Ngày nay, để thực hiện chặt chẽ hơn trong việc mua hàng và nhận hàng hầu hết các công ty đã bố trí bộ phận mua hàng và nhận hàng riêng để tránh sự trùng lắp vi
nhất. Tuy nhiên tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc về việc phân công
trách nhiệm tổ chức các bộ phận chưa chặt chẽ trong việc mua hàng và nhận hàng ở văn phòng Công ty. Để kiểm soát hữu hiệu đối với mua hàng, nhập kho Công ty nên tổ
chức bộ phận nhận hàng tách biệt giữa chức năng mua hàng, nhận hàng và bảo quản.
- Bộ phận mua hàng: chịu trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng. - Bộ phận nhận hàng: sẽ kiểm định nhận hàng theo đơn hàng đã duyệt.
- Bộ phận kho chịu trách nhiệm bảo quản, xuất hàng.
Việc thiết lập bộ phận nhận hàng sẽ tăng cường kiểm soát quá trình nhận hàng, nhập kho về số lượng cũng như chất lượng, độc lập đối chiếu giữa đơn hàng với hóa đơn và lượng hàng thực nhận. Cụ thể biện pháp tiến hành như sau:
Về con người thì gồm có:
- Một bộ phận làm nhiệm vụ mua hàng. - Một bộ phận làm nhiệm vụ nhận hàng. - Một bộ phận giám sát, nhập kho.
Về chức năng thực hiện
- Bộ phận làm nhiệm vụ mua hàng: thực hiện công tác nhận giấy đề nghị mua
hàng có xét duyệt của Giám đốc tiến hành liên lạc với các nhà cung cấp hàng, thu thập
thông tin về giá cả, số lượng, chủng loại và chất lượng hàng. Sau đó lập danh sách các
nhà cung cấp trình lên lãnh đạo duyệt. Sau khi ban lãnh đạo duyệt xong thì bộ phận
mua hàng soạn thảo hợp đồng tiến hành việc mua hàng.
- Bộ phận làm nhiệm vụ nhận hàng: khi nhà cung cấp giao hàng thì bộ phận nhận hàng căn cứ trên hợp đồng mua hàng và hóa đơn bán hàng kiểm tra lại số hàng về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá cả trước khi nhập kho.
- Bộ phận giám sát việc nhập kho: công việc này được giao cho Thủ kho, lập biên bản xác nhận việc nhập kho đúng đắn và theo dõi về mặt số lượng hàng nhập xuất tồn.
Như vậy, việc tách biệt giữa các chức năng mua hàng - nhận hàng - bảo quản sẽ
- Mua hàng không đúng chủng loại quy cách.
- Mua hàng kém chất lượng.
- Nhận hàng thừa hoặc thiếu.
- Nhận hàng không đúng chất lượng, chủng loại.
- Hàng nhập không được ghi chép đầy đủ.
- Mua khống.
- Nhập khống.
- Hàng bị thất thoát.
