3.2. GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LON G-
3.2.2.2 Chức năng các phòng ban
Ban Giám Đốc:
Là người trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, ký duyệt hợp đồng tín dụng trong giới hạn ủy quyền của Hội đồng quản trị.
Hướng dẫn, giám sát thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt động cấp trên giao, thường xuyên theo dõi hoạt động tài chính, huy động vốn, cơng tác tín dụng.
Hướng dẫn, giám sát thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt động cấp trên giao, thường xuyên theo dõi hoạt động tài chính, huy động vốn, cơng tác tín dụng.
Phịng Kế tốn Ngân quỹ :
* Kế Toán :
Tổ chức, thực hiên công tác hạch toán kế toán tại chi nhánh.
Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán và kiểm soát các hoạt động thanh tốn, điều hịa thanh khoản. Quản lý số dư tài khoản của chi nhánh tại các Ngân
Tổ Thẩm Định Tài Sản Ban Giám Đốc Phịng Kế Tốn Ngân Quỹ Phịng Hành Chánh Phòng Kinh Doanh Phòng Giao Dịch Cái Răng Phịng Giao Dịch Thơt Nốt Bộ Phận Tín Dụng Bộ Phận Trả Góp Ngày Bộ Phận Thanh Tốn Quốc Tế
hàng khác và tài khoản của các ngân hàng khác tại chi nhánh phục vụ cho việc giao dịch liên Ngân hàng.
Thực hiện và chịu trách nhiệm chính trong nghiệp vụ tiền gởi tiết kiệm, các nghiệp vụ tiền gởi có kỳ hạn, huy động tiền gởi tiết kiệm trong dân cư. Cung cấp và cập nhật sổ phụ tài khoản tiền gởi thanh tốn, tiền gởi khơng kỳ hạn.
Thực hiện và chịu trách nhiệm chính trong các nghiệp vụ cho vay cầm cố sổ tiết kiệm. Theo dõi giãi ngân, thu nợ, thu lãi tiền vay. Theo dõi hồi sơ vay đến hạn, kịp thời thông báo cho khách hàng đến tất toán. Hướng dãn khách hàng về tất cả các vấn đề có liên quan đến tiền vay, đống lãi, cách tính lãi và giải đáp mọi thắc mắc của khách hành liên quan đến các nghiệp vụ được giao.
Theo dõi, hướng dẫn cơng tác thanh tốn chi phí mua sắm. Tổng hợp kế hoạch Kinh doanh, Tài chính hàng tháng /q/năm do phịng nghiệp vụ xây dựng. Lập các chứng từ có liên quan đến cơng tác do Phịng Kế tốn đảm trách, chịu trách nhiệm về các số liệu do mình tạo lập và cập nhật vào hệ thống, quy trình của Ngân hàng. Thực hiện hậu kiểm kịp thời các chứng từ kế tốn báo cáo với người có thẩm quyền khi có sai sót xảy ra.
Tổ chức lưu trữ và bảo quản kho chứng từ kế toán.Thực hiện báo các theo quy định và yêu cầu của người có thẩm quyền
Chịu trách nhiệm mở sổ, khóa sổ cuối ngày. Trước khi thực hiện khóa sổ cuối ngày phải đối chiếu dữ liệu, kiểm sốt tính chính xác, khớp đúng của số liệu trên hệ thống máy tính và tiền mặt tại quỹ.
Ngồi ra cịn thực hiện các công việc khác theo sự phân cơng của trưởng phịng Kế tốn và Ban GIám Đốc.
* Ngân Quỹ :
Trực tiếp quản lý mật mã và chìa khóa két sắt, chìa khóa kho tiền và chìa khóa kho quỹ. Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý . Bốc xếp ,vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý lên xuống các phương tiện vận chuyển. Kiểm đếm, đóng bó đúng tiêu chuẩn tiền mặt tồn quỹ một cách kịp thời, chính xác.
Thực hiện kiểm kê tồn quỹ đúng theo quy định, tuân thủ các quy định về cơng tác an tồn quỹ. Đề xuất các biện pháp nhằm quản lý công tác kho quỹ một cách an toàn.
Chịu trách nhiệm trực tiếp về ghi chép sổ sách, chứng từ liên quan đến kho quỹ. Lưu trữ, bảo quản và giao nhận bản chính giấy tờ sở hữu tài sản đảm bảo của khách hàng, bản chính tờ trình đề xuất cho vay các giấy tờ khác theo quy định hiện hành. Thực hiện báo cáo theo quy định và theo yêu cầu của người có thẩm quyền.
