Giải thích:
Chu trình luân chuyển được bắt đầu khi Kế toán thanh toán nhận được Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng từ khách hàng. Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng sẽ lập Phiếu thu gồm 3 liên. 3 liên này được chuyển sang cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ kiểm tra, thu tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ tiến hành xong các công việc sẽ giao cho khách hàng giữ 1 liên của Phiếu thu; 1 liên giữ tại phòng mình theo số; liên còn lại chuyển sang cho bộ phận Kế toán thanh toán để vào Sổ chi tiết 111, 131. Căn cứ vào Phiếu thu này, Kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu kế toán và lưu Phiếu thu theo số. Sau đó Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán trưởng tiến hành lập Sổ cái 111, 131, lưu trữ Sổ cái này theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Khi nhân viên đến nộp tiền tạm ứng đi mua hàng không dùng hết cho Kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập Phiếu thu (2 liên), 2 liên Phiếu thu trên được chuyển cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu sau khi đã được ký duyệt được chuyển sang cho Thủ quỹ. Tại đây Thủ quỹ tiến hành kiểm tra, thu tiền và ký xác nhận đã thu, liên 2 sẽ được Thủ quỹ giữ lại lưu theo số, còn liên 1 của Phiếu thu sẽ được đưa lại cho Kế toán thanh toán.
Tại bộ phận Kế toán thanh toán, sau khi nhận được liên 1 của Phiếu thu đã đầy đủ chữ ký sẽ tiến hành vào Sổ chi tiết 111, 141 và căn cứ vào Phiếu thu lập Phiếu kế toán. Phiếu thu này sẽ được Kế toán thanh toán lưu theo số, còn Phiếu kế toán được chuyển sang cho Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu kế toán từ Kế toán thanh toán sẽ tiến hành lên Sổ cái 111 và 141, lưu các Sổ cái này tại đây theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Vào ngày 25 hàng tháng ngân hàng sẽ tiến hành tính lãi và gửi Giấy báo lãi tiền gửi về cho Công ty. Kế toán thanh toán khi nhận được Giấy báo lãi tiền gửi của ngân hàng sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết 112 và chuyển Giấy báo lãi tiền gửi sang cho bộ phận Kế toán tổng hợp vào sổ doanh thu tài chính. Sau khi vào sổ doanh thu tài chính xong Kế toán tổng hợp không quên trả lại Kế toán thanh toán Giấy báo lãi tiền gửi để làm căn cứ ghi Phiếu kế toán và lưu theo số tại đây. Riêng Phiếu kế toán được chuyển sang cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên sổ cái 112, 515. Các sổ cái này được lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Chu trình được bắt đầu khi Kế toán thanh toán nhận được các Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại, tiền nước, … sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết 111, 112 và lập Phiếu kế toán. Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán tổng hợp lên sổ chi tiết, tổng hợp 642 và lên Phiếu kế toán liên quan đến chi phí này. Tất cả các Phiếu kế toán sẽ được chuyển sang cho Kế toán trưởng vào Sổ cái các tài khoản 642, 111, 112. Sổ cái và Phiếu kế toán sẽ được lưu tại đây và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Khi nhân viên đau ốm, thai sản, tai nạn nghề nghiệp… sẽ được hưởng BHXH do cơ quan BHXH chi trả nhưng thông qua Công ty. Chu trình này được mô tả như sau:
Bắt đầu khi nhân viên làm và nhận các thủ tục, giấy tờ chứng minh nghỉ hưởng BHXH nộp cho phòng Hành chính - nhân sự. Phòng Hành chính - nhân sự sẽ kiểm tra sự hợp pháp và hợp lý của các giấy tờ này sau đó tiến hành lập các giấy tờ có liên quan (Bảng thanh toán tiền BHXH, Phiếu thanh toán tiền BHXH). Tất cả các giấy tờ trên sẽ được chuyển qua cho Giám đốc xác nhận, cơ quan BHXH kiểm tra, xét duyệt và chuyển về cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào các giấy tờ này tiến hành viết Phiếu chi (2 liên). 2 liên của Phiếu chi vừa lập được đưa sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt và đưa sang cho Thủ quỹ.
