4. Nội dung nghiê nc ứu
2.2.2.1.1.4. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách
Tập hợp chứng từ Bắt đầu Căn cứ nhu cầu Giấy yêu cầu cung cấp vật tư Xác nhận Căn cứ lập PXK Xuất kho vật liệu Kiểm tra Đối chiếu, kiểm tra Giấy yêu cầu
cung cấp vật tư đã xác nhận PXK PXK có ký nhận Căn cứ ghi thẻ kho Thẻ kho Nhập liệu Máy tính xử lý Sổ NKC SCT, SC 621 1 1 Lưu trữ Kết thúc Lập CTHT Chứng từ hạch toán Kiểm tra
- Khi có nhu cầu về vật liệu, đội trưởng lập Giấy yêu cầu cung cấp vật tư có xác nhận BCH công trường.
- Căn cứ vào đó, bộ phận vật tư (thuộc BCH công trình) sẽ viết Phiếu xuất kho gồm 2 liên, người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu xuất kho đến thủ kho lĩnh vật tư.
- Thủ kho xuất kho theo đúng số lượng ghi trên phiếu xuất vào cột thực xuất. Người nhận và thủ kho kỹ cả vào 2 liên, thủ kho đánh số hiệu phiếu. Thủ kho giữ lại 1 liên để vào thẻ kho, sau đó lưu tại kho. 1 liên người nhận đưa về nộp cho đội trưởng hoặc cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu.
- Cuối tháng kế toán công trình tập hợp các chứng từ trên về phòng kế toán của xí nghiệp. Tại phòng kế toán xí nghiệp, kế toán vật tư kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của chứng từ chuyển về rồi lập chứng từ hạch toán chuyển cho kế toán tổng hợp nhập liệu vào máy.
Sau khi nhập xong chứng từ, máy tự động chuyển dữ liệu vào các sổ liên quan. 2.2.2.1.1.5. Định khoản . - 32PX/TL (30/10/07): xuất que hàn phục vụ TL 88 Nợ TK 6210202: 1.244.147đ Có TK 152: 1.244.147đ - XM/XK1(30/10/07): xuất kho ximăng phục vụ TL 88 Nợ TK 6210202: 14.100.002đ Có TK 152: 14.100.002đ - 30PX/TL (30/11/07): xuất kho gạch 2 lỗ phục vụ TL 88 Nợ TK 6210202: 11.619.023đ Có TK 152: 11.619.023đ
2.2.2.1.1.6. Sơ đồ hạch toán.
2.2.2.1.1.7. Chứng từ sổ sách minh hoạ.
TK 621
TK 152 TK 154
Xí nghiệp Sông Đà 12.5 Công trình xi măng Thăng Long 88
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY YÊU CẦU CUNG CẤP VẬT TƯ THÁNG 10/2007
Kính gửi: - Phòng kinh tế kế hoạch
- Ban chỉ huy công trường Thăng Long 88
- Để phục vụ thi công công trình NMXM Thăng Long – gói thầu 88 VI.27 Kính đề nghị ông duyệt cấp cho bộ phận một số vật tư, thiết bị sau:
- Thời gian cung cấp: Ngày 30/10/2007
TT Tên vật tư – chủng loại ĐVT Khối lượng GHI CHÚ
1. Ximăng Kg 15.000
Ngày 20 tháng 10 năm 2007
Xí nghiệp Sông Đà 12.5 MST: 0100105140-008 Kho: kho Quảng Ninh- gói 88
Thẻ kho Tháng 10 năm 2007 1520213 – Ximăng - đơn vị tính: kg Chứng từ Số lượng Số hiệu Ngày ghi sổ Nhập Xuất Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú 29/10 NK/XM Tồn đầu kỳ HT nhập kho ximăng-CT TL 15.000 100 15.100 30/10 XM/XK1 HT xuất kho ximăng PVTL 88 15.000 100 Tổng cộng Tồn cuối kỳ 15.000 15000 100 Ngày 31 tháng 10 năm 2007
2.2.2.1.2. Trường hợp nguyên vật liệu mua về dùng ngay. 2.2.2.1.2.1 Chứng từ sổ sách sử dụng. 2.2.2.1.2.1 Chứng từ sổ sách sử dụng.
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản sử dụng vật tư - Giấy đề nghị thanh toán - Phiếu chi
2.2.2.1.2.2. Tài khoản sử dụng.
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- TK 141: Tạm ứng
- TK 111: Tiền mặt
- TK 331: Phải trả người bán
2.2.2.1.2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách.
