2.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
2.4.Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp
2.1.2.3 .Cơ cấu tổ chức
2.4.Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp
Kiểm tra, đánh giá là hoạt động vô cùng quan trọng và diễn ra thường xuyên đối với các mặt hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH chứ không phải riêng công tác tham mưu, tổng hợp. Đây là một trong những nội dung được lãnh đạo đặc biệt quan tâm, có như vậy mới kịp thời nắm bắt tình hình và có những giải pháp kịp thời và hiệu quả nhất.
Hiện tại, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn đang đánh giá tiêu các tiêu chí tại Quy định về tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua ban hành kèm theo Quyết định số 1009/QĐ-VP ngay 15 tháng 5 năm 2015 của Chánh VP.
Có 2 hình thức đánh giá chất lượng cơng tác tham mưu tổng hợp bao gồm tự đánh giá và lãnh đạo đánh giá. Cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp sẽ tự đánh giá theo thang điểm và xếp loại mình trong lĩnh vực cơng tác. Sau đó, lãnh đạo đơn vị sẽ là người tổng hợp, đánh giá lại và lập báo cáo gửi lãnh đạo Viện phê duyệt. Dựa vào báo cáo tổng hợp, lãnh đạo Viện sẽ xem xét và có quyết định khen thưởng các cá nhân có thành tích xuất sắc.
Các nội dung đánh giá: Đối với công tác tham mưu, tổng hợp việc kiểm tra đánh giá dựa trên một số tiêu chí: sự kịp thời, phù hợp của các giải pháp đưa ra, sự đầy đủ, chính xác của thông tin khi tổng hợp và cung cấp.
Các tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua theo quý bao gồm 4 tiêu chí: - Tiêu chí 1: Thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao. Nội dung cụ thể của tiêu chí này là kết quả tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, chất lượng, số lượng, tiến độ hồn thành các nhiệm vụ về chun mơn nghiệp vụ được giao trong quý.
- Tiêu chí 2. Thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước;Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống
56
tham những, kỷ cương, kỷ luật của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; Chấp hành đúng nội quy, quy chế của Viện, phịng chống các tệ nạn
- Tiêu chí 3. Tham gia xây dựng tổ chức Đảng, Đoàn thể quần chúng trong sạch, vững mạnh, tập thể đoàn kết tốt. Đạo đức, tác phong, tinh thần học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Cụ thể: Thực hiện quy định văn minh công sở, phong cách và thái độ làm việc; tinh thần học hỏi, giúp đỡ đồng nghiệp…
- Tiêu chí 4. Tích cự tham gia các phong trào văn nghệ, thể thao, hoạt động nhân đạo, tù thiện.
Chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của VP được thể hiện thông qua các kế hoạch, các chương trình cơng tác, các đề xuất với lãnh đạo. Các giải pháp mang tính khả thi, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao chứng minh rằng chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tốt. Ngược lại, các giải pháp, ý kiến VP đưa ra xa rời thực tế, vượt quá khả năng của Viện hay những kế hoạch trình lãnh đạo được hướng dẫn sửa đổi nhưng vẫn mắc sai lầm chứng tỏ công tác này chưa đạt chất lượng. Qua thực tế tại cơ quan, công tác tham mưu, tổng hợp của VP được lãnh đạo đánh giá cao và tin tưởng giao nhiều nhiệm vụ quan trọng. Trong các cuộc họp, lãnh đạo Viện cũng có những sự động viên, khích lệ để đội ngũ làm cơng tác tham mưu, tổng hợp có thể hồn thành tốt hơn nữa những nhiệm vụ mà lãnh đạo Viện giao phó.
Quy trình kiểm tra, đánh giá bao gồm 3 giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị đánh giá
Bước 1. Chủ tịch Viện ra quyết định về việc tổ chức, kiểm tra đánh giá thực hiện cơng việc, các phịng , ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Viện có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu có liên quan để phục vụ kiểm tra, đánh giá:
57
- Phiếu tự đánh giá của cán bộ, công viên chức và báo cáo đánh giá đơn vị ở kì trước. Đây là cơ sở để so sánh chất lượng hồn thành cơng việc của đội ngũ làm cơng tác tham mưu, tổng hợp ở kì trước và kì sau.
- Nội quy lao động - Quy trình đánh giá
- Phiếu tự đánh giá của cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp Bước 2. Lựa chọn và đào tạo người kiểm tra, đánh giá
Để quá trình kiểm tra, đánh giá diễn ra đúng quy trình, đảm bảo sự cơng bằng, minh bạch cần có lực lượng kiểm tra vững về chuyên môn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp. Lãnh đạo Viện luôn chú trọng đến chất lượng cơng việc chung của tồn Viện chứ không riêng công tác Vp cụ thể là công tác tham mưu, tổng hợp. Viện đã tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn về kiểm tra, đánh giá để giúp công tác này được tốt hơn. Lãnh đạo Viện giao cho trưởng các phòng, ban, đơn vị trực tiếp giám sát, kiểm tra và đánh giá chất lượng thực hiện công việc trong đơn vị mình. Sở dĩ giao cho lãnh đạo các đơn vị kiểm tra, đánh giá là hồn tồn hợp lý, vì họ là những người trực tiếp giao việc và theo sát q trình thực hiện cơng việc, do đó họ sẽ nắm được những ưu, nhược điểm trong suốt q trình từ đó có cách đánh giá khách quan và sát thực tế. Tham mưu, tổng hợp là một trong hai nhóm chức năng cơ bản của VP theo đó, Chánh VP sẽ là người kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác này và tổng hợp, báo cáo lên Chủ tịch Viện.
Bước 3. Xây dựng và thỏa thuận về các tiêu chuẩn đánh giá
VP được lãnh đạo Viện giao xây dựng các tiêu chí đánh giá: bao gồm một số nội dung cơ bản sau: Thực hiện công việc được giao; Chấp hành chủ trường, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ; đạo đức lối sống.
58
Khi thực hiện công việc này cần phải dự trù những phát sinh khơng mong muốn và có hệ thống phương án thay thế. Thời gian đánh giá là 10 ngày bao gồm thời chuẩn bị, thời gian thực hiện và thời gian tổng kết, báo cáo.
Giai đoạn thực hiện đánh giá
Bước 1. Thơng báo về chương trình kiểm tra, đánh giá
Đây là công việc quan trọng, giúp cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp có thể nhớ lại những ưu điểm, hạn chế trong suốt kỳ đánh giá. Thông báo bao gồm thời gian, phương pháp đánh giá để các phịng có thời gian chuẩn bị viết báo cáo về cơng việc mình thực hiện.
Bước 2. Các tập thể, cá nhân tự đánh giá
Định kỳ hàng quý, các Phòng, trung tâm thuộc VP tổ chức tự chấm điểm, đánh giá, xếp loại thi đua đối với tập thể và từng cá nhân thuộc đơn vị mình. Kết quả đánh giá được báo cáo bằng văn bản về Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng VP (Phòng Tổ chức-Hành chính) trước ngày 10 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
Cán bộ, công chức tự đánh giá theo mẫu đánh giá mà phòng cung cấp và nộp lại cho trưởng phòng. Mẫu đánh giá gồm 100 điểm, cán bộ, đánh giá và tự xếp loại. Đối với người đứng đầu các Phòng, Trung tâm thuộc VP chịu trách nhiệm tổ chức chấm điểm, đánh giá và xếp loại thi đua theo quý đối với cấp Phó, viên chức và người lao động thuộc quyền quản lý, đồng thời phải tự đánh giá, xếp loại trước tập thể, tiếp thu ý kiến đóng góp của tập thể. Việc đánh giá, xếp loại của trưởng các Phòng, đơn vị do Chánh VP quyết định trên cơ sở ý kiến đề xuất của Hội đồng Thi đua Khen thưởng VP.