Thủ quỹ sau khi nhận được Phiếu chi đã ký (gồm 2 liên) từ phòng Giám đốc và Phiếu thanh toán BHXH đã xác nhận từ Kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra, chi tiền và ký nhận. Phiếu thanh toán BHXH đã xác nhận cùng với 1 liên của Phiếu chi sẽ được giữ tại đây theo số. Liên còn lại của Phiếu chi được đưa trở lại cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán sau khi nhận được Phiếu chi đã đầy đủ chữ ký và đúng nội dung, thông tin từ Thủ quỹ, sẽ căn cứ vào Phiếu chi này cùng với Bảng thanh toán BHXH để vào Sổ chi tiết các tài khoản 111, 334, 338. Bảng thanh toán BHXH và Phiếu chi lại tiếp tục làm căn cứ để lập Phiếu kế toán và sau đó được lưu theo số tại đây. Còn các giấy tờ chứng minh được Kế toán thanh toán lưu theo tên người thụ hưởng, Phiếu kế toán thì được chuyển sang cho Kế toán trưởng để vào Sổ cái các tài khoản 111, 334, 338, lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Lưu đồ 6: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI TIỀN MẶT TẠM ỨNG Bắt đầu Lập giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Duyệt và ký Giấy đề nghị tạm ứng đã ký Lập phiếu chi PC 2 PC 1 Duyệt và ký PC PC 2 đã ký 1 1 Kiểm tra, chi tiền và ký Vào sổ CT 111,141 SCT 111,141 PC 1 đã chi Lập PKT N PKT Lên Sổ cái Sổ cái 111,141 A Kết thúc Nhân viên KTT , GĐ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán trưởng
PC 1 đã ký
N PC 2 đã chi PC 1 đã chi
Giải thích:
Chu trình bắt đầu khi nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng đưa sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó được chuyển sang cho Kế toán thanh toán. Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã ký duyệt Kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu chi (gồm 2 liên). 2 liên Phiếu chi này sẽ được chuyển sang cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Các Phiếu chi đã được ký duyệt được chuyển sang cho Thủ quỹ. Khi nhận các Phiếu chi này Thủ quỹ phải kiểm tra, chi tiền và ký xác nhận, giữ lại 1 liên để lưu theo số, liên còn lại được chuyển sang cho Kế toán thanh toán làm căn cứ vào các sổ chi tiết 111, 141 và lập Phiếu kế toán. Sau đó, Kế toán thanh toán lưu trữ Phiếu chi theo số. Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên Sổ cái 111, 141 lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Cuối tháng, phòng Hành chính - nhân sự sẽ tiến hành lập Bảng thanh toán lương (gồm 3 liên). 3 liên của Bảng thanh toán lương sẽ được chuyển cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng sẽ giữ lại một liên lưu theo ngày, 1 liên trả lại cho phòng hành chính nhân sự lưu theo ngày, liên còn lại chuyển sang cho Kế toán thanh toán.
Sau khi nhận được Bảng thanh toán lương đã duyệt Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để lập Phiếu chi (2 liên). 2 liên Phiếu chi được chuyển sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ tiến hành kiểm tra, chi tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ sẽ giữ lại Bảng thanh toán lương và Phiếu chi (1 liên) để lưu theo số, 1 liên Phiếu chi được chuyển sang cho Kế toán thanh toán.
Sau khi nhận được liên Phiếu chi đã đầy đủ chữ ký sẽ tiến hành ghi vào Sổ chi tiết 111, 334 và lập Phiếu kế toán. Phiếu chi này sẽ được Kế toán thanh toán lưu theo số còn Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên Sổ cái 111, 334 lưu theo tên, quy trình kết thúc.
Giải thích:
Khi Ngân hàng nhận được Hợp đồng và Ủy nhiệm chi của Công ty sẽ tiến hành chi tiền và gửi Giấy báo nợ về cho Công ty.
Kế toán thanh toán sẽ nhận được Giấy báo nợ từ Ngân hàng. Căn cứ vào Giấy báo nợ và bản sao Hợp đồng tiến hành ghi sổ chi tiết 112, 331 và lập Phiếu kế toán. Giấy báo nợ được lưu tại đây theo số, còn Phiếu kế toán sẽ được chuyển sang cho Kế toán trưởng. Căn cứ vào Phiếu kế toán này, Kế toán trưởng tiến hành lên Sổ cái 112, 331 và lưu theo tên, lưu đồ kết thúc.