- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
Mã bài: ITPRG11.5 Mục tiêu thực hiện:
5.1. Phương pháp thu thập thông tin và đánh giá hiện trạng dự án
5.1.1. Các yếu tố làm ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng phần mềm
- Năng lực cá nhân: Năng khiếu, lịng u nghề, tính sáng tạo, tính cần cù, kỹ năng trao đổi trong tổ, nhóm.
- Độ phức tạp của phần mềm: nhiều dịng lệnh, thuật tốn phức tạp, nhiều module - Cách tiếp cận hệ thống
- Thời gian được phép: Nếu thời gian căng thẳng quá sẽ dẫn đến phần mềm bị yêu cầu làm gấp sẽ sinh ra nhiều lỗi.
- Khả năng hiểu thấu vấn đề, hiểu nghiệp vụ, hiểu cơng cụ lập trình - Độ ổn định của các u cầu, mức độ thay đổi yêu cầu rất ít.
- Kỹ năng địi hỏi của những cơng nghệ mới: Cơng nghệ client/server, công nghệ Web - Môi trường làm việc, công cụ hỗ trợ, các trang thiết bị sử dụng.
- Sự đào tạo, huấn luyện của tổ chức - Kỹ năng quản lý
- Các rủi ro xảy ra
Những hạn chế của một lập trình viên mới:
Khả năng diễn đạt vấn đề;
Chưa có ý thức về việc bảo hành, bảo trì phần mềm;
Làm việc trong một khuôn khổ, bài bản của quản lý dự án;
Làm việc trong nhóm, truyền thơng và giao tiếp, và khả năng độc lập tác chiến. 5.1.2. Thu thập, đánh giá hiện trạng
Thu thập hiện trạng là: Dùng mọi phương sách để xác định xem các cơng việc (nói riêng) và tồn bộ dự án (nói chung) hiện nay đang tiến triển thế nào.
Các bước thực hiện:
1. Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1 hoặc hai tuần). Công bố cho các thành viên đội dự án biết, nẵm rõ hiện trạng dự án.
2. Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án.
3. Tránh đưa ra đánh giá vội vã khi thu thập dữ liệu. Dữ liệu thu thập được cần được phân tích kỹ lưỡng trước khi đưa ra các đánh giá, kết luận, tránh làm tác động không tốt đến tổ dự án.
4. Làm tài liệu tổng hợp, tốt nhất là tổng hợp từ các tài liệu, báo cáo điện tử. Ví dụ: Báo cáo/khảo sát Hiện trạng của dự án
Ví dụ về phân cơng nhiệm vụ các thành viên trong dự án
Hình 37. Mẫu phân cơng nhiệm vụ các thành viên dự án Ví dụ về kết quả bàn giao – mốc thực hiện
Hình 38. Mẫu báo cáo hiện trạng dự án Phương pháp tính giá trị thu được
Thuật ngữ “giá trị thu được”(Earned Value - EV) và kỹ thuật quản lý giá trị thu được EVMS (Earned Value Manangement System) đang được ứng dụng rộng rãi trong giới quản lý dự án CNTT khi mà chúng có những khái niệm mới đáng chú ý được chấp nhận. Tuy nhiên, chúng đã được sử dụng từ những năm 1960 khi mà Bộ Quốc Phòng Mỹ chấp nhận chúng như một phương thức chuẩn để đánh giá và quản lý việc thực hiện dự án. Ngày nay, phương pháp này được áp dụng rộng rãi, chúng cung cấp một phương pháp chuẩn để đánh giá một cách khách quan các công việc đã thực hiện bằng cách kết hợp chi phí, thời gian trên thực tế và trên kế hoạch vào một tập các độ đo, để từ đó người ta có thể tái lập kế hoạch, xác định lại tài nguyên, tiên đốn ngày chuyển giao và ước lượng lại chi phí cho các cơng việc cịn lại của dự án đang thực hiện.
EV là giá trị của cơng việc đã hồn thành được biểu diễn trong những điều khoản của ngân sách đã chi cho cơng việc đó.
Đặc điểm EV
Khi chúng ta đề cập đến EV, nghĩa là chúng ta đang nói đến một hệ phương pháp luận chung. Trong khi EV chỉ là một phần của hệ phương pháp luận này, nó là một phần của chìa khố. Phương pháp đơn giản nhất để hiểu “Giá trị thu được” là xem nó như một tiến trình tự nhiên. Mặc dù cái tên này có hàm ý, là một cái gì đó được thu được qua một vài sự nỗ lực. Trong QLDA, giá trị này có được khi những hoạt động đã được hồn thành. Vì vậy, EV cũng là thước đo của công việc đang tiến hành. Khi chúng ta nhìn thấy trễ, có một mối quan hệ trực tiếp giữa EV và phần trăm cơng việc hồn thành.