(Mẫu phiếu tự đánh giá xem tại Phụ lục 05)
Bước 3. Tổng hợp và nộp cho trưởng phòng.
Đối với VP Viện Hàn lâm KHXH, cơ cấu tổ chức bao gồm nhiều phòng, bộ phận, dó đó các trưởng phịng, bộ phận sẽ là người đánh giá lại
59
mức độ trung thực, chính xác sau đó tổng hợp và trình Chánh VP quyết định trước ngày 15 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Căn cứ vào kết quả xếp loại thi đua của tập thể, cá nhân thuộc VP và ý kiến đánh giá của Hội đồng Thi đua Khen thưởng VP, Chánh VP quyết định phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại thi đua theo quý đối với các tập thể, cá nhân, thuộc VP. Nếu xét thấy cần thiết Chánh VP sẽ yêu cầu chấm điểm lại, đánh giá và xếp loại lại đối với các tập thể, cá nhân thuộc VP.
Việc kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp được diễn ra minh bạch, công bằng và thẳng thắn chỉ ra những khuyết điểm. Kiểm tra đánh giá đã góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp từ đó nâng cao chất lượng cơng tác này.
Bước 4. Xác nhận kết quả và công bố kết quả
Sau khi lãnh đạo Viện đánh giá lần cuối và gửi trả các phòng, ban trưởng các phịng, ban có trách nhiệm thơng báo kết quả đến nhân viên của phịng mình. Nếu cán bộ,cơng chức nào khơng đồng ý với kết quả đó trưởng phịng sẽ phải ghi rõ để có những phản hồi trong giai đoạn tổng kết.
Giai đoạn tổng kết
Giai đoạn này được thực hiện nhằm mục đích tổng kết và đúc rút lại những kinh nghiệm, hạn chế cịn tồn tại trong q trình hoạt động. Sự khơng đồng tình của cán bộ, cơng chưc cũng được phản ánh tại hội nghị này. Những ý kiến của đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp sẽ được Chánh VP báo cáo với hội nghị và xin ý kiến phản hồi từ phía lãnh đạo Viện.
60
Bảng 2.6. Bảng kết quả xếp loại của cá nhân
Stt Kết quả đánh giá, xếp loại Cá nhân xếp loại Đơn vị tự xếp loại Hội đồng TĐKT xếp loại 1 Hoàn thành xuất sắc 2 Hoàn thành tốt 3 Hoàn thành nhiệm vụ 4 Chưa hoàn thành nhiệm vụ
Bảng 2.7. Bảng tổng hợp đánh giá mức độ hồn thành cơng việc theo q của VP
Stt Họ tên Cá nhân tự đánh giá TP đánh giá
1 Nguyễn Thị Loan Xuất sắc Xuất sắc
2 Văn Thị Mai Hoa Xuất sắc Tốt
3 Trần Anh Thư Tốt Tốt
(Nguồn: Văn phòng)
Tiểu kết chương 2: Với sự cố gắng, đoàn kết và không ngừng bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Viện hàn lâm nói chung và VP nói riêng đã đạt được nhiều thành tích đáng ghi nhận. Đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp luôn được lãnh đạo Viện quan tâm và tạo điều kiện để phát triển. Công tác, tham mưu tổng hợp của VP đa dạng về nội dung và hình thức, chất lượng cũng ngày càng được nâng cao, đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo Viện, góp phần giúp lãnh đạo Viện thực hiện tốt chức năng quản lý điều hành của mình. Để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp lãnh đạo đặc biệt chú trọng đến việc kiểm tra, đánh giá. Mặc dù vẫn cịn nhiều khó khăn, song đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp với sự sáng tạo, nhiệt tình và chun mơn cao đã ln hồn thành nhiệm vụ và nhận được sự tin tưởng của lãnh đạo.
61
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG VIỆN HÀN LÂM KHXH