2.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
2.1.2.3 .Cơ cấu tổ chức
2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm
2.3.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm
Lâm KHXH Việt Nam
2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp cơng tác Tổ chức-Hành chính
2.3.1.1.1. Tham mưu xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch cơng tác
Việc tham mưu, xây dựng chương trình cơng tác được xác định là nhiệm vụ quan trọng của VP. VP đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, các ban, trung tâm thuộc Viện lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nội dung mà lãnh đạo Viên giao phó.
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đảm bảo tính thống nhất trong cơng tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Viện trong tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2017; Đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng và phối hợp chặt chẽ đồng bộ giữa các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện; Điều tiết và sử dụng một cách hiệu quả nguồn nhân lực để có thể thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ công tác năm của Viện. ; Phát huy tính chủ động, linh hoạt, sẵn sàng ứng phó với những biến động phát sinh trong quá trình
31
triển khai thực hiện các nhiệm vụ…Tuy nhiên, tính đến hết tháng 3/2017 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn chưa ban hành Kế hoạch công tác năm 2017.
Kế hoạch công tác năm 2016 được cụ thể hóa bằng Quyết định số 412/QĐ-KHXH ngày 18/3/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2016 của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.Với mục tiêu đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất của lãnh đạo Viện trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác; đảm bảo bám sát các mục tiêu và phương hướng lớn, gắn với quy hoạch định hướng phát triển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; đảm bảo sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, sự phối hợp chặt, đồng bộ giữa các đơn vị giúp việc Viện trong quá trình triển khai các nhiệm vụ thường xuyên.
VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong ban hành kế hoạch công tác năm 2016 với các lĩnh vực thuộc chuyên mơn, nghiệp vụ của mình. Theo đó, nhiệm vụ mà đội ngũ tham mưu, tổng hợp của VP được phân công trong kế hoạch công tác năm 2016 của Viện là:
- Thực hiện công tác hành chính-Văn thư của Viện Hàn lâm - Tổng hợp, xây dựng kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm
- Giúp việc lãnh đạo Viện trong theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo tiến độ
- Tham mưu, giúp việc lãnh đạo Viện tại trong kiểm tra, giám sát việc chấp hành kỷ luật lao động và kỷ cương hành chính
- Thẩm định VB về mặt pháp lý đối với các dự thảo vb quản lý của Viện trước khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành; tổng hợp đóng góp ý kiến cho dự thảo các vb quy phạm pháp luật do các cơ quan bộ ngành gửi đến Viện;
- Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT tiếp tục triển khai ứng dụng phần mềm quản lý vb và điều hành tác nghiệp giai đoạn 2;
32
- Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại VP Viện;
- Kiểm tra, theo dõi, tiến hành bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa đảm bảo sự vận hành an toàn, ổn định của hệ thống trang thiết bị kỹ thuật do VP quản lý;
- Đảm bảo công tác lễ tân phục vụ các hoạt động thường xuyên và các sự kiện lớn trong năm của Viện;
- Mua thuốc và dụng cụ y tế, thực hiện cơng tác vệ sinh phịng bệnh, khám chữa bệnh cho các cán bộ, cc, vc và người lao động của Viện;
- Phối hợp với ban chỉ huy quân sự, phòng cháy chữa cháy xây dựng và ban hành kế hoạch về cơng tác qn sự-phịng cháy chữa cháy.
Từ các nhiệm vụ được phân công trong Kế hoạch công tác năm của Viện, để có thể thực hiện đầy đủ, hiệu các nội dung, Chánh VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 316/QĐ-VP ngày 01 tháng 3 năm 2016 về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2016 của VP để cụ thể hóa các nhiệm vụ cơng tác năm thuộc chuyên môn, nghiệp vụ của VP. Đồng thời làm cơ sở để tổng hợp, tham mưu ban hành kế hoạch năm 2017 đối với các nội dung thuộc lĩnh vực VP quản lý. Theo đó, nhiệm vụ của các phịng, đơn vị, trung tâm thuộc VP bao gồm:
- Hoàn thiện hệ thống VB quản lý của VP theo hướng đồng bộ, nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý; tham mưu giúp việc Chủ tịch Viện trong cơng tác cải cách hành chính Viện Hàn lâm KHXH.
- Tổ chức triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại VP Viện;
- Tăng cường ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ trong tâm là khai thác, sử dụng có hiệu quả các tính năng của phần mềm quản lý vb và điều hành tác nghiệp. Chủ động tham mưu, đề xuất với lãnh đạo lộ trình và giải pháp ứng dụng tính năng điều hành tác nghiệp trong công tác chỉ đạo, điều hành Viện.
