CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ TIỀN LƯƠNG
2.2.6 Quy trình thanh tốn lương
2.2.6.1 Quy định vềthời gian thanh toán lương cho CBCNV
Lương sẽ được chuyển trước ngày 02 tháng kếtiếp.
2.2.6.2Quy định về các điều kiện CBNV được chi trả lương trong tháng
CBNV phải nộp hồ sơ nhân sựcho phòng HCNS đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định.
Phải có mã sốtrên hệthống phần mềm Công ty theo dõi.
Khơng cịn vướng mắc vềcác vấn đềcông nợ đối với công ty. (đúng, đầy đủ các
quy định của Công ty)
Khơng cịn vướng mắc vềcác thủtục hành chính đối với Cơng ty. Hồn thành các thủtục nghỉviệctheo đúng Quy định của Công ty.
Đối với phịng ban khơng cung cấp được các thông tin/ số liệu/ chứng từ liên
nhân sự còn vướng mắc vềcác thủtục hành chánh nhân sự, chưa kịp hoàn thành vào thời gian quy định thì lương của nhân sự đó sẽ chuyển vào kỳ lương tiếp theo (với điều kiện đã tuân thủcác yêu cầu liên quan theo quy định hiện hành).
2.2.6.3Quy định vềtrách nhiệm các phịng ban trong việc tính tốn/kiểm tra và thanh tốn
lương
STT Phịng ban/cá nhân Trách nhiệm
1 Đối với bộphận cung cấp sốliệu liên quan đến cơng tác tính lương
1.1 Bộphận HCNS Có trách nhiệm cung cấp Bảng danh sách giảm trừ gia cảnh của CBNV (tăng/giảm) vào ngày cuối cùng của tháng
tính lương.
1.2 Trưởng các bộ
phận/phịng ban
Có trách nhiệm cung cấp các văn bản sau vào ngày cuối cùng của thángtính lươngcho phịng HCNS.
Danh sách đềnghịgiữ lương (nếu có) Bảng chấm cơng của đơn vịmình
Bảng xác nhận thời gian cơng tác, chấm cơng, nghỉ phép, kếhoạch/xác nhận làm thêm giờ(nếu có)
2 Đối với bộphận làm lương
2.1 Phịng HCNS Tính tốn và lập bảng lương cơ bản (lương thời gian) cho toàn bộ CBNV Công ty theo đúng thời gian quy định Cung cấp tồn bộchứng từ, sốliệu liên quan đến việc tính
lương chophịng kếtốn và kiểm sốt khi có u cầu. Cung cấp về thông tin liên quan đến nhân sựvà ngày công
cho CBNV khi được yêu cầu
Giải trình mọi thắc mắc liên quan đến việc tính lương cho bộphận kiểm tra lương khi có yêu cầu.
Ghi nhận giải quyết thắc mắc về lương và các khoản chuyển lương cho NLĐ về lương cơ bản.
LÊ THỊ KIM LINH – K49C QTKD 56
3 Đối với bộphận kiểm tra, kiểm sốt bảng lương
3.1 Phịng kếtốn. Thực hiện công việc kiểm tra lương theo đúng thời gian
quy định
2.2.6.4 Quy trình tính tốn, kiểm tra và thanh tốn lương
Lưu đồ 2.1 Tính lương - Kiểm tra - Trình duyệt – Thanh tốn lương
STT Tiến trình Nội dung cơng việc Người chịu trách nhiệm Tần suất Thời gian thực hiện 1
Cung cấp chứng từ/sốliệu liên quan đến việc tính lương (bảng chấm công, xác nhận giờ công, ngày phép, công tác, thủ tục nghỉviệc,…), đềnghịgiữ lương, hồ sơ nhân sựcủa CBNV vềphòng HCNS
PBCN Hàng tháng Vào ngày 26 hàng tháng
2
Kiểm tra số liệu, thông tin và lập Bảng lương cơ bản cho tồn bộCBNV Cơng ty theo quy định hiện hành.
Gửi bảng cứng và file mềm bảng lương cho các phòng ban liên quan kiểm tra và phản hồi.
PBCN
HCNS Hàng tháng
Hoàn thành bảng lương vào ngày28 Nhận phản hồi của PBCN vào ngày 29
3
Tiếp nhận và kiểm tra bảng lương HCNS chuyển đến.
Nếu đúng, ký xác nhận, chuyển trả lại bảng lương cho HCNS.
Nếu sai: chuyển trả lại bảng lương cho HCNS. Đồng thời có trách nhiệm giải thích/ hướng dẫn ngun nhân sai phạm.
KT Hàng tháng Hồn thành kiểm tra bảng lương từ HCNS vào ngày 30 4 Nhận bảng lương từKếtoán.
Tiến hành lập bảng chi tiết chuyển khoản lương cho CBNV (Tiền gửi) hoặc bảng chi tiết lương (tiền mặt)
TrìnhTGĐ bảng lương và bảng thanh tốn tiền lương HCNS Hàng tháng Hồn thành vào ngày 01 của tháng kếtiếp 5 TGĐnhận bảng lương từHCNS
Nếu đúng: Phê duyệt và chuyển trả cho HCNS.
Nếu sai: Chuyển trả lại bảng lương cho HCNS đểxửlý lại.
Chuyển bảng lương & Bảng thanh tốn lương đãđượcTGĐphê duyệt cho phịng kế toán làm căn cứ để thanh tốn lương cho CBNV TGĐ Hàng tháng Hồn thành vào ngày 01 của tháng kếtiếp 6 Tiếp nhận bảng lương từphịng HCNS. Kế tốn lương lập UNC/ Phiếu chi lương bằng tiền mặt trìnhTGĐphê duyệt. Thanh tốn lương cho CBNV
KT Hàng tháng
Hồn thành vào ngày 02 của tháng kếtiếpe
Cung cấp chứng từ số liệu liên quan tới lương
Sai Kiểm tra và tính lương Đúng Kiểm tra bảng Trình duyệt bảng lương Sai Phê Chuyển Kế tốn Sai Đúng
7
HCNS gửi phiếu lương cho từng CBCNV qua email hoặc in file cứng gửi cho từng người HCNS Hàng tháng Hoàn thành vào ngày 02của tháng kếtiếp 8 KT: Lưu bản gốc HCNS: Lưu bản sao HCNS KT Hàng tháng
Sau khi hoàn tất quy trình
2.2.6.5 Hiệu lực
- Quy trình này có hiệu lực kể từngày ký . Các văn bản trước đây trái với Quy trình nàyđều được bãi bỏ.
- Phịng HCNS, Trưởng các phịng/ban, bộ phận có trách nhiệm phổ biến Quy trình nàyđến tồn thểnhân viên trực thuộc.
Trong q trình thực hiện, Quy trình sẽ được xem xét sửa đổi, bổ sung khi có những thay đổi về chế độ, chính sách của Nhà nước hoặc theo tình hình thực tế của Cơng ty hoặc khi phát sinh những bất hợp lý.
Mọi bổ sung sửa đổi quy định phải được Tổng giám đốc Công ty hoặc người
đượcủy quyền phê duyệt, quyết định mới có hiệu lực thi hành.