4. Nội dung nghiê nc ứu
2.2.1. Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp
2.2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Chức năng
Theo dõi, kiểm tra, giám sát, đánh giá về tình hình tài chính của xí nghiệp, tổng kết hiệu quả sản xuất kinh doanh, lập và nộp các báo cáo tài chính chính xác, kịp thời và đầy đủ cho cơ quan quản lý.
Nhiệm vụ
Thu thập và xử lý chứng từ liên quan đến hoạt động của bộ máy xí nghiệp, ghi sổ và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu. Kết hợp với các bộ phận chức năng khác lên kế hoạch SXKD và kế hoạch tài chính cho hoạt động của xí nghiệp. Đồng thời thông qua các tài liệu đã ghi chép được kế toán tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình sử dụng vốn, bảo toàn vốn, tính giá thành, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, với cấp trên và công tác thanh toán.
Cơ cấu tổ chức
Xuất phát từ tình hình thực tế, bộ máy kế toán của xí nghiệp Sông Đà 12.5 được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán của xí nghiệp, các tổ đội thi công không tiến hành tổ chức kế toán riêng.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp
Trong bộ máy kế toán mỗi người có chức năng và nhiệm vụ riêng, cụ thể:
- Kế toán trưởng: giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng duyệt các chứng từ hạch toán trước khi nhập liệu, có toàn quyền đối với phần mềm SAS: sửa dữ liệu, in, xem sổ sách. Định kỳ tiến hành in các báo cáo tài chính, làm báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm để trình lên giám đốc và kế toán trưởng của công ty.
- Kế toán tổng hợp: nhận các chứng từ gốc và chứng từ hạch toán của kế toán chi tiết, kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để nhập dữ liệu vào máy.
- Kế toán vật tư và TSCĐ: có trách nhiệm tập hợp các chứng từ thu mua, sử dụng vật tư và TSCĐ của các đội thi công và các bộ phận khác trong xí nghiệp. Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, kịp thời phát hiện tình trạng lãng phí, mất mát vật tư. Hàng tháng thực hiện bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ trên SAS.
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi, tính toán, phân bổ chính xác chi phí nhân công và các khoản trích cho các đối tượng sử
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán thuế Thủ quỹ
dụng. Theo dõi tình hình công nợ, thanh toán của xí nghiệp với các đơn vị khác. Tập hợp các chứng từ về các nghiệp vụ thanh toán chuyển cho kế toán tổng hợp nhập liệu.
- Kế toán thuế: theo dõi các khoản thuế từ các nghiệp vụ mua vào và khi thanh toán công trình hoàn thành. Có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, các khoản phải nộp, các khoản thuế được hoàn...
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt, kịp thời báo cáo tình hình thu chi và xác định số tiền còn tồn quỹ cuối ngày.
2.2.1.2. Khái quát chung về công tác kế toán tại xí nghiệp.
Xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và theo Quyết định 1864/QĐ/BXD của Bộ Xây Dựng về việc ban hành chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp. Chế độ kế toán được áp dụng trong xí nghiệp như sau:
Niên độ kế toán áp dụng tại xí nghiệp bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12. Kỳ kế toán thực hiện hàng tháng.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam, trong trường hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng nguyên tắc và phương pháp quy đổi mà nhà nước quy định.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp hạch toán giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: phương pháp bình quân gia quyền.
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng được áp dụng theo quyết định 206/2003/QĐBTC của bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Xí nghiệp sử dụng phần mềm kế toán SAS (SongDa Accounting
System). Đây là phần mềm kế toán do trung tâm phát triển công nghệ thông
tin UNESSCO và Tổng công ty xây dựng Sông Đà phối hợp thực hiện.
Xí nghiệp hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song.
Hiện nay hình thức kế toán sử dụng tại xí nghiệp Sông Đà 12.5 là hình thức “ Nhật ký chung”.
