- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
Mã bài: ITPRG11.6 Mục tiêu thực hiện:
Mục tiêu thực hiện:
Học xong bài này học viên sẽ có khả năng:
-Lập các báo cáo kết thúc dự án. -Quyết tốn dự án.
-Có được các bài học kinh nghiệm từ dự án (review)
Nội dung:
6.1 Các thông tin cần cho tổng kết dự án
6.2 Phương pháp tập hợp thông tin tổng kết dự án 6.3. Trình bày các bài học kinh nghiệm
6.4. Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án 6.5. Đóng dự án.
6.1. Các thông tin cần cho tổng kết dự án
6.1.1. Nhập đề
Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn. Các lý do kết thúc dự án:
- Đã hoàn thành tất cả các yêu cầu của khách hàng (đáp ứng được mục tiêu của dự án)
- Chưa hoàn thành các yêu cầu, nhưng có các yếu tố sau:
Kinh phí đã hết, khơng thể cấp thêm (nguồn ngân sách đã rỗng)
Thời hạn đã hết, khơng cho phép gia hạn thêm (ví dụ: hệ thống phần mềm phục vụ Seagame 22).
Ban Quản lý và nhà tài trợ quyết định chấm dứt dự án (do dự án khơng có khả năng đáp ứng được yêu cầu của sự thay đổi, lỗi thời, hay vì một nguyên nhân làm ăn thua lỗ...)
Những lý do đặc biệt khác
- Hoàn thiện dự án là việc giải thể tổ chức và môi trường dự án theo phương thức đã được ấn định sau khi đã đạt được các mục tiêu của dự án và tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc chi tiết được hồn thành.
6.1.2. Qui trình hồn thiện dự án
Để hoàn thiện dự án cần thực hiện theo các bước sau: - Rà xét và cập nhật kế hoạch quản lý
- Xây dựng kế hoạch chi tiết hoàn tất dự án - Tiến hành rà xét các hoạt động
- Kết thúc hợp đồng với các nhà thầu phụ - Chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng
- Lập biên bản và lưu giữ các kết quả bàn giao tài liệu, sản phẩm... - Đóng văn phịng dự án
- Giải thể tổ chức dự án.
- Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án với sự tham gia các bên liên quan, với tổ chức dự án.
- Thiết lập lại việc phân bổ nhân sự dự án (đưa vào các dự án khác hay thiết lập một dự án mới).
6.2. Thống kê lại và rà soát dự án.
Thống kê lại các số liệu "lịch sử" về chi phí, thời gian thực hiện, chất lượng cơng việc, chất lượng sản phẩm.
So sánh giữa kế hoạch và thực tế
Tìm nguyên nhân (kể cả trong trường hợp mọi sự là hồn hảo) Ngun tắc thực hiện:
Qui trình đối với việc hoàn tất dự án cần được lập kế hoạch với sự chú ý vào từng chi tiết giống như các giai đoạn, vai trò và trách nhiệm con người trải qua sự thay đổi lớn vào thời điểm cuối cùng của dự án.
Các kế hoạch đối với việc hoàn tất dự án cần lên lịch các hoạt động yêu cầu của rà xét sau thực hiện.
6.3. Bài học kinh nghiệm
Xây dựng bài học kinh nghiệm rút ra từ dự án nhằm mục đích lưu lại cho các dự án tiếp theo trong tương lai có thể tham khảo, tiếp thu những điểm mạnh, và loại trừ những điểm yếu, rủi ro có thể gặp phải của các dự án tương tự. Việc rút ra bài học kinh nghiệm là rất cần thiết. Một dàn bài của bài học kinh nghiệm như sau:
I. Giới thiệu chung về dự án A. Mục đích
B. Phạm vi
II. Tình hình/hiện trạng trước khi thực hiện dự án III. Tóm tắt nội dung cơng việc của dự án
IV. Những điểm đã đạt được/thành công A. Các thành công
B. Thảo luận về từng thành công
V. Các vấn đề gặp phải trong khi thực hiện dự án A. Thảo luận về từng vấn đề
B. Cách khắc phục vấn đề VI. Cơ hội cho công việc tương lai - Các nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệu:
u cầu kiểm sốt thay đổi. Bản ghi chi phí dự án.
Phỏng vấn với các thành viên tổ, Ban lãnh đạo và khách hàng. Biên bản các cuộc họp dự án.
Lịch biểu thời gian (scheduling) Phác thảo dự án và những sửa đổi Tài liệu thống kê của dự án.
- Thời gian tốt nhất để viết tài liệu này là cuối dự án hoặc hay ngay sau khi dự án kết thúc.
- Tài liệu này là khơng có lợi khi nào?
Người quản lý dự án khơng đủ trình độ, khơng đủ thơng tin đã viết ra một tài liệu khơng chính xác.
Mục đích chính trị của tài liệu: Tài liệu khơng phản ảnh sự thật, hoặc để cơng kích người khác
6.4. Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án
6.4.1. Lịch trình thực hiện cuộc họp: - Xem xét các yêu cầu/mục tiêu dự án:
o Mục tiêu dự án o Phạm vi dự án o Các kết quả bàn giao chính o Phương pháp tiếp cận dự án o Lịch trình ở mức cao - Xem xét các thành quả dự án: o Nền tảng dự án o Kết quả bàn giao o Đặc tính nổi bật của dự án o Các lợi ích lớn đã đạt được - Thực trạng cuối cùng:
o Xem xét Kế hoạch thực hiện dự án so với thực tế thực hiện.
o Phân tích sự khác nhau giữa kế hoạch và thực tế, thảo luận sự khác nhau đó.
- Xem xét các khoản mục mở: o Danh mục nổi bật
o Danh mục các vấn đề thay đổi - Khái quát các bước tiếp theo:
o Hồn tất lịch trình chuyển giao dự án
o Các mục tiêu / kế hoạch rà xét dự án sau thực hiện. 6.4.2. Kiểm điểm sau khi bàn giao
- Mục đích: Khảo sát năng suất phục vụ của sản phẩm và các hoạt động duy trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng.
Xác định xem mục đích và mục tiêu của dự án có đạt được khơng? Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu của khách hàng khơng? Đánh giá ích lợi thực sự của sản phẩm?
Khách hàng có thực sự thoả mãn? Thảo luận sự hỗ trợ tiếp tục
- Các lưu ý khi họp kiểm điểm: Mời tư vấn độc lập
Khoanh vùng những nội dung cần họp bàn, tránh đi lan man, cãi vã Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho cuộc họp (tuỳ độ lớn của dự án) Tổng kết những điểm mới (sáng kiến, kinh nghiệm, ...) trong dự án.
6.5. Đóng dự án
Trong giai đoạn cuối của dự án, trước khi kết thúc, nên làm một số việc:
- Giảm bớt người, phân công lại công việc
- Xác nhận và công bố những cá nhân/đơn vị đã làm tốt (động viên tinh thần, hoặc kèm theo vật chất - dù nhiều/ít)
Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để người quản lý dự án tự bảo vệ mình) Các nhân tố thành cơng:
Kế hoạch làm việc tồn diện được xây dựng Việc đánh giá quá trình triển khai được tiến hành
Các báo cáo dự án cuối cùng được phát hành, các kết quả bàn giao được lưu trữ Giải thể chính thức tổ chức dự án
Việc rà xét toàn diện sau triển khai được tiến hành. Tóm lại:
Rà xét sau thực hiện là một cơ hội tốt đối với nghiên cứu cá nhân cũng như tổ chức. Nhưng nó phải được lập kế hoạch và tiến hành đảm bảo tập trung tích cực vào các mục tiêu kinh doanh của dự án và của tổ chức.