Loại nguyên vật liệu Nhà cung cấp
Nguyên vật liệu chính
CHINA ELECTRONICS SHENZHEN COMPANY Guangzhou Tianbo computer equipment Co.,LTD
Nguyên vật liệu phụ
Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Cơng Nghiệp Hải Phịng Cơng Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Á
Công Ty TNHH Kỹ Thuật và Công Nghiệp Nhật Minh Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Á
Công Ty TNHH MTV Sản Xuất-Thương Mại Hải Đường Công ty CP Tài Phát
Nguồn: Phịng Kế hoạch - Cung ứng cơng ty cổ phần Huetronics, 2019
Bước 7:
- Thủ kho: nhận hàng theo đúng số lượng thực tế giao theo phiếu kiểm tra nhập hàng và biên bản giao nhận hàng của nhà cung cấp. Tiến hành kiểm tra ngoại quan nếu
đạt tiêu chuẩn đề ra hoặc chênh lệch ở mức cho phép thì tiến hành nhận hàng và ngược
lại.Tiêu chuẩn kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào của công ty được quy định rõ ràng và cụ thể ở phụ lục 2.
Bước 8: Thực hiện nhập kho theo quy trình.
Trong quá trình thu mua NVL nhân viên cungứng gặp một số khó khăn: Vấn đề thường gặp nhất đó là phát sinh các đơn hàng ngoài kếhoạch do định mức hao hụt thực tế cao hơn dự kiến hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi thì nhân viên cung ứng phải
xử lí các đơn hàng mới trong khoảng thời gian ngắn hơn dự định với chi phí phát sinh thấp nhất có thể. Trong các giai đoạn cao điểm đặc biệt là cuối năm các nhà cung cấp
thường có q nhiều đơn đặt hàng, vì có nhiều sựlựa chọn nên đơn đặt hàng của cơng ty dễbịbỏqua nếu không hấp dẫn.
2.2.5.4 Tổ chức công tác tiếp nhận ngun vật liệu đầu vào
Quy trình nhập kho
Mục đích:Nhằm đảm bảo phục vụnhu cầu sản xuất tránh thất thoát hoặc nhập nhầm nguyên vật liệu không phù hợp. Đồng thời có cách thức xử lý kịp thời đối với nguyên vật liệu khơng đạt chất lượng.
Sơ đồ 4: Quy trình nhập kho
Nguồn: Phòng kế hoạch- Cung ứng, 2019
Bắt đầu nhận hàng
Kiểm tra CL và SL hàng hóa
Nhận hàng
Nhập kho trên ERP
Kiểm tra bộ hồ sơ nhập kho Chuyển bộhồ sơ cho phòng KT và kết thúc quy trình Lưu hồ sơ Nhập nhân nhượng hoặc trảhàng
Quy trình nhập kho được Phịng kiểm sốt xây dựng và được sựchấp thuận của
ban giám đốc. Việc xây dựng được thực hiện môt cách bài bản, khoa học được thể
hiệnởtrên bao gồm các bước cụthểsau:
Bước 1: Khi NCC giao hàng, thủ kho tiến hành nhận hàng tại kho, bảo vệ sẽ
hướng dẫn xe vào kho giao hàng.
Bước 2:Thủ kho sẽ kiểm tra hóa đơn, chứng từ giao nhận hàng, tên nguyên vật liệu, số lượng, chủng loại. Đối với hàng nhập khẩu, kiểm tra số cont, số seal; kiểm tra
nguyên đai, ngun kiện, bao bì khơng bị rách, khơng bị bể vỡ.
Phịng chất lượng : kiểm tra chất lượng NVL theo quy định, nếu NVL đạt chất
lượng thì sẽ tiến hành đóng dấu IQC hoặc tiến hành nhập nhân nhượng nếu mức chênh
lệch chất lượng nằm trong khoảng cho phép. Đối với trường hợp NVL khơng đạt thì tiến hành trả hàng. Thời gian kiểm tra trong vong 1-4 ngày.
Bước 3:Chất xếp hàng hóa vào kho. Ký xác nhận trên biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu kiểm tra hàng nhập và cập nhật thẻ kho.
Bước 4:Nhập kho trên ERP
Nhân viên mua hàng tập hợp bộ hồ sơ nhập kho gồm: đơn đặt hàng, phiếu đề nghị mua hàng,phiếu kiểm tra nhập hàng, Phiếu cân (nếu có), hóa đơn thuế giá trị gia
tăng chuyển đến Phịng Kế tốn. Nhân viên kế toán lập Phiếu nhập kho (2 liên) và chuyển sang kế tốn ghi nhận cơng nợ.
Bước 5:Kế toán sẽ chuyển bộ hồ sơ nhập kho nhân viên QC, thủ khotiến hành
kí tên, sau đó trình Ban giámđốc ký duyệt bộ hồ sơ nhập kho.
