2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụcủa từng bộphận
Đại hội đồng cổ đơng:Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan có thẩm quyền cao nhất
của Cơng ty, có quyền quyết định những vẫn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định.
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty, trừnhững vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty.
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra
từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đơng lớn. Ban kiểm
sốt báo cáo Đại hội đồng cổ đơng về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kếtốn, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc: Là người quản lý điều hành hoạt động sản
xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc ký hợp
đồng thuê. Giúp việc cho Giám đốc là Phó tổng giám đốc cơng ty.
Phịng Hành chính - nhân sự: Chức năng:
Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực Thực hiện cơng tác quản lý hành chính
Tham mưu và phụ trách công tác thi đua, khen thưởng và kỷluật
Quản lý việc sửdụng và bảo vệcác loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tựan toàn vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổtrong Cơng ty
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các Nội quy, Quy chếcủa Công ty Quản lý và theo dõi các trang thiết bị, phương tiện văn phòng
HỗtrợBộphận, phòng ban khác trong việc quản lý nhân sựlà cầu nối giữa Tổng
Giám đốc và Người lao động trong Cơng ty.
Hoạch định mơ hình tổchức nhân sự: soạn thảo, trình duyệt và tổchức thực hiện
các quy định, quy trình liên quanđến Nhân sựáp dụng trong Cơng ty
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến
lược của Công ty
Tổchức và phối hợp với các đơn vịkhác thực hiện phát triển nguồn nhân lực Tổchức quản lý Nhân sựtồn Cơng ty
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
Các nhiệm vụkhác theo sựphân công của Tổng Giám đốc
Nhiệm vụhành chính
Thực hiện cơng tác quản lý hành chính Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện công tác quản lý hệthống thiết bịIT
Quản lý việc sửdụng và bảo vệcác loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tựan tồn vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổtrong Công ty
Các nhiệm vụkhác theo sựphân công của Tổng Giám đốc
Phịng Tài chính–Kếtốn: Chức năng:
Tham mưu giúp HĐQT và Ban Tổng Giám đốc trong công việc thực hiện chức
năng quản lý kế toán tài chính, hạch tốn kế tốn, thông tin kinh tế, phân tích hoạt
động kinh tế, kiểm sốt hoạt động tài chính kếtốn tại cơng ty.
Quản lý và sửdụng và kiểm sốt các nguồn vốn đúng mục đích.
Nhiệm vụ:
- Ghi chép và hạch toán, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong q trình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của Nhà
nước và quy chếquản lý tài chính của Cơng ty và Tập đồn.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kếhoạch sản xuất kinh doanh, kếhoạch thu chi tài chính, việc thu, nộp thanh tốn, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, quy
định của Nhà nước, Công ty và Tập đồn.
- Phổ biến chính sách, chế độ quản lý tài chính của Nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành SXKD, kiển tra và phân tích hoạt động kinh tê tài chính phục vụ cơng tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho cơ quan hữu quan theo chế độbáo ccáo tài chính, kếtốn hiện hành.
- Quan hệ với nhân hàng và các tổ chức tín dụng … trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Báo cáo kết quảsản xuất kinh doanh cho HĐQT và Ban giám đốc Công ty. - Thực hiện các nhiệm vụkhác khi lãnhđạo u cầu.
Phịng kiểm sốt nội bộvà pháp chế:
Chức năng: Phịng KSNB – PC là một phịng chun mơn nghiệp vụ của Cơng ty, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban TGĐ Công ty trong công tác pháp chế, kiểm soát nội bộ và các việc khác theo sự phân công và yêu cầu của HĐQT, BKS,
BTGĐ.
Nhiệm vụ:
Lĩnh vực Pháp chế:
Tham mưu và tư vấn cho HĐQT, BKS, BTGĐ, các phịng/ban/bộ phận về tồn bộcác vấn đềpháp lý liên quanđến hoạt động của Cơng ty;
Chủ trì hoặc tham gia soạn thảo, đàm phán các giao dịch của Cơng ty với bên ngồi; kiểm sốt vềnội dung, hình thức, thủ tục các hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh
doanh, thương mại, lao động; tư vấn, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng đầu tư
hành nhằm bảo đảm tốt nhất và tối đa lợi ích của Cơng ty;
Chủtrì hoặc phối hợp với các phịng/ban có liên quan xây dựng, sửa đổi, bổsung
Điều lệvà các quy chế, quy định của Công ty;
Tham gia các Tổ cơng tác chun mơn có liên quan khi được yêu cầu;
Phối hợp với Phịng Hành chính Nhân sự thực hiện việc phổ biến pháp luật, và
các quy định nội bộcủa Công ty đến người lao động;
Theo dõi, cập nhật, hệ thống các văn bản pháp luật của nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty;
Tham gia giải quyết các yêu cầu và tranh chấp dân sự, kinh doanh, thương mại
và lao động của Công ty (nếu có);
Đại diện theo ủy quyền của Cơng ty đểlàm việc với cơ quan, tổchức, cá nhân có liên quan trong các hoạt động của Công ty;
Đại diện theoủy quyền của Người đại diện theo pháp luật khi tham gia tốtụng; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và yêu cầu của HĐQT, BKS,
B.TGĐ.
Lĩnh vực kiếm sốt nội bộ:
Tham mưu, đề xuất HĐQT, BKS, BTGĐ Cơng ty các biện pháp thiết lập trật tự, kỷ cương, hệthống các quy chế, quy định trong các hoạt động sản xuất của Cơng ty;
Xây dựng các quy trình kiểm tra, kiểm soát phù hợp với các quy định của pháp luật, Điều lệCông ty nhằm đảm bảo hiệu quảhoạtđộng quản lý;
Lập kế hoạch và triển khai việc kiểm tra, kiểm soát định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của HĐQT, BTGĐ;
Đánh giá kết quảthực hiện sau kiểm tra, kiểm soát; báo cáo, kiến nghị và đềxuất
HĐQT, BTGĐ biện pháp xửlý, khắc phục các vấn đềkhông phù hợp và theo dõi, đơn đốc việc thực hiện;
chủ trương, chính sách và mức độ ảnh hưởng đến hoạt động của Cơng ty.
Kiểm sốt việc cung cấp thông tin, hồ sơ tài liệu cho các cơ quan có thẩm quyền khi thực hiện cơng tác thanh tra, kiểm tra tại Công ty theo địa chỉ của BTGĐ;
Tham gia các Tổ cơng tác chun mơn có liên quan khi được yêu cầu;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sựphân cơng hoặc u cầu của HĐQT, BKS,
BTGĐ.
Phịng Vật tưthiết bị: Chức năng:
Chủtrì tham mưu lựa chọn nhà cung cấp vật tư, thiết bị. Chủtrì tham mưu thanh lý tài sản của cơng ty.
Chủtrì tham mưu mua - bánphương tiện thiết bị, vật tư đặc chủng phục vụ hoạt
động công ích và SX-TM-DV.
Tham mưu về hợp đồng kinh tế đối với mua sắm phương tiện, thiết bị, vật tư nhiên liệu, hợp đồng sửa chữa phương tiện thiết bị và những hợp đồng trên các lĩnh vực khác theo quy định hiện hành.
Tham mưu giúp Tổng Giám đốc về công tác quản lý thiết bị, xe máy và vật tư nguyên liệu.
Nhiệm vụ
Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Tổng Giám đốc
vềlĩnh vực quản lý, sửdụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư.
Xây dựng đơn giá cho thuê phương tiện, thiết bị, lập kếhoạch mua sắm vật tư dự phòngĐBGT, phòng chống lụt bão.
Phối hợp xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị
theo ca, Km… theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất.
Điều động phương tiện, thiết bị, vật tư giữa các đơn vị trong cơng ty. Phối hợp với các phịng nghiệp vụ cùng các đơn vị trực thuộc quy định quản lý thiết bị, xe máy
thực hiện quản lý sửdụng vật tư, nhiên liệu ... đúng qui trình.Đơn đốc các đơn vịlập báo cáo quyết toán ca máy, vật tư, nhiên liệu đúng thời hạn.
Khám kiểm định các loại xe của Công ty theo quy định và trực tiếp cùng các phòng nghiệp vụ các đơn vị giải quyết các vụ tai nạn, làm thủtục với BH đền bù theo
quy định. Chịu trách nhiệm mua sắm vật tư, thiết bị cho cơng trình xây dựng và cho
xưởng sửa chữa ơ-tơ, các loại máy móc thiết bị và cho xưởng cơ khí. Chịu trách nhiệm
sửa chữa nhỏvà vừa, thay thếcác thiết bịphụtùng, dầu máy, dầu thắng, lốp,…
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ các đơn vị tham mưu cho TGĐ xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, đề xuất trung đại tu và tham mưu TGĐ ký kết hợp đồng bảo dưỡng sửa chữa phương tiện theo quy định.
Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng đầu tư thiết bị, xe máy, vật tư theo quy
định. Phối hợp với Phịng Tài chính-Kế tốn tham mưu cho Tổng Giám đốc về thanh lý tài sản cố định.
Thực hiện các thủ tục pháp lý về công tác hợp đồng mua sắm vật tư, thiết bị.
Thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc thực hiện hợp đồng đã ký kết, phát hiện kịp thời
những vấn đề phát sinh, những bất hợp lý để tham mưu cho TGĐ xửlý. Khi hợp đồng thực hiện xong phải nghiệm thu đưa vào sử dụng đồng thời tiến hành thủtục thanh lý hợp đồng để làm cơ sởthanh toán giữa các bên, thanh tốn cơng nợ.
Thực hiện các hợp đồng cho thuê máy móc thiết bị, lập biên bản thanh toán, thanh lý vềviệc cho thuê, lập bản đối chiếu công nợ.
