- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
Mã bài: ITPRG11.3 Mục tiêu thực hiện:
3.4. Lập lịch trình thực hiện
Bảng Cơng Việc chưa có đủ thơng tin để giúp người quản lý lập kế hoạch, tổ chức, kiểm sốt và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả. Cơng cụ chính để giúp bạn hồn thành điều này là Lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án.
3.4.1 Mục đích của lịch biểu:
- Cho biết trật tự thực hiện (logic) của các công việc; - Cho biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc cho mỗi công việc; - Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án; - Áp đặt một kỷ luật lên dự án;
- Tăng cường ý thức tập thể: việc trước chưa xong thì chưa thể làm việc sau;
- Cho biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn, cần huy động đầy đủ tài nguyên (người, vật tư) trước khi một công việc bắt đầu;
- Cho phép xác định công việc nào là chủ chốt/khơng chủ chốt để từ đó tập trung sức người và tiền cho các công việc chủ chốt (không tập trung tràn lan).
Tại sao một số người quản lý dự án lại không xây dựng lịch biểu?
Không xây dựng lịch biểu đồng nghĩa với việc làm tăng rủi ro không thành công cho dự án. Sự minh bạch và rõ ràng, chi tiết trong lịch trình sẽ là điều kiện tốt cho các cơng đoạn, giai đoạn và tiến trình của dự án hoạt động có hiệu quả. Một số người khơng xây dựng lịch biểu đó là do:
- Lười biếng;
- Thiếu kỹ năng, không được huấn luyện;
- Thiếu thời gian, tuy nhiên cần phải thấy rằng thà mất ít thời gian lúc đầu cịn hơn mất nhiều thời gian về sau này;
- Thiếu sự hợp tác, không lấy được thông tin từ người khác; - Khơng nắm được mục đích, mục tiêu và các yêu cầu của dự án.
3.4.2. Xác định sự phụ thuộc của các hoạt động / công việc trong bảng WBS
Trước khi lập lịch trình của dự án, dựa vào bảng công việc WBS cần xác định sự phụ thuộc của các công việc hay các hoạt động, bao gồm:
- Cơng việc gì cần hồn thành trước khi nhiệm vụ này có thể bắt đầu? - Những nhiệm vụ gì có thể được thực hiện khi cơng việc này kết thúc? - Giảm tối đa một chuỗi dài các nhiệm vụ phụ thuộc
- Thực hiện các nhiệm vụ song song với nhau khi có thể - Xem xét những khoảng cách
- Xem xét sự chồng chéo
- Chuyển các thông tin phụ thuộc vào một cơng cụ lập kế hoạch Vì vậy, lên lịch trình là nhằm mục đích:
Giảm thiểu tối đa thời gian trống, thời gian chờ đợi
Tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên, nguồn nhân lực có thể để hồn thành cơng việc.
Dàn xếp chỗ thừa và chỗ thiếu của các nguồn.
Xem xét các hạn chế của: o các hoạt động phụ thuộc
o các nguồn sẵn có cho các cơng việc.
Thực hiện quy trình lặp lại (trong việc xây dựng lịch biểu dự án): o thời gian biểu của quy trình;
o rà xét thời gian biểu; o sửa thời gian biểu; o lập lại thời gian biểu;
Hồn thành với một cơng cụ lên lịch trình tự động. 3.4.3. Phương pháp lập lịch trình
Lập lịch trình thực hiện bằng các phương pháp sau:
- Biểu đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique) hay phương pháp đường tới hạn CPM (Critical Path Method)
- Sơ đồ thanh GANTT hiện được sử dụng rộng rãi. Sản phẩm MS Project là công cụ rất tốt cho các nhà quản lý dự án sử dụng để lập lịch trình thực hiện các dự án.
1) Biểu đồ mũi tên
Là phương pháp truyền thống, sử dụng các kí hiệu và mơ tả bằng lời. Biểu đồ chứa nhiều nút tròn và mũi tên.
Nút biểu diễn cho một mốc sự kiện (bắt đầu hay hồn thành một cơng việc). Một nút chứa một mã số duy nhất.
Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho một hoạt động (ví dụ: hoạt động "Thực hiện cơng việc A"). Phía trên mũi tên ghi mô tả về hoạt động này. Tại cuối mũi tên là 1 cặp số SF (Start-Finish).
Hình 26. Một ví dụ Sơ đồ mạng PERT/ CPM –sơ đồ mũi tên 2) Biểu đồ hình hộp (PDM - Precedence Diagramming Method)
Bao gồm:
Hộp chữ nhật: biểu thị cho một công việc,
Góc trên bên trái: ngày Bắt đầu Sớm (ES) và Kết thúc Sớm (EF),
Góc trên bên phải: ngày Bắt đầu Muộn (LS) và ngày Kết thúc Muộn (LF),
Góc dưới bên trái: mã số của cơng việc,
Góc dưới bên phải: thời gian thực hiện công việc,
Giữa hộp: mô tả công việc (động từ và bổ ngữ),
Mũi tên: thể hiện thứ tự cơng việc: F-S, S-S, F-F Ví dụ hình biểu diễn sau:
Hình 27. Sơ đồ mạng PERT - hình chữ nhật Tính ngày tháng cho các cơng việc:
Một công việc liên quan đến 4 ngày:
1. ES (bắt đầu sớm- Early Start): thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việc. 2. EF (kết thúc sớm - Early Finish): thời gian sớm nhất có thể kết thúc cơng việc.
3. LS (bắt đầu muộn - Late Start): thời gian muộn nhất có thể bắt đầu cơng việc. 4. LF (kết thúc muộn - Late Finish): thời gian muộn nhất có thể kết thúc cơng việc
Hình 28. Tính tốn đường găng cho một dự án - Thực hiện D: ES = 5 => EF = 5 Tính lùi cho LS, LF - Thực hiện D: LF = 5 => LS = 5 - Thực hiện B: LF = 4 => LS = 2 - Thực hiện C: LF = 4 => LS = 4 Nguyên lý chung:
1. Ngày ES là ngày đầu tiên của hoạt động 2. EF = ES + thời hạn - 1.
3. LS = LF - thời hạn + 1. Slack (thời gian nghỉ)
Slack = KM - KS
Cơng việc nào có slack (thời gian nghỉ) = 0 gọi là đường găng (Critical path) Đường găng
Đường găng: làm khẩn trương, không cho phép làm sai kế hoạch, thể hiện thời gian tối đa cho phép hoàn thành dự án trong thời gian sớm nhất.
3.4.4.Sơ đồ Gantt: Biểu diễn như trong MS Project.
(phần này sẽ được trình bày trong phần MS Project, bài tập)