2.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
2.1.2.3 .Cơ cấu tổ chức
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Trước hết, Cán bộ, công chức VP cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp trong các nhiệm vụ được lãnh đạo Viện giao phó. Qua phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, cơng chức đang công tác tại VP Viện Hàn lâm KHXH, đa số đều cho rằng công tác tham mưu, tổng hợp vô cùng quan trọng. Điều này phần nào khẳng định, đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp đã có cái nhìn đúng đắn về chun mơn, nghiệp vụ và xem đây là nhiệm vụ mấu chốt trong công tác VP.
Thứ hai: Công tác tham mưu, tổng hợp của VP đã đáp ứng được những
yêu cầu, nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp và được lãnh đạo Viện ghi nhận. Các nội dung mà VP tham mưu, tổng hợp luôn đảm bảo đúng với các quy định của pháp luật, các VB hướng dẫn của các Bộ, ngành và của Viện. Các giải pháp, kiến nghị mà lãnh đạo tham mưu cho lãnh đạo Viện về cơ sở vật chất, công tác lưu trữ…bám sát với thực tiễn công việc và điều kiện thực tế của cơ quan, do đó có tính khả thi cao. Các thơng tin VP thu thập, tổng hợp và cung cấp đáp ứng được tính chính xác, đầy đủ và kịp thời. Điều này đã giúp cho việc giải quyết những phát sinh không mong muốn được lãnh đạo nắm bắt và xử lý nhanh chóng.
Thứ ba, Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán
bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp được đẩy mạnh, thực hiện theo các chương trình đào tạo cán bộ do nhà nước quy định. Trình độ, năng lực của đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp không ngừng được nâng cao, đáp ứng yêu cầu ngày càng khó của cơng việc.
62
Thứ tư, Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho cơng tác tham mưu, tổng
hợp cũng được chú ý hơn, nhất là đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ cụ thể đầu tư cho việc quản lý VB đi và đến, cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Thứ năm, VP đã tham mưu, phục vụ cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của lãnh đạo Viện giao phó, thực hiện tốt cơng tác tham mưu, tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo Viện kịp thời, hiệu quả, Trong năm 2016, khơng có cán bộ VP nào vi phạm ký luật, vi phạm quy chế của Viện.
Thứ sáu, Tham mưu giúp lãnh đạo Viện xây dựng và triển khai chương trình công tác, đồng thời giúp lãnh đạo Viện kiểm tra, đơn đốc các phịng, ban, đơn vị trực thuộc Viện thực hiện, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được giao. Kế hoạch công tác năm có sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng đối với các đơn vị, giúp công việc được thống nhất, không bị chồng chéo.
Thứ bảy, Tham mưu tổ chức tốt các cuộc hội họp của Viện, vẫn cịn tình trạng các cuộc họp bị chồng chéo về mặt thời gian nhưng VP đã kịp thời sắp xếp để các cuộc họp được diễn ra đúng dự kiến, không ảnh hưởng đến công việc.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục:
Chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình cơng tác chưa cao. Chất lượng tham mưu xây dựng chương trình cơng tác vẫn cịn mặt cịn hạn chế. Chương trình cơng tác q, chương trình cơng tác tháng, lịch cơng tác tuần tính ổn định thấp, sau khi xây dựng còn phải thay đổi, bổ sung nhiều mới thực hiện được. Lịch làm việc không dự
63
đốn hết được những cơng việc phát sinh, nhất là theo yêu cầu của Chính Phủ, gây bị động cho các đơn vị trực thuộc. Hơn nữa, Kế hoạch công tác năm ban hành muộn ( Tính đến hết tháng 3, Viện Hàn lâm vân chưa ban hành Kế hoạch Công tác năm 2017).
Một số thông tin chưa được cập nhật một cách đầy đủ có hệ thống để cung cấp thường xuyên cho lãnh đạo Viện. Sản phẩm cơng tác thơng tin cịn đơn điệu, chủ yếu là các báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định (chưa có bản tin tháng, tuần, ngày). Nội dung thơng tin chưa thật phong phú, có việc chưa kịp thời; thông tin chủ yếu theo chiều thuận mà chưa thu thập xử lý thông tin theo chiều ngược.
Về cơng tác tham mưu quản lý tài chính, tài sản của đảng một số việc cịn thụ động, chưa thật sự chủ động, linh hoạt, có việc cịn chậm trễ chưa đảm bảo về mặt thời gian. Công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài chính, tài sản đối với cấp dưới và các đơn vị trực thuộc tuy đã được quan tâm thực hiện nhiều hơn nhưng chưa thường xun.