33
- Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật; công tác ý tế, lễ tân, phòng cháy chữa cháy tại cơ quan để đảm bảo cho hoạt động của đơn vị, cơ quan.
Nhằm đảm bảo cho các nhiệm vụ công tác được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra, định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm lãnh đạo các đơn vị thuộc VP chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện Kế hoạch cơng tác của đơn vị mình trên cơ sở bám sát kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Tại các cuộc họp giao ban của VP, lãnh đạo VP sẽ báo cáo việc tổ chức triển khai thực hiện và kết quả các nhiệm vụ theo đúng Kế hoạch công tác năm. Định kỳ hàng quý (03 tháng/lần) lãnh đạo VP sẽ tổ chức đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch công tác năm 2016 của các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện. Kết quả kiểm tra đánh giá kỳ đối với tiến độ và chất lượng thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2017 của đơn vị sẽ là căn cứ quan trọng phục vụ công tác thi đua, khen thưởng cuối năm của VP Viện.
Nhìn chung, Kế hoạch và các nội dung trong Kế hoạch công tác của VP được đánh giá tốt khi có sự phân cơng cụ thể, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ. Điều này giúp cho công việc không bị chồng chéo và đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, đây là cơ sở để VP có thể tổng hợp, tham mưu các nội dung công tác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ trong năm 2017.
2.3.1.1.2. Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động
Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả cần phải xây dựng và áp dụng hệ thống các nội quy, quy chế vào hoạt động. Việc áp dụng nội quy quy chế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Nhờ có các nội quy, quy chế cán bộ, cơng chức làm việc thống nhất, tuân thủ đúng các quy tắc về thời gian, quy trình. Lãnh đạo có cơ sở để kiểm tra, đánh giá dễ dàng và chính xác hơn. Thực hiện chức năng của mình, trong những năm qua, VP đã tham mưu cho lãnh đạo Viện
34
ban hành nhiều nội quy, quy chế bao gồm: Nội quy ra vào cơ quan; Nội quy phòng cháy chữa cháy; Nội quy sử dụng xe công; Quy chế làm việc…
Các quy chế sau khi ban hành đã góp phần giúp hoạt động của Viện đi vào nề nếp, giúp cán bộ thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ tốt hơn. Để tham mưu, ban hành được các quy chế phù hợp VP đã tổng hợp những ý kiến, đề xuất của các cán bộ, cơng chức sau đó trình lãnh đạo xem xét. Căn cứ vào mức độ phù hợp, điều kiện khách quan của Viện, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Viện sẽ đưa ra kết luận chung nhất.
Trong quá trình tổng hợp, tham mưu lãnh đạo Viện ban hành các quy chế, nội quy, đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp của Vp luôn xác định các căn cứ, quy định của pháp luật, cơ quan cấp trên và thực tiễn cơ quan để tham mưu vừa hợp lý vừa hợp pháp. Biết thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, ln có sự học hỏi những tiến bộ trong các quy chế, nội quy của các cơ quan, tổ chức khác để giúp Viện ngày càng phát triển. Trước khi trình lãnh đạo ký, VP ln xây dựng bản thảo, tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp sau đó sửa đổi và bổ sung trước khi trình lãnh đạo Viện. Điều này cho thấy, VP ln chú trọng đến tính chính xác, cẩn thận trong cơng tác này.
Quy trình xây dựng nội quy, quy chế:
- Bước 1: Thu thập thông tin: Từ các VB Quy phạm pháp luật, các vb của Chính phủ, các Bộ ngành liên quan và từ thực tế cơ quan.
- Bước 2. Xử lý thông tin: Dự thảo nội quy, quy chế - Bước 3. Lấy ý kiến đóng góp
- Bước 4. Hồn thiện, trình lãnh đạo ký
- Bước 5. Tổ chức thực hiện nội quy, quy chế
Sau khi ban hành, VP có trách nhiệm giám sát thực hiện quy trình thực hiện, nếu phát hiện sai phạm sẽ tiến hành ky luật theo quy định.
35
Việc ban hành nội quy, quy chế góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên từ đó nâng cao chất lượng hoạt động. Hơn thế nữa cịn tạo ra nét văn hóa riêng của Viện mà khơng cơ quan nào có được. Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động của Viện đã giúp VP khẳng định sự đa dạng trong tầm nhìn cũng như chun mơn, nghiệp vụ của mình trong hoạt động chung của cơ quan.