Quy trình sản xuất
Hiện nay Xí nghiệp Sông Đà 12.5 tổ chức thực hiện thi công xây lắp các công trình do xí nghiệp tự đi đấu thầu hoặc do công ty giao cho và xí nghiệp phải nộp phí trên phần trăm tổng giá trị công trình. Xí nghiệp khoán gọn cho các đội thi công xây dựng hoặc trực tiếp tổ chức thi công. Đối với các công trình có giá trị lớn, yêu cầu quản lý kỹ thuật cao xí nghiệp tổ chức thi công xây lắp tập trung, khi đó các tổ đội thi công trực tiếp được bố trí thành các đội thi công chuyên trách như: đội Điện nước, đội Thợ nề , đội Cơ giới thiết bị, đội Sắt hàn, đội Bê tông...
Quá trình thi công xây lắp công trình là khâu chính : máy móc, nhân lực, nguyên vật liệu …được đưa đến địa điểm xây dựng để hoàn thành công trình theo tiến độ.
Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư. Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra theo từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoàn thành.
Công tác kế toán
Mỗi đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất từ khi khởi công xây dựng đến khi hoàn thành đều được mở sổ chi tiết để theo dõi, tập hợp các khoản mục chi phí: CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC, CPSXC. Các sổ chi tiết này được tổng hợp theo từng tháng.
Xí nghiệp tiến hành phân loại chi phí theo mục đích, công dụng để quản lý chặt chẽ các chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Chi phí sản xuất của xí nghiệp gồm:
- Chi phí nguyên vật liêu trực tiếp (CPNVLTT): gồm toàn bộ giá trị vật liệu tạo nên sản phẩm, đó là hao phí về vật liệu chính: sắt, thép, xi măng, đá, gạch, cát…; vật liệu phụ: vôi, sơn, đinh, dây thừng…; vật liệu kết cấu: kèo, cột, khung, cốp pha…
- Chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT): gồm tiền lương, các khoản phụ cấp lương của công nhân trực tiếp sản xuất.
- Chi phí sử dụng máy thi công (CPSDMTC): gồm chi phí cho các máy thi công trực tiếp phục vụ xây lắp công trình như: chi phí nhân công điều khiển máy, chi phí nguyên vật liệu và dụng cụ phục vụ máy, chi phí sữa chữa máy, chi phí công trình tạm thời cho máy thi công (lều, lán…)
- Chi phí sản xuất chung (CPSXC): gồm chi phí liên quan đến công tác quản lý và phục vụ chung trong công trường hay tổ đội xây lắp như: chi phí vật liệu , công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý, các khoản tiền lương của nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp xây dựng , công nhân điều khiển máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Để tập hợp chi phí sản xuất phục vụ công tác giá thành sản phẩm, xí nghiệp đã lựa chọn phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp theo từng công trình, hạng mục công trình. Các chi phí phát sinh ở công trình, hạng mục công trình nào thì được hạch toán trực tiếp vào công trình, hạng mục công trình đó.
2.2.2. Hạch toán 1 số khoản mục chi phí chủ yếu.
Trong phạm vi bài viết em xin lấy số liệu dẫn chứng công trình nhà máy xi măng Thăng Long ( NMXM Thăng Long)- gói 88 thi công tại huyện Hoành Bồ- Tỉnh Quảng Ninh làm số liệu để trình bày tình hình thực tế công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp Sông Đà 12.5 theo hình thức quản lý thi công tập trung.
Căn cứ vào Hợp đồng giao nhận thầu xây lắpsố 01/2007/HĐXL/TLCC-SĐ12 giữa Công ty cổ phần xi măng Thăng Long và Công ty CP Sông Đà 12, xí nghiệp đã bắt đầu khởi công xây dựng công trình nhà máy xi măng Thăng Long-gói thầu 88 vào ngày 12/01/2007. Đến cuối năm 2007 công trình đã nghiệm thu hoàn thành 3 giai đoạn. Giá trị dự toán của công trình đã trúng thầu là 32.332.858.157 đồng.
2.2.2.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Tại xí nghiệp sông Đà 12.5, CPNVLTT chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp (khoảng 60 – 65%). Vì vậy, việc hạch toán chính xác, đầy đủ vật liệu là một yêu cầu hết sức cần thiết trong công tác quản lý chi phí.