Đội trưởng BCH KT tổng hợp
Bắt đầu
Căn cứ nhu cầu
Giấy yêu cầu cung cấp vật tư
Xác nhận
Mua vật tư
Kiểm tra, lập CTHT Giấy yêu cầu
cung cấp vật tư đã xác nhận HĐ GTGT Biên bản giao nhận vật tư Nhập liệu Máy tính xử lý Sổ NKC SCT, SC 621 Lưu trữ Kết thúc Biên bản sử dụng vật tư Chứng từ hạch toán KT vật tư Kiểm tra
- Khi có nhu cầu về vật liệu, đội trưởng lập Giấy yêu cầu cung cấp vật tư có xác nhận BCH công trường.
- Căn cứ vào giấy yêu cầu cung cấp vật tư, cán bộ vật tư tiến hành mua
và chuyển thẳng tới nơi thi công không qua kho của xí nghiệp. Các chứng từ
có liên quan là các hoá đơn GTGT, chứng từ phản ánh chi phí thu mua, chi phí vận chuyển và biên bản giao nhận vật tư đối với bộ phận sử dụng. Chi phí mua vật tư sẽ được trừ vào tiền tạm ứng của công trình hoặc ghi Có phải trả người bán.
Khi mua vật tư phục vụ thi công bằng tiền tạm ứng, chỉ huy trưởng công trình cùng với nhân viên kỹ thuật và quản lý vật tư lập Biên bản sử dụng vật tư để chứng minh việc sử dụng vật tư mua về một cách hợp lý, đúng mục đích sử dụng.
- Kế toán công trình sẽ tập hợp các chứng từ kế toán : hoá đơn GTGT, biên bản sử dụng vật tư về phòng kế toán xí nghiệp để hạch toán chi phí
NVLTT và thanh toán hoàn ứng.
- Tại phòng kế toán xí nghiệp, kế toán vật tư kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của chứng từ chuyển về rồi lập chứng từ hạch toán chuyển cho kế toán tổng hợp nhập liệu vào máy.
- Sau khi nhập xong chứng từ, máy tự động chuyển dữ liệu vào các sổ liên quan.
2.2.2.1.2.4. Định khoản .
- 86/TL-88 (30/10/07): mua bêtông thương phẩm (HĐ 0038634)
Nợ TK 6210202: 505.615.585đ Nợ TK 133: 50.561.558đ
Có TK 331: 556.177.143đ
Nợ TK 6210202: 239.993đ Nợ TK 133: 24.000đ
Có TK 141: 263.993đ
- 11/PBCPTT (30/11/07): phân bổ chi phí ngắn hạn, dài hạn tháng 11/07 Nợ TK 6210202: 38.625.492đ Có TK 142,242: 38.625.492đ 2.2.2.1.2.5. Sơ đồ hạch toán. 2.2.2.1.2.6. Chứng từ sổ sách minh hoạ. 3.869.476 TK 621 TK 111 TK 154 TK 141 54.549.707 TK 331 2.092.658.150 TK 154 49.436.513 2.322.809.983 2.322.809.983 2.322.809.983 TK 621 5.505.555 TK 142,242 116.790.582
2.2.2.1.3. Nhận xét.
Mặc dù khi tiến hành sử dụng vật tư có biên bản sử dụng vật tư do cán bộ kỹ thuật và phòng vật tư ký nhận nhưng số vật liệu còn lại chưa sử dụng hết cũng chiếm một lượng không nhỏ lại không được hạch toán. Do vậy CPNVLTT phát sinh trong kỳ không được phản ánh đúng thực tế vì CPNVLTT phát sinh trong kỳ được hạch toán còn bao gồm cả phần giá trị còn lại chưa sử dụng hết.
Ban tài chính kế toán cần yêu cầu các cán bộ vật tư và kỹ thuật định kỳ kiểm tra xác định khối lượng nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ lập bảng kê vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ ở công trình để có căn cứ phản ánh chính xác hơn chi phí nguyên vật liệu thực tế.
2.2.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp.
Tại xí nghiệp Sông Đà 12.5 hoạt động thi công xây lắp vừa được thi
công thủ công vừa thi công bằng máy, trong đó khối lượng công việc xây lắp
chủ yếu thực hiện bằng lao động thủ công. Do đó chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng khá lớn ( khoảng 12- 15%) trong tổng giá thành sản phẩm.
Công nhân trực tiếp thi công ở công trường gồm công nhân trong danh
sách quản lý của xí nghiệp và công nhân thuê ngoài còn gọi là công nhân theo hợp đồng thời vụ.
