3.2.1.1. Phát huy vai trò của cán bộ phụ trách quản trị nguồn nhân lực
Để phát huy hơn nữa vai trò của các cán bộ nhân sự Công ty có thể xem xét đến các giải pháp sau:
Phân công cụ thể trách nhiệm quản lý công tác ĐG THCV cho một cán bộ thuộc phòng QTTH. Hiện tại công tác thống kê kết quả đánh giá
được giao cho một nhân viên tiền lương và bảo hiểm thực hiện đánh giá công việc. Công ty nên cần bổ sung nhiệm vụ đầy đủ cho một cán bộ phụ
trách đánh giá từ công tác hướng dẫn, tổ chức đào tạo người đánh giá, tổ
chức đánh giá tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá. Có như vậy mới phát huy được vai trò của các cán bộ nhân sự, tránh việc lãng phí nguồn lực. Việc trao thêm nhiệm vụ đối với bản thân các cán bộ nhân sự cũng là tạo
điều kiện họđược phát huy khả năng của mình.
Công ty cần có kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhằm nâng cao năng lực và khả năng giải quyết các công việc về quản trị nhân lực cho cán bộ
phòng QTTH. Hiện tại trong phòng QTTH vẫn còn một vài cán bộ nhân sự đang làm việc chưa đúng với chuyên môn được đào tạo, kinh nghiệm trong nghề còn chưa nhiều. Do vậy, không trách khỏi những khó khăn để có thể
thực hiện vai trò tham mưu, tư vấn cho cấp lãnh đạo về ĐG THCV ở Doanh nghiệp. Công ty nên xem xét tới việc mời các chuyên gia về quản trị nhân sự
Việc đầu tư đào tạo các cán bộ nhân sự không chỉ vì mục tiêu trước mắt, mà từng bước chuyên môn hóa nâng cao hiệu quả sử dụng cho Công ty. Hiện tại, trên thị trường đã có những Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ nhân sự như: tư vấn nhân sự, giải pháp nhân sự, đánh giá nhân viên. Trong bối cảnh Công ty thiếu các chuyên viên về quản trị nhân lực như
hiện nay, thì việc mời các chuyên gia về hướng dẫn và tư vấn là giải pháp nên được cân nhắc.
Trong quá trình triển khai các giải pháp trên, ban lãnh đạo Công ty cần tin tưởng và trao cho họ nhiệm vụ tham mưu tư vấn cũng như tạo điều kiện cho các cán bộ nhân sựđược tham gia các khóa đào tạo về nghiệp vụ quản trị
nhân lực. Trong khi rất nhiều hoạt động của Công ty chưa đi vào quy chuẩn, cán bộ nhân sự hiện vẫn thiếu các kỹ năng và kiến thức chuyên môn cần thiết. Việc thuê các chuyên viên bên ngoài sẽđạt được cả hai mục tiêu: các cán bộ
nhân sự vừa được đào tạo hướng dẫn về chuyên môn, các hệ thống quy trình quản trị nhân lực vừa nhanh chóng được thiết lập và có thể áp dụng ngay.
3.2.1.2. Thay đổi sự nhìn nhận của NLĐ đối với hoạt động ĐG THCV
Qua tìm hiểu về sự hiểu biết của NLĐ trong Công ty về công tác ĐG THCV (Phụ lục 3), kết quả cho thấy NLĐ vẫn chưa biết nhiều về công tác
ĐG THCV. Do vậy, về phía Công ty cần giải thích và hướng dẫn để NLĐ
nhìn nhận được tầm quan trọng của công tác đánh giá trên cơ sởđó điều chỉnh hành vi của mình, tích cực phấn đấu theo các tiêu chí đặt ra. Đó chính là mục tiêu hướng đến của công tác đánh giá.
Sau đây là những ý kiến nhằm hướng đến sự thay đổi cách nhìn nhận của NLĐđối với hoạt động ĐG THCV.
Công ty cần cung cấp cho họ những văn bản giới thiệu, hướng dẫn cụ
thể về công tác đánh giá, mục tiêu và quan điểm của Công ty. Điều này cũng giúp NLĐ giám sát được việc đánh giá, xếp loại của người lãnh đạo.
Huy động lấy ý kiến đóng góp của NLĐ để họđược cùng tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống đánh giá. Việc thảo luận dân chủ sẽ đảm bảo hệ
thống được chấp nhận và sựủng hộ của NLĐ.
