Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn GTGT (liên 2) của nhà cung cấp, hợp đồng mua bán hàng hóa, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Lệnh chi,… Kế toán thanh
toán theo dõi công nợ của nhà cung cấp trên Sổ chi tiết được mở cho nhà cung cấp đó. Khi đến hạn thanh toán hoặc nhận được thông báo đòi nợ thì Kế toán thanh toán
lập Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, tiến hành làm các thủ tục trả nợ cho nhà cung cấp.
Cuối tháng, tiến hành đối chiếu công nợ.
Quy trình luân chuyển chứng từ tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa sẽ cho thấy việc luân chuyển chứng từ trong chu trình này:
Giải thích:
Bắt đầu quy trình là phòng Kinh doanh tiến hành đặt hàng và đề nghị mua chịu
với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ xem xét và chấp nhận yêu cầu này thì sẽ tiến hành lập Hợp đồng mua bán (gồm 4 bản) và chấp nhận bán chịu cho Công ty. 4 bản của Hợp đồng sau khi được Giám đốc hai bên ký xác nhận quan hệ mua bán thì có giá trị pháp
lý là như nhau. Mỗi bên sẽ giữ 2 bản của Hợp đồng để làm căn cứ ghi nhận, đối chiếu
và giải quyết những mâu thuẫn (nếu có) sau này.
Căn cứ vào Hợp đồng, nhà cung cấp tiến hành cung cấp hàng cho Công ty và viết Hóa đơn GTGT để giao cho Công ty. Phòng Kinh doanh có trách nhiệm nhận Hóa đơn GTGT này và 2 liên của Hợp đồng trên, lưu giữ 1 liên của Hợp đồng theo số, liên còn lại cùng với Hóa đơn GTGT được chuyển sang cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán sau khi nhận được Hợp đồng và Hóa đơn GTGT sẽ tiến hành vào Sổ chi tiết 331 và lập Phiếu kế toán. Bộ chứng từ gồm Hợp đồng và Hóa đơn
GTGT, Kế toán thanh toán không có trách nhiệm lưu trữ mà chuyển sang cho Kế toán
vật tư lưu trữ và xử lý các phần hành còn lại. Còn Phiếu kế toán, Kế toán thanh toán sẽ
chuyển sang cho Kế toán trưởng lên Sổ cái 331 lưu theo tên và quy trình khép lại.
2.3.2.2.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình
Trích số liệu kế toán tháng 02 năm 2011 đối với công ty xăng dầu Bình Định như sau:
- Ngày 02/02/2011, căn cứ chứng từ UNC02/02 thanh toán tiền mua dầu số tiền
là 100.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331: 100.000.000.
Có 11212: 100.000.000.
- Ngày 10/02/2011, căn cứ chứng từ NL2/02 nhập 28.000 lít Diezel-BĐ/2009T- 000990 số tiền là 372.652.000 đồng, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ là 35.865.200
Kế toán định khoản:
Nợ 1522: 372.652.000. Nợ 1331: 37.265.200.
Có 331: 409.917.200.
- Ngày 25/02/2011, căn cứ chứng từ GN33/184 vay trả tiền GNN số 33/184 với
số tiền là 350.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331: 350.000.000.
Có 3111: 350.000.000. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.2.2.4. Sổ sách, chứng từ minh họa
Sổ chi tiết tài khoản 33112 - Phải trả người bán khác - ngắn hạn (xem phụ lục phía sau)
2.3.2.2.5. KSNB đối với kế toán các khoản phải trả
Để tìm hiểu KSNB đối với khoản phải trả, đề tài sử dụng bảng câu hỏi được
thiết kế như sau:
Bảng 2.8: BẢNG CÂU HỎI KSNB ĐỐI VỚI MUA HÀNG TRẢ TIỀN
Trả lời Yếu kém STT Câu hỏi Có Không Quan trọng Thứ yếu Ghi chú 1 Tất cả các Đơn đặt hàng có
được xét duyệt bởi Giám đốc và Trưởng phòng kinh doanh hay không?
x
2 Hàng mua có được kiểm tra
chất lượng, số lượng toàn bộ
lô hàng khi nhận hay không?