2.3.1.1.3. Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản
Soạn thảo và ban hành VB là khâu quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý, từ việc ban hành chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác đến chỉ đạo điều hành thực hiện công việc đều phải thông qua bằng VB. Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành VB có tầm quan trọng và các u cầu của cơng tác này địi hỏi rất cao.
Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam là đơn vị tham mưu, giúp việc Chủ tịch Viện, có chức năng giúp Lãnh đạo Viện trong việc tổ chức và ban hành các VB của Viện. Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung của công tác soạn thảo, ban hành VB mà cụ thể là thẩm quyền ban hành; thể thức, thể loại VB; văn phong và quy trình ban hành VB là hết sức quan trọng và cần thiết.
Điều 9, Quy chế Văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 2316/ QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 quy định như sau :
“Các VB được ban hành Viện Hàn lâm KHXH bao gồm 3 nhóm :
- VB hành chính: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
- VB chuyên ngành: các loại VB thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo quy chế quản lý khoa học của Viện Hàn lâm.
36
- VB trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế”. [9;9]
VP cũng đã tham mưu cho lãnh đạo Viện ban hành VB quy định về công tác soạn thảo VB của cơ quan. Căn cứ theo Quy định về việc soạn thảo, ban hành văn bản quản lý của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam (ban hành kèm theo Quyết định số 2305/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH) quy trình ban hành văn bản được xác định gồm các bước sau:
Bước 1: Soạn thảo Văn bản
Căn cứ vào tính chất, nội dung của VB cần sọan thảo, Chủ tịch Viện Hàn lâm giao cho cá nhân hoặc đơn vị chủ trì soạn thảo. Đơn vị soạn thảo có trách nhiệm: Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn của vb cần soạn thảo; Thu thập tài liệu, xử lý thơng tin có liên quan; Xây dựng kế hoạch soạn thảo; Dự thảo văn bản sau khi có ý kiến của các đơn vị, tổ chức, cá nhân.
Phòng pháp chế thuộc Văn phịng có trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý dự thảo vb. Về nội dung: Sự cần thiết phải ban hành văn bản, đối tượng, phạm vi, sự điều chỉnh của dự thảo vb, sự thống nhất của VB, của việc tuân thủ các thủ tục và trình tự sọan thảo vb, sự phù hợp của nội dung với quy định của pháp luật. Kết quả thẩm định phải thể hiện bằng vb và thời hạn tối đa là 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ thẩm định.
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
- Lập đề cương
Trên cơ sở những thông tin đã thu thập, tiến hành xây dựng đề cương với các nội dung cốt yếu của VB để dễ dàng triển khai và tránh trường hợp thiếu nội dung như dự kiến ban đầu.
- Lấy ý kiến cho dự thảo: Căn cứ vào mức độ quan trọng và phạm vi áp dụng, nội dung của vấn đề, đơn vị chủ trì hoặc cá nhân dự thảo xác định
37
phạm vi lấy ý kiến dự thảo cho phù hợp. Các hình thức lấy ý kiến dự thảo Viện hàn lâm KHXH bao gồm: Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị và kết quả thẩm định pháp lý, đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo nghiên cứu, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo vb. Nội dung nào không tiếp thu, chỉnh sửa đơn vị soạn thảo cần giải trình bằng vb gửi hồ sơ trình Chủ tịch Viện hàn lâm.
Bước 3: Trình, duyệt dự thảo
Điều 8, Quy định về việc soạn thảo, ban hành văn bản quản lý của Viện hàn lâm KHXH Việt Nam quy định về trình ký văn bản như sau:
“Đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo có trách nhiệm trình chủ tịch Viện hàn lâm ký ban hành văn bản. Hồ sơ trình ký bao gồm:
- Tờ trình về dự thảo văn bản
- Dự thảo văn bản đã hoàn thiện sau khi tiếp thu các ý kiến đóng góp và sự thẩm định của Văn phịng, phịng pháp chế
- Bản tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình việc tiếp thu hoặc không tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan
- Báo cáo thẩm định của Phòng pháp chế
- Duyệt thể thức của Văn phịng
- Tài liệu có liên quan( nếu có)”[4;3]
Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hanh
- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu”./.” trước khi trình lãnh đạo Viện hoặc Chánh Văn phòng ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu với các quy định của Viện hàn lâm và pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận vb, quyết định sửa chữa, bổ sung.
38
- Chánh Văn phịng có trách nhiệm giúp chủ tịch Viện tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở” Nơi nhận”
- Thẩm quyền ký vb:
+ Chủ tịch Viện ký các vb cá biệt, quy chế hoạt động của Viện, Quy