- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn Hệ thống Quản lý công văn
Mã bài: ITPRG11.3 Mục tiêu thực hiện:
3.3. Xác định rủi ro
3.3.1 Định nghĩa rủi ro
- Rủi ro là một sự kiện có thể đe doạ và cản trở việc thực hiện dự án theo tiến độ thời gian.
- Kiểm soát rủi ro là nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra cho dự án
3.3.2 Xác định và phòng ngừa rủi ro
- Xác định ra những sự kiện khơng mong muốn có thể xảy ra (gọi là những đe doạ) Chú ý: Có 2 loại rủi ro (đe doạ):
Rủi ro khơng thể dự đốn trước (hoả hoạn, có người chết đột tử, khủng bố, ....), hoặc xác suất xảy ra quá thấp
Rủi ro có thể dự đốn trước
Vì vậy, Chỉ nên nghĩ đến những loại rủi ro có thể dự đốn được Ví dụ:
Một nữ nhân viên nghỉ sinh con (dự đoán trước được)
Mất trộm (khơng dự đốn trước được)
Một nhân viên được cơ quan bố trí cho đi học ở nước ngồi trong nhiều tháng (đoán trước được)
Một kỹ sư giỏi bỏ sang cơ quan (hoặc Công ty) khác (phải dự đốn trước)
Một nhân viên nào đó bị tai nạn giao thơng, tai nạn lao động (khơng dự đốn được)
Máy tính bị virus (phải lường trước)
Giá th văn phịng tăng (dự đốn được)
Thủ trưởng phải họp quốc hội trong nhiều tuần, khơng ai ký tờ trình (dự đoán được)
Thay đổi bộ máy lãnh đạo, ban lãnh đạo mới có thể khơng theo dõi dự án từ đầu, khơng tạo điều kiện thuận lợi (dự đốn được)
Hàng hoá, thiết bị về muộn hơn so với dự kiến (dự đoán được)
Bảng liệt kê một vài loại rủi ro 1. Rủi ro "chính trị"
- Nội chiến, thay đổi chính quyền - Thay đổi luật pháp
- Thay đổi chính sách - Thay đổi người lãnh đạo 2. Rủi ro "thị trường"
- Giá thành vật tư, nguyên liệu - Giá thành sản phẩm
3. Rủi ro "tài chính" - Lãi suất - Tỷ giá hối đối - Lạm phát 4. Rủi ro "công nghệ"
- Thay đổi công nghệ 5. Rủi ro về tổ chức, nhân sự
- Mâu thuẫn giữa các cá nhân, các tập thể - Giảm người vì nhiều lý do khác nhau 6. v.v...
Bảng phân loại độ nguy hiểm của rủi ro Tác động đến DA Khả năng Xảy ra Tác động mức Thấp Tác động mức Trung bình Tác động mức Cao
70- 90% Trung bình (TB) Cao Không chấp nhận
(KCN)
40-60% Thấp Cao Không chấp nhận
(KCN)
10-30% Thấp Trung bình (TB) Cao
Bảng 12. Bảng phân loại độ nguy hiểm của rủi ro. - Đánh giá (phân tích) rủi ro
- Xác định xác suất xuất hiện (thấp, trung bình, cao) đối với những đe dọa
- Mơ tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển công việc và tài chính của dự án (có thể quy ra thời gian và tiền bạc thì càng tốt)
- Quản lí rủi ro: Là việc xác định các biện pháp, phương sách cần tiến hành để ngăn cản đe doạ đó khỏi xuất hiện hay để làm giảm nhẹ tác động của đe doạ nếu nó xảy ra.
3.3.3. Các phương sách cần làm để quản lý rủi ro: - Sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí - Đề xuất kế hoạch dự phịng, kinh phí dự phịng
- Tập trung vào kiểm sốt những cơng việc trọng yếu nhất, có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án.
- Lập bảng "Quản lý rủi ro", có dạng sau: Ví dụ:
Tên dự án: Xây dựng hệ thống phần mềm "Quản lý nhân sự tiền lương" cho doanh nghiệp ABC Công việc (trong bảng công việc) Những rủi ro có thể xảy ra Mức độ ảnh hưởng (Cao, TB, Thấp) Xác suất xảy ra (kinh nghiệm của Người quản lý dự án) Mức nguy hiểm và Biện pháp dự phòng Xác định yêu cầu
Xác định yêu cầu không rõ ràng
Cao 50% (KCN)
-nt- ý của thủ truởng và ý của nhân viên là khác nhau Cao 10% (Cao) -nt - Người cần phỏng vấn vắng mặt (đi học tập trung) Cao 20% (Cao) -nt- Có những u cầu vơ lý, khơng làm phần mềm được (ví dụ: quản lý quỹ đen, quản lý quan hệ riêng tư của cán bộ, ...)
Cao 40% (KCN)
Thiết kế phần mềm
Kỹ sư thiết kế chưa có kinh nghiệm, phải chỉnh sửa nhiều lần
Cao 20% (Cao)
-nt- Thiết kế khơng tương thích với hệ thống lập báo cáo Trung bình 10% (TB) -nt- - Kỹ sư thiết kế chính sắp cưới vợ Trung bình 99% (Cao) Lập trình cho phần mềm - Một nhân viên lập trình sắp đi làm MASTER ở Aust. Trung bình 50% (KCN)
-nt - - Trong thời gian tới sẽ đổi chuẩn chữ Việt
Thấp 100% (TB)
-nt - - Trong thời gian tới, có thể khách hàng sẽ dùng Linux + MySQL
Trung bình 50% (Cao)
v.v...
Bảng 13. Ví dụ về các rủi ro và mức độ xảy ra/ ảnh hưởng đến một dự án
3.3.4. Năm bước thực hiện quản lý rủi ro
1. Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án
3. Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro
4. Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro
5. Giám sát và cập nhật tài liệu về rủi ro (cụ thể từng bước sẽ được trình bày trong bài 5) - Lưu ý:
Dự án càng lớn thì rủi ro càng nhiều.
Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm của người Người quản lý dự án
Kiểm sốt rủi ro khơng nhằm loại bỏ rủi ro, chỉ nhằm hạn chế tối thiểu thiệt hại của rủi ro.
Không thể loại trừ được triệt để
Không phải cứ tập trung hết sức để ngăn chặn và đề phòng rủi ro đã là tốt, vì có thể phải trả giá đắt, nếu rủi ro khơng xảy ra. Do đó, cần dự báo rủi ro chính xác.