2.1.2 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
2.3.2.3.Tham mưu trong công tác pháp chế
2.1.2.3 .Cơ cấu tổ chức
2.3.2.3.Tham mưu trong công tác pháp chế
2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm
2.3.2.3.Tham mưu trong công tác pháp chế
Năm 2016, VP làm tốt công tác tham mưu, giúp việc Ban chỉ đạo cải cách hành chính của Viện hàn lâm, đồng thời giữ vai trò đầu mối trong việc đóng góp và tổng hợp ý kiến đóng góp cho nhiều dự thảo VB quy phạm pháp luật do cơ quan, bộ, ngành gửi đến Viện Hàn lâm. Tính đến tháng 12/2016, Văn phịng đã trình lãnh đạo Viện ký ban hành 5/7 VB quản lý, cụ thể:
- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14/11/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
- Quyết định số 2275/QĐ-KHXH ngày 07/11/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Quyết định số 2576/QĐ-KHXH ngày 15/12/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành Quy chế về công tác bảo vệ tại trụ sở số 1, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
- Quyết định số 2598/QĐ-KHXH ngày 16/12/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Quyết định số 2624/QĐ-VP ngày 22/12/2016 của Chánh Văn phòng ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
Bên cạnh đó, VP cũng đóng góp ý kiến và tổng hợp đóng góp ý kiến cho 21 dự thảo VB quản lý của Viện Hàn lâm, 12 dự thảo VB quy phạm pháp luật của các cơ quan, bộ, ngành gửi đến Viện hàn lâm. Ngoài ra, VP cũng đã
47
chủ động tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Viện hàn lâm trong việc giải quyết các vụ việc phức tạp, kéo dài, liên quan tới công tác quản lý trụ sở, quản lý đất của Viện hàn lâm. Điển hình là vụ việc giải quyết tranh chấp hợp đồng kinh tế giữa Viện Hàn lâm với công ty Licogi 19. Vụ việc nhà ở số 16 Phan Huy Chú.
2.3.2.4. Tham mưu, tổng hợp công tác lưu trữ
Kho lưu trữ tài liệu của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có diện tích khoảng 100m2 được chia thành 2 phòng, thuộc tầng 4 của của dãy nhà B thuộc khn viên Viện. Phịng lưu trữ được bố trí cạnh cầu thang thốt nạn, đây là điều kiện thuận lợi khi có sự cố xảy ra. Trang thiết bị để phục vụ công tác bảo quản tài liệu được trang bị đầy đủ, bao gồm :
- Giá kệ, cặp, hộp tài liệu
- Tủ chống ẩm, máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hòa nhiệt độ - Hệ thống báo động và bình chữa cháy
- Két sắt để chứa tài liệu mật
- Tủ kính để bảo quản và trưng bày tài liệu ảnh
Hiện nay, Kho Lưu trữ của VP đang bảo quản hơn 500m giá hồ sơ, tài liệu. 2630 bức ảnh (trong đó 1740 bức ảnh đã được phân loại, sắp xếp), 158 băng ghi âm và 76 âm ghi hình về các hoạt động của Viện KHXH Việt Nam. Đây là kho tài liệu quý để phục vụ cho công tác quản lý.
Với chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao bước đầu đã quản lý chặt chẽ, thống nhất tồn bộ hồ sơ tài liệu hiện có trong kho lưu trữ vào cơ sở dữ liệu nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của lãnh đạo Viện, các đơn vị chức năng khi có nhu cầu nghiên cứu tài liệu một cách nhanh nhất và hiệu quả, từng bước cập nhật những tài liệu hiện có một cách chính xác các hồ sơ đã chỉnh lý hoàn chỉnh của kho lưu trữ trên cơ sở sử dụng phần mềm tin học của Trung ương vào xây dựng cơ sở dữ liệu. Đồng thời bảo mật và bảo quản an toàn các hồ sơ, tài liệu sau khi đã được cập nhật, đáp ứng yêu cầu quản lý và
48
khai thác đa dạng theo từng phơng, từng khố cũng như trong toàn kho lưu trữ, theo từng tài liệu, từng nội dung cụ thể, theo cụm vấn đề một cách đầy đủ, khoa học, nhanh chóng, chính xác.
- Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ chỉnh lý tài liệu của các phòng, ban thuộc Viện được đưa vào kho lưu trữ và đã được tiến hành và thường xuyên theo định kì mỗi năm một lần.
- Cơng tác chỉnh lý những tài liệu cịn tồn đọng của khoá trước đã bước đầu được cán bộ lưu trữ tiến hành khảo sát tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị của tài liệu để loại ra khỏi phông những tài liệu không thuộc phông hoặc những tài liệu hết giá trị.
- Công tác phục vụ cho khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: Đã dần đi vào nề nếp, đúng nguyên tắc. Tài liệu lưu trữ được quản lý ở trong kho lưu trữ và phục vụ có hiệu quả cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của các đơn vị chức năng.
Trên cơ sở phát huy những kết quả đạt được trong năm 2015, công tác lưu trữ của Viện trong năm 2016 có những chuyển biến tích cực. Ý thức, trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đúng hạn. Tính đến tháng 12 năm 2016, Lưu trữ VP đã thu về được 50 mét giá hồ sơ, nâng tổng số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản lên 554 mét giá hồ sơ, tài liệu. Tất cả tài liệu lưu trữ được bảo quản an tồn, tn thủ đúng quy trình bảo quản, giữ gìn an tồn tài liệu. VP cũng đã phục vụ đưa ra khai thác 1871 hồ sơ, tài liệu đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đơn vị, tổ chức và cá nhân. Để công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao, VP đã và đang từng bước số hóa tài liệu lưu trữ, phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ theo hướng phù hợp với đặc thù của Viện Hàn lâm.
49
Công tác lưu trữ đã đi vào nề nếp và phục vụ hiệu quả cho việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công việc. Mặc dù vậy, công tác lưu trữ Viện vẫn còn nhiều bất cập, cụ thể, khối lượng tài liệu chuyển về kho ngày càng nhiều, trong khi đó diện tích kho khơng đủ. Xét về ngun tắc, tài liệu khơng được xếp lên nóc giá, tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại kho lưu trữ cho thấy, hầu hết trên các giá, tài liệu đều xếp lên trên cả nóc tủ, điều này gây ra nhiều khó khăn cho cơng tác khai thác, sử dụng hiệu quả.
2.3.2.5. Tham mưu về công tác đảm bảo cơ sở vật chất
Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học được coi là một trong những nội dung chủ yếu và quan trọng của mọi cơ quan, tổ chức chứ không phải vấn đề riêng của Viện hàn lâm KHXH. Năm 2016, Văn phòng đã chủ động tham mưu cho Viện triển khai các hạng mục sửa chữa, chống xuống cấp. Nhằm gấp rút chuẩn bị cho việc khởi động dự án xây dựng các khối các Viện nghiên cứu quốc tế tại trụ sở 176 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội. VP đã chủ động hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi để Viện nghiên cứu Châu Âu và Viện Kinh tế Chính trị-Thế giới hồn tất cơng tác di chuyển điều kiện làm việc tại trụ sở chính, số 1 Liễu Giai, Ba Đình. Đồng thời, VP cũng tham mưu, giúp việc lãnh đạo Viện trong các hạng mục cải tạo, sửa chữa chống xuống cấp và chỉnh trang trụ sở Viện Hàn lâm thực hiện đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng thi cơng. Ngồi ra, sau khi hoàn thành thủ tục nghiệm thu đối với dự án “Hồn thiện hệ thống PCCC tịa nhà 1B, Liễu Giai, Ba Đình, Hà
Nội”, VP đã tổ chức bàn giao và tập huấn cho Viện Thông tin Khoa học xã
hội quản lý, vận hành hệ thống PCCC hiện nay.
