2.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
2.1.2.1. Vị trí và chức năng
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức
Viện gồm: 32 đơn vị nhiên cứu chuyên ngành; 04 đơn vị sự nghiệp; 05 đơn vị giúp việc cho Chủ tịch Viện. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm (Xem tại
Phụ lục số 02)
2.2. Tổ chức và hoạt động của VP Viện
Căn cứ theo Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam (Xem tại Phụ lục số 03).Văn phòng Viện được quy định như sau:
2.2.1. Vị trí, chức năng:
- Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là tổ chức thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động chung của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm), thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt cơng tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, quốc phịng, phịng cháy, chữa cháy, trật tự an tồn cơ quan; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp việc chủ tịch Viện và khối văn phịng Đảng ủy, Cơng đồn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm (sau đây gọi tắt là cơ quan Viện Hàn lâm); làm đầu mối duy trì quan hệ cơng tác với các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Viện; tổ chức hoặc tham gia các
21
hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện quyết định.
- Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch; được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch bằng tiếng Anh là: Administration Office of Vietnam Academy of Social
Sciences.
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này.
- Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện phê duyệt chương trình, kế hoạch cơng tác của Viện Hàn lâm, của Lãnh đạo Viện; kiến nghị Chủ tịch Viện những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện và giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo các lĩnh vực được phân công.
- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc.
- Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án, dự thảo các VB quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện.
- Tổ chức việc thực hiện các VB quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm
22
vụ của Văn phịng; biên tập, rà sốt về mặt pháp lý, thể thức và thủ tục đối với các VB quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các VB quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện cơng tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
- Quản lý và tổ chức thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thơng tin, tài liệu của các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tich Viện. Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của cơng tác xây dựng chính phủ điện tử.
- Chủ trì tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Viện, thông báo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện.
- Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn phòng được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan Viện Hàn lâm; thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân công của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
- Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong
23
nước và ngồi nước và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng quản lý.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và các trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong tồn Viện Hàn lâm theo phân cơng của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
- Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
- Là cơ quan đầu mối tổ chức cơng tác vệ sinh phịng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn Viện Hàn lâm.
- Thực hiện cơng tác bảo đảm trật tự, an tồn, kỷ luật, kỷ cương và văn hóa cơng sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng quản lý, thường trực cơng tác quốc phịng, phịng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm.
- Quản lý công tác tổ chức, cán bộ, lao động và thi đua khen thưởng của Văn phòng theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện.
Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có), giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan Viện Hàn lâm.
- Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định hiện hành của pháp luật và của Viện Hàn lâm.
- Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quan đầu mối tiếp nhận thơng tin, duy trì quan hệ cơng tác giữa Viện Hàn lâm và các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác.
24
- Phối hợp đồng bộ với các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện với tư cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo Quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ tịch Viện kịp thời và có hiệu quả.
Văn phịng được yêu cầu các đơn vị thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Quản lý, theo dõi, vận hành, kiểm tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động tại các trụ sở làm việc do Văn phòng quản lý.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Văn Phòng Viện Hàn lâm KHXH có cơ cấu tổ chức gồm: - Phịng Tổ chức - Hành chính
- Phịng Tổng hợp-Thơng tin – Biên tập - Phòng pháp chế - Phòng lưu trữ - Phịng tài chính – kế tốn - Phòng Lễ tân - Phòng Y tế - Phòng Kỹ thuật - Phòng Quản lý xe - Phòng Bảo vệ - Phòng Cơ sở vật chất
- Trung tâm tư vấn và Dịch vụ khoa học
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức VP-Phụ lục số 04)
Bên cạnh những tổ chức nêu trên, tùy theo nhu cầu công tác cụ thể, VP có thể được thành lập thêm các tổ chức giúp việc tạm thời. Việc thành lập, sáp
25
nhập, giải thể các phòng, tổ chức do Chánh VP và Trưởng ban Tổ chức cán bộ đề nghị bằng đề án cụ thể và trình Chủ tịch Viện xem xét, Quyết định.
2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm 2.3.1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng 2.3.1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp.
2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ
Công tác tổ chức cán bộ, cụ thể là đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp luôn được VP và lãnh đạo Viện quan tâm, xác định là khâu đột phá nhằm hướng tới mục tiêu chuyên nghiệp và hiện đại. Trong năm 2017, công tác tổ chức cán bộ của VP tiếp tục được điều chỉnh theo hướng siết chặt tuyển dụng, ổn định số lượng biên chế và từng bước nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Việc xem xét các đề xuất khi bổ sung chỉ tiêu biên chế và ký mới hợp đồng lao động được tập thể lãnh đạo thảo luận, đánh giá kỹ lưỡng trên cơ sở bám sát quy hoạch tổng thể và vị trí đề án làm việc của VP.
Về số lượng
Mặc dù có nhiều biến động về nhân sự nhưng tính đến tháng 3 năm 2017, VP Viện Hàn lâm vẫn giữ vững số lượng so với năm 2016 với tổng 81 cán bộ, viên chức.
Bảng 2.1. Bảng thống kê nhân sự của VP Viện Hàn lâm năm 2017
STT ĐỐI TƯỢNG SỐ LƯỢNG (người) TỶ LỆ (%)
1 Làm việc gián tiếp 3 3.7%
2 Làm việc trực tiếp 78 96.3%
Tổng 81 100%
(Nguồn:Văn phòng)
Qua bảng số liệu cho thấy, tỷ lệ cán bộ, công viên chức tham gia làm việc trực tiếp và gián tiếp có sự chênh lệch lớn. Nguyên nhân của sự chênh lệch này là do đặc thù công việc của VP là cơng tác hành chính, do vậy ln
26
phải thường trực tại cơ quan để có thể nắm bắt được tình hình hoạt động từ đó thu thập, tổng hợp thơng tin và tham mưu cho lãnh đạo Viện trong việc ra các quyết định.
Về trình độ đào tạo
Hiện tại, VP Viện có 81cán bộ, cơng, viên chức đã được đào tạo các kỹ năng nghề nghiệp từ hệ chính quy đến bằng nghề. Trình độ đào tạo đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp của VP được thống kê trong bảng dưới đây:
Bảng 2.2. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của VP Viện hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017
STT Học vị Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Ghi chú 1 Tiến sĩ 2 2.5% 2 Thạc sĩ 18 22.2 % 3 Cử nhân 22 27.1% 4 Lao động khác 39 48.2 % TỔNG 81 100% (Nguồn: Văn phịng)
27
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu trình độ học vấn của đội ngũ TMTH của VP Viện Hàn lâm KHXH
Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy, hầu hết đội ngũ cán bộ, công viên chức làm công tác tham mưu của VP Viện Hàn lâm KHXH đều được đào tạo nghề hoặc đào tạo chính quy. Trong đó, đội ngũ có trình độ trên đại học chiếm tỷ lệ gần 25%, trình độ đại học 27% và các trình độ lao động khác 48,2%. Nguyên nhân là do lãnh đạo Viện rất chú trọng vào yếu tố đầu vào của nguồn nhân lực, các yêu cầu về trình độ của người làm cơng tác VP tùy vào từng vị trí sẽ có u cầu khác nhau. Lãnh đạo cũng hết sức tạo điều kiện để các cán bộ, công chức tham gia các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Cơ cấu nhân lực theo giới tính
Bảng 2.3. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam năm 2017
Giới tính Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Nam 38 47%
Nữ 43 53%
Tổng 81 100%
(Nguồn: Văn phòng)
Với cơ cấu tổ chức gồm nhiều phịng, có những phịng chỉ có cán bộ nữ như phịng y tế, phịng lưu trữ, lễ tân...và có những phịng chỉ có người lao động là nam như phịng cơ sở vật chất, phòng xe, phịng bảo vệ...Đây là lí do giữa đội ngũ người lao động nam và nữ có sự chênh lệch khơng đáng kể. Tuy nhiên, nếu tuyển dụng lao động nữ sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề về thai sản, sức khỏe dễ dẫn đến tình trạng chuyển giao cơng việc gặp nhiều khó khăn, thậm chí khối lượng cơng việc bị tồn động. Do đó, với cơ cấu nhân lực có tỷ trọng nhân sự nam lớn hơn được xem là một thuận lợi cho VP trong tổ chức hoạt động và bố trí sắp xếp nhân lực, mang lại mơi trường làm việc năng động cho đội ngũ cán bộ, công chức đang công tác Viện.
28
Cơ cấu lao động theo tuổi
Bảng 2.4. Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi của VP Viện hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017
Đội tuổi Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Dưới 30 14 17.3 Từ 30 – 40 36 44.4 Từ 40 –50 21 26 Trên 50 10 12.4 Tổng 81 100% (Nguồn: Văn phịng)
Thơng qua bảng số liệu, ta thấy tỷ lệ nhân sự theo nhóm tuổi tại VP Viện đã phản ánh đúng lĩnh vực hoạt động của VP. Với tỷ lệ lao động trong độ tuổi từ 30 đến 40 tuổi chiếm tỷ lệ cao nhất (chiếm 44.4%), đây là đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và có tính ổn định hơn trong cơng việc. Trong khi đó nhân sự trong độ tuổi trên 50 tuổi chiếm tỷ lệ thấp nhất (12.4%) đây hầu hết là những người làm chức vụ quản lý cấp cao, sắp nghỉ hưu. Với đội ngũ nhân sự trẻ, có trình độ chun mơn, nghiệp vụ sẽ giúp cho VP nói riêng, tồn Viện nói chung ngày càng phát triển. Tuy nhiên, tỷ lệ nhân sự trên 50 tuổi mặc dù chiếm tỷ lệ thấp nhất (12.4%) nhưng đây vẫn là con số lớn. Do đó, lãnh đạo Viện cần có giải pháp phù hợp để trẻ hóa đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp để hướng tới mục tiêu lâu dài của cơ quan.
2.3.1.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng
Cán bộ là nhân tố đóng vai trị quan trọng trong cơng tác tham mưu, tổng hợp ở các cơ quan. Việc đào tạo đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là vơ cùng cần thiết. Trình độ của cán bộ cơng tác tham mưu, tổng hợp có tác động trực tiếp đến cách thức tổ chức, quản lý công tác này của cơ quan.
29
Nhận thức được điều này VP Viện Hàn lâm KHXH thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm mục đích trang bị và nâng cao kiến thức, năng lực quản lý, kỹ năng điều hành và thực thi nhiệm vụ cho đội ngũ cán bộ, CC,VC VP; xây dựng đội ngũ làm công tác VP chuyên nghiệp, có phẩm chất tốt và đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ phục vụ Viện; Xây dựng nguồn nhân lực có trình độ chun mơn, nghiệp vụ, có năng lực