Nguồn: Phòng kế hoạch- Cung ứng, 2019
Bắt đầu nhận hàng
Kiểm tra CL và SL hàng hóa
Nhận hàng
Nhập kho trên ERP
Kiểm tra bộ hồ sơ nhập kho Chuyển bộhồ sơ cho phòng KT và kết thúc quy trình Lưu hồ sơ Nhập nhân nhượng hoặc trảhàng
Quy trình nhập kho được Phịng kiểm sốt xây dựng và được sựchấp thuận của
ban giám đốc. Việc xây dựng được thực hiện môt cách bài bản, khoa học được thể
hiệnởtrên bao gồm các bước cụthểsau:
Bước 1: Khi NCC giao hàng, thủ kho tiến hành nhận hàng tại kho, bảo vệ sẽ
hướng dẫn xe vào kho giao hàng.
Bước 2:Thủ kho sẽ kiểm tra hóa đơn, chứng từ giao nhận hàng, tên nguyên vật liệu, số lượng, chủng loại. Đối với hàng nhập khẩu, kiểm tra số cont, số seal; kiểm tra
nguyên đai, ngun kiện, bao bì khơng bị rách, khơng bị bể vỡ.
Phòng chất lượng : kiểm tra chất lượng NVL theo quy định, nếu NVL đạt chất
lượng thì sẽ tiến hành đóng dấu IQC hoặc tiến hành nhập nhân nhượng nếu mức chênh
lệch chất lượng nằm trong khoảng cho phép. Đối với trường hợp NVL khơng đạt thì tiến hành trả hàng. Thời gian kiểm tra trong vong 1-4 ngày.
Bước 3:Chất xếp hàng hóa vào kho. Ký xác nhận trên biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu kiểm tra hàng nhập và cập nhật thẻ kho.
Bước 4:Nhập kho trên ERP
Nhân viên mua hàng tập hợp bộ hồ sơ nhập kho gồm: đơn đặt hàng, phiếu đề nghị mua hàng,phiếu kiểm tra nhập hàng, Phiếu cân (nếu có), hóa đơn thuế giá trị gia
tăng chuyển đến Phịng Kế tốn. Nhân viên kế toán lập Phiếu nhập kho (2 liên) và chuyển sang kế tốn ghi nhận cơng nợ.
Bước 5:Kế toán sẽ chuyển bộ hồ sơ nhập kho nhân viên QC, thủ khotiến hành
kí tên, sau đó trình Ban giámđốc ký duyệt bộ hồ sơ nhập kho.
Bước 6: Lưu hồ sơ(Phiếu đề nghị mua hàng, PO, Hợp đồng mua hàng, Phiếu kiểm tra hàng nhập, Phiếu giao hàng cho nhà cung cấp, Phiếu nhập kho, Hóa đơn).
Trong thực tế nhập kho đối với các trường hợp hàng hóa quá nhiều sẽ gây khó
khăn cho nhân viên QC trong công tác kiểm tra chất lượng đầu vào, ảnh hưởng đến
tiến độ nhập kho hàng hóa cung như gián đoạn quá trình sản xuất đặc biệt là các lơ hàng cấp bách. Bên cạnh đó phương pháp nhập xuất nguyên vật liệu là nhập linh kiện rời nên kho sẽ mất thời gian và khơng tránh khỏi sai sót trong việc kiểm tra số lượng
nguyên vật liệu là linh kiện quá nhỏ.
2.2.5.5 Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu
Quản lý tốt kho ngun vật liệu chính là góp phần quản lý tốt dự trữ nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm củacông ty rất đa dạng và phong phú cả về số lượng và chủng loại. Nguyên vật liệu được lưu trữ bằng cách chất xếp trên pallet hoặc kệ hàng và lưu tại kho. Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, cơng ty đã xây dựng hệ thống kho riêng biệt bao gồm: Kho linh kiện, kho nguyên liệu; kho bao bì, vật tư; kho nắp nhựa, phụ kiện; kho công cụ dụng cụ; kho chờ xử lý; kho khuôn con,... được bảo quản theo đúng yêu cầu kỹ thuật về ánh sáng, nhiệt độ và những quy địnhvề bảo quản nguyên vật liệu mà công ty đề ra.Hàng
hóa được sắp xếp có hệ thống theo chủng loại và thời gian nhập hàng và được bố trí theo sơ đồ Layout quy định,việc quản lý kho do hai thủ kho đảm nhiệm, bên cạnh đó cịn có sự
tham gia của phòng bảo vệ. Hàng ngày bảo vệ sẽ theo dõi khách đi đến nhà máy hoặc các loại nguyên vật liệu hàng hóa ra vào cổng, ghi rõ thời gian, số lượng, chủng loại, nhà cung cấp,...Sau khi kết thúc làm việc thủ kho phải kiểm tra các thiết bị, kệ hàng đóng và khóa cửa cẩn thận sau đó bàn giao chìa khóa và thẻ kho cho bảo vệ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi nhập hay xuất kho, thủ kho phải kiểm nhận đúng chứng từ, có phê duyệt của Bộ phận quản lý mới tiến hành xuất kho. Bên cạnh đó, thủ kho phải luôn nắm vững số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu. Để tiện cho việc theo dõi số
lượng thủ kho quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho ngun vật liệu thơng qua thẻ kho
từng ngày và trên cả phần mềm ERP. Thủ kho sẽ kết hợp với Phịng kế tốn để theo dõi và quản lý nguyên vật liệu một cách tốt nhất.
Hiện tại ở côngty cổ phần Huetronics đối với việc tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Nếu thứ tự sản xuất sản phẩm khơng theo kế hoạch sẽ gây khó khăn trong cơng tác bảo quản nguyên vật liệu.
2.2.5.6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Quy trình xuất kho:
- Mục đích: Nhằm kiểm sốt chặt chẽ số liệu kho để phục vụ cho công tác kiểm kê kho có số liệu chính xác và nhanh chóng, tránh gây thất thốt, lãng phí.