Cùng với việc quản lý trụ sở làm việc, VP đã và đang theo dõi sự vận hành một khối lượng lớn các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ các hoạt động thường xuyên của Viện Hàn lâm. Trên tinh thần chủ động, sáng tạo, đội ngũ cán bộ kỹ thuật viên của VP đã ln cố gắng hồn thành nhiệm vụ được giao,
50
thường xuyên kiểm tra, kịp thời phát hiện và khắc phục sự cố, đảm bảo sự vận hành an toàn của hệ thống thang điện, thang máy, cửa từ, camera, điều hòa và an ninh tại trụ sở chính. Việc mua sắm, cấp phát VP phẩm, cơng cụ làm việc, xăng dầu phục vụ nhu cầu công tác của các đơn vị trực thuộc Viện được VP thống kê vào sổ rõ ràng, và công khai minh bạch. Thông qua thực tế công tác, VP đã kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Viện nhiều giải pháp kỹ thuật nhằm tiết kiệm điện, tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao chất lượng bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị. Đối với các tài sản có giá trị, bị hỏng khơng thể sử dụng được, VP sẽ tổng hợp và xin ý kiến lãnh đạo để thanh lý theo đúng quy trình, thủ tục. Theo định kì, mỗi q một lần, VP sẽ tổ chức đồn đi kiểm kê các trang thiết bị của các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện Hàn lâm, sau đó thống kê vào sổ và tổng hợp những thiết bị hỏng hóc để kịp thời sửa chữa và thanh lý, mua mới một số trang thiết bị cần thiết cho giải quyết cơng việc. VP sẽ có VP gửi lên ban lãnh đạo xin ý kiến, nếu được phê duyệt, lãnh đạo sẽ giao cho VP mua sắm các trang thiết bị cần thiết.
2.3.2.6. Tham mưu trong Ứng dụng CNTT
Để bắt kịp với sự bùng nổ của CNTT, VP đã tham mưu với lãnh đạo Viện xây dựng và đưa vào sử dụng các phần mềm tin học. Bên cạnh các phần mềm tin học cơ bản như Microsoft Word, Microsoft Excel...Viện Hàn lâm đã có trang thơng tin điện tử (websiite) nội bộ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp cán bộ, chuyên viên của VP thực hiện thành thạo tin học văn phòng trong việc thực hiện công việc được giao. Thông qua trang thông tin điện tử và mạng Lan nội bộ, các thông tin được truyền tải đến phòng, ban chính xác đã góp phần nâng cao hiệu quả điều hành của lãnh đạo Viện.
Công tác triển khai ứng dụng CNTT cũng được VP quan tâm và có nhiều ý kiến đóng góp với ban lãnh đạo Viện. Với mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của VP Viện, thiết
51
thực hướng tới mục tiêu xây dựng Chính Phủ điện tử Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ngày 26/012/2016 Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 305/QĐ-VP ban hành Kế hoạch Ứng dụng CNTT của Văn phòng Viện giai đoạn 2016-2017. Các nhiệm vụ trọng tâm đối với nội dung này bao gồm: Đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân lực CNTT, đảm bảo có đủ nhân lực CNT cho nhu cầu ứng dụng và phát triển CNTT của VP, chú trọng nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, CC, VC và người lao động thuộc VP; Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT trong tổ chức, triển khai xây dựng lắp đặt máy chủ của Viện, cải tạo, nâng cấp đường truyền Internet, chỉnh sửa hoàn thành phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp;Tham mưu giúp Chủ tịch Viện tổ chức, triển khai Ứng dụng CNTT trong công tác cải cách hành chính, ứng dụng phần mềm quản lý và điều hành tác nghiệp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành trong toàn Viện hàn lâm KHXH Việt Nam.
Ứng dụng CNTT được triển khai sâu rộng trong hầu hết các đơn vị, phòng ban thuộc và trực thuộc Viện . Đến nay, hầu hết ứng dụng dùng trong cơng tác hành chính VP như thư tín điện tử, gửi nhận VB, thông tin, phần mềm kế toán phục vụ lãnh đạo... đã được cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ của các phòng, ban sử dụng thành thạo mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Công tác triển khai và trao đổi thông tin trên mạng thực sự là nhu cầu không thể thiếu và đã đi vào nề nếp. VP cũng đã tham mưu với lãnh đạo về việc ban hành Quy định việc gửi, nhận VB trên mạng thông tin diện rộng và quản lý, khai thác, bảo vệ, sử dụng mạng CNTT một cách hiệu quả. Công tác ứng dụng CNTT được áp dụng đối với từng cán bộ, chuyên viên ngày càng được nâng cao, mang lại hiệu quả thiết thực góp phần đổi mới lề lối, phương thức làm việc của mỗi cá nhân và nâng cao rõ rệt chất lượng và hiệu quả công tác. Công nghệ thông tin
52
thực sự trở thành phương tiện và là nhu cầu không thể thiếu trong cuộc sống và trong công tác của mỗi cán bộ, chuyên viên Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
2.3.2.7. Công tác y tế
Một trong những chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng là tổ chức vệ sinh phịng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, cơng chức đang làm việc Viện Hàn lâm. VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong công tác kiểm tra sức khỏe và cấp phát thuốc điều trị cho các cán bộ, cơng chức để có thể đảm bảo sức khỏe, đáp ứng yêu cầu công việc. Cùng với đó, phịng y tế đã tổ chức kiểm tra sức khỏe sinh sản định kì cho các cán bộ, công viên chức nữ và người lao động một cách khoa học, đảm bảo chất lượng. Bên cạnh công tác khám chữa bệnh, VP cịn tích cực tun truyền, vận động cá nhân, đơn vị thực hiện vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ môi trường công sở và giúp việc cho Ban Dân số, Viện Gia đình và Giới trong cơng tác kế hoạch hóa gia đình. VP cũng đã đề xuất với lãnh đạo Viện trong công tác khen thưởng đối với các cán bộ, công viên chức và người lao động nữ trong cơng tác kế hoạch hóa gia đình. Cụ thể, sau 60 tháng kể từ khi sinh con thứ 1 vẫn chưa sinh con thứ 2, các cán bộ, công viên chức nữ sẽ được lập danh sách và được khen thưởng 150000/người. Cũng về công tác y tế, được sự phân công của lãnh đạo Viện, Vp tiến hành tổng hợp, thống kê số lượng cán bộ, công viên chức của Viện sau đó phối hợp với Cơng đồn viện mua và cấp phát thẻ y tế. Hằng năm, VP sẽ xây dựng các kế hoạch về cơng tác ý tế, trình lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, và cuối mỗi quý, mỗi năm sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả để lãnh đạo Viện biết và có những sự điều chỉnh kịp thời.
Cũng trong năm 2016, Phòng Y tế đã tham mưu, kiến nghị và xin ý kiến lãnh đạo Viện trong tổ chức khám chữa bệnh, cấp phát thuốc và tổ chức hội thảo tuyên truyền về phòng chống bệnh. Cụ thể, Y tế đã làm được những việc sau:
53
- Cấp phát thuốc điều trị các bệnh thông thường như đau vai gáy, nhức đầu, rối loạn tiêu hóa cho gần 900 lượt cán bộ
- Khám và điều trị an toàn cho 500 lượt cán bộ, đảm bảo đúng quy chế, chuyên môn.
- Tổ chứ 01 buổi nghe nói chuyện chuyên đề về bệnh tai biến mạch máu não, biểu hiện lâm sàng và các biện pháp phòng chống bệnh, chữa bệnh trong cán bộ, Cơng chức tồn Viện.
Đồng thời, Phòng Y tế đã xây dựng vb quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các y bác sĩ VP trong việc cấp phát thuốc và chữa bệnh cho cán bộ, cc, vc.
Công tác Y tế trong những năm qua luôn được xem là vấn đề quan trọng, được lãnh đạo Viện quan tâm và chú trọng đến công tác đầu tư trang thiết bị y tế, phục vụ khám chữa bệnh, giúp cho cán bộ, cc, vc có sức khỏe tốt và yến tâm cơng tác.
2.3.2.8. Cơng tác tài chính-Kế tốn
Với vị trí là chủ tài khoản đơn vị, VP được lãnh đạo Viện giao quản lý một khối lượng kinh phí khá lớn, thuộc nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo các