2.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
2.3.2.6.Tham mưu trong Ứng dụng CNTT
2.1.2.3 .Cơ cấu tổ chức
2.3.2.6.Tham mưu trong Ứng dụng CNTT
2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm
2.3.2.6.Tham mưu trong Ứng dụng CNTT
Để bắt kịp với sự bùng nổ của CNTT, VP đã tham mưu với lãnh đạo Viện xây dựng và đưa vào sử dụng các phần mềm tin học. Bên cạnh các phần mềm tin học cơ bản như Microsoft Word, Microsoft Excel...Viện Hàn lâm đã có trang thơng tin điện tử (websiite) nội bộ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp cán bộ, chuyên viên của VP thực hiện thành thạo tin học văn phịng trong việc thực hiện cơng việc được giao. Thông qua trang thông tin điện tử và mạng Lan nội bộ, các thông tin được truyền tải đến phịng, ban chính xác đã góp phần nâng cao hiệu quả điều hành của lãnh đạo Viện.
Công tác triển khai ứng dụng CNTT cũng được VP quan tâm và có nhiều ý kiến đóng góp với ban lãnh đạo Viện. Với mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của VP Viện, thiết
51
thực hướng tới mục tiêu xây dựng Chính Phủ điện tử Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ngày 26/012/2016 Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 305/QĐ-VP ban hành Kế hoạch Ứng dụng CNTT của Văn phòng Viện giai đoạn 2016-2017. Các nhiệm vụ trọng tâm đối với nội dung này bao gồm: Đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân lực CNTT, đảm bảo có đủ nhân lực CNT cho nhu cầu ứng dụng và phát triển CNTT của VP, chú trọng nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, CC, VC và người lao động thuộc VP; Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT trong tổ chức, triển khai xây dựng lắp đặt máy chủ của Viện, cải tạo, nâng cấp đường truyền Internet, chỉnh sửa hoàn thành phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp;Tham mưu giúp Chủ tịch Viện tổ chức, triển khai Ứng dụng CNTT trong cơng tác cải cách hành chính, ứng dụng phần mềm quản lý và điều hành tác nghiệp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành trong toàn Viện hàn lâm KHXH Việt Nam.
Ứng dụng CNTT được triển khai sâu rộng trong hầu hết các đơn vị, phòng ban thuộc và trực thuộc Viện . Đến nay, hầu hết ứng dụng dùng trong cơng tác hành chính VP như thư tín điện tử, gửi nhận VB, thông tin, phần mềm kế toán phục vụ lãnh đạo... đã được cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ của các phòng, ban sử dụng thành thạo mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Công tác triển khai và trao đổi thông tin trên mạng thực sự là nhu cầu không thể thiếu và đã đi vào nề nếp. VP cũng đã tham mưu với lãnh đạo về việc ban hành Quy định việc gửi, nhận VB trên mạng thông tin diện rộng và quản lý, khai thác, bảo vệ, sử dụng mạng CNTT một cách hiệu quả. Công tác ứng dụng CNTT được áp dụng đối với từng cán bộ, chuyên viên ngày càng được nâng cao, mang lại hiệu quả thiết thực góp phần đổi mới lề lối, phương thức làm việc của mỗi cá nhân và nâng cao rõ rệt chất lượng và hiệu quả công tác. Công nghệ thông tin
52
thực sự trở thành phương tiện và là nhu cầu không thể thiếu trong cuộc sống và trong công tác của mỗi cán bộ, chuyên viên Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
2.3.2.7. Công tác y tế
Một trong những chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng là tổ chức vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, cơng chức đang làm việc Viện Hàn lâm. VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong công tác kiểm tra sức khỏe và cấp phát thuốc điều trị cho các cán bộ, cơng chức để có thể đảm bảo sức khỏe, đáp ứng yêu cầu cơng việc. Cùng với đó, phịng y tế đã tổ chức kiểm tra sức khỏe sinh sản định kì cho các cán bộ, công viên chức nữ và người lao động một cách khoa học, đảm bảo chất lượng. Bên cạnh công tác khám chữa bệnh, VP cịn tích cực tun truyền, vận động cá nhân, đơn vị thực hiện vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ môi trường công sở và giúp việc cho Ban Dân số, Viện Gia đình và Giới trong cơng tác kế hoạch hóa gia đình. VP cũng đã đề xuất với lãnh đạo Viện trong công tác khen thưởng đối với các cán bộ, công viên chức và người lao động nữ trong cơng tác kế hoạch hóa gia đình. Cụ thể, sau 60 tháng kể từ khi sinh con thứ 1 vẫn chưa sinh con thứ 2, các cán bộ, công viên chức nữ sẽ được lập danh sách và được khen thưởng 150000/người. Cũng về công tác y tế, được sự phân công của lãnh đạo Viện, Vp tiến hành tổng hợp, thống kê số lượng cán bộ, công viên chức của Viện sau đó phối hợp với Cơng đồn viện mua và cấp phát thẻ y tế. Hằng năm, VP sẽ xây dựng các kế hoạch về cơng tác ý tế, trình lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, và cuối mỗi quý, mỗi năm sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả để lãnh đạo Viện biết và có những sự điều chỉnh kịp thời.
