Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến phải thu khách hàng, căn cứ vào các chứng từ ban đầu phát sinh (Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, …) Kế toán thanh toán theo dõi sự tăng giảm nợ vào sổ chi tiết 131 theo từng đối tượng khách hàng.
Căn cứ vào ngày đến hạn nợ trên Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận bằng văn bản khác nếu khách hàng chưa trả nợ sẽ tiến hành lập Giấy đề nghị thanh toán và đi thu hồi nợ.
Cuối tháng, Kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu công nợ.
Sau đây là quy trình tăng các khoản phải thu do bán chịu hàng hóa của Công ty sẽ minh họa cho quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình này:
Giải thích:
Sau khi nhận được Đơn đặt hàng và Giấy đề nghị thanh toán mua hàng chịu từ
khách hàng, phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lập Hợp đồng mua bán (gồm 4 bản). 4 liên của Hợp đồng mua bán sẽ được hai bên xem xét và chấp nhận mua bán chịu hàng hóa. 2 liên của Hợp đồng sau khi đã ký duyệt sẽ được khách hàng giữ, Công ty giữ 2 liên còn lại và tiến hành luân chuyển, ghi nhận nội bộ: 1 liên được chuyển cho bộ phận Kho
hàng, liên còn lại được đưa về cho phòng Kinh doanh.
Tại bộ phận kho hàng sau khi nhận được Hợp đồng mua bán sẽ tiến hành thu mua hàng hóa từ nhà cung cấp, lập Biên bản nghiệm thu chất lượng và số lượng. Hàng
hóa mua được từ nhà cung cấp sẽ không qua kho mà được chuyển thẳng cho khách hàng. Hàng đã giao xong thì bộ phận Kho hàng sẽ tiến hành lập Biên bản giao nhận
(gồm 2 liên). 1 liên được chuyển giao cho khách hàng, liên còn lại chuyển sang phòng kinh doanh.
Phòng kinh doanh sau khi nhận được Biên bản giao nhận sẽ tiến hành căn cứ
vào Biên bản giao nhận cùng Hợp đồng mua bán lập Hóa đơn GTGT (gồm 3 liên). Liên thứ nhất của Hóa đơn GTGT sẽ cùng với Biên bản giao nhận lưu ngay tại phòng Kinh doanh theo số Hợp đồng. Liên thứ 2 được giao cho khách hàng, liên thứ 3 chuyển
sang cho Kế toán thanh toán lên sổ chi tiết 131 và lập Phiếu kế toán. Tiếp theo Hóa đơn
GTGT 3 sẽ được chuyển sang cho Kế toán vật tư, còn Phiếu kế toán được chuyển sang
cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên Sổ cái 131,lưu theo tên, quy trình kết thúc.
2.3.2.1.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình
Trích số liệu tháng 02 năm 2011 của Công ty, trên tài khoản 13111 – Phải thu
Công trình xây dựng - ngắn hạn của Công ty như sau:
- Ngày 10/02/2011, căn cứ chứng từ LCC157 thanh toán nợ cũ đường nội bộ
Phú Tài của Công ty quản lý giao thông thủy bộ Bình Định cho Công ty Kim Cúc số
tiền là 62.105.267 đồng.
Nợ 11211: 62.105.267.
Có 13111: 62.105.267.
- Ngày 12/02/2011, căn cứ chứng từ LCC158 Công ty quản lý giao thông thủy
bộ Bình Định thanh toán nợ cũ đường tránh hồ định bình số tiền là 89.709.226 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 11211: 89.709.226.
Có 13111: 89.709.226.
- Ngày 20/02/2011, căn cứ chứng từ PC02/15 của Công ty quản lý giao thông đường thủy bộ Bình Định chi hoàn trả nợ 2010 đường tránh hồ định bình số tiền là
1.040.873 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 13111: 1.040.873.
Có 1111: 1.040.873.
- Ngày 24/02/2011, căn cứ chứng từ QK53447 và 0053447 ghi nhận doanh thu
bán cống bê tông ly tâm BTLT.600=52m+D800=126m, HĐQK/2009N-0053447 ngày 24/02/2011 số tiền là 88.992.124 đồng, thuế GTGT đầu ra là 8.899.212 đồng.
Kế toán định khoản:
+ Ghi nhận doanh thu:
Nợ 13111: 97.891.336.
Có 5114: 88.992.124. Có 3331: 8.899.212.