩm định và phê duyệt tín dụng,
giúp CPC bước đầu đưa ra nhận định tổng thể về khách hàng. Mơ hình xếp hạng tín dụng cần thêm các tiêu chí chấm điểm về quy mơ kinh doanh, đánh giá theo từng ngành kinh doanh cụ thể và chỉ tiêu định tính về tình hình thực hiện các nghĩa vụ với Chi nhánh (cung cấp báo cáo tài chính định kỳ, thực hiện trả gốc lãi đúng hạn…). Cho vay Hộ kinh doanh là một trong những sản phẩm lõi của Chi nhánh và nằm trong chiến lược thúc đẩy bán hiện tại. Do đó, cần có riêng một bộ xếp hạng tín dụng đối với khách hàng cá nhân vay Hộ kinh doanh. Trong đó, ngồi các tiêu chí về đánh giá lý lịch, nhân thân, trình độ học vấn của người vay, tài sản bảo đảm, cần đánh giá thêm về địa điểm kinh doanh (sở hữu hay thuê mượn, diện tích bao nhiêu, khu vực đông dân hay không?...), đánh giá triển vọng phát triển của ngành, đánh giá về phương thức sản xuất kinh doanh, tình hình ghi chép lại sổ sách kinh doanh, quy mô hộ kinh doanh, đánh giá về phương án kinh doanh chi nhánh trợ. Như vậy, kết quả đánh giá hộ kinh doanh theo quy mô, ngành nghề và phương án vay vốn sẽ chính xác, hiệu quả hơn. chi nhánh cần có chính sách lãi suất với từng hạng khách hàng để đảm bảo khách hàng xếp hạng tốt sẽ được hưởng mức lãi suất thấp hơn so với khách hàng thông thường. Các cán bộ có nhiệm vụ chấm điểm xếp hạng tín dụng sẽ chỉ được chấm điểm một lần đối với một ID (giấy tờ tùy thân của khách hàng) theo một mơ hình xếp hạng; việc chấm lại chỉ được điều chỉnh bởi user của người thực hiện chức năng kiểm soát kết quả chấm điểm; chi nhánh phải theo dõi, thống kê được số lần điều chỉnh kết quả chấm, nếu điều chỉnh nhiều lần phải được giải trình làm rõ. Có như vậy, các cán bộ tham gia chấm điểm và kiểm duyệt kết quả chấm mới nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác thu thập thông tin và chấm điểm khách hàng và khi đó, mơ hình xếp hạng tín dụng khách hàng mới thật sự là cơng cụ hữu ích đối với công tác xét duyệt hồ sơ của chi nhánh và quản lý khách hàng.
Tiếp theo, Bộ phận hỗ trợ tin học phải tiến hành khắc phục lỗi không xem được các mã hồ sơ cũ đã đăng tải lên hệ thống một khoảng thời gian hoặc các hồ sơ trình theo phân luồng A2. Điều này là rất cần thiết vì giúp cho cán bộ thẩm định và chuyên gia phê duyệt chi nhánh có dữ liệu của tất cả các hồ sơ của khách hàng đã
được các đơn vị trình lên chi nhánh và Tái thẩm định, từ đó có thể đối chiếu các thông tin trong hồ sơ khách hàng, phát hiện những thay đổi trong hồ sơ pháp lý, tài sản bảo đảm, tài chính hoặc mục đích vay vốn cũng như lý do các hồ sơ đó khơng được phê duyệt đồng ý cấp tín dụng; nếu đã được cấp tín dụng thì khách hàng có tn thủ theo các điều kiện quản lý nội bộ có trong phê duyệt trước hay khơng. Do đó, chi nhánh có thể kiểm sốt tính xác thực của hồ sơ cấp tín dụng lần này, cũng như đánh giá mức độ tín nhiệm của khách hàng.
Việc tồn tại nhiều hệ thống luân chuyển và phê duyệt hồ sơ dẫn đến tốn tài ngun, khó theo dõi và khơng đồng nhất được dữ liệu hồ sơ cấp tín dụng. Do đó, chi nhánh cần tổng hợp tất cả các hồ sơ cấp tín dụng và hồ sơ sau thay đổi điều kiện phê duyệt trên một hệ thống duy nhất. Như vậy chỉ tại một bước kiểm tra trùng lặp, cán bộ thẩm định sẽ xem được tất cả các mã hồ sơ của khách hàng đã tồn tại trên hệ thống, không mất thời gian tra cứu ở các hệ thống khác, cũng không phải làm báo cáo thủ công với các hồ sơ mà đơn vị kinh doanh trình qua hệ thống Alfresco. Hệ thống cần phải kiểm thử hiệu năng xem có đáp ứng được với số lượng người dùng và các báo cáo liên quan trong thực tế. Nếu hiệu năng khơng đạt thì cần phải khắc phục trước khi triển khai tránh việc dùng thử hoạt động tốt nhưng triển khai thì lại quá tải.
Đồng nhất một user và password duy nhất cho việc đăng nhập máy tính và tất cả các phần mềm nghiệp vụ T24, LOS, email, eoffice. Điều này giúp cán bộ khi thao tác trên hệ thống, phần mềm nghiệp vụ không bị quên password, cũng đỡ mất thời gian.