Cũng trong năm 2016, Phòng Y tế đã tham mưu, kiến nghị và xin ý kiến lãnh đạo Viện trong tổ chức khám chữa bệnh, cấp phát thuốc và tổ chức hội thảo tuyên truyền về phòng chống bệnh. Cụ thể, Y tế đã làm được những việc sau:
53
- Cấp phát thuốc điều trị các bệnh thông thường như đau vai gáy, nhức đầu, rối loạn tiêu hóa cho gần 900 lượt cán bộ
- Khám và điều trị an toàn cho 500 lượt cán bộ, đảm bảo đúng quy chế, chuyên môn.
- Tổ chứ 01 buổi nghe nói chuyện chuyên đề về bệnh tai biến mạch máu não, biểu hiện lâm sàng và các biện pháp phòng chống bệnh, chữa bệnh trong cán bộ, Cơng chức tồn Viện.
Đồng thời, Phòng Y tế đã xây dựng vb quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các y bác sĩ VP trong việc cấp phát thuốc và chữa bệnh cho cán bộ, cc, vc.
Công tác Y tế trong những năm qua luôn được xem là vấn đề quan trọng, được lãnh đạo Viện quan tâm và chú trọng đến công tác đầu tư trang thiết bị y tế, phục vụ khám chữa bệnh, giúp cho cán bộ, cc, vc có sức khỏe tốt và yến tâm cơng tác.
2.3.2.8. Cơng tác tài chính-Kế tốn
Với vị trí là chủ tài khoản đơn vị, VP được lãnh đạo Viện giao quản lý một khối lượng kinh phí khá lớn, thuộc nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo các hoạt động thường xuyên và đột xuất của Viện Hàn lâm. Việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí được thực hiện một cách minh bạch, chặt chẽ, tuân thủ đúng quy trình, thủ tục của pháp luật và của Viện. VP cũng thường xuyên đôn đốc, hướng dẫn các cá nhân, đơn vị trong thực hiện Luật Ngân sách Nhà nước, trình tự xây dựng dự tốn, hồ sơ tài chính và thực hiện các thủ tục thanh quyết tốn. VP đã ln kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Viện trong cơng tác tài chính và được lãnh đạo Viện ghi nhận.
Nhiệm vụ của tài vụ VP rất nặng nề, phải giúp Chánh VP thực hiện kinh phí rất lớn do Chủ tịch Viện giao cho. Phòng tài vụ, được Chủ tịch Viện giao cho quản lý tồn bộ kinh phí phục vụ lãnh đạo Viện, các đoàn thể và
54
các cơ quan chức năng, một số nhiệm vụ, đề tài cấp Bộ; quản lý thu, chi quỹ cơ quan của Viện; làm quyết toán chi BHXH và đăng ký tăng giảm BHXH cho cán bộ khối cơ quan chức năng…Với nguồn kinh phí được cấp, VP luôn cố gắng đáp ứng nhu cầu chi tiêu thường xuyên và đột xuất của cơ quan. Việc chi tiêu, thanh toán ngày càng đi vào nề nếp, tất cả các chứng từ chi tiêu đều được Lãnh đạo duyệt đầy đủ, khơng có tình trạng chứng từ chưa được duyệt mà đã chi.