Cơng tác báo cáo, tổng hợp có lúc cịn chậm tiến độ, chất lượng chưa đảm bảo (báo cáo còn chung chung, phản ảnh chưa sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất); cơng tác phục vụ cịn thiếu kinh nghiệm; xử lý tình huống có lúc thiếu linh hoạt.
Hiện tại vẫn chưa có VB quy định cụ thể về cơng tác tham mưu, tổng hợp. Việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra thực hiện các chế độ, quy định về cơng tác tham mưu, tổng hợp tuy có được tăng cường nhưng vẫn còn rất hạn chế.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu áp dụng vào công tác văn thư, cơng tác lưu trữ cịn chậm và có giai đoạn đã khơng ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác lưu trữ mà chỉ thực hiện bằng phương pháp thủ công truyền thống nên rất khó khăn trong cơng tác tra tìm khai thác tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ tài liệu điện tử và cơng tác số hóa chưa được thực hiện.
64
Công tác bảo quản tài liệu chưa thực sự tốt, cụ thể, vẫn cịn tình trạng tài liệu chất đống ở kho, chưa được chỉnh lý và đưa vào phục vụ khai thác, sử dụng. Cơng tác tổ chức khai thác tài liệu vẫn cịn thủ công, cụ thể là bằng thẻ viết tay, gây khó khăn cho cho việc phục vụ tra tìm, sử dụng hiệu quả.
Một số cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp chưa nắm rõ những yêu cầu tham mưu trong từng nội dung công việc. Hơn nữa do cơng việc mang tính kế thừa trên những thành tựu đã có nên khả năng phát huy chưa phát triển triệt để, chưa có nhiều ý kiến mới, sáng tạo.
3.1.3. Nguyên nhân
- Chưa tranh thủ được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Viện. Mặc dù được lãnh đạo quan tâm sâu sắc, song trong một số trường hợp, các chuyên viên vẫn chưa thực sự nắm bắt được hết những ý kiến chỉ đạo của cấp trên, khiến cho công việc không chủ động.
- Phối hợp trong công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cơng tác của các đơn vị chưa thật đồng bộ, chặt chẽ; đôi khi cùng một lúc tổ chức quá nhiều các cuộc họp ở các cơ quan khác nhau, gây khó khăn cho các đơn vị trực thuộc.
- Công tác tham mưu, tổng hợp là hết sức phức tạp, khó khăn trong khi
yêu cầu của lãnh đạo Viện đặt ra thường cao. Thêm vào đó công tác này thường bị động do phải huy động lực lượng và thời gian để giải quyết các nhiệm vụ đột xuất theo yêu cầu công việc;
- Chất lượng thông tin, báo cáo của các cơ quan, đơn vị trong Viện chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra, việc chấp hành chế độ thông tin báo cáo chưa nghiêm cả ở phạm vi Viện và Phòng.
- Lực lượng chuyên viên làm các công việc liên quan đến công tác thơng tin tổng hợp cịn thiếu; sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong
65
việc thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp chưa đạt yêu cầu; phương pháp thu thập thông tin chưa thật sự khoa học.
- Năng lực cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp không đồng đều và chưa tương xứng với yêu cầu, nhiệm vụ được giao; mặt khác một số các cán bộ chưa chủ động, sáng tạo, nhạy bén trong cơng tác.
- Chưa có quy chế, quy trình, quy định phối hợp rõ ràng, cụ thể giữa văn phòng với các với các cơ quan liên quan, nhất là Quy chế phối hợp công tác.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm việc ở VP còn hạn chế.Việc đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động của các văn phịng cịn hạn chế; hệ thống máy tính cũ kỹ, trang thiết bị không đồng bộ cũng phần nào ảnh hưởng đến năng suất làm việc của cán bộ, cơng viên chức.
- Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao về công tác tham mưu, tổng hợp ở các văn phịng . Cán bộ làm cơng tác tham mưu, tổng hợp ln phải ở trong tình trạng áp lực công việc lớn, khối lượng công việc nhiều, chất lượng công việc phải giải quyết địi hỏi độ chính xác và khái qt rất cao, nhưng chế độ, chính sách đãi ngộ, phương tiện, điều kiện làm việc vẫn giống như các bộ phận công tác khác, do đó chưa khuyến khích, thu hút được nguồn nhân lực có chất lượng cao, cán bộ giỏi về làm cơng tác tham mưu, tổng hợp.