Đối với quy trình xét duyệt tín dụng tập trung, Ngân hàng cần bỏ bước phân bổ hồ sơ thủ công. Điều này không những giúp ngân hàng tiết kiệm được một khoản kinh phí chi trả cho các cộng tác viên mà cịn giúp cơng tác phân bổ hồ sơ được khách quan. Thay vào đó, ngân hàng tích hợp trên phần mềm nghiệp vụ LOS chức năng tự động phân bổ hồ sơ đến các user của CO. Tức là khi hồ sơ hoàn tất tại bước của cán bộ hỗ trợ nhập liệu Hội sở sẽ chuyển thẳng đến CO và phân bổ tự động theo các nhóm CO được thiết lập tương ứng với các nhóm sản phẩm chuyên trách; đối
với các hồ sơ trình CGPD độc lập, sau khi CO kết thúc bước thẩm định trên hệ thống, hồ sơ được phân bổ tự động đến giỏ hồ sơ của CGPD bất kỳ. Đồng thời, thiết lập chức năng phân bổ theo nguyên tắc lấp đầy giỏ hồ sơ của CO và CGPD; tức là, cán bộ nào còn tồn nhiều hồ sơ tại bước của mình sẽ được phân bổ ít hồ sơ mới hơn, đảm bảo thời gian xử lý của cán bộ; cán bộ nào cịn ít hồ sơ sẽ tiếp tục được phân bổ hồ sơ mới. Lúc nào năng suất làm việc của CO và CGPD được quyết định bởi chính CO và CGPD đó, cán bộ nào kéo càng nhiều hồ sơ về thì số lượng hồ sơ xử lý càng nhiều; đây cũng là cách giúp cán bộ chủ động hồn thành cơng việc trong ngày của mình, đảm bảo cam kết chất lượng dịch vụ SLA như đã ký kết. Phát triển theo hướng này giúp đánh giá khách quan hơn về hiệu quả làm việc của CO và CGPD.
Hiện tại, tiến độ xử lý hồ sơ bị kéo dài một phần là do thiếu chuyên gia phê duyệt, một chuyên gia phê duyệt hiện đang kiểm soát hồ sơ của của 4 đến 5 cán bộ thẩm định. Nhằm giảm tải cho Chuyên gia phê duyệt và thúc đẩy nhanh thời gian xét duyệt hồ sơ, chi nhánh có thể xem xét việc nhân rộng mơ hình phê duyệt tín dụng một cấp. Tức là, chi nhánh thực hiện phân quyền phê duyệt cho các cán bộ thẩm định có kỹ năng thẩm định tốt, phẩm chất tốt được tự phê duyệt các hồ sơ đơn giản trong một hạn mức cụ thể. Mặt khác, thường xuyên theo dõi chất lượng phê duyệt hồ sơ của đội ngũ này thông qua các thống kê về các lỗi sai sót liên quan đến tuân thủ, khả năng phát hiện hồ sơ giả mạo; trường hợp phát sinh thường xuyên sẽ thực hiện hạn chế thẩm quyền phê duyệt xuống hạn mức phán quyết thấp hơn.
Về mặt quy trình: chi nhánh phải quy định thời gian cut-off đối với các hồ sơ tải lên hệ thống. Ví dụ, đơn vị kinh doanh có thời gian đăng tải hồ sơ lên hệ thống trong giờ hành chính từ 8h sáng đến hết 5h30 phút chiều hàng ngày. Sau thời gian này, hồ sơ phải chuyển sang sáng ngày hôm sau. Với việc quy định thời gian cut-off cụ thể như vậy, cán bộ bán hàng và cán bộ nhập liệu chi nhánh bắt buộc phải sắp xếp, cân đối thời gian hợp lý để chuyển hồ sơ lên CPC, đồng thời giúp CPC cân đối thời gian xử lý hồ sơ trong ngày, tránh trường hợp trong giờ thì khơng có hồ sơ làm, nhưng đến cuối giờ hồ sơ lên ồ ạt xử lý không kịp, thậm chí cán bộ thẩm định đi về vẫn có hồ sơ phân bổ.. Hiện tại, các khách hàng có ID nằm trong danh sách đen của
chi nhánh đều không được cấp tín dụng. Do đó, chi nhánh cần thiết lập chức năng loại bỏ tự động đối với các hồ sơ đó khi được đăng tải lên hệ thống. Việc này vừa giúp ĐVKD nhận diện khách hàng tốt, khách hàng xấu, vừa giúp Trung tâm thẩm định bớt đi một khâu xử lý, đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ.
chi nhánh phải phân tách rõ ràng chức năng của các phòng ban quản lý sau giải ngân như Giám sát tín dụng, Quản trị rủi ro, Điều tra gian lận, Kiểm toán nội bộ tránh việc kiểm soát chồng chéo gây áp lực với cán bộ nhân viên và lãng phí thời gian.
Thường xuyên cập nhật các quy định, chính sách, sản phẩm. Khi có nhiều văn bản sửa đổi thì ban hành thành một quy định mới, các góp ý, thống nhất giữa các bộ phận được tổng hợp lại định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý thành một văn bản sửa đổi, bổ sung cho có hệ thống, dễ theo dõi. Nhằm đáp ứng yêu cầu phê duyệt đúng, phê duyệt nhanh, đẩy nhanh thời gian phục vụ khách hàng, bộ sản phẩm của chi nhánh được thiết kế chuẩn hóa. Tức là, đối với mỗi sản phẩm ngân hàng được thiết lập, đối tượng khách hàng mục tiêu phải cụ thể, các điều kiện cấp tín dụng phải rõ ràng, các tiêu chí thẩm định đối với từng giấy tờ trong bộ hồ sơ tín dụng phải được thống nhất và quy định rõ.