3.3. GIẢI PHÁP 3: TĂNG THÊM NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN
Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển, giao dịch
buôn bán với nhiều khách hàng hơn trong tất cả các lĩnh vực như kinh doanh vật liệu
xây dựng, vận tải hàng hóa, thi công xây dựng các công trình. Mà bộ máy kế toán của
Công ty hiện tại Kế toán thanh toán đảm nhiệm luôn chức năng của Kế toán công nợ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
vừa hạch toán ghi sổ vừa theo dõi thu nợ nên vô tình đẩy nhân viên vi phạm nguyên tắc
“bất kiêm nhiệm” để hạn chế, giảm thiểu rủi ro, gian lận Công ty nên tăng thêm nhân
sự phòng kế toán đó là tăng thêm Kế toán công nợ giúp Kế toán thanh toán quản lý
toàn bộ công nợ phải thu, phải trả của Công ty một cách chính xác nhất hạn chế rủi ro
có thể xảy ra đồng thời giảm khối lượng công việc, giảm áp lực cho Kế toán thanh toán tạo điều kiện cho Kế toán thanh toán cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
3.4. GIẢI PHÁP 4: ÁP DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN CHO CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin ảnh hưởng rất lớn đến lĩnh
vực kế toán. Bởi lẽ phần lớn các Công ty hiện nay đều trang bị cho các bộ phận chức năng một hệ thống máy tính và hướng đến sự quản lý chuyên nghiệp với những phần
mềm ứng dụng. Tại công ty không sử dụng bất kỳ phần mềm kế toán nào, chính điều
này sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán. Các nhân viên đã quen sử dụng phần mềm
thành thạo. Công ty cũng có lắp đặt hệ thống mạng nội bộ nên việc truy cập, sửa đổi dữ
liệu có thể thực hiện dễ dàng. Nhưng sẽ khó hạn chế hiện tượng định khoản 2 lần cho 1
nghiệp vụ, công việc của mỗi nhân viên kế toán sẽ nhiều hơn khi phải kiểm tra tất cả
các hoạt động thủ công. Mà điều này không đảm bảo chính xác, an toàn, bảo mật cho
dữ liệu kế toán ở công ty. Vì thế, công ty nhanh chóng thiết kế hay mua phần mềm sẽ
giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán viên sẽ gọn nhẹ, có thời gian tập trung
những công việc khác và quan trọng là hạn chế được rủi ro. Ngày nay, có rất nhiều
phần mềm kế toán được thiết kế thích hợp với từng quy mô của các công ty, đặc biệt từ năm 2010 xuất hiện phần mềm kế toán MISA với nhiều tiện ích hơn (phần mềm kế
toán MISA SME. NET 2012 gồm 13 phân hệ được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa
và nhỏ, với mục tiêu giúp cho doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, không cần
hiểu biết nhiều về tin học và kế toán mà vẫn có thể sở hữu và làm chủ phần mềm kế
toán, quản lý mọi nghiệp vụ phát sinh của mình. Đặc biệt phần mềm MISA SME. NET
2012 hỗ trợ doanh nghiệp tạo mẫu, phát hành, in, quản lý và sử dụng hóa đơn theo nghị định 51/2010/ NĐ-CP) và chi phí cũng tương đối giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng
hơn trong công tác hạch toán kế toán. Vì chưa sử dụng phần mềm kế toán nào giờ
MISA có mặt trên thị trường, Công ty nên mua phần mềm kế toán này và đào tạo cho
nhân viên phòng kế toán biết cách sử dụng thành thạo ngay từ đầu là hiệu quả nhất.
Mục đích của việc ứng dụng chương trình kế toán máy nhằm ngăn chặn và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu, xử lý số liệu và để đảm bảo dữ liệu được
chuyển chính xác từ hình thức xử lý bằng tay sang hình thức xử lý bằng máy và kết quả
xử lý thực sự chính xác, hợp lý.
+ Quy trình kiểm soát xử lý rất tốt: thực hiện việc kiểm tra sự chính xác của (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thông tin kế toán trong quá trình xử lý dữ liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong xử lý đảm bảo sự vận hành hiệu quả, các dữ liệu có liên kết với nhau, các tập tin trong dữ
+ Kiểm soát đầu ra đảm bảo cung cấp sự chính xác của việc xử lý số liệu: các
kết xuất đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử
dụng thông tin, chuyển giao thông tin chính xác đến người sử dụng.
+ Khi sử dụng phần mềm sẽ mã hóa được tất cả các yếu tố chẳng hạn:
Mã hóa tất cả thông tin của nhân viên ví dụ như muốn biết thông tin về nhân
viên X chỉ cần nhập chính xác mã nhân viên thì những thông tin cần biết đều có.
Tương tự cũng mã hóa được chứng từ.
Hoặc chẳng hạn trên thẻ của nhân viên có mã số quản lý riêng cho từng cán bộ
công nhân viên, từ đó công ty xây dựng một hệ thống quản lý ngay từ cổng công ty ví
dụ như nhân viên đi làm sẽ có máy đọc thẻ (hay bấm thẻ) nhân viên bảo vệ sẽ theo dõi công cho từng người.