Tính giá trị thu được:
Phân tích giá trị thu được sử dụng 3 phương pháp cơ bản:
o Chi phí theo kế hoạch - chi phí dự tốn cho lịch trình cơng việc (PV) o Chi phí thực tế - chi phí thực tế cho cơng việc đã thực hiện (AV) o Trị giá thu được - chi phí dự tốn cho cơng việc đã thực hiện (EV) Từ 3 phương pháp này, dẫn đến 4 cơng thức tốn học:
o Thay đổi chi phí (CV) = EV - AV o Thay đổi lịch trình (SV) = EV - PV o Chỉ số chi phí thực hiện (CPI) = EV / AV o Chỉ số lịch trình thực hiện (SPI) = EV / PV Phân tích giá trị thu được:
Hình 39. Đồ thị biểu diễn phân tích các giá trị thu được
Mục đích cuối cùng của đánh giá: là làm rõ sự khác biệt giữa Dự kiến và Thực tế. Sự khác biệt đó có thể là xấu hoặc tốt hoặc không nhất thiết phải xấu hoặc tốt, tùy từng trường hợp cụ thể.
Sai biệt lịch biểu
= Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch - Ngày bắt đầu và kết thúc thực tế
Sai biệt ngân sách
Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế Nhiệm vụ của người quản lý dự án là trả lời câu hỏi:
o Sự khác biệt là tốt hay xấu?
o Có cần những hành động uốn nắn, điều chỉnh dự án hay khơng? o Nếu có, thì là gì?
Tại sao dự án lại sai kế hoạch? o Vượt kế hoạch,
o Vượt kế hoạch thực sự,
o Phạm vi giảm mà khơng có sự phê chuẩn/ nhiệm vụ kết thúc khơng có kế hoạch thời gian cho những cơng việc này,
o Các tiêu chuẩn không được tuân theo,
o Ước tính về các dự đốn để hồn thiện khơng đúng o Bỏ qua việc duyệt lại, kiểm tra lại
o Không giải quyết các vấn đề kỹ thuật o Các vấn đề về nguồn bên ngoài
o Các vấn đề về các thành viên nhóm, bỏ đi, giao tiếp, o Tận dụng các nguồn thấp, không đủ thực hiện
o Phạm vi/mục tiêu dự án không rõ ràng, kế cả các yêu cầu của khách hàng o Những thay đổi về phạm vi không được thông qua.
Và tất cả những vấn đề trên được xem là rủi ro của dự án, người quản lý dự án phải xây dựng kế hoạch để đối phó, phịng ngừa, quản lý những rủi ro đó của dự án(sẽ được trình bày trong phần quản lý rủi ro).
5.1.3. Các bước hoạt động Các bước hoạt động để có thể:
- Xác định khi nào xảy ra các vấn đề đó trong một dự án tương tự;
- Rà xét việc kiểm soát các sự kiện và thay đổi để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong cơng việc sắp tới.
- Có khn mẫu nào khơng nhìn thấy được không?
- Thời gian cho việc kết thúc tăng lên.
- Q trình sửa lỗi tăng lên.
- Có các cơng cụ đặc biệt được u cầu để hồn thành các cơng việc sắp tới không.
- Đánh giá các lựa chọn đối với công việc của các hoạt động sắp tới?
- Các cuộc họp nhóm để giải quyết các sự kiện, điểm mạnh, điểm yếu 5.1.4. Lập báo cáo dự án và kiểm sốt
Qua việc thu thập thơng tin, hiện trạng của dự án sẽ tiến hành lập các báo cáo về dự án, báo cáo hiện trạng dự án, báo cáo nhân sự, báo cáo các vấn đề nảy sinh trong dự án, các kế hoạch thực hiện và thực tế thực hiện. Việc lập các báo cáo này nhằm mục đích phục vụ việc kiểm sốt và quản lý dự án trong thời gian hiện tại và tương lai. Việc lập báo cáo và kiểm soát dự án bao gồm các haọt động:
- Thiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạng.
- Kế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều hành.
- Các phương pháp trình bày đa dạng thích hợp với từng đối tượng và cơng việc được giao.
- Yêu cầu môi trường hỗ trợ về truyền thông.