Hiện đại hóa Văn phịng đặc biệt trong cơng tác tham mưu, tổng hợp

2.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức

3.2.4.Hiện đại hóa Văn phịng đặc biệt trong cơng tác tham mưu, tổng hợp

2.1.2.3 .Cơ cấu tổ chức

3.2.4.Hiện đại hóa Văn phịng đặc biệt trong cơng tác tham mưu, tổng hợp

tổng hợp

- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị

+Trước hết, cần có chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, khai thác và

sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị phục vụ nhiệm vụ chuyên môn. Thành lập Ban quản lý tài sản - thiết bị, có đầy đủ hồ sơ, sổ sách thống kê, kiểm tra tài sản định kỳ hàng quý, hàng năm. Bên cạnh đó, giao trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản cho từng đơn vị; hàng tháng kiểm tra, báo cáo, sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời.

+ Khai thác các nguồn kinh phí từ dự án của nước ngồi, các chương trình mục tiêu của Chính phủ, sự hợp tác hỗ trợ của các doanh nghiệp, cân đối từ việc tiết kiệm chi để bổ sung cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ tốt cho hoạt động của Viện.

+ Nâng cao ý thức, trách nhiệm của Cán bộ, CC, VC trong việc sử dụng và giữ gìn tài sản cơng.

+Gắn thi đua của các đơn vị trong Viện với việc quản lý sử dụng cơ sở

vật chất có hiệu quả, tiết kiệm.

+ Tiếp tục tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa cơng sở; ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh cải cách hành chính, thực hiện tốt chế độ cơng chức, cơng vụ.

71

+ Đầu tư mua sắm trang thiết bị: Trang thiết bị là công cụ hỗ trợ cho hoạt động của VP, cần phải đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn cho từng lĩnh vực cụ thể. Có rất nhiều loại máy móc phù hợp với lĩnh vực cơng tác của VP như : máy cắt phong bì, máy đánh chữ điện tử, máy bóc bì VB.

+ Mở rộng diện tích Kho lưu trữ tài liệu để có thể chứa và sắp xếp, bó trí hợp lý hồ sơ, tài liệu.

- Ứng dụng CNTT vào công tác VP

Để phù hợp với sự phát triển của xã hội trong công cuộc hội nhập cũng như sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật… và quan trọng hơn nữa là đáp ứng được yêu cầu về nguồn nhân lực có trình độ, lao động trí óc của xã hội cũng như của thế giới lãnh đạo Viện cần nghiên cứu, trang bị, bổ sung, ứng dụng CNTT vào hoạt động nghiệp vụ của cơ quan

Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động VP của Viện mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in VB (thay máy chữ trước kia) và phần mềm đăng ký VB đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý VB qua mạng máy tính cịn chưa được triển khai triệt để. Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ để tham mưu, tổng hợp có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ;

Hiện nay, ứng dụng CNTT được coi là một giải pháp của cải cách hành chính nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch trong hoạt động quản lý nhà nước. Bộ Thông tin - truyền thông cho biết, Việt Nam đã đạt được bước tiến vượt bậc trong việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan Chính phủ để quan hệ và cung cấp các dịch vụ của Chính phủ cho cơng dân. Việt Nam cũng là quốc gia có 27% website của các cơ quan chính phủ đã cung cấp dịch vụ trực tuyến cho người dân. Do vậy, ứng dụng CNTT là việc làm vô cùng quan

72

trọng và cần thiết để có thể bắt kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật. Đây là vấn đề cần được lãnh đạo Viện quan tâm và đầu tư hơn nữa.

Để việc ứng dụng CNTT vào công tác VP cụ thể là công tác tham mưu, tổng hợp, cần thiết phải có những giải pháp thiết thực, cụ thể như sau:

+ Rà soát, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức Tin họ cho cán bộ, CC, VC và người lao động theo Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 14/03 của Bộ Thông tin và Truyền thông về quy định Chuẩn Kỹ năng sử dụng CNTT.

+ Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT tham mưu, giúp việc Chủ tịch Viện hàn lâm trong việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý đối với lĩnh vực ứng dụng CNTT

+ Phối hợp với Ban Kế hoạch Tài chính trong việc tham mưu, đề xuất các phương án đầu tư, mua sắm, nâng cấp các trang thiết bị tin học theo hướng tiết kiệm, đồng bộ và hiệu quả.

+ Xây dựng, hồn thiện các quy trình nghiệp vụ, chuẩn hóa các mẫu biểu hành chính nhằm tạo thuận lợi cho việc tin học hóa, đảm bảo tính nhanh chóng, thuận lợi trong hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn tại VP Viện Hàn lâm.

+ Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của công tác tham mưu, tổng hợp; thực hiện việc chuyển văn bản, thông tin giữa các phòng, ban, đơn vị cơ quan, đơn vị qua hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp và Trang thông tin điện tử của Viện. Duy trì và phát triển Trang Thơng tin điện tử của cơ quan đạt hiệu quả.

- Triển khai ứng dụng ISO 9000 trong tham mưu, tổng hợp

Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước, cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 trong VP. Đây thực chất là một trong những

73

hình thức rà sốt thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm sốt được q trình giải quyết cơng việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu, tổng hợp khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện. Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện nay.

- Đổi mới cách thức, lề lối làm việc

Mặc dù nhiệm vụ chính được giao là tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Viện nhưng trong một số trường hợp VP không phải là đơn vị chủ trì mà sẽ đồng chủ trì với một số đơn vị khác. Do đó để cơng tác tham mưu, tổng hợp có hiệu quả, địi hỏi các bộ phận, đơn vị thuộc Viện, VP phải có sự hoạt động thống nhất về lề lối làm việc.

VP phải nắm chắc và chủ động tham mưu cho lãnh đạo Viện trong các lĩnh vực được phân công để ban lãnh đạo Viện giải quyết kịp thời và hiệu quả. Để làm được điều này, cần phải không ngừng trau dồi chuyên môn, nghiệp vụ và thường xuyên cập nhập sự phát triển của các phương tiện CNTT.

Thực hiện nghiêm chỉnh giờ giấc, tác phong làm việc nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, tránh việc đi muộn về sớm, không tuân thủ quy định thời gian của một số cán bộ, cơng, viên chức hiện nay gây lãng phí thời gian.

Tổ chức các chương trình tọa đàm về giờ giấc, tác phong làm việc giúp cán bộ, cơng viên chức có cơ hội đánh giá và tự đánh giá, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm với công việc.

Tăng cường thực hiện những biện pháp rèn tác phong và lề lối công tác cho đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp trong phạm vi quản lý;

74

tạo mơi trường, khuyến khích sự tự rèn luyện, kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế về tác phong, lề lối làm việc.

Tiếp tục thực hiện việc học tập và làm theo tư tưởng, tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh, lấy nội dung chính là thực hiện các quy định về chuẩn mực đạo đức, tác phong.

Tiểu kết chương 3: Từ thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, tôi đã đưa ra những nhận xét khách quan nhất về những ưu điểm, nhược điểm của cơng tác này. Từ đó xác định nguyên nhân của những thành tựu và hạn chế, đưa ra một số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp. Các giải pháp nêu trên bao gồm phía Nhà nước, phía lãnh đạo Viện và phía đội ngũ làm cơng tác tham mưu, tổng hợp. Các giải pháp được xây dựng dựa trên những nguyên nhân của hạn chế để có thể khắc phục những nhược điểm và phát huy ưu điểm, góp phần tăng tính hiệu quả trong cơng tác tham mưu, tổng hợp góp phần vào hồn thành nhiệm vụ của Vp được lãnh đạo Viện giao phó.

75

KẾT LUẬN

Là một trong hai chức năng cơ bản của VP, tham mưu, tổng hợp có vị trí và vai trị vơ cùng quan trọng. Việc khơng học hỏi hỏi, rèn luyện để nâng cao kỹ năng tham mưu, tổng hợp khơng chỉ góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự mà còn giúp cho lãnh đạo Viện quản lý và điều hành các hoạt động được tốt hơn.

Trong phạm vi đề tài, tôi đã tiến hành hệ thống hóa cơ sở lý luận về cơng tác tham mưu, tổng hợp; nêu ra thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và đưa ra một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu, tổng hợp. Báo cáo sẽ là nguồn tham khảo cho các cơng trình nghiên cứu tiếp theo, hơn thế cịn góp phần nâng cao lề lối làm việc của đội ngũ cán bộ, công viên chức đang làm việc tại VP Viện hàn lâm KHXH Việt Nam.

Theo nhận định của cá nhân tơi, để có sự chuyển biến về chất lượng cơng tác tham mưu, tổng hợp cần phải có sự tác động mạnh mẽ đến yếu tố con người bao gồm cả lãnh đạo và nhân viên vì đây là nhân tố tiên quyết đến sự thành công của tổ chức. Hơn nữa, nếu đầu tư cơ sở vật chất, thay đổi phương pháp làm việc nhưng con người lại không nhận ra tầm quan trọng của cơng việc mình đang làm thì khơng thể phát huy vai trị của các nhóm giải pháp cịn lại.

Trong suốt quá trình thực tế Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, bằng những kiến thức được trang bị tại trường cùng với cơ sở quan sát, phân tích và tổng hợp, tơi nghĩ rằng, Văn phịng Viện cần có sự đổi mới hơn nữa để có thể đáp ứng được nhiệm vụ mới đặt ra, yêu cầu ngày càng cao của công việc và đặc biệt là để xứng đáng trở thành đơn vị đi đầu trong công tác tham mưu, tổng hợp.

Mặc dù đã rất cố gắng, song do hạn chế về trình độ chun mơn cũng như thời gian thực tế tại cơ quan, báo cáo khơng tránh khỏi những sai sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cơ để hồn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn.

76

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Để hồn thành báo cáo, trong q trình nghiên cứu, tơi đã tham khảo một số tài liệu sau:

I. Các Văn bản quy phạm pháp luật

1. Nghị định số 109/102/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính Phủ Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

2. Quyết định số 19/2014/ QĐ- TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

3. Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

4. Quyết định số 2305/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Quy định soạn thảo văn bản quản lý của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

5. Quyết định số 412/QĐ-KHXH ngày 18 tháng 3 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2016 của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.

6. Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Viện.

7. Quyết định số 305/QĐ-VP ngày 26 tháng 02 năm 2016 của Chánh VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành Kế hoạch ứng dụng thông tin của VP Viện giai đoạn 2016-2017.

8. Quyết định số 316/QĐ-VP ngày 01 tháng 3 năm 2016 của Chánh VP Viện hàn lâm KHXH Việt Nam về việc ban hành kế hoạch công tác năm 2016 của Văn phòng.

77

9. Quyết định số 1009/QĐ-VP ngày 13 tháng năm 2015 của Chánh VP Viện Hàn lâm về việc ban hành Tiêu chí đánh giá xếp loại thi đua theo quý của VP.

10.Báo cáo số 2310/BC-KHXH ngày 15 tháng 11 năm 2016 về báo cáo tổng kết thi đua, khen thưởng năm 2016 và phương hướng nhiệm vụ 2017

II.Sách, báo, tạp chí

11. Hồng Anh, Vương Hồng(2007), Kiến thức cần thiết cho nhân viên văn phòng hiện nay quốc gia, Hà Nội.

12.Nguyễn Văn Ba(2007), Tăng cường công tác tham mưu, đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập, tạp chí Khoa giáo số 10/2007

13.Lưu Đình Chúc(2006), Giáo trình hành chính văn phịng cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục Hà Nội

14.Vũ Cao Đàm(2007), Giáo trình Phương pháp luận Nghiên cứu khoa học, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.

15.Nguyễn Thành Độ(2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB

Thống Kê, Hà Nội

16.Dương Thị Thu Hà(2016), Nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại Sở Tư pháp Hà Nội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

17.Chu Thị Thanh Hải(2016), Nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan TW, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội

18.Phạm Mỹ Hạnh(2008), Giáo trình Quản trị Văn phòng, Học viện Cơng nghệ Bưu chính Viễn thơng, Hà Nội.

19.Ths. Lê Ngọc Hồng(2015), Một số vấn đề về năng lực đội ngũ tham

mưu trong tổ chức hành chính nhà nước, Tạp chí nhà nước số 12/2015

20.Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học(2015), Giáo trình Quản

78

21.Hồng Lê Minh(2005), Nghiệp vụ văn phịng và lưu trữ thơng tin,

NXB Văn hóa Thơng tin, Hà Nội

22.Hồng Phê(2000), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội

23.Nguyễn Minh Phương(2009), Sổ tay cơng tác Văn phịng, NXB

Chính trị quốc gia.

24.Vũ Đình Quyền, Quản trị hành chính văn phịng, tái bản lần thứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội.

25.Lê Tân(1997), Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học Xã hội, Hà Nội 26.Lưu Kiếm Thanh(2009), Nghiệp vụ hành chính văn phịng, NXB

Thống kê, Hà Nội.

27.Vương Thị Kim Thanh(2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống kê Hà Nội.

28.Văn Tất Thu(2011), Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

29.Nguyễn Hữu Tri(2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Khoa

học và Kỹ thuật, Hà Nội.

30.Nguyễn Như Ý(1999), Đại từ Điển Tiếng Việt, NXB Văn hóa và Thơng tin, Hà Nội.

Ngồi ra, khóa luận sử dụng một số tài liệu mạng sau:

31.http://www.vass.gov.vn/Pages/Index.aspx (Trang web chính thức của Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam)

32. Lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh về cơng tác VP đăng tải ngày 30/11/2016 trên trang điện tử Ban quản lý lăng.

PHỤ LỤC

01.Nghị định số 109/102/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 c năm 2012 của Thủ tướng Chính Phủ Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