Chi phí NCTT trong xí nghiệp gồm : tiền lương chính, lương phụ và phụ cấp của công nhân trực tiếp sản xuất thi công. Chi phí NCTT không bao gồm các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất, cũng như lương và khoản trích theo lương của nhân viên quản lý.
Hiện tại xí nghiệp áp dụng hình thức trả lương khoán cho công nhân. Xí nghiệp sẽ khoán một mức lương cố định cho một khối lượng công việc
hoàn thành hoặc một số ngày công nhất định. Khi công nhân viên hoàn thành công việc được khoán sẽ được nhận lương bằng số tiền khoán.
2.2.2.2.1. Chứng từ sổ sách sử dụng.
- Bảng chấm công - Hợp đồng làm khoán
- Biên bản thanh lý hợp đồng làm khoán - Bảng thanh toán lương
- Phiếu chi
2.2.2.2.2. Tài khoản sử dụng.
- TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp - TK 334: Phải trả người lao động
2.2.2.2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách.
Bắt đầu Căn cứ tình hình lao động Bảng tính lương Lập BTTL Duyệt Chi lương Bảng thanh toán lương BTTL đã duyệt Nhập liệu Máy tính xử lý Sổ NKC SCT, SC 622 Lưu trữ Hợp đồng làm khoán Viết phiếu chi PC PC đã ký Lập CTHT CTHT Ghi sổ quỹ Sổ quỹ 1 1 Kết thúc BCH Kiểm tra
- Tại BCH công trình:
Hàng tháng Ban TC- HC theo dõi tình hình lao động và lập Bảng chấm công của công nhân trong từng tổ.
Cuối tháng kế toán công trình sẽ tiến hành tập hợp các chứng từ: bảng chấm công, hợp đồng làm khoán, biên bản thanh lý hợp đồng khoán gửi lên phòng kế toán xí nghiệp.
- Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính đúng đắn, hợp lệ của các chứng từ này sau đó lập Bảng thanh toán lương và trình Giám đốc xét duyệt.
Căn cứ vào Bảng thanh toán lương được duyệt, kế toán thanh toán viết Phiếu chi (2 liên)cho chỉ huy trưởng công trình hoặc người đại diện tổ nhận khoán.
- Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi xuất quỹ tiền mặt cho người nhận tiền trong phiếu chi và cùng ký nhận. Thủ quỹ giữ 1 liên để vào sổ quỹ, người nhận tiền giữ 1 liên mang về công trường đối chiếu, kiểm tra.
- Từ các bảng thanh toán lương của các tổ thi công, kế toán thanh toán tổng hợp số lương của công nhân trực tiếp thi công (gồm công nhân thuê ngoài và công nhân trong danh sách). Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng này và các phiếu chi, kế toán tổng hợp lập chứng từ hạch toán rồi nhập liệu vào máy.
Sau khi nhập liệu xong máy sẽ tự động chuyển các dữ liệu vào các sổ liên quan.
2.2.2.2.4. Định khoản .
- 103/CTHT (30/10/07): tạm phân bổ tiền lương tháng 10/07 Nợ TK 6220202: 451.301.950đ
- 129/CTHT (30/12/07): tạm phân bổ tiền lương tháng 12/07 Nợ TK 6220202: 250.000.000đ
Có TK 334: 250.000.000đ - Cuối kỳ kết chuyển CP NCTT để tính giá thành công trình:
Nợ TK 1540202: 701.301.950đ Có TK 6220202: 701.301.950đ 2.2.2.2.5. Sơ đồ hạch toán. 2.2.2.2.6. Chứng từ sổ sách minh hoạ. TK 334 TK 622 TK 154 701.301.950 701.301.950 701.301.950 701.301.950
2.2.2.2.7. Nhận xét.
Nhân công của xí nghiệp không chỉ gồm công nhân viên trong danh sách mà còn bao gồm công nhân thuê ngoài.
Để theo dõi các khoản phải trả công nhân viên thuộc biên chế và thuê ngoài, kế toán xí nghiệp sử dụng TK 334 “Phải trả công nhân viên”. Khi hạch toán như vậy ta không thể thấy rõ được chi phí trả cho công nhân trực tiếp thuộc biên chế và chi phí nhân công trả cho nhân công thuê ngoài của từng công trình.
Để khắc phục nhược điểm này xí nghiệp nên theo dõi toàn bộ các khoản phải trả công nhân viên thuộc biên chế và ngoài biên chế trên TK 334 và mở sổ chi tiết:
TK 3341: Tiền lương phải trả công nhân viên trong xí nghiệp
TK3348: Tiền lương phải trả công nhân viên thuê ngoài.