3 Hóa đơn mua hàng có được
kiểm tra, tính toán chính xác và đối chiếu với Đơn đặt
hàng, Phiếu nhập không?
x
4 Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng phê duyệt thanh toán không?
x 5 Có sự tách biệt giữa bộ phận mua hàng và nhận hàng không? x x 6 Các chứng từ có được đánh
dấu khi xét duyệt nhằm
trách sử dụng lại không?
x
7 Khi nhận hàng số lượng hàng có luôn đúng với số lượng trong hóa đơn hay
không?
x x
Có khi phát sinh thừa thiếu
8 Bộ phận mua hàng thường
xuyên khảo sát giá trên thị trường không?
x
9 Có tiến hành so sánh các mức giá ở khu vực mình mua hàng hay không?
x (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
10 Hàng mua về có được tiến
hành nhập kho ngay không?
x
an toàn không?
12 Có tiến hành kiểm kê kho
định kỳ và bất thường
không?
x
13 Nghiệp vụ nhập kho được ghi chép đầy đủ chứng từ, sổ sách không? Căn cứ vào những chứng từ gì?
x Căn cứ vào
chứng từ nhập
kho và xuất kho
14 Thủ kho có theo dõi đối
chiếu với kế toán hay
không?
x
15 Khi nhập kho có bộ phận
giám sát hay không? Do ai
đảm nhận
x Kế toán vật tư
16 Doanh nghiệp có thường
xuyên mua chịu hàng của
nhà cung cấp không?
x x
17 Thời gian trả nợ được giới
hạn trong bao lâu?
Thời gian trả nợ được giới hạn trong Hợp đồng mua bán 18 Định kỳ có xem xét những khoản nợ đến hạn phải trả để dự trù tiền trả nợ hay không? x 19 Trả nợ nhà cung cấp có được tiến hành thông qua
chuyển khoản ngân hàng không?
20 Nếu trả bằng tiền mặt do nhân viên đi mua hàng đảm
nhận không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
x
Với kết quả khảo sát tại Công ty, có thể đánh giá KSNB đối với khoản phải trả như sau:
Bảng 2.9: BẢNG ĐÁNH GIÁ KSNB ĐỐI VỚI MUA HÀNG - TRẢ TIỀN Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát Công ty áp dụng Đánh giá Mua hàng đúng chủng loại qui cách - Bộ phận mua hàng đồng thời là bộ phận nhận hàng. - Kiểm tra đối chiếu giữa
Hợp đồng và hàng nhận về.
Các thủ tục này đảm bảo cho hàng mua
đúng chủng loại qui cách. Tuy nhiên, cần
phải tách bộ phận mua hàng và bộ phận
nhận hàng nhằm giảm thất thoát, gian lận.
Chất lượng hàng đạt yêu cầu
- Nhân viên mua hàng kiểm
tra chất lượng lô hàng trước
khi nhận.
Công ty thực hiện việc kiểm hàng tương đối tốt, hạn chế việc mua nhầm hàng bị sai
qui cách, chủng loại.
Giá cả hợp lý -Tiến hành khảo sát giá trên thị trường.
- So sách giá của các vùng với nhau và lựa chọn.
Việc thực hiện các thủ tục này được Công ty giao cho người đi mua hàng. Tuy
nhiên để có một Bảng báo giá thực sự hợp lý, Công ty cần yêu cầu nhân viên mua hàng phải cung cấp ít nhất 3 Bảng báo giá
của 3 nhà cung cấp.
an toàn TSCĐ giám sát quá trình nhập kho.
- Hệ thống kho bảo quản
phải an toàn.
- Thường xuyên kiểm tra
kho hàng.
dựng, kho hàng rất quan trọng bởi vì những mặt hàng này có giá trị lớn hạn chế
thất thoát, mất cắp.
Hàng thực sự
có mua
- Căn cứ trên chứng từ gốc
phải có đủ chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thanh toán khi hàng đã về
nhập kho.
Bộ chứng từ chứng minh cho việc thực
sự có mua hàng phải có hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, … và Đơn đặt hàng do phòng Kinh doanh lập đã đầy đủ chữ
ký của người có thẩm quyền.
Hàng thực sự
có nhập
- Nhập kho phải có sự giám
sát của thủ kho và kế toán
vật tư.
- Bộ phận mua hàng tiến
hành nhận hàng.
Thủ kho, kế toán vật tư, người đi mua
hàng phải trực tiếp giám sát quá trình nhập
kho và ghi số lượng thực nhập khi đó vào Phiếu nhập kho và ký tên xác nhận.
Nhận xét:
Phần hành kế toán các khoản phải trả được Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ
lắm, việc không tách bạch chức năng mua hàng - nhận hàng - bảo quản là một sai sót
lớn trong hệ thống kiểm soát nội bộ vì thế nên tách bạch 2 chức năng mua hàng và nhận hàng này để tránh những thất thoát, gian lận.
2.4. Đánh giá chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty2.4.1. Những mặt đạt được 2.4.1. Những mặt đạt được
1- Hội đồng thành viên và Giám đốc là những người gương mẫu, năng động,
nên đây là điều kiện thuận lợi để đưa ra các thủ tục, chính sách hợp lý cho công tác
quản lý trong Công ty.
2- Quy định cụ thể về các báo biểu; chức năng nhiệm vụ của Giám đốc, các
phòng ban chức năng và các xử lý vi phạm tài chính giúp cho nhân viên hiểu rõ được
quyền hạn và trách nhiệm trong công việc của mình. Đặc biệt giúp ích cho việc xử lý
các vi phạm hành chính và hạch toán kế toán.
3- Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn và tay nghề phù hợp với vị trí công
tác và công việc được giao.
4- Môi trường làm việc thoải mái tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu đạo đức nghề nghiệp cần thiết đã góp phần hạn chế được các gian lận, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
sai sót có thể xảy ra.
5- Các cơ cấu về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán
phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, có sự phân công trách nhiệm, tách bạch chức năng của từng nhân viên.
6- Về tổ chức sổ sách, chứng từ, hệ thống tài khoản: đơn giải, dễ hiểu và thực
thi, phù hợp với tình hình kinh doanh và đúng với quy định của Nhà nước.
2.4.2. Những mặt hạn chế
Bên cạnh những mặt tích cực của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ta có thể thấy một số yếu tố trong hệ thống kiểm soát chưa hoàn thiện. Các hạn chế đó được
thể hiện ở các điểm sau:
1- Về mặt bảo vệ tài sản: công tác kiểm tra, kiểm soát chưa được chú trọng đúng
mức, việc kiểm kê quỹ được thực hiện định kỳ (cuối tháng) nhưng cơ bản chỉ mang
tính chất hình thức, thủ tục chưa thực hiện có chiều sâu, công việc kiểm kê chưa thực
hiện theo đúng nghĩa của nó không lập biên bản kiểm kê và không có đầy đủ cán bộ
kiểm kê (không lập Bảng kê các loại tiền tồn quỹ). Chỉ khi nào xảy ra sự không cân đối
giữa các chứng từ, sổ sách thì mới tiến hành kiểm tra lại, nếu như kiểm tra có hiệu quả
2- Những quy định chưa thành văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen và các mệnh lệnh được phổ biến qua các hình thức truyền miệng. Chính điều này dẫn đến tình trạng đôi lúc nhân viên sẽ quên hoặc không nhớ cụ thể mình sẽ thực hiện theo tiến trình
như thế nào thì lúc đó sai sót là điều không thể tránh khỏi.
3- Phân công trách nhiệm chưa hợp lý, vô tình đã đẩy người lao động vào thế
giữ cả hai phần công việc tiếp xúc tài sản và quản lý sổ sách kế toán vi phạm nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”:
+ Phân công trách nhiệm tổ chức các bộ phận chưa chặt chẽ trong việc mua
hàng và nhận hàng ở công ty.
+ Tách bộ phận theo dõi công nợ và Kế toán thanh toán.
4- Việc áp dụng phần mềm Excel để hạch toán mang tính thủ công mà ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển sự ra đời của nhiều phần mềm kế toán rất tiện
Chương 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
Thực tiễn cuộc sống nói chung bất kỳ vấn đề gì đó cũng luôn có hai mặt tốt và xấu đan xen với nhau, đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói
riêng thì bên cạnh những thành tựu đạt được cũng không tránh khỏi những thiếu sót
nhất định. Có như vậy mới đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng học hỏi, chủ động (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
sáng tạo, để ra những giải pháp thiết thực để hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý cũng như hoạt động nhằm củng cố và nâng cao vị thế của mình trên thị trường trong và
ngoài nước. Mặc dù rất cố gắng trong công tác hạch toán, song công tác kế toán của
Công ty vẫn còn tồn đọng một số hạn chế (trong công tác hạch toán kế toán vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán) làm cho tình hình thanh toán và quá trình hạch toán của
Công ty còn nhiều hạn chế.
Với mong muốn được góp một phần nhỏ công sức vào sự nghiệp phát triển
chung của Công ty, bằng kiến thức học tập ở trường lớp, thầy cô và khoảng thời gian
trải nghiệm thực tế tại đơn vị thực tập. Nay em có một vài ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty như sau:
3.1. GIẢI PHÁP 1: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VỐN BẰNG TIỀN
*) Kiểm soát lượng tiền tồn quỹ:
Ngày nay để giảm thiểu tối đa rủi ro, các giao dịch mua bán thường được thực
chuyển cao nhất và được sử dụng nhiều nhất trong thanh toán hàng ngày do đó tiền mặt
rất dễ bị thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ. Tại Công ty TNHH Đầu tư và
Xây dựng Kim Cúc việc thu chi, bảo quản tiền mặt là do Thủ quỹ đảm nhận dưới sự
chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và Giám đốc. Tuy không quy định cụ thể và bắt
buộc về việc kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày nhưng định kỳ hoặc đột xuất Công ty tiến
hành kiểm tra, đối chiếu số dư tiền mặt trên sổ với số tiền thực có ở quỹ. Mặc dù vậy, Công ty chưa quy định trách nhiệm cụ thể cho Thủ quỹ và không lập Biên bản kiểm kê cho từng lần kiểm tra.
Để nâng cao trách nhiệm của Thủ quỹ trong việc bảo quản tài sản nên quy định
mức xử phạt cụ thể khi tiền mặt trong quỹ không trùng khớp với sổ quỹ. Tuy nhiên có phạt thì phải có thưởng, Thủ quỹ phải có mức phụ cấp thỏa đáng để Thủ quỹ yên tâm giữ két sắt của Công ty. Để nâng cao trách nhiệm của Thủ quỹ trong việc bảo quản tài sản nên quy định mức xử phạt cụ thể khi tiền mặt trong quỹ không trùng khớp với sổ
quỹ (ví dụ: 2 tháng không có tiền thưởng và phải bồi hoàn lại khoản tiền thiếu hụt), khi
gặp phải rủi ro thu tiền giả nên có quy định về việc xử phạt (chẳng hạn: Thủ quỹ phải
chịu trách nhiệm 100 % khi khoản tiền giả có giá trị nhỏ hơn 100.000 đ; 80 % khi
khoản tiền đó từ 100.000 đ đến 500.000 đ; khi khoản tiền trên 500.000 đ thì có sự can
thiệp của HĐTV), trường hợp Thủ quỹ thu phải tiền rách: phải mất phí đổi tiền, phí đổi
tiền này được Công ty chịu và hạch toán theo Hóa đơn của ngân hàng. Tuy nhiên có phạt phải có thưởng, Thủ quỹ phải có mức phụ cấp trách nhiệm thỏa đáng để Thủ quỹ
yên tâm giữ két sắt của Công ty.
Để quản lý chặt chẽ tiền mặt tồn quỹ hơn Công ty cần lập Bảng kê các loại tiền
tồn quỹ cho từng lần kiểm tra: kê khai chi tiết số lượng của từng loại tiền tồn quỹ.
Bảng 3.1: MẪU BẢNG KÊ CÁC LOẠI TIỀN TỒN QUỸ
Công ty TNHH Đầu tư & Xây dựng Kim Cúc BẢNG KÊ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
