- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
Mã bài: ITPRG11.2 Mục tiêu thực hiện:
2.2. Tài liệu phát thảo dự án (statement of work SOW)
- Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham gia, các bên liên quan đến dự án.
- Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án. Khi thống nhất về nội dung SOW, khách hàng, người tài trợ dự án và người quản lí dự án coi như đã nhất trí:
– Về các mục đích và mục tiêu của dự án.
– Ai chịu trách nhiệm làm việc gì? (phân vai)
Thơng thường, khi xây dựng tài liệu mô tả dự án, nẩy sinh những bất đồng ý kiến, tài liệu mơ tả dự án cịn xem như bản cam kết giữa người quản lí dự án, người tài trợ dự án và khách hàng. Khi tất cả các bên kí đã ký có nghĩa là đã đồng ý tuân thủ theo nội dung của tài liệu mơ tả dự án. Thậm chí có thể đặt điều kiện rằng việc khơng tuân thủ sau này sẽ bị phạt.
2.2.1. Các thành phần chủ yếu của tài liệu phát thảo dự án (SOW) Giới thiệu dự án
– Mô tả ngắn gọn về dự án, sản phẩm
– Giải thích cho ý đồ của dự án và những bên tham gia chính.
– Có thể bao gồm một số thơng tin về bối cảnh lịch sử của dự án hoặc sản phẩm, các sản phẩm trước.
Mục đích và mục tiêu (đã nêu ở phần trước) Phạm vi (scope)
– Xác định ranh giới của dự án
– Các sản phẩm kết quả của dự án
– Những gì được đưa vào trong dự án và những gì bị đưa ra ngồi khn khổ dự án, và các giai đoạn thực hiện dự án.
Những người liên quan chính (stakeholders)
– Là những cá nhân hoặc tập thể có quyền lợi sát sườn với dự án. Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực)
– Xác định nguồn nhân lực chủ chốt, cùng với trách nhiệm của mỗi người (hoặc nhóm người) sẽ đảm nhận.
– Không nên chỉ xác định các nguồn nhân lực bên trong 1 tổ chức Các điểm mốc thời gian quan trọng
– Các cột mốc hoàn thành từng giai đoạn của sản phẩm, các giai đoạn chuyển giao sản phẩm lần 1, lần 2. các cột mốc xem xét, kiểm tra và phê duyệt các tài liệu, phê duyệt dự án.
Kinh phí
– Nếu có thể, kinh phí được phân chia theo từng giai đoạn phát triển dự án. Việc phân chia dựa vào tỉ lệ thời gian và khối lượng công việc của từng giai đoạn phát triển.
Phần hiệu chỉnh/điều chỉnh
Chữ kí các bên liên quan
– Các xác nhận của các bên đối với các mục, điều khoản hay nội dung đã nêu ở trên. Việc ký xác nhận nghĩa là đồng ý, thoả thuận và cam kết thực hiện đúng theo nội dung trên.
2.2.2. Các công việc phát thảo dự án
- Xem xét lại các văn bản hiện có liên quan đến dự án, sản phẩm; - Lập danh sách các văn bản / thông tin chưa đầy đủ hay còn thiếu;
- Tiến hành phỏng vấn và / hoặc hội thảo, khảo sát, điều tra để thu thập các thơng tin cịn thiếu;
- Phân loại các thông tin cụ thể liên quan đến các cam kết, lịch trình và các kết quả bàn giao;
- Kết hợp chặt chẽ các hoạt động cụ thể vào kế hoạch quản lý; - Đạt được thoả thuận.
- Ví dụ: Mơ tả dự án "Xây dựng cổng thông tin số cho TP Hà Nội" Tên dự án: Như trên
Người quản lý dự án : TS Nguyễn văn X Danh sách Ban quản lý dự án:
- Tiến sĩ Nguyễn Văn X, trưởng ban - Ông A (chức danh)
- Bà B (chức danh) - Anh C (chức danh)
Chủ đầu tư: UBND quận Tp Hà Nội Giới thiệu dự án:
- Theo quyết định 112 của Chính phủ về tiến hành xây dựng hệ thống thông tin, tin học hố quản lý hành chính, xây dựng các hệ thống phần mềmn, cổng thông tin phục vụ quản lý nhà nước và triển khai các dịch vụ hành chính cơng...
Mục đích và mục tiêu dự án:
Mục đích: Xây dựng một cổng thơng tin số cho thành phố nhằm phục vụ công tác quản lý và triển khai các dịch vụ hành chính cơng.
Mục tiêu:
- Xây dựng website giao tiếp, giới thiệu TP Hà nội
- Xây dựng CSDL phục vụ công tác quản lý và CSDL dịch vụ hành chính cơng - Xây dựng các mơdule quản lý, điều hành tích hợp trên cổng thơng tin (website giao tiếp)
- Thời gian thực hiện: phải xong trước ngày 01 tháng 9 năm 2002 - Chia ra từng giai đoạn phát triển từng mảng module công việc - ...
Phạm vi dự án:
- Lập kế hoạch triển khai thực hiện, lựa chọn các đơn vị, công ty để hỗ trợ và phối hợp và thực hiện .
- Phân tích, thiết kế, cài đặt và vận hành hệ thống.
- Hệ thống được triển khai tại UBND và các cơ quan đơn vị thuộc TP đều sử dụng CSDL chung của hệ thống này.
Những người liên quan chính trong dự án - UBND TP Hà nội
- Các cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp thuộc TP Hà nội - .....
Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực) - Phịng Cơng nghệ của TP - UBND Quận, phường - Cty phát triển PM F-soft - ......
Các điểm mốc thời gian quan trọng
- Khởi động dự án: tháng 1 năm 2001 - Xong hồ sơ công việc: tháng 2 năm 2001
- Duyệt danh sách các hạng mục công việc / module của dự án sẽ triển khai: tháng 3 năm 2001
- Giai đoạn 1 (30%): tháng 9 năm 2001 - Giai đoạn 2 (40%): tháng 3 năm 2002 - Giai đoạn 3 (30%): tháng 9 năm 2002 - ....
Kinh phí. 2 tỷ VND, được phân bổ vào các thời điểm sau: - Sau khi phê duỵệt dự án: 500 triệu
- Tháng 9 năm 2001: 500 triệu - Tháng 3 năm 2002: 600 triệu - Tháng 9 năm 2002: 400 triệu Hiệu chỉnh/điều chỉnh
Chưa có gì
Chữ kí các bên liên quan Đơn vị tài trợ dự án Người quản lý dự án Đại diện UBND TP HN
Đại diện Cty phát triển PM FPT
Hình 10 Các bước làm tài liệu phát thảo dự án SOW
Theo sơ đồ trên, sau khi viết xong tài liêu phát thảo dự án sẽ chuyển cho bên tài trợ và/hoặc khách hàng, ở đây họ sẽ xem xét đồng ý hoặc thay đổi. Nhưng trước khi chuyển cho phía khách hàng cần phải đánh giá lại tài liệu phát thảo có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không? Cần thực hiện các bước đánh giá sau:
- Các tài liệu dự án đã được lập trong kế hoạch quản lý?
- Bản phát thảo dự án dựa trên thành tựu của các mục tiêu dự án?
- Có thể đương đầu với những thay đổi về các mục tiêu hay các tiêu thức được thừa nhận?
- Có thể cung cấp cho người sử dụng các kết quả thường xuyên về: o % đạt được các mục tiêu dự án?
o Phản hồi về tính thích hợp của các mục tiêu và phương pháp tiếp cận dự án?