XL ĐƯỜNG DÂY + TRẠM BIẾN ÁP
2.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ
2.2.2.1 Quy trình nhập kho NVL
Ở cơng ty Thành Nam, với mỗi nhu cầu NVL, quản lí cơng trường sẽ đề nghị lên phịng quản lí xây lắp. Sau khi phịng quản lí xây lắp xác nhận khối lượng sẽ chuyển phịng Kinh tế thị trường để tìm đối tác. Sau đó phịng Quản lí xây lắp duyệt lại giá cả và trình lãnh đạo kí duyệt. Tiếp đó việc mua NVL sẽ được tiến hành, xác nhận khối lượng, lập phiếu nhập kho, sau đó hồn thiện hồ sơ thanh tốn, và cuối cùng là chuyển phịng Kế tốn để thanh tốn.
Cơng ty có sử dụng các khoản tạm ứng cho các tổ đội tiến hành mua NVL, tuy nhiên việc này là không nhiều, các khoản tạm ứng chỉ là nhỏ, mang tính chất dự phịng cho các nhu cầu NVL đột xuất mà trên công ty chưa kịp tiến hành.
* Chứng từ kế tốn sử dụng gồm có: - Hóa đơn giá trị gia tăng.
-Biên bản kiểm nghiệm. - Phiếu chi.
- Phiếu nhập kho.
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu mua về đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Hóa đơn mua hàng đã phải ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh tốn,....
Khi NVL về đến cơng trường, kĩ thuật công trường cùng với thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra NVL về số lượng, chủng loại, chất lượng, so khớp, đối chiếu các thơng tin trên trên hóa đơn GTGT với nội dung trong hợp đồng mua hàng. Nếu khơng có sai sót gì sẽ cho phép nhập kho NVL, đồng thời thủ kho sẽ điền vào phiếu nhập kho do kế tốn phát gồm 3 liên:
Nhà cung cấp
Hóa đơn GTGT
Kiểm nghiệm
Hóa đơn GTGTBB kiểm nghiệm
Lập PNK
Hóa đơn GTGTBB kiểm nghiệm
PNK
Nhà CC
Vào thẻ kho Thẻ kho
A
Hóa đơn GTGTBB kiểm nghiệm
Lập bảng kê CT Bộ CT
Phòng QLXL
Bảng kê - Liên 1: lưu tại kho để làm cơ sở vào thẻ kho, định kì chuyển lên phịng kế tốn. - Liên 2: giao cho kế tốn cơng trường, cùng với các chứng từ liên quan (biên bản kiểm nghiệm, hóa đơn GTGT, hợp đồng) để hoàn thiện hồ sơ thanh tốn, gửi lên phịng Quản lí xây lắp, sau đó chuyển phịng Tài chính kế tốn cơng ty đề nghị thanh tốn.
- Liên 3: giao cho nhà cung cấp
Tồn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản, chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu, cơng ty thường dùng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để thanh toán, kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục NVL.
Khi NVL nhập kho, thủ kho căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho (chỉ ghi chỉ tiêu số lượng), định kì sẽ chuyển lên cho kế tốn NVL.
* Trường hợp NVL không đạt đúng số lượng, quy cách, phẩm chất: cán bộ kĩ thuật công trường sẽ yêu cầu trả lại số NVL không đạt chuẩn, chỉ tiếp nhận những NVL đúng phẩm chất quy quy định trong hợp đồng, trong phiếu nhập kho sẽ ghi vào cột thực nhập theo số NVL đúng phẩm chất đó.
* Trường hợp di chuyển nội bộ: căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của cấp trên, phịng Quản lí xây lắp lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho, sau đó xuất hàng theo số thực xuất và kí nhận song song, 1 liên giao cho kế toán NVL, 1 liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và kí nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán NVL kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
Sơ đồ 2.4: Trình tự nhập kho NVL tại cơng ty Thành Nam
Kí hiệu:
: chứng từ đầu vào, đầu ra : điểm nối : xử lí thủ cơng
: báo cáo, sổ kế toán : lưu theo số thứ tự PNK
PNK
A N
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng