- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
Mã bài: ITPRG11.5 Mục tiêu thực hiện:
5.4. Kiểm soát thay đổi (changes control)
Quản lý thay đổi là công việc đảm bảo rằng mọi sự thay đổi trong dự án đều được quản lý, kiểm soát. Tất cả các thành viên và các bên liên quan đều được biết và được cập nhật liên tục các thay đổi này. Và cũng đảm bảo việc kiểm soát sự thay đổi tùy tiện, bất khả thi của các yêu cầu từ các bên liên quan.
Hai trong số những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của dự án là: o Không nhận ra sự thay đổi và các sự kiện của dự án
o Không quản lý hiệu quả các vấn đề này. 5.4.1. Nguyên tắc của quản lý thay đổi:
- Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu ra:
o phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi ro. - Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và sự kiện. - Theo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm sốt và truyền thơng:
o bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện. Những đề nghị thay đổi thường phát sinh hay được đề nghị từ:
Khách hàng
Các cơ quan/đơn vị liên quan Tổ dự án
Người tài trợ Chính PM v.v...
5.4.2. Các nguồn tạo ra các thay đổi:
- Các đánh giá khác nhau của người sử dụng - Các yêu cầu mới và đưa ra những khám phá mới - Luật pháp
- Các tổ chức bên ngoài dự án
- Các quyết định về chính sách và nghiệp vụ - Xuất hiện nhà cung cấp phần mềm mới - Kiểm tra:
o Module o Tích hợp o Đơn vị o Chấp nhận - Lập trình viên làm mịn chương trình - Chuyển đổi
- Rà xét và kiểm sốt chất lượng - Các nguồn cụ thể của dự án
Vậy: Các thay đổi của dự án là: bất kỳ hoạt động nào làm thay đổi:
- Phạm vi dự án, kết quả bàn giao, kiến trúc cơ bản, chi phí, lịch trình của một dự án. - Có 3 loại thay đổi:
o Thay đổi quan trọng: như thay đổi lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách và những gì được xem là quan trọng cho dự án, làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. Ví dụ: nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách. Hay yêu cầu bổ sung một số tính năng mới cho phần mềm.
o Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quản cuối cùng của dự án nhưng có ảnh hưởng đến sự thành cơng của dự án. Ví dụ: khách hàng yêu cầu làm thêm một vài module báo cáo, hỗ trợ trực tuyến...
o Thay đổi mang tính sửa chữa, sửa lỗi: đã coi nhẹ hoặc bỏ qua một điểm nào đó bây giờ quay lại chỉnh sửa, khắc phục. Ví dụ: quên chưa lên kế hoạch huấn luyện người dùng trước khi bàn giao.
5.4.3. Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổi:
- Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phịng, lường trước hoặc có phương sách đối phó.
- Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết - Khơng rơi vào phong cách quản lý bị động? Đó là Kiểm sốt các thay đổi.
- Kiểm sốt thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng.
5.4.5. Xem xét các tác động của các thay đổi lên dự án Việc thay đổi một số yếu tố của dự án sẽ làm ảnh hưởng đến:
- Công việc, thời gian của dự án, dễ dẫn đến sự chậm trễ của dự án
- Kinh phí thực hiện dự án, dự án có nguy cơ thất bại hay cho treo giữa chừng.
- Con người: phải làm thêm việc, thêm giờ dễ dẫn đến phản ứng tiêu cực.
- Chất lượng sản phẩm của dự án, đây là vấn đề hết sức quan trọng của dự án.
Bởi những ảnh hưởng trên tác động trực tiếp lên dự án do đó cũng phải có những đối sách, phương pháp hay kế hoạch hợp lý để kiểm soát các vấn đề này:
- Lập danh sách những thay đổi
- Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, khơng cần phải thay đổi - Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền,...
Hình 48. Các bước thực hiện kiểm sóat thay đổi Nhật ký theo dõi, kiểm sốt thay đổi:
Ngày tháng Mơ tả thay đổi Phân tích tác động Mức ưu tiên Người khởi đầu Người chịu trách nhiệm Đồng ý? Ngày hiệu lực [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]
Bảng 17. Mẫu bảng ghi nhật ký theo dõi và kiểm sốt thay đổi Chi phí thay đổi:
Hình 49. Biểu đồ biểu diễn sự thay đổi chi phí d/án 5.4.6. Quản lý thay đổi và các sự kiện:
- Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?
- Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của chu kỳ kiểm sốt dự án?
- Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với các khoản mục chưa được giải quyết?
- Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình?
- Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát dự án - hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng vai trị chủ đạo trong việc truyền
thông dự án
- một hệ thống chính thống, hiệu quả khơng u cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính