- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
5.5.Quản lý chất lượng
5.7. Chỉnh sửa kế hoạch – Lập kế hoạch lạ
- Khi nào phải làm lại kế hoạch?
o Phát hiện ra những lỗi lầm trong kế hoạch đang thực hiện,
o Gặp những thay đổi quá lớn, nếu không làm lại kế hoạch thì khơng thể đi tiếp được
- Khi lập kế hoạch lại có thể phải cấu trúc lại một phần hay tồn bộ dự án điều này có thể sẽ dẫn đến yêu cầu thời gian, kinh phí,... tăng lên (hoặc giảm đi nếu yêu cầu được rút bớt – nhưng điều này rất hiếm)
- Làm lại kế hoạch, tức là có thể thay đổi lại tất cả những nội dung đã xây dựng: mục đích mục tiêu, mơ tả sản phẩm, ước lượng thời gian, kinh phí, lịch biểu,....
- Cần tận dụng những kết quả, kinh nghiệm đã có trong lần lập kế hoạch trước để có thể xây dựng 1 kế hoạch tốt hơn.
- Xác định rõ những lý do, nguyên nhân phải lập lại kế hoạch.
- Xác định rõ những thay đổi cần có trong kế hoạch mới (khác với kế hoạch cũ)
- Phải được sự đồng thuận của Ban Quản lý dự án, nhà tài trợ (có thể cả của khách hàng)
- Thời gian chi phí cho việc lập lại kế hoạch:
Nếu nhiều quá: ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Nếu ít q: thì kế hoạch có thể sơ sài, tiềm ẩn những sai lầm
- Tránh phải lập lại kế hoạch nhiều lần, đây là điều rất quan trọng, việc lập lại kế hoạch quá nhiều lần sẽ dẫn đến sự thất bại của dự án.
Tóm lại:
Kế hoạch dự án không hữu dụng nếu không ai theo dõi chúng.
Thu thập và đánh giá hiện trạng là hai cách khuyến khích các dự án được triển khai đúng hướng.
Lập kế hoạch dự phòng và các cuộc họp cũng là cách kiểm soát dự án. Kiểm soát thay đổi là đưa trật tự vào điều hỗn loạn.
Câu hỏi và bài tập
Câu 1. Soạn một biểu mẫu phân công công việc (tạo file: PC_CV_Name) cho bài tập tình huống ở bài 1 Câu 2. Soạn một Báo cáo tình trạng dự án trong tuần (tạo file: BC_TT_Name) cho bài tập tình huống ở bài 1 Câu 3. Nếu anh (chị) là QLDA thì các tài liệu trên phải gửi cho những ai.
Câu 4. Để quản lý được các tài liệu đến và đi khỏi dự án cần những thơng tin gì?
Câu 5. Tập hợp các báo cáo trạng thái, các báo cáo tình trạng và phiếu giao việc, các biên bản tổ chức họp dự án... để làm tài liệu cho hồ sơ dự án.