Tại xí nghiệp vật tư sử dụng rất đa dạng về công dụng, kích cỡ, chủng loại, mục đích sử dụng... Để quản lý tốt việc xuất nhập vật tư, cũng như vật tư xuất dùng trực tiếp xí nghiệp đã xây dựng hệ thống danh điểm vật tư dựa trên phần mềm SAS được mã hoá theo tên tài khoản và chi tiết đến tài khoản cấp 3.
Các công trình do xí nghiệp quản lý tập trung, nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho thi công do xí nghiệp xuất kho hoặc mua chuyển thẳng tới công trình xuất dùng trực tiếp không qua kho. Kho của xí nghiệp được đặt trực tiếp tại công trường đang tiến hành thi công tạo thuận lợi cho việc xuất dùng nguyên vật liệu một cách nhanh chóng phù hợp tiến độ thi công.
2.2.2.1.1. Trường hợp nguyên vật liệu xuất trong kho.2.2.2.1.1.2. Chứng từ sổ sách sử dụng. 2.2.2.1.1.2. Chứng từ sổ sách sử dụng.
- Phiếu yêu cầu cung cấp vật tư. - Phiếu xuất kho.
- Thẻ kho.
2.2.2.1.1.3. Tài khoản sử dụng.
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 152: Nguyên vật liệu
2.2.2.1.1.4. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách.
Tập hợp chứng từ Bắt đầu Căn cứ nhu cầu Giấy yêu cầu cung cấp vật tư Xác nhận Căn cứ lập PXK Xuất kho vật liệu Kiểm tra Đối chiếu, kiểm tra Giấy yêu cầu
cung cấp vật tư đã xác nhận PXK PXK có ký nhận Căn cứ ghi thẻ kho Thẻ kho Nhập liệu Máy tính xử lý Sổ NKC SCT, SC 621 1 1 Lưu trữ Kết thúc Lập CTHT Chứng từ hạch toán Kiểm tra
- Khi có nhu cầu về vật liệu, đội trưởng lập Giấy yêu cầu cung cấp vật tư có xác nhận BCH công trường.
- Căn cứ vào đó, bộ phận vật tư (thuộc BCH công trình) sẽ viết Phiếu xuất kho gồm 2 liên, người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu xuất kho đến thủ kho lĩnh vật tư.
- Thủ kho xuất kho theo đúng số lượng ghi trên phiếu xuất vào cột thực xuất. Người nhận và thủ kho kỹ cả vào 2 liên, thủ kho đánh số hiệu phiếu. Thủ kho giữ lại 1 liên để vào thẻ kho, sau đó lưu tại kho. 1 liên người nhận đưa về nộp cho đội trưởng hoặc cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu.
- Cuối tháng kế toán công trình tập hợp các chứng từ trên về phòng kế toán của xí nghiệp. Tại phòng kế toán xí nghiệp, kế toán vật tư kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của chứng từ chuyển về rồi lập chứng từ hạch toán chuyển cho kế toán tổng hợp nhập liệu vào máy.
Sau khi nhập xong chứng từ, máy tự động chuyển dữ liệu vào các sổ liên quan. 2.2.2.1.1.5. Định khoản . - 32PX/TL (30/10/07): xuất que hàn phục vụ TL 88 Nợ TK 6210202: 1.244.147đ Có TK 152: 1.244.147đ - XM/XK1(30/10/07): xuất kho ximăng phục vụ TL 88 Nợ TK 6210202: 14.100.002đ Có TK 152: 14.100.002đ - 30PX/TL (30/11/07): xuất kho gạch 2 lỗ phục vụ TL 88 Nợ TK 6210202: 11.619.023đ Có TK 152: 11.619.023đ