+ Phần mềm thì toàn bộ dữ liệu nhập vào file phát sinh thì nó sẽ tự động cập
nhật vào các phần còn lại, khai thác được các chức năng của các ứng dụng.
+ Lập báo cáo kịp thời, nhanh chóng và giảm chi phí cho Công ty.
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục và liên tục
các chứng từ gốc, kiểm tra sự phê duyệt chứng từ.
- Đánh dấu chứng từ đã sử dụng sau khi nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng
chứng từ để nhập liệu lần 2 vào hệ thống.
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: thông thường các thủ tục kiểm soát này được
lập trình kiểm soát và được cài đặt sẵn trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
Các thủ tục chủ yếu: Kiểm tra sự tuần tự khi nhập liệu, kiểm tra sự đầy đủ, kiểm
tra sự hợp lệ. Các thao tác trên máy thường được thể hiện ở dạng các “Chex box” như
Option, Combo box, List box nếu kế toán nhập sai thì hệ thống sẽ tự động báo lỗi.
+ Tính bảo mật: mỗi phần hành kế toán được thực hiện độc lập bởi mỗi kế toán viên, để đảm bảo điều này, phần mềm cần có tên truy nhập, mật khẩu cho từng phần
hành. Một số dữ liệu không được phép đọc, chỉ được chỉnh sửa bởi người chịu trách
KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một mục tiêu quan trọng mà bất kỳ một doanh
nghiệp nào đã và đang tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải quan tâm
tới. Vì kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản lý, do đó các
nhà quản lý thường chú tâm tới việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được mục tiêu của tổ chức. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để đạt được mục tiêu đó, tất cả các doanh nghiệp tổ chức quản lý theo chiều hướng khác nhau, cùng với việc tổ chức bộ máy quản lý là công tác hạch toán như thế nào để thấy được hiệu quả kinh doanh thiết thực.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc, em đã
có cơ hội thực hành những kiến thức đã được thầy cô truyền dạy 4 năm trong trường.
Mặc dù kiến thức thực tế có phần thay đổi nhiều so với lý thuyết nhưng được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Hồng Nhung cùng các anh chị trong Công ty em đã hiểu được Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. Những kiến thức này sẽ cùng em
trên con đường sự nghiệp sau này. Em rất mong có sự đóng góp của thầy cô và các bạn để bài luận này được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nha Trang, ngày 20 tháng 06 năm 2012
Sinh viên thực tập
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Bộ môn kế toán, Bài giảng kiểm toán căn bản, trường đại học Nha Trang (2010)
- Bộ môn kế toán, Bài giảng hệ thống thông tin kế toán, trường đại học Nha Trang
- Các trang web điện tử: kiemtoan.com.vn, webketoan.com.vn, tapchikiemtoan.com
Bảng 2.2: DANH MỤC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY Thuộc loại
STT Tên chứng từ BB HD
I Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công x
2 Bảng chấm công làm thêm giờ x
3 Bảng thanh toán lương x
4 Bảng thanh toán tiền thưởng x
5 Giấy đi đường x
6 Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH x
7 Danh sách lao động x
8 Hợp đồng lao động x
9 Hợp đồng giao khoán x
10 Biên bản quyết toán hợp đồng giao khoán x 11 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội x 12 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ x
II Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho x
2 Phiếu xuất kho x
3 Biên bản kiểm kê hàng tồn kho x
4 Bảng kê mua hàng x 5 Thẻ kho x 6 Bảng phân bổ NVL, CCDC x III Bán hàng 1 Hóa đơn GTGT x 2 Hợp đồng bán hàng x (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