Những năm qua, VP đã nỗ lực trong việc giúp Chủ tịch Viện quản lý và chi tiêu có hiệu quả nguồn kinh phí cơ quan, giúp hoạt động của Viện được thông suốt, khơng bị gián đốn về mặt tài chính.
2.3.2.9. Cơng tác bảo vệ trật tự, an ninh
Có thể nói , cơng tác bảo vệ, đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự của Viện trong những năm qua luôn được VP tăng cường, củng cố. Do đặc thù của một số cơ quan nghiên cứu khoa học cùng làm việc trong một trụ sở nên số lượng người và phương tiện ô tô, xe máy đi lại rất nhiều. VP đã giúp lãnh đạo Viện kiểm tra, kiểm sốt khách ra vào cơ quan thơng qua việc cấp phát thẻ từ. Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo, Vp đã tham mưu giúp lãnh đạo Viện trong việc ban hành các hệ thống giải pháp nhằm tăng cường công tác an ninh, kết hợp tuần tra, kiểm tra sử dụng hệ thống camera giám sát của cơ quan. VP cũng thường xuyên phối hợp với với lực lượng an ninh và lực lượng công an khu vực trong việc đảm bảo an ninh trong các ngày lễ, Tết...
Bên cạnh chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Viện trong công tác đảm bảo trật tự, anh ninh tại số 1, Liễu Giai, Ba Đình, trong năm 2016 VP đã thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao: Thường trực số 1, Liễu Giai ngoài nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát khách đến liên hệ làm việc với các đơn vị cịn tiếp nhận, chuyển phát kịp thời, chính xác cơng văn tài liệu đến các đơn vị
55
đóng tại trụ sở. Nhiệm vụ trông giữ xe máy, xe đạp, ô tô tại cơ quan được thực hiện tốt.
2.4. Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp
Kiểm tra, đánh giá là hoạt động vô cùng quan trọng và diễn ra thường xuyên đối với các mặt hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH chứ không phải riêng công tác tham mưu, tổng hợp. Đây là một trong những nội dung được lãnh đạo đặc biệt quan tâm, có như vậy mới kịp thời nắm bắt tình hình và có những giải pháp kịp thời và hiệu quả nhất.
Hiện tại, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn đang đánh giá tiêu các tiêu chí tại Quy định về tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua ban hành kèm theo Quyết định số 1009/QĐ-VP ngay 15 tháng 5 năm 2015 của Chánh VP.
Có 2 hình thức đánh giá chất lượng cơng tác tham mưu tổng hợp bao gồm tự đánh giá và lãnh đạo đánh giá. Cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp sẽ tự đánh giá theo thang điểm và xếp loại mình trong lĩnh vực cơng tác. Sau đó, lãnh đạo đơn vị sẽ là người tổng hợp, đánh giá lại và lập báo cáo gửi lãnh đạo Viện phê duyệt. Dựa vào báo cáo tổng hợp, lãnh đạo Viện sẽ xem xét và có quyết định khen thưởng các cá nhân có thành tích xuất sắc.
Các nội dung đánh giá: Đối với công tác tham mưu, tổng hợp việc kiểm tra đánh giá dựa trên một số tiêu chí: sự kịp thời, phù hợp của các giải pháp đưa ra, sự đầy đủ, chính xác của thông tin khi tổng hợp và cung cấp.
Các tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua theo quý bao gồm 4 tiêu chí: - Tiêu chí 1: Thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao. Nội dung cụ thể của tiêu chí này là kết quả tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, chất lượng, số lượng, tiến độ hồn thành các nhiệm vụ về chun mơn nghiệp vụ được giao trong quý.
- Tiêu chí 2. Thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước;Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống
56
tham những, kỷ cương, kỷ luật của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; Chấp hành đúng nội quy, quy chế của Viện, phòng chống các tệ nạn
- Tiêu chí 3. Tham gia xây dựng tổ chức Đảng, Đồn thể quần chúng trong sạch, vững mạnh, tập thể đoàn kết tốt. Đạo đức, tác phong, tinh thần học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Cụ thể: Thực hiện quy định văn minh công sở, phong cách và thái độ làm việc; tinh thần học hỏi, giúp đỡ đồng nghiệp…
- Tiêu chí 4. Tích cự tham gia các phong trào văn nghệ, thể thao, hoạt động nhân đạo, tù thiện.
Chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của VP được thể hiện thơng qua các kế hoạch, các chương trình cơng tác, các đề xuất với lãnh đạo. Các giải pháp mang tính khả thi, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao chứng minh rằng chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tốt. Ngược lại, các giải pháp, ý kiến VP đưa ra xa rời thực tế, vượt quá khả năng của Viện hay những kế hoạch trình lãnh đạo được hướng dẫn sửa đổi nhưng vẫn mắc sai lầm chứng tỏ công tác này chưa đạt chất lượng. Qua thực tế tại cơ quan, công tác tham mưu, tổng hợp của VP được lãnh đạo đánh giá cao và tin tưởng giao nhiều nhiệm vụ quan trọng. Trong các cuộc họp, lãnh đạo Viện cũng có những sự động viên, khích lệ để đội ngũ làm cơng tác tham mưu, tổng hợp có thể hồn thành tốt hơn nữa những nhiệm vụ mà lãnh đạo Viện giao phó.
Quy trình kiểm tra, đánh giá bao gồm 3 giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị đánh giá
Bước 1. Chủ tịch Viện ra quyết định về việc tổ chức, kiểm tra đánh giá thực hiện cơng việc, các phịng , ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Viện có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu có liên quan để phục vụ kiểm tra, đánh giá:
57
- Phiếu tự đánh giá của cán bộ, công viên chức và báo cáo đánh giá đơn vị ở kì trước. Đây là cơ sở để so sánh chất lượng hồn thành cơng việc của đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp ở kì trước và kì sau.
- Nội quy lao động - Quy trình đánh giá
- Phiếu tự đánh giá của cán bộ, công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp Bước 2. Lựa chọn và đào tạo người kiểm tra, đánh giá
Để quá trình kiểm tra, đánh giá diễn ra đúng quy trình, đảm bảo sự cơng bằng, minh bạch cần có lực lượng kiểm tra vững về chun mơn, nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp. Lãnh đạo Viện luôn chú trọng đến chất lượng cơng việc chung của tồn Viện chứ không riêng công tác Vp cụ thể là công tác tham mưu, tổng hợp. Viện đã tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn về kiểm tra, đánh giá để giúp công tác này được tốt hơn. Lãnh đạo Viện giao cho trưởng các phòng, ban, đơn vị trực tiếp giám sát, kiểm tra và đánh giá chất lượng thực hiện cơng việc trong đơn vị mình. Sở dĩ giao cho lãnh đạo các đơn vị kiểm tra, đánh giá là hồn tồn hợp lý, vì họ là những người trực tiếp giao việc và theo sát q trình thực hiện cơng việc, do đó họ sẽ nắm được những ưu, nhược điểm trong suốt q trình từ đó có cách đánh giá khách quan và sát thực tế. Tham mưu, tổng hợp là một trong hai nhóm chức năng cơ bản của VP theo đó, Chánh VP sẽ là người kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác này và tổng hợp, báo cáo lên Chủ tịch Viện.
Bước 3. Xây dựng và thỏa thuận về các tiêu chuẩn đánh giá
VP được lãnh đạo Viện giao xây dựng các tiêu chí đánh giá: bao gồm một số nội dung cơ bản sau: Thực hiện công việc được giao; Chấp hành chủ trường, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ; đạo đức lối sống.
58
Khi thực hiện công việc này cần phải dự trù những phát sinh khơng mong muốn và có hệ thống phương án thay thế. Thời gian đánh giá là 10 ngày bao gồm thời chuẩn bị, thời gian thực hiện và thời gian tổng kết, báo cáo.
Giai đoạn thực hiện đánh giá
Bước 1. Thông báo về chương trình kiểm tra, đánh giá
Đây là cơng việc quan trọng, giúp cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp có thể nhớ lại những ưu điểm, hạn chế trong suốt kỳ đánh giá. Thông báo bao gồm thời gian, phương pháp đánh giá để các phịng có thời