Tham mưu cho TGĐ thẩm duyệt mua sắm thiết bị, thanh lý các thiết bị khơng cịn hiệu quảkhai thác
Trực tiếp lưu trữ, bảo quản lâu dài các loại hồ sơ có tên sau: Hợp đồng liên quan đến vật tư- thiết bịvà thanh lý hợp đồng. Các Biên bản, giấy tờkhác có liên quan.
Phòng Kếhoạch kĩ thuật:
đốc đểtriển khai chỉ đạo hoạt động trong các lĩnh vực công tác kếhoạch và công tác kĩ thuật.
Công tác lập, quản lý, theo dõi kếhoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công tác đầu tư- xây dựng, đấu thầu - giao thầu, hợp đồng. Xây dựng kếhoạch
đầu tư sửa chữa và xây dựng mới cơ sởhạtầng.
Công tác lập dựtốn, thanh quyết tốn các cơng trình, dựán.
Cơng tác lập hồ sơ đấu thầu, hồ sơ đề xuất, hồ sơ u cầu của các cơng trình, dự án của Cơng ty.
Công tác quản lý khối lượng, kỹthuật, chất lượng các cơng trình, dựán. Cơng tác kiểm tra, trình duyệt thiết kế.
Cơng tác nghiệm thu, hồn cơng các cơng trình, dựán. Cơng tácứng dụng tiến bộkhoa học kỹthuật.
Công tác Quản lý, vận hành và bảo dưỡng thường xuyên hầm đường bộHải Vân. Công tác Quản lý và bảo dưỡng thường xuyên các đoạn tuyến đường bộ, Quản lý vềhệthống kết cấu hạtầng giao thông đường bộ.
Công tác sửa chữa thường xuyên, định kỳ, đột xuất.
Cơng tác phịng chống lụt bão,đảm bảo giao thông thông suốt và an toàn.
Nhiệm vụ:
Hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch năm của mỗi đơn vị. Tổng hợp các số liệu và lấy ý kiến của các phòng nghiệp vụ, các đơn vị để tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng kếhoạch hoạt động SXKD-TM-DV cho kếhoạch năm.
Thực hiện các thủ tục pháp lý về công tác hợp đồng kinh tế và các dự án đầu tư.
Thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc thực hiện hợp đồng đã ký kết, phát hiện kịp thời
những vấn đềphát sinh, những bất hợp lý để tham mưu cho TGĐ xửlý. Thực hiện các thủtục thanh lý hợp đồng để làm cơ sởthanh toán giữa các bên, thanh tốn cơng nợ.
mục công việc.
Tham mưu xây dựng kếhoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư. Lập và soát xét hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phần chỉ dẫn đối với nhà thầu; chủ trì tổchức
đấu thầu theo quy định. Tham gia vào tổ đấu thầu, lập hồ sơ đềxuất dựthầu.
Thực hiện đầy đủ và kịp thời các chế độ báo cáo thống kê về kinh tế kế hoạch theo quy định của công ty, của ngành và của Nhà nước.
Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm Trên cơ sở
đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm
nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhượcđiểm.
Tổchức thực hiện và thực hiện công tác giám sát trực tiếp đối với Công tác Quản lý, vận hành và bảo dưỡng thường xuyên hầm đường bộHải Vân, Công tác Quản lý và bảo dưỡng thường xuyên các đoạn tuyến đường bộ. Giám sát, theo dõi kiểm tra phát hiện kịp thời những sự cố kỹ thuật trong quá trình Quản lý vận hành và bảo dưỡng
thường xuyên để đềxuất các phương án xửlý.
Chỉ đạo và giám sát công tác sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, định kỳ, đột xuất và công tác khắc phục bão lũ.
Lập và xem xét yêu cầu kỹ thuật đối với mua sắm vật tư, máy móc thiết bị theo yêu cầu của dự án, đảm bảo chất lượng cơng trình.
Lập biện pháp thi cơng và lập phương án vềtiến độ đối với các cơng trình.
Cập nhật, đánh giá và cải tiến các quy trình kỹ thuật, quy trình đảm bảo chất lượng, kế hoạch chất lượng theo thực tế thi công nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quảcủa công
Phối hợp với các đơn vị thực hiện việc kiểm tra, khảo sát, đánh giá tình trạng kỹ thuật và phân loại chất lượng cơng trình giao thơng. Phối hợp cùng với các phịng, đơn vị trực thuộc đểlập kếhoạch SCĐB hàng năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Chỉ đạo cơng tác đảm bảo giao thơng khi có sựcố, kiểm tra, đềxuất phương án khắc phục hậu quả, đôn đốc việc khơi phục tình trạng ban đầu của cơng trình giao
thơng một cách nhanh nhất.
Thực hiện các nhiệm vụkhác khi lãnhđạo u cầu.
2.1.4 Tình hình laođộng của cơng ty hiện nayNăng lực kinh nghiệm: Năng lực kinh nghiệm:
Năng lực lãnh đạo và quản lý: Hamadeco là công ty hoạt động đa dạng các lĩnh