2.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
2.1.2.3 .Cơ cấu tổ chức
2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm
2.3.2.2. Tổng hợp-Thông tin-Biên tập
Những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là sự bùng nổ của công nghệ thơng tin đã tác động tích cực đến mọi mặt của đời sống xã hội, kinh tế, chính trị...tạo ra sự phát triển vượt bậc chưa từng có trong lịch sử. Trong một môi trường như vậy, để làm tốt vai trị của mình cũng như nhằm phát triển các công tác tác nghiệp theo kịp với đà phát triển của xã hội, Viện Hàn lâm đã sự quan tâm sâu sát đến cơng tác VP nhờ đó cơng tác tổng hợp, thông tin của VP tiếp tục đạt được những thành quả đáng khích lệ. Năng lực tham mưu, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Viện Hàn lâm đã ngày càng được nâng cao. Công tác tổng hợp, xây dựng và giám sát kết quả thực hiện kế hoạch công tác năm 2016 của Viện Hàn lâm đã được VP thực hiện sâu sát, từng bước hoạt động này đi vào nề nếp, góp phần tăng cường kỷ luật và kỷ cương hành chính. Đồng thời, Vp tiếp tục làm tốt vai trò là đơn vị tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Viện Hàn lâm trong tổ chức triển khai một số thỏa thuận hợp tác giữa Viện Hàn lâm với một số cơ quan, bộ, ngành. Chất lượng công tác thông tin, biên tập, tham mưu giúp việc Lãnh đạo viện trong việc tiếp xúc, phát ngơn trước
45
báo chí cũng từng bước khẳng định, góp phần quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm với bạn bè trong nước và quốc tế.
Thông tin mà VP tổng hợp để tham mưu cho lãnh đạo Viện thông qua 4 con đường chủ yếu: Thông qua các cuộc họp, thông qua gặp gỡ trao đổi trực tiếp, thông qua các VB và thông qua các phương tiện công nghệ thông tin.
- Hoạt động hội họp ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam bao gồm họp giao ban theo định kì và các cuộc họp khác có kế hoạch hoặc đột xuất. Đây là hoạt động được sử dụng thường xuyên Viện Hàn lâm và được xem là một trong những kênh thơng tin chính xác. Mặc dù có nhiều hình thức họp, nhưng phổ biến nhất là các cuộc họp giao ban để rà soát, đánh giá tiến độ, chất lượng thực hiện các nhiệm vụ được giao và các khó khăn, vướng mắc khi thực thi cơng việc đồng thời phân công các nhiệm vụ trong thời gian tới. Họp giao việc đột xuất sau khi lãnh đạo đi họp, đi công tác về và phát sinh nhiệm vụ cần phân công giải quyết. Thông qua các cuộc họp, đội ngũ làm công tác VP sẽ thu thập các thông tin cần thiết để làm cơ sở cho việc tham mưu, góp ý kiến với lãnh đạo Viện trong các nhiệm vụ được giao hoặc được phân công phối hợp với các đơn vị khác thuộc Viện.
- Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp là hoạt động được trao đổi thông qua lãnh đạo nhằm trao đổi trực tiếp sâu sắc hơn về các vấn đề được bàn tới nhằm thực hiện công việc một cách hiệu quả, hoặc bàn về các công việc.
- Thông qua các VB: Đây được xem là nguồn thông tin phổ biến nhất Viện Hàn lâm, thông qua các VB như kế hoạch, quyết định, hướng dẫn... lãnh đạo Viện sẽ có sự chỉ đạo, phân cơng nhiệm vụ cho cấp dưới, trong đó có VP. Ngược lại, căn cứ vào các nội dung trong VB, bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp sẽ tiến hành thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp cho lãnh đạo Viện về tiến trình, kết quả đạt được của nhiệm vụ, từ đó đóng góp ý kiến để các nhiệm vụ sau được hồn thành tốt hơn.
46
- Thơng qua các phương tiện công nghệ thông tin: Tại VP Viện, các thiết bị công nghệ thông tin bao gồm: Máy tính, điện thoại bàn, máy photo, máy in...thơng qua các thiết bị này, các thông tin sẽ được chuyển đi một cách nhanh chóng, giúp cơng việc được giải quyết kịp thời, tiết kiệm thời gian.