- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
Mã bài: ITPRG11.5 Mục tiêu thực hiện:
5.2. Tổ chức họp dự án
Để thu thập, giải quyết, và lấy ý kiến về các vấn đề của dự án, tổ chức dự án cần phải tổ chức các buổi họp dự án. Họp dự án có thể họp thường xuyên theo định kỳ hay họp đột xuất. Họp từng tổ/ nhóm dự án hoặc họp các lãnh đạo các nhóm ... với nhiều phương thức họp khác nhau.
Tuy nhiên, trưởng dự án PM cần phải biết rằng lúc nào nên họp lúc nào không nên họp mà có cách giải quyết khác. Những điều nên và khơng nên:
Không nên:
o Họp không hiệu quả, họp quá dài, không tập trung, bị vài cá nhân chi phối, hay ghi lại các kết quả thu thập hiện trạng không đầy đủ, báo cáo hiện trạng không rõ ràng.
Nên:
o Công bố cuộc họp từ trước (họp định kỳ)
o Chuẩn bị chương trình họp, phát cho mọi người và theo đúng chương trình đó.
o Ghi lại biên bản, kết quả cuộc họp. o Mời tất cả những ai có quan.
o Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến. Tránh để vài người chi phối đối thoại.
o Nếu phải họp trên 1 giờ thì tìm cách thư giãn, giải lao... Kiểm sốt dự án
Hình vẽ sau cho cúng ta thấy được khn khổ / phạm vi của việc kiểm sốt dự án. Việc kiểm soát dự án bao gồm các mức kiểm sốt, cơng việc thực hiện kiểm soát thuộc thẩm quyền của những ai, và các báo cáo kết quả, báo cáo ghi nhận cho các lãnh đạo cấp trên.
Hình 40. Biểu đồ kiểm sốt dự án
Theo hình vẽ trên, mức dáy là mức thấp nhất và phạm vi của nhóm phát triển dự án thực hiện các cơng việc của dự án. Báo cáo của nhóm này là các thành viên nhóm phải báo cáo cho trưởng nhóm đó.
Giai đoạn/ mức/ phạm vi lập kế hoạch chi tiết dự án thuộc thẩm quyền của Trưởng nhóm sẽ thực hiện báo cáo cho lãnh đạo cấp trên (trên 1 cấp). Và tương tự cho các mức kiểm soát tiếp theo.
Các chu kỳ kiểm soát dự án:
Nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạng.
Nác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức điều hành, quản lý, nhóm.
Nhiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với từng mức. Các công việc thực hiện báo cáo hiện trạng của quản lý dự án:
1. Rà xét các biên bản cuộc họp trước, thống nhất nội dung các hoạt động thực hiện
2. Rà xét tóm tắt thực trạng dự án tổng hợp: thay đổi ngày kết thúc, tận dụng đường dẫn quan trọng.
3. Rà xét thực trạng dự án của từng cá nhân: những thay đổi chủ yếu ,hiện trạng các nhiệm vụ quan trọng, ngày kết thúc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án.
4. Tóm tắt trưởng nhóm:
o 5 hoạt động quan trọng hàng đầu, o các sự kiện quan trọng.
5 Rà xét các ghi chép sự kiện: các sự kiện được giải quyết.
6 thảo luận tận dụng nguồn: hiện trạng kế hoạch cho thuê, các ảnh hưởng chính 7 Khái quát công việc của những tuần tới: các kết quả bàn giao chính được hồn
thành, những khó khăn. 8 Các thảo luận khác.
Các báo cáo hiện trạng của ban điều hành dự án 1. Tóm tắt thực trạng
2. Kế hoạch quản lý cập nhật
3. Phân tích dự án: sự thay đổi, xu hướng và việc sử dụng. 4. Các vấn đề về hoạt động quản lý.
5. Các điểm lưu ý về quản lý.
6. Các mốc hoàn thành trong suốt giai đoạn. 7. Các mốc phải hoàn thành giai đoạn tới.