Bước 6: Lưu hồ sơ(Phiếu đề nghị mua hàng, PO, Hợp đồng mua hàng, Phiếu kiểm tra hàng nhập, Phiếu giao hàng cho nhà cung cấp, Phiếu nhập kho, Hóa đơn).
Trong thực tế nhập kho đối với các trường hợp hàng hóa quá nhiều sẽ gây khó
khăn cho nhân viên QC trong công tác kiểm tra chất lượng đầu vào, ảnh hưởng đến
tiến độ nhập kho hàng hóa cung như gián đoạn quá trình sản xuất đặc biệt là các lơ hàng cấp bách. Bên cạnh đó phương pháp nhập xuất nguyên vật liệu là nhập linh kiện rời nên kho sẽ mất thời gian và khơng tránh khỏi sai sót trong việc kiểm tra số lượng
nguyên vật liệu là linh kiện quá nhỏ.
2.2.5.5 Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu
Quản lý tốt kho ngun vật liệu chính là góp phần quản lý tốt dự trữ nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm củacông ty rất đa dạng và phong phú cả về số lượng và chủng loại. Nguyên vật liệu được lưu trữ bằng cách chất xếp trên pallet hoặc kệ hàng và lưu tại kho. Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, cơng ty đã xây dựng hệ thống kho riêng biệt bao gồm: Kho linh kiện, kho nguyên liệu; kho bao bì, vật tư; kho nắp nhựa, phụ kiện; kho công cụ dụng cụ; kho chờ xử lý; kho khuôn con,... được bảo quản theo đúng yêu cầu kỹ thuật về ánh sáng, nhiệt độ và những quy địnhvề bảo quản nguyên vật liệu mà công ty đề ra.Hàng
hóa được sắp xếp có hệ thống theo chủng loại và thời gian nhập hàng và được bố trí theo sơ đồ Layout quy định,việc quản lý kho do hai thủ kho đảm nhiệm, bên cạnh đó cịn có sự
tham gia của phòng bảo vệ. Hàng ngày bảo vệ sẽ theo dõi khách đi đến nhà máy hoặc các loại nguyên vật liệu hàng hóa ra vào cổng, ghi rõ thời gian, số lượng, chủng loại, nhà cung cấp,...Sau khi kết thúc làm việc thủ kho phải kiểm tra các thiết bị, kệ hàng đóng và khóa cửa cẩn thận sau đó bàn giao chìa khóa và thẻ kho cho bảo vệ.
Khi nhập hay xuất kho, thủ kho phải kiểm nhận đúng chứng từ, có phê duyệt của Bộ phận quản lý mới tiến hành xuất kho. Bên cạnh đó, thủ kho phải luôn nắm vững số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu. Để tiện cho việc theo dõi số
lượng thủ kho quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho ngun vật liệu thơng qua thẻ kho
từng ngày và trên cả phần mềm ERP. Thủ kho sẽ kết hợp với Phịng kế tốn để theo dõi và quản lý nguyên vật liệu một cách tốt nhất.
Hiện tại ở côngty cổ phần Huetronics đối với việc tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Nếu thứ tự sản xuất sản phẩm khơng theo kế hoạch sẽ gây khó khăn trong cơng tác bảo quản nguyên vật liệu.
2.2.5.6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Quy trình xuất kho:
- Mục đích: Nhằm kiểm sốt chặt chẽ số liệu kho để phục vụ cho công tác kiểm kê kho có số liệu chính xác và nhanh chóng, tránh gây thất thốt, lãng phí.
Sơ đồ 5: Quy trình xuất kho
Nguồn: Phòng kế hoạch – Cung ứng, 2019
Phiếu đềnghị xuất kho
Làm phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho trên ERP
Trình kí phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển
kho do trưởng bộphận kí
Trình giámđốc kí phiếu xuất kho hoặc
phiếu chuyển kho
Xuất kho ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, bao bì, hàng hóa cho bộphận đềnghị
Kiểm tra tồn kho trên ERP
Làm PĐNMH
- Quy trình xuất kho được Phòng kế hoạch xây dựng và qua sự phê duyệt của
Ban giám đốc một cách khoa học, rõ ràng, khoảng 1 đến 2 năm sẽ tiến hành điều chỉnh và được thể hiện ởtrên bao gồm các bước sau:
Bước 1:Bộ phận có nhu cầu xuất kho sẽ lập phiếu đề nghị xuất kho.
Bước 2:Thủ kho kiểm tra tồn kho trên ERP. Đối với xuất nhập bất thường phải có xác nhận các phịng ban có liên quan và phê duyệt của BGĐ. Nếu khơng có hàng thì sẽ tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng.
Bước 3:Kế toán làm phiếu xuất khohoặc phiếu chuyển kho trênERP.