2.2.2.1.1.6. Sơ đồ hạch toán.
2.2.2.1.1.7. Chứng từ sổ sách minh hoạ.
TK 621
TK 152 TK 154
Xí nghiệp Sông Đà 12.5 Công trình xi măng Thăng Long 88
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY YÊU CẦU CUNG CẤP VẬT TƯ THÁNG 10/2007
Kính gửi: - Phòng kinh tế kế hoạch
- Ban chỉ huy công trường Thăng Long 88
- Để phục vụ thi công công trình NMXM Thăng Long – gói thầu 88 VI.27 Kính đề nghị ông duyệt cấp cho bộ phận một số vật tư, thiết bị sau:
- Thời gian cung cấp: Ngày 30/10/2007
TT Tên vật tư – chủng loại ĐVT Khối lượng GHI CHÚ
1. Ximăng Kg 15.000
Ngày 20 tháng 10 năm 2007
Xí nghiệp Sông Đà 12.5 MST: 0100105140-008 Kho: kho Quảng Ninh- gói 88
Thẻ kho Tháng 10 năm 2007 1520213 – Ximăng - đơn vị tính: kg Chứng từ Số lượng Số hiệu Ngày ghi sổ Nhập Xuất Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú 29/10 NK/XM Tồn đầu kỳ HT nhập kho ximăng-CT TL 15.000 100 15.100 30/10 XM/XK1 HT xuất kho ximăng PVTL 88 15.000 100 Tổng cộng Tồn cuối kỳ 15.000 15000 100 Ngày 31 tháng 10 năm 2007
2.2.2.1.2. Trường hợp nguyên vật liệu mua về dùng ngay. 2.2.2.1.2.1 Chứng từ sổ sách sử dụng. 2.2.2.1.2.1 Chứng từ sổ sách sử dụng.
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản sử dụng vật tư - Giấy đề nghị thanh toán - Phiếu chi
2.2.2.1.2.2. Tài khoản sử dụng.
- TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- TK 141: Tạm ứng
- TK 111: Tiền mặt
- TK 331: Phải trả người bán
2.2.2.1.2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách.
Đội trưởng BCH KT tổng hợp
Bắt đầu
Căn cứ nhu cầu
Giấy yêu cầu cung cấp vật tư
Xác nhận
Mua vật tư
Kiểm tra, lập CTHT Giấy yêu cầu
cung cấp vật tư đã xác nhận HĐ GTGT Biên bản giao nhận vật tư Nhập liệu Máy tính xử lý Sổ NKC SCT, SC 621 Lưu trữ Kết thúc Biên bản sử dụng vật tư Chứng từ hạch toán KT vật tư Kiểm tra
- Khi có nhu cầu về vật liệu, đội trưởng lập Giấy yêu cầu cung cấp vật tư có xác nhận BCH công trường.
- Căn cứ vào giấy yêu cầu cung cấp vật tư, cán bộ vật tư tiến hành mua
và chuyển thẳng tới nơi thi công không qua kho của xí nghiệp. Các chứng từ
có liên quan là các hoá đơn GTGT, chứng từ phản ánh chi phí thu mua, chi phí vận chuyển và biên bản giao nhận vật tư đối với bộ phận sử dụng. Chi phí mua vật tư sẽ được trừ vào tiền tạm ứng của công trình hoặc ghi Có phải trả người bán.
Khi mua vật tư phục vụ thi công bằng tiền tạm ứng, chỉ huy trưởng công trình cùng với nhân viên kỹ thuật và quản lý vật tư lập Biên bản sử dụng vật tư để chứng minh việc sử dụng vật tư mua về một cách hợp lý, đúng mục đích sử dụng.
- Kế toán công trình sẽ tập hợp các chứng từ kế toán : hoá đơn GTGT, biên bản sử dụng vật tư về phòng kế toán xí nghiệp để hạch toán chi phí
NVLTT và thanh toán hoàn ứng.
- Tại phòng kế toán xí nghiệp, kế toán vật tư kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của chứng từ chuyển về rồi lập chứng từ hạch toán chuyển cho kế toán tổng hợp nhập liệu vào máy.
- Sau khi nhập xong chứng từ, máy tự động chuyển dữ liệu vào các sổ