Khi NLĐ hiểu được hệ thống đánh giá, sẽ hạn chế được những thắc mắc hay khiếu nại về kết quả đánh giá. Người đánh giá khi đó sẽ trở nên có trách nhiêm hơn trong đánh giá, hạn chếđược các lỗi chủ quan trong đánh giá bởi NLĐ có thể giám sát sựđánh giá đối với họ. NLĐ hiểu và ủng hộ phương thức đánh giá của tổ chức chính là một nguyên tắc trong đánh giá.
3.2.2. Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống đánh giá
3.2.2.1. Hoàn thiện hệ thống ĐG THCV trên cơ sở xây dựng hoàn thiện các bản mô tả công việc cho các vị trí các bản mô tả công việc cho các vị trí
a. Về phía cán bộ phân tích công việc
Trước hết, cán bộ này phân tích một quá trình phân tích công việc để
xây dựng các văn bản cho tất cả các công việc hiện tại, sau đó đưa các văn bản này vào sử dụng như là một công cụđể quản lý nhân sự.
b. Trình tự thực hiện
Tất cả các hoạt động ĐG THCV đều phải dựa trên cơ sở phân tích công việc. Phân tích thực hiện công việc đòi hỏi phải xác định cụ thể ba bản sau.
Bản mô tả thực hiện công việc.
Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Ba bản này cần phải được xác định cụ thể, rõ ràng thì công tác ĐG THCV mới mang lại hiệu quả tốt và giúp quá trình đánh giá dễ dàng hơn.
Như trên đã đề cập, hiện nay Công ty đã có ba bản mô tả nhưng còn rất sơ sài, thậm chí có những vị trí chưa có. Điều này gây khó khăn cho NLĐ
cũng như người đánh giá. Do vậy để có thể thực hiện tốt ĐG THCV trước hết cần xây dựng hệ thống phân tích công việc.
Để hoàn thiện hệ thống đánh giá thực công việc cần phải tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Lập kế hoạch phân tích công việc. Đây là bước đầu tiên cần làm để hoàn thiện hệ thống phân tích công việc. Cần phải làm rõ được mục
đích và chỉ ra tầm quan trọng của phân tích công việc đối với các hoạt động quản trị nhân lực khác. Hơn nữa, làm cho NLĐ hiểu rõ công việc của mình, yêu cầu đối với công việc ra sao để từ đó thực hiện công việc tốt hơn, có ý thức vươn lên trong công việc. Bên cạnh đó, cần phải phổ biến cụ thể đến NLĐ, vừa để nêu được mục đích vừa để NLĐ cùng đóng góp xây dựng giúp hệ thống phân tích công việc sát với thực tế, rõ ràng và cụ thể hơn.
Bước 2: Xác định danh mục các công việc cần phân tích. Cần phân tích tất cả các công việc ở các phòng ban có trong Công ty: phòng QTTH, phòng Thị trường dự án, phòng kế hoạch vật tư, phòng Tài chính kế toán, trung tâm Logistics, nhà máy sản xuất. Phòng QTTH cần có 6 người để làm công việc này. Ví dụ về thống kê các vị trí công việc tại ở Công ty VIETRUST (trong bảng phụ lục 6).
Bước 3: Lựa chọn phương pháp và thu thập thông tin. Với mỗi Công ty, môi trường làm việc khác nhau, với mỗi vị trí công việc khác nhau lại đòi hỏi phương pháp thu thập khác nhau để có kết quả khả quan nhất. Do vậy, cần phải kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin như phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn theo bảng hỏi, phương pháp phỏng vấn sâu, phương pháp điều tra khảo sát, phương pháp thảo luận nhóm.
Bước 4: Xử lý thông tin và đưa ra bản mô tả. Ở bước này, sau khi đã sử dụng các phương pháp thu thập thông tin cần tổ chức một buổi họp của ban giám đốc với trưởng các bộ phận để cùng thống nhất đưa ra bản mô tả
công việc. Sau khi các văn bản này được hoàn thành, Phòng QTTH sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ, quản lý các văn bản này để ứng dụng trong nhiều hoạt
động quản trị nhân lực khác. Các văn bản này, đồng thời cũng được chia làm nhiều bản và gửi tới các bộ phận, đơn vị tương ứng để sử dụng cho quá trình làm việc của NLĐ.
