Để tạo ra một cơ sở pháp lý vững chắc giúp ngân hàng có thể dựa vào đó thu hồi được nợ trong trường hợp khách hàng không tự nguyện thực hiện nghĩa vụ trả nợ khi đến hạn, biện pháp thế chấp tài sản phải được tiến hành theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định. Bao gồm những bước sau:
Một là, thẩm định tài sản. Đây là quá trình thu thập, xử lý thông tin về tài sản
bảo đảm. Mục đích của khâu này là làm cơ sở để ngân hàng quyết định chấp nhận hay không tài sản bảo đảm mà bên đi vay/bên thế chấp đưa ra. Thẩm định tài sản là việc xem xét tính hợp pháp của giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản thế chấp. Cán bộ tín dụng phải kiểm tra những giấy tờ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho bên thế chấp, chứng minh quyền sở hữu hay quyền sử dụng hợp pháp của họ đối với tài sản thế chấp. Tuy nhiên, trên thực tế việc xác minh tính hợp pháp của giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản bảo đảm gặp khơng ít khó khăn. Khó khăn chủ yếu là các loại tài sản bảo đảm không phải lúc nào cũng đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp của bên bảo đảm. Ngồi ra, có trường hợp nhiều người đồng thời cùng có giấy chứng nhận quyền sở hữu đối với một tài sản hoặc một tài sản thế chấp cùng một lúc có nhiều bản chính giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. Chính từ thực tế này đã gây khơng ít khó khăn cho ngân hàng khi tiến hành xử lý tài sản bảo đảm để thu hồi nợ.
Hai là, sau khi xem xét tính hợp pháp của tài sản bảo đảm ngân hàng và khách
hàng cùng định giá tài sản trên cơ sở thỏa thuận. Đối với những tài sản mà ngân hàng khơng đủ khả năng, điều kiện để định giá thì ngân hàng có thể thuê tổ chức tư vấn, tổ chức chuyên môn xác định dựa trên giá thị trường tại thời điểm ký kết hợp đồng thế chấp có tham khảo đến các loại giá như giá của Nhà nước, giá mua bán trên thị trường
tự do, giá trị cịn lại trên sổ sách kế tốn và các yếu tố khác về giá. Việc định giá tài sản thế chấp phải được lập thành văn bản riêng kèm theo hợp đồng bảo đảm, việc định giá này không áp dụng khi xử lý tài sản để thu hồi nợ mà chỉ có thể làm cơ sở xác định mức cho vay của ngân hàng.
Ba là, ký kết hợp đồng thế chấp. Trên cơ sở kết quả của khâu thẩm định tài sản
nếu ngân hàng chấp nhận tài sản bảo đảm và bên đi vay cũng đồng ý với kết quả định giá tài sản thì các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thế chấp.
Thông thường, hợp đồng thế chấp phát sinh hiệu lực ràng buộc trách nhiệm giữa ngân hàng và bên thế chấp kể từ thời điểm giao kết trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác. Nếu đến hạn thực hiện hợp đồng tín dụng mà bên đi vay không thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ thanh tốn nợ đến hạn thì ngân hàng có quyền tiến hành xử lý tài sản bảo đảm để thu hồi nợ hoặc những trường hợp mà pháp luật quy định buộc ngân hàng thu hồi nợ trước thời hạn.
Điều 134 Bộ luật Dân sự năm 2005 có quy định: “trong trường hợp pháp luật có quy
định hình thức giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự mà các bên khơng tn theo thì theo yêu cầu của một hoặc các bên, Tòa án, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác quyết định buộc các bên thực hiện quy định về hình thức của giao dịch trong một thời hạn, quá thời hạn đó mà các bên khơng thực hiện thì giao dịch vơ hiệu.” Việc thế chấp tài sản phải lập thành văn bản chính là thể hiện ý chí của các bên
chủ thể tham gia quan hệ thế chấp trên tinh thần bình đẳng các bên cùng có lợi. Đối với thế chấp tài sản hình thành từ vốn vay trong hợp đồng thế chấp có mơ tả đặc điểm xác định giá trị tài sản đã được hình thành. Trong trường hợp thế chấp bằng tài sản hình thành trong tương lai thì khi tài sản được đưa vào sử dụng và bên thế chấp có quyền sở hữu tài sản đó thì các bên phải lập phụ lục hợp đồng thế chấp, trong đó mơ tả tài sản, xác định giá trị tài sản.
Việc thế chấp phải lập thành văn bản và có thủ tục công chứng, chứng thực. Văn bản công chứng, chứng thực tạo cơ sở pháp lý để các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, xác nhận tính xác thực của hợp đồng thế chấp, góp phần ngăn ngừa vi phạm pháp luật và bảo vệ quyền lợi của các bên trong quan hệ thế chấp.
Đăng ký giao dịch bảo đảm là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi nhận về việc bên thế chấp cam kết với bên nhận thế chấp dùng tài sản để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự nhằm xác định thứ tự ưu tiên thanh toán giữa những người cùng nhận bảo đảm bằng một tài sản khi xử lý tài sản bảo đảm. Việc đăng ký giao dịch bảo đảm được thực hiện theo quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm. Trường hợp bắt buộc đăng ký giao dịch theo quy định của pháp luật thì giao dịch bảo đảm có giá trị pháp lý đối với người thứ ba kể từ thời điểm đăng ký. Cần phân biệt thủ tục công chứng, chứng thực và đăng ký thế chấp. Công chứng là chứng nhận tính xác thực của hợp đồng thế
chấp trong khi đó đăng ký thế chấp khơng có giá trị xác thực giao dịch bảo đảm. Văn bản cơng chứng có giá trị chứng cứ và giá trị thi hành đối với các bên giao kết; trong trường hợp bên thế chấp khơng thực hiện nghĩa vụ thì ngân hàng có quyền u cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật. Còn thủ tục đăng ký thế chấp xét về mặt lý luận sẽ có tác dụng giúp cơ quan nhà nước kiểm soát việc bên thế chấp thực hiện nghĩa vụ tài sản của họ đối với ngân hàng như thế nào và ngăn ngừa tình trạng khách hàng dùng một tài sản để đảm bảo cho nhiều nghĩa vụ khác nhau tại nhiều tổ chức tín dụng với mục đích trục lợi hay lừa đảo.