Việc theo dõi trên TK 334 tổng chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sẽ cung cấp số liệu cho kế toán chi phí sản xuất một cách tổng hợp và chi tiết số lượng phải trả công nhân xây lắp mà xí nghiệp bỏ ra trong kỳ.
Ngoài ra trước khi lập chứng từ hạch toán các khoản lương, kế toán thanh toán nên lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH dựa trên các bảng thanh toán lương.
2.2.2.3. Kế toán chi phí máy thi công.
Chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí riêng có trong các doanh nghiệp xây lắp thi công theo phương thức thi công hỗn hợp và chiếm tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí sản xuất công trình.
Máy thi công của xí nghiệp gồm: máy đầm, máy trộn bê tông, máy cẩu, máy bơm bê tông… và các phương tiện vận tải để vận chuyển vật tư, nhân công.
Chi phí sử dụng máy thi công ở xí nghiệp gồm: Chi phí nguyên liệu, động lực chạy máy, chi phí nhân công điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí chung ở bộ phận máy thi công và các chi phí khác phục vụ máy thi công.
Khi có công trình, hạng mục công trình cần tiến hành thi công bằng máy thi công, chỉ huy trưởng công trường sẽ làm Giấy yêu cầu điều động máy thi công lên phòng tổ chức hành chính của xí nghiệp. Sau khi được duyệt, máy thi công sẽ được điều động xuống phục vụ cho công trường thi công do đội cơ giới thiết bị quản lý.Sau khi hoàn thành phần công việc thi công, máy sẽ được điều động đi công trình khác hoặc nghỉ bảo dưỡng chờ phục vụ công trình mới.
Xí nghiệp có thể thuê ngoài máy thi công, có thể thuê theo phương thức khoán gọn gồm cả nhân công điều khiển máy và nguyên vật liệu chạy máy hoặc chỉ thuê máy thi công. Đối với máy thi công thuê ngoài xí nghiệp không tiến hành tính khấu hao của máy
2.2.2.3.1. Chứng từ sổ sách sử dụng.
- Giấy yêu cầu điều động máy thi công - Giấy yêu cầu cung cấp vật tư
- Biên bản giao nhận vật tư - Phiếu xuất kho
- Các hoá đơn GTGT
2.2.2.3.2. Tài khoản sử dụng.
- TK 6231: Chi phí nhân công
- TK 6232: Chi phí vật liệu
- TK 6233: Chi phí dụng cụ sản xuất
- TK 6234: Chi phí khấu hao máy thi công
- TK 6237: Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6238: Chi phí bằng tiền khác
2.2.2.3.3. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách.
Công trình NMXM Thăng Long 88 có các khoản mục sau:
Chi phí vật liệu phục vụ máy thi công
Bao gồm chi phí nhiên liệu phục vụ máy thi công như: Dầu, mỡ, xăng…
Căn cứ vào nhiệm vụ thi công, đội cơ giới thiết bị sẽ làm giấy yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu phục vụ máy thi công lên chỉ huy trưởng công trình đề nghị cho mua vật tư. Được sự đồng ý của chỉ huy trưởng công trình, cán bộ vật tư sẽ mua nguyên vật liệu hoặc thủ kho xuất kho nguyên vật liệu giao cho đại diện của tổ cơ giới. Nguyên vật liệu sẽ được bàn giao cho các tổ máy thi công.
Kế toán công trình sẽ tập hợp các chứng từ liên quan: Giấy yêu cầu
cung cấp vật tư, biên bản giao nhận vật tư, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho…
định kỳ gửi lên phòng kế toán xí nghiệp.
Quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách tương tự như quy trình nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí dụng cụ sản xuất
Dụng cụ phục vụ máy thi công gồm : cáp, kìm hàn … và các CCDC lao động liên quan tới hoạt động của máy thi công.
Chi phí CCDC dùng cho máy thi công được phân bổ tuỳ theo thời gian sử dụng. Dụng cụ sản xuất dùng cho máy thi công có thể được mua dùng trực tiếp hoặc xuất từ kho xí nghiệp.
Đối với CCDC giá trị lớn thời gian sử dụng dài, kế toán tính toán phân bổ dần hàng kỳ giá trị thực tế CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh của công trình sử dụng. Giá trị phân bổ hàng kỳ tính như sau:
Trị giá vốn thực tế của CCDC xuất dùng
Giá trị CCDC phân bổ
hàng kỳ = Số kỳ sử dụng( dự kiến)
Quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách tương tự như quy trình nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí khấu hao máy thi công