Việc xây dựng các bản mô tả công việc yêu cầu cần có thời gian, có nguồn nhân lực. Để xây dựng lại toàn bộ các bản mô tả công viêc, cần có các cán bộ nhân sự có kiến thức, kỹ năng hiểu biết về các quy trình phân tích công việc tham gia hướng dẫn NLĐ và tổ chức thực hiện phân tích. Đây là một hoạt động có quy mô lớn, yêu cầu thời gian và tiền bạc. Để có thể triển khai và đạt hiệu quả cần có được sự cho phép của ban lãnh đạo, sự ủng hộ
giúp đỡ của các vị trí lãnh đạo và toàn thể NLĐ trong Công ty.
Ví dụ xây dựng bản mô tả công việc ở vị trí nhân viên nhân sự, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc như sau:
• BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí chức danh: Nhân viên Quản trị nhân sự Đơn vị, bộ phận: Phòng QTTH
Lãnh đạo trực tiếp: Trưởng phòng QTTH
Điạđiểm làm việc: Số 42 Tô Hiến Thành, Hà Nội Thời gian làm việc: Giờ hành chính
* Mục tiêu công việc
Tham mưu giúp việc cho Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính trong công tác tổ chức, xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình, chếđộ
chính sách đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của Công ty.
* Nhiệm vụ
- Công tác tuyển dụng:
Hướng dẫn các bộ phận lập kế hoạch tuyển dụng theo từng thời kỳ. Tập hợp nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận để lên kế hoạch tuyển dụng Tuyển mộ, tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ các ứng viên.
Lên kế hoạch phỏng vấn và thi tuyển trình Trưởng phòng QTTH và Tổng Giám đốc.
Tham gia phỏng vấn lần 1 lựa chọn những ứng viên đủ tiêu chuẩn, phù hợp với yêu cầu của Công ty.
Tổng hợp đánh giá kết quả tuyển dụng trình Tổng Giám đốc và Trưởng phòng QTTH.
Tiếp nhận, định hướng nghề nghiệp cho nhân viên thử việc.
- Công tác đào tạo:
Tổng hợp nhu cầu đào tạo của các bộ phận.
Liên hệ các tổ chức cơ quan để đăng ký các khoá học, các khoá tập huấn nghiệp vụ cho NLĐ.
-Quản lý hồ sơ nhân sự và quá trình công tác của nhân sự:
Tập hợp, lưu đầy đủ hồ sơ cá nhân, hồ sơ quá trình công tác và các hồ
sơ phụ kiện trong quá trình công tác tại Công ty của nhân sự. Soạn thảo các quyết định nhân sự.
Theo dõi hợp đồng lao động, bổ sung các HĐLĐđã hết hạn.
Theo dõi, tập hợp bình xét đánh giá xếp loại thi đua cán bộ, công nhân viên hàng tháng.
- Công tác lương, thưởng: Tập hợp bảng chấm công, bảng tính lương mềm, đánh giá bình xét thi đua hàng tháng, bảng đăng ký làm thêm giờ.
- Bảo hiểm xã hội và các phúc lợi cho NLĐ:
Tập hợp các giấy tờ, thủ tục cần thiết để thực hiện các chế độ BHXH cho các nhân sự đủ tiêu chuẩn hưởng trợ cấp (5 chế độ theo quy định của BHXH là: Ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, trợ cấp thất nghiệp).
Hướng dẫn NLĐ trong việc làm thủ tục, tập hợp các giấy tờ hồ sơ để
hưởng các chếđộ BHXH.
- Giải quyết chếđộ cho các nhân sự nghỉ việc - Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất:
Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện quy định sử dụng thẻ cán bộ, công nhân viên và nội quy ra vào Công ty.
Theo dõi và tổng hợp việc nghỉ phép của cán bộ, công nhân viên toàn Công ty.
Tập hợp hồ sơ, đề xuất xử lý các trường hợp vi phạm nội quy, quy chế
Công ty.
-Xây dựng nội quy, quy chế về quản lý lao động của Công ty:
Tham mưu, xây dựng các nội quy, quy chế của Công ty theo chức năng nhiệm vụ của phòng và theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
- Tham mưu, hỗ trợ các bộ phận: Tham mưu cho trưởng phòng trong các công tác quản lý nhân sự của Công ty.
* Trách nhiệm:
Chấp hành nội quy, quy chế của Công ty và của phòng Tổ chức – Hành chính.
Chịu trách nhiệm báo cáo trước Tổng Giám đốc và Trưởng phòng QTTH về nhiệm vụđược giao.
Chấp hành sự quản lý điều hành và chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng QTTH.
Quyền hạn :
Có quyền chủ động làm công việc được giao và đề xuất ý kiến để thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Được quyền đề xuất các điều kiện làm việc đáp ứng yêu cầu của công việc.
Có quyền yêu cầu các bộ phận khác phối hợp thực hiện công việc. Có quyền thay mặt Công ty làm việc với các đơn vị, tổ chức bên ngoài Công ty theo yêu cầu công viêc, theo sự phân công của Trưởng Phòng Tổ
chức - Hành chính và Tổng Giám đốc.
Được chia sẻ thông tin và được quyền yêu cầu các bộ phận khác cung cấp thông tin cần thiết cho công việc.
Được đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu của công việc và kế hoạch của Công ty.
Mối quan hệ làm việc :
a. Nội bộ:
Quan hệ với Tổng giám đốc để nhận thông tin, kế hoạch chỉ đạo và báo cáo, đề xuất các vấn đề có liên quan đến công việc.
Quan hệ với tất cả các Cán bộ, công nhân viên và các phòng ban trong Công ty để nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của NLĐ và phối hợp thực hiện công việc.
b. Bên ngoài :
Các cơ quan quản lý lao động: BHXH, BHYT, Sở Lao động, Bộ Lao
động, Công đoàn.
Làm việc với các cơ quan hoạt động xã hội: Hội phụ nữ, đoàn thanh niên, hội từ thiện…
Làm việc với các đối tác: Công ty tư vấn tuyển dụng, các tổ chức giáo dục đào tạo, hiệp hội…
Điều kiện làm việc:
Tự túc phương tiện đi lại.
Làm việc tại văn phòng Chi nhánh Công ty tại Hà Nội.
Được trang bị đầy đủ các phương tiện, công cụ, văn phòng phẩm cần thiết cho công việc.
• BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
Trình độ học vấn: Tối thiểu trình độ Cao đẳng các chuyên ngành Quản trị nhân sự, kinh tế lao động, luật.
Kiến thức: Kiến thức tổng quát về kinh tế, kinh doanh, quản trị
nhân sự, quản lý hành chính, pháp luật, chính trị, xã hội, tâm lý học. Kỹ năng: Sử dụng tốt tin học văn phòng, internet, email, sử dụng thành thạo các thiết bị, máy văn phòng.
Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm công tác tổ chức hành chính và nhân sự.
3.2.2.2. Bổ sung và hoàn thiện các tiêu chí đánh giá
Các tiêu chuẩn ĐG THCV là yếu tố không thể thiếu khi xây dựng một hệ thống đánh giá. Cùng với việc đo lường sự thực hiện công việc, thông tin phản hồi, đây là 3 yếu tố cấu thành cơ bản của hệ thống ĐG THCV.Tuy nhiên, Công ty chưa đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá còn giản đơn, các tiêu
thức chưa đưa ra các mức đánh giá cụ thể cũng như chưa thiết kế trọng số cho từng tiêu thức. Công ty có thể tham khảo đến các tiêu chí đánh giá được dưới
đây (do người viết đề xuất trên cơ sở lý thuyết và tham khảo các biểu mẫu
đánh giá của các doanh nghiệp)
Các tiêu chuẩn đánh giá dành cho lao động gián tiếp
Bảng 3.1. Các tiêu chuẩn đánh giá dành cho lao động gián tiếp
TIÊU CHÍ TRỌNG SỐ
Hoàn thành mục tiêu công việc (54%)
Hoàn thành khối lượng công việc 27% Chất lượng công việc 27%
Phẩm chất, thái độ, hành vi làm việc (16%)
Chấp hành nội quy và quy định của Công ty 2% Sự chuyên cần trong công việc 2% Tinh thần trách nhiệm 2% Tính trung thực 3% Quan hệđồng nghiệp 2% Tinh thần tập thể 2% Nhân tố tích cực trong Công ty 3%
Kỹ năng (20%) Kỹ năng cập nhật và xử lý thông tin 4% Kỹ năng làm việc độc lập, chủđộng trong công việc 4% Kỹ năng làm việc nhóm, hợp tác trong công việc 4% Kỹ năng đàm phán, thương lượng 8% Kiến thức chuyên môn (10%)
Kiến thức chuyên môn phục vụ cho công việc 4% Kiến thức, kỹ năng vi tính, ngoại ngữ 3%