Bước 4:Kế tốn trình ký phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển kho cho Trưởng bộ phận ký.
Bước 5:Kế tốn trình Giám đốc ký phiếuxuất kho hoặc phiếu chuyển kho.
Bước 6:Tiến hành xuất kho nguyênnhiên liệu cho bộ phận đề nghị.
Bước 7: Lưu hồ sơ: Thủ kho,Kế tốn và các phịng ban. ( Bảng kế hoạch được xét duyệt, Phiếu xuất kho)
Trên thực tế quá trình xuất kho ở công ty CP Huetronics đều thực hiện đúng theo các bước của quy trình, việc gặp khó khăn đối với mỗi bước của quy trình là điều
khơng thể tránh khỏi. Vấn đề thường gặp nhất đó là số liệu nguyên vật liệu trên phần mềm ERP và thực tế không khớp nhau nên số lượng nguyên vật liệu có thể bị chênh lệch dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
2.2.5.7 Công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu
Mục đích:
- Nhằm đảm bảo tính hiện hữu, đầy đủ, quyền sở hữu: số dư hàng tồn kho có thực và phản ánh đầy đủ nguyên vật liệu.
- Thực hiện đánh giá: hàng tồn kho phải được đánh giá hợp lý về chất lượng và tình trạng: hư hỏng, chậm lưuchuyển, lỗi thời đều được xác định chính xác.
Sơ đồ 6: Quy trình kiểm tra định kì
Nguồn: Phịng kế hoạch – Cung ứng, 2019
Lập KH kiểm tra định kì và
đột xuất
Xem xét và ra quyết định
Chuẩn bịhồ sơ, tài liệu
Xem xét và ra quyết định xửlí
kết quả
Lưu hồ sơ
Thực hiện việc kiểm kê
Tập hợp biên bản kiểm kê
Theo dõi và thực hiện quyết định xửlí kết quảkiểm kê
Khơng duyệt
Quy trình kiểm kê hàng tuần và định kỳ: Như các quy trình trước, quytrình kiểm kê do Phịng kế tốnxây dựng rõ ràng, cụ thể và khoa học được thể hiệntrên bao gồm các bước sau:
Quy trình kiểm kê hàng tuần (thường là cuối tuần):
Bước 1:Nhân viên kế toán lên kế hoạch kiểm kê, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan và thông báo cho Bộ phận kho.
Bước 2: Nhân viên kế tốn và thủ kho tiến hành kiểm tra tồn bộ nguyên vật liệu bằng phương pháp đếm và cân. NVKT ghi nhận lại số liệu kiểm đếm vào phiếu kiểm kê. NVKT và thủ kho ký xác nhận lên phiếu kiểm kê đểhoàn tất việc kiểm kê.
Bước 3:Sau khi hoàn tất kiểm kê,NVKT tổng hợp số liệu kiểm kê thực tế vào biên bản kiểm kê để so sánh và đối chiếu với số liệu sổ sách.
Bước 4: NVKT gửi biên bản kiểm kê cho Ban giám đốc, Kế toán trưởng. Ban
giám đốc xem xét, số liệu kiểm kê chênh lệch quá lớn với số liệu trên ERP thì thủ kho
phải giải trình cho Ban giám đốc.
Bước 5:Thủ kho tập hợp các tài liệu có liên quan để giải trình số liệu kiểm kê
cho BGĐ, đưa ra nguyên nhân thừa thiếu một cách phù hợp nhất.
Bước 6:BGĐ đưa ra quyết định xử lý kết quả kiểm kê.
Bước 7: Kế tốn trưởng có trách nhiệm thực hiện theo quyết định xử lý kết quả kiểm kê của BGĐ và phải báo cáo lại kết quả thực hiện cho BGĐ.
Bước 8: Lưu hồ sơ (Biên bản kiểm kê được xét duyệt, Bảng số liệu kiểm kê,
Biên bản xử lí, Biên bản giải trình).
Quy trình kiểm kê theo lơ sản xuất:
Bước 1:KTT lập kế hoạch kiểm kê gồm: thời điểm kiểm kê, nhân sự kiểm kê, lịch kiểm kê: thứ tự từng kho cần kiểm, phân cơng nhóm trưởng.
Bước 2:BGĐ xem xét tính hợp lý về mặt thời gian, thứ tự ưu tiên kho kiểm kê.
hoàn tất tất cả hồ sơ, chứng từ có liên quan đến các kho trong lịch kiểm kê để chốt số liệu trước khi kiểm kê.
Bước 4:Ban kiểm kê tiến hành việc kiểm kê theo danh mục trong lịch kiểm kê.
Cân, đo đếm NVL kiểm kê một cách chính xác và ghi nhận vào phiếu kiểm kê. Sau khi hoàn tất kiểm kê, ban kiểm kê tổng hợp số liệu kiểm kê thực tế vào biên bản kiểm
kê để so sánh và đối chiếu với số liệu sổ sách.
Bước 5: KTT tập hợp biên bản kiểm kê của các bộ phận, xem xét các khoản chênh lệnh thừa thiếu, kém chất lượng, hư hỏng,…và kiến nghị biện pháp xử lý trình
BGĐ kết quả kiểm kê.
Bước 6:BGĐ xem xét và ra quyết định xử lý về kết quả kiểm kê.
Bước 7:Trưởng ban kiểm kê và KTT theo dõi việc thực hiện theo quyết định xử
lý về kết quả kiểm kê của BGĐ. Trưởng bộ phận có trách nhiệm thực hiện theo quyết định xử lý kết quả kiểm kê của BGĐ và phải báo cáo laị kết quả thực hiện cho BGĐ.
Bước 8: Lưu hồ sơ (Biên bản kiểm kê, Bảng số liệu kiểm kê, Biên bản xử lí kiểm kê đánh giá định mứcsản xuất thực tế, Bản định mức nguyên vật liệu mới được xét duyệt)
2.2.5.8 Cơng tác quyết tốn ngun vật liệu
Đối với trường hợp thanh quyết toán khi mua vật tư về:
- Chuyển khoản
- Trả ngay bằng tiền mặt - Tạm ứng
- Trả chậm
Đối với nguyên liệu nhập khẩu, vì đối tác đều là những cơng ty uy tín và là bạn hàng lâu năm nên cơng ty thường thanh tốn bằng hình thức chuyển tiền bằng điện
(T/T) sau 15 ngày kể từ khi nhận hàng hoặc T/T 50% ngay khi kí hợp đồng cịn lại
thanh tốn sau 30 ngày. Đa số các nguyên vật liệu mua trong nước đều thanh tốn
2.3 Phân tích tình hình quản trị ngun vật liệu cơng ty năm 2018.
2.3.1 Phân tích tình hình cung ứng ngun vật liệu
Phân tích về mặt số lượng
Bảng 4: Phân tích tình hình cung ứng ngun vật liệu về mặt số lượng năm 2018
Tên nguyên vật liệu Đơn vị Kế hoạch Thực nhập So sánh Số lượng % N guyê n v ật li ệu c h ính
Bộ linh kiện nguồn máy tính 300G Cái 76.000 76.076 76 100,10 Bộ linh kiện nguồn máy tính 400G Cái 42.000 42.042 42 100,10 Bộ linh kiệnnguồn máy tính 500G Cái 18.000 18.018 18 100,10
N guyê n v ật l iệ u phụ Thiếc thanh TB888 (63%Sn-37%Pb) Kg 1.088 1.150 62 105,70 Thiếc dây D1mm Kg 408 420 12 102,94 Chất trọ hàn flux Kg 544 560 16 102,94
Keo Maxbond (yellow) Cái 163.2 170 6.8 104,17
Tem seri Cuộn 18.36 20 1.64 108,93
Tem logo Jetek Cái 136.000 140.000 4.000 102,94
Tem model Cái 136.000 140.000 4.000 102,94
Băng keo to Cuộn 680 750 70 110,29
Băng keo nhỏ Cuộn 272 300 28 110,29
Thùng carton Cái 13.600 14.500 900 106,62
Box Retail Cái 13.6000 140.000 4.000 102,94
Giấy decal A4 Tờ 4.080 4.200 120 102,94
Nguồn: Phòng Kế hoạch - Cung ứng công ty CP Huetronics, 2019
Để họat động sản xuất kinh doanh được duy trì liên tục thì số lượng nguyên vật
liệu cung ứng phải đầy đủ. Nếu lượng nguyên vật liệu được cung cấp quá nhiều thì sẽ làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu cũng như việc ứ đọng vốn. Ngược lại nếu cung cấp khơng đủ thì sẽ làm gián đoạn quá trình sản xuất cả hai đều ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo số liệu bảng 4 ta thấy hầu hết các ngun vật liệu trong nhóm phân tích
đều vượt quá kế hoạch cung ứng. Đối với nhóm ngun vật liệu chính thì số lượng
tính điển hình đều vượt kế hoạchvào khoảng 0,1%. Đối với nhóm ngun vật liệu phụ thì tỉ lệ ngun vật liệu cung ứng vượt kế hoạch cũng không đáng kể, đầu tiên là Tem
seri vượt kế hoạch đến 8,93%, thùng Carton vượt 900 cái chiếm 6,62% tiếp đến là Tem Model và Tem logo Jetek đều vượt quá kế hoạch 4000 cái chiếm 2,94% bên cạnh
đó thì Box detail và Giấy decal cũng vượt kế hoạch 2,94% với số lượng lần lượt là