Cuối ngày làm việc phải kiểm đếm, phân loại, đóng bó tiền theo quy định. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám Đốc chi nhánh về mức độ chính xác của số lượng tiền mặt thực tế tồn quỹ so với sổ sách và báo cáo kịp thời nếu có sai sót xảy ra.
Ngồi ra cịn chịu trách nhiệm trong việc đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên kiểm ngân về nghiệp vụ. Thực hiện các công việc khác theo sự phân cơng của Trưởng phịng Kế tốn và Ban Giám Đốc.
Phòng Hành chánh :
Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra tính tuân thủ quy định, quy chế. Sắp xếp, bố trí, điều động nhân sự, phân công nhân sự bảo vệ thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự tại cơ quan. Theo dõi kết quả công việc của cán bộ nhân viên trong phạm vi thẩm quyền được phân công. Báo cáo theo quy định của Ngân hàng TMCP Kiên Long và chính quyền địa phương.
Quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi tình hình nhân sự tại chi nhánh, thực hiện một số tác nghiệp khác về nhân sự, theo dõi thời hạn tái bổ nhiệm, lập hợp đồng lao động, tái ký hợp đồng lao động. Tiếp nhận hồ sơ xin việc tại chi nhánh.
Chịu trách nhiệm chính trong cơng tác thi đua, khen thưởng. Tiếp nhận chuyển giao công tác thi đua, khen thưởng từ hội sở. Đề bạc, khen thưởng đối với cấp nhân viên của chi nhánh. Tham mưu cho Ban Giám Đốc về hình thức khen thưởng, quy định khen thưởng.
Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Ngân hàng Kiên Long .
Phòng Kinh doanh :
Chuyên thực hiện các khoản cho vay: ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, huy động vốn. Bên cạnh đó có trách nhiệm kiểm sốt, theo dõi q trình sử dụng các món vay của khách hàng. Thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh, nghiệp vụ chiết khấu, tái chiết khấu giấy tờ có giá. Tiếp xúc và làm việc với các đối tác khách hàng ( các chủ đầu tư dự án ) để có thể ký kết hợp đồng hợp tác liên kết để mở rộng thị phầm tín dụng đồng thời triển khai các hợp đồng này cho toàn hệ thống thực hiện.
Là trung tâm thơng tin tín dụng cho tồn hệ thống, báo cáo thống kê, xây dựng kế hoạch vốn cho toàn Chi nhánh và đưa ra kế hoạch hoạt động tín dụng. Giúp việc và tham mưu cho ban điều hành trong việc soạn thảo các quy chế, quy trình liên quan nghiệp vụ cấp tín dụng.
* Bộ phận trả góp ngày:
Thực hiện và chịu trách nhiện chính trong các nghiệp vụ cho vay trả góp ngày. Lập các chứng từ giải ngân, thu nợ, thu lãi tiền vay theo đúng quy định cho vay trả góp ngày. Chịu trách nhiêm về các số liệu do mình tạo lập và cập nhật vào hệ thống, chương trình của ngân hàng. Kiểm tra hồ sơ phát vay, định mức dư nợ, hạn mức phát vay của cộng tác viên.
Quản lý nhập, xuất tài sản thế chấp của các nghiệp vụ cho vay trả góp ngày. Quản lý và cấp phát sổ theo dõi trã góp ngày, phiếu chi cho cộng tác viên tín dụng. Quản lý, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ vay vốn của cộng tác viên tín dụng, bảo đảm khơng bị thất thốt, mất mát, hư hỏng. Theo dõi, bàn giao hồ sơ tất toán nợ đúng hạn, trước hạn. Báo cáo số liệu phát sinh liên quan đến các nghiệp vụ trả góp ngày cho cấp có thẩm quyền.
* Bộ phận Tín dụng:
Nghiên cứu tìm hiểu thị trường, đối tượng khách hành trên địa bàn hoạt động, đề xuất kế hoạch tiếp thị khách hàng cho phòng Kinh doanh. Giữ vững khách hành truyền thống, tìm kiếm khách hàng mới có nhu cầu về tiền gởi tiết kiệm, tiền gởi thanh toán, nhu cầu vay vốn và các tiện ích khác nhằm phát triển thị trường. Tiếp khách tư vấn và trả lời rõ ràng về các thủ tục, sản phẩm tín dụng
( tránh tình trạng hướng dẫn khơng rõ, u cầu khách hàng bổ sung hồ sơ không đủ một lần để khách hàng phải đi tới lui nhiều lần ).
Tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và trình cho Trưởng phịng Tín dụng. Thẩm định khách hàng theo quy định về nhu cầu vay vốn, tài sản đảm bảo, uy tín khách hàng, khả năng tài chính … Lập tờ trình thẩm định, hợp đồng thế chấp, hợp đồng tín dụng và các hồ sơ, văn bản có liên quan ( hồ sơ vay vốn và hồ sơ của cộng tác viên ), hồ sơ cho vay cẩm cố giấy tờ có giá, hồ sơ cho vay bảo lãnh trình các cấp xét duyệt cho vay.
Chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi các hồ sơ theo sao kê. Thực hiện nhắc nợ gốc và lãi của khách hàng hàng ngày và báo cáo tình hình cam kết của khách hàng cho Trưởng phịng Tín dụng. Kiểm tra sử dụng vốn đột xuất và định kỳ theo quy định. Theo dõi các hồ sơ vay vốn đến hạn kịp thời thông báo cho khách hàng đến tất toán hợp đồng, đối chiếu gốc lãi chính xác trước khi giải chấp, trả tài sản. Thực hiện việc chuyển các nhóm nợ và thu hồi nợ theo quy định.
Tổ chức quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài sản thế chấp theo quy định. Lập các biểu mẫu và báo cáo theo quy định gởi về hội sở, Ngân hàng Nhà nước và theo yêu cầu của người có thẩm quyền.
Tham mưu và đề xuất cho Trưởng phịng Tín dụng chi nhánh các biện pháp cải tiến, tăng cường năng lực cạnh tranh, giải quyết khó khăn. Ngồi ra cịn thực hiện các cơng việc khác theo sự phân cơng của Trưởng phịng Tín dụng và Ban Giám Đốc.
* Bộ phận Thanh toán Quốc tế:
Thực hiện công tác tiếp thị để phát triển khách hàng, phát triển thị phần, chăm sóc và hướng dẫn khách hàng về tất cả các vấn đề có liên quan đến thanh tốn quốc tế, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, phí dịch vụ và các vấn đề khác.
Xử lý các vấn đề có liên quan đến L/C xuất nhập khẩu: nhờ thu xuất nhập khẩu, nhờ thu trơn ( nếu có ). Kinh doanh mua bán ngoại tệ phục vụ nhu cầu thanh toán xuất nhập khẩu. Chuyển tiền nhanh trong và ngoài nước, chuyển tiền phi mậu dịch theo đúng quy định, quy chế về kinh doanh ngoại hối của Ngân hàng .
Thực hiện nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ tiền mặt, séc du lịch và thanh toán các loại thẻ quốc tế
Tổ chức quản lý và lưu giữ hồ sơ thanh toán quốc tế, lập các chứng từ kế tốn có liên quan, chịu trách nhiệm về các số liệu do mình tạo lập và cập nhật vào hệ thống, chương trình của ngân hàng . Thực hiện báo cáo theo quy định của ngân hàng và theo yêu cầu của người có thẩm quyền.
Triển khai và tham gia thực hiện các phần công việc trong các quy trình có liên quan. Thực hiện các cơng việc khác theo sự phân cơng của trưởng phịng Kinh doanh - Tín dụng và Ban Giám Đốc.
Phịng Giao dịch:
Phòng Giao dịch nhằm tạo điều kiện cho các tiểu thương, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuận lợi trong việc gởi tiền, vay vốn, tiếp cận các sản phẩm Ngân hàng và các dịch vụ tiện ích . Đồng thời cũng nhằm thực hiện chiến lược chun mơn hố, đa dạng hoá đối tượng khách hàng, nâng cao hiệu quả huy động vốn, tập trung vốn cho mục tiêu phát triển doanh nghiệp trên địa bàn của Ngân hàng.
Tổ Thẩm định tài sản:
Chịu trách nhiệm trong việc thu thập, điều tra và quản lí những thơng tin nhằm thẩm định và phòng ngừa rủi ro tín dụng, thẩm định các khoản vay theo quy định, tổ chức thẩm tra công tác thẩm định của các chi nhánh trực thuộc, thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định.