IV Tiền tệ
1 Phiếu thu x
2 Phiếu chi x
3 Ủy nhiệm chi x
4 Giấy báo có x
5 Giấy báo nợ x
6 Giấy đề nghị thanh toán x
7 Giấy đề nghị tạm ứng x
8 Biên bản kiểm kê quỹ x
V Tài sản cố định
1 Biên bản bàn giao TSCĐ x
2 Biên bản thanh lý TSCĐ x
4 Giấy đề nghị sửa chữa TSCĐ x
Bảng 2.3: DANH MỤC TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY Số hiệu tài khoản
TK cấp I TK cấp II TK cấp III Tên tài khoản
111 Tiền mặt
1111 Tiền mặt VNĐ
1112 Tiền mặt ngoại tệ toàn công ty
1113 Vàng, bạc, kim khí - đá quý
112 Tiền gửi VNĐ
11211 Tiền gửi ngân hàng Vietcombank
11212 Tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển
11213 Tiền gửi ngân hàng Sacombank 11214 Tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn
1122 Ngoại tệ
1123 Vàng, bạc, kim khí - đá quý
113 Tiền đang chuyển
121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
1211 Cổ phiếu
1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu
128 Đầu tư ngắn hạn khác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1281 Tiền gửi có kỳ hạn
1282 Đầu tư ngắn hạn khác
129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn
131 Phải thu khách hàng
1311 Phải thu khách hàng ngắn hạn
13111 Phải thu công trình XD - ngắn hạn
1312 Phải thu khách hàng dài hạn
13121 Phải thu công trình XD - dài hạn
13122 Phải thu khách hàng khác - dài hạn
133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ hàng hóa dịch vụ
1332 Thuế GTGT được khấu trừ (TSCĐ)
136 Phải thu nội bộ khác
1361 Phải thu nội bộ - ngắn hạn
1362 Phải thu nội bộ - dài hạn
138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ giải quyết
1388 Phải thu khác
13881 Phải thu khác - ngắn hạn
13882 Phải thu thuế TNCN
139 Dự phòng phải thu khó đòi
141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 1421 Chi phí trả trước - ngắn hạn 1422 Chi phí chờ kết chuyển 1423 Chi phí trả trước SX BTLT 144 Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 1441 Ký quỹ, ký cược ngắn hạn 1442 Ký quỹ - TN - MT
151 Hàng mua đang đi trên đường
152 Nguyên liệu, vật liệu
1522 Nhiên liệu chính
1523 Nhiên liệu phụ
153 Công cụ, dụng cụ
154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
1541 Xây dựng
1541:13 : Hệ thống Thoát nước Khu B - Nhơn Hội (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1541:16
: CS hạ tầng khu TĐC - dự án VSMT Quy Nhơn
1541:17 : Gói 5 Nguyễn Tất Thành nối dài 2010 1541:18 : SN gói 1 - Khu C - Khu KT Nhơn Hội
1541:22 : Đường sau C.tàu hiện hữu 30.000 DWT
1541:DAVC : SN & Hạ tầng MB - DAVC
1542 Vận tải
1542:VT : Kinh doanh vận tải hàng hóa
1543 Chi phí SX sản phẩm Bê tông ly tâm
155 Thành phẩm
156 Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa
1562 Chi phí thu mua hàng hóa
1567 Hàng hóa bất động sản
157 Hàng gửi đi bán
158 Hàng hóa kho bảo thuế (XNK)
159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
161 Chi sự nghiệp
211 TSCĐ hữu hình
2112 TSCĐ hữu hình (máy móc thiết bị)
2113 TSCĐ hữu hình (phương tiện vận tải)
2114 TSCĐ hữu hình (dụng cụ quản lý)
2115 TSCĐ hữu hình (cây lâu năm )
2118 TSCĐ hữu hình (khác) 212 TSCĐ thuê tài chính 213 TSCĐ vô hình 2131 Quyền sử dụng đất 21311 QSDĐ DA Khu ĐTX Vũng Chua 21312 QSDĐ Khu C Ng.Thái Học 2132 Quyền phát hành 2133 Bản quyền, bằng phát minh sáng chế 2134 Nhãn hiệu hàng hóa 2135 Phần mềm máy vi tính
2136 Giấy phép & giấy phép nhượng quyền
2138 TSCĐ vô hình khác
214 Hao mòn TSCĐ
2141 Khấu hao TSCĐ hữu hình
21411 Hao mòn nhà cửa vật kiến trúc
21412 Hao mòn máy móc thiết bị
21413 Hao mòn phương tiện vận tải truyền dẫn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
21414 Hao mòn thiết bị dụng cụ quản lý
21418 Hao mòn TSCĐ khác