- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
5.5.Quản lý chất lượng
5.6. Quản lý rủi ro
Rủi ro là những vấn đề chưa bao giờ xẩy ra trước đây nhưng có nguy cơ xảy ra trong tương lai.
Quản lý rủi ro là dự đốn các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai dự án, phân tích sự ảnh hương của các vấn đề này và đưa ra các phương pháp đối phó, kiểm sốt khi các vấn đề này thực sự xảy ra. Mục tiêu là tránh “khủng hoảng”.
Các đặc điểm của rủi ro của dự án: Xác suất xảy ra là 0 < = x < =1.
Khi rủi ro xảy ra kèm theo sự mất mát tiền của, con người và danh tiến, uy tín. Có một số Rủi ro có thể quản lý, kiểm sốt được.
5.6.1. Các loại rủi ro
- Các Rủi ro lập lịch trình: dồn nén lịch trình do khách hàng hoặc do thị trường ... - Rủi ro về chi phí: ngân sách không đảm bảo, vượt quá ngân sách.
- Các rủi ro về yêu cầu của sản phẩm: o Các yêu cầu không đúng
o Khơng hồn thành các u cầu, các u cầu khơng trọn vẹn o Các yêu cầu không rõ ràng, mâu thuẩn lẫn nhau
o Các yêu cầu hay thay đổi, thay đổi nhanh. - Các rủi ro về chất lượng
5.6.2. Các tiến trình quản lý rủi ro
Hình 52. Các tiến trình quản lý rủi ro
Hình vẽ trên thể hiện được các tiến trình thực hiện quản lý rủi ro, từng bước thực hiện đánh giá, phân tích và kiểm sốt chúng.
Xác định rủi ro:
o Cùng với các bên liên quan xác định các rủi ro của dự án
o Liệt kê các rủi ro tiềm ẩn có thể phá vỡ kế hoạch thực hiện dự án Phân tích rủi ro:
o Xác định ảnh hưởng của từng vấn đề/ rủi ro đối với dự án
o Thông báo các rủi ro cho mọi người đều biết để đối phó, phịng ngừa. o Ước lượng kích thước thiệt hại
o Ước lượng khả năng xảy ra các tổn thất đó
Sắp xếp thứ tự xảy ra của các rủi ro, dựa vào sự phân tích tầm ảnh hưởng và nguy cơ xảy ra mà sắp xếp thứ tự cho các rủi ro theo mức từ cao đến thấp để từ đó có được chiến lược phịng chống các rủi ro một khi chúng xảy ra.
Có 2 loại rủi ro đó là rủi ro có thể dự đốn được và rủi ro khơng thể dự đoán được.
Lập kế hoạch kiểm soát và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong dự án. 5.6.3. Quản lý hiệu quả rủi ro
Để quản lý hiệu quả rủi ro cần có những chiến lược cụ thể, những sách lược an toàn để đối phó lại với các trường hợp xảy ra bất ngờ.
Muốn quản lý hiệu quả cần: - Phòng ngừa hơn là chữa trị
- Đánh giá rủi ro theo thời kỳ trong suốt vòng đời của dự án
- Kết hợp chặt chẽ một quy trình liên tục về xác định rủi ro, phân tích, quản lý và rà xét - Khơng đi q giới hạn và kết thúc khơng chính xác!
- Mức hợp lý của quản lý rủi ro chuẩn sẽ không tốn những nỗ lực vơ lý. Cần có nhật ký ghi lại các thay đổi, các rủi ro có thể xảy ra:
Mơ tả Độ quan trọng Người chịu trách nhiệm Ngày giải quyết
[1] [2] [3] [4]
Bảng 18. Bảng ghi nhật ký rủi ro - Mô tả, thuật lại sự cố
- Tầm quan trọng của sự cố. - Tên người giải quyết sự cố.
- Thời gian vấn đề đã được hay sẽ được giải quyết. Một số vấn đề lưu ý trong quản lý rủi ro:
- Dự án càng lớn thì rủi ro càng nhiều.
- Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm quản lý dự án của người PM (người quản lý dự án)
- Kiểm sốt rủi ro khơng nhằm loại bỏ rủi ro, chỉ nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại của rủi ro, đặc biệt đối với các rủi ro khơng lường trước được, khơng dự đốn trước được. - Khơng phải cứ tập trung hết sức để ngăn chặn và đề phịng rủi ro đã là tốt, vì có thể
phải trả giá đắt, nếu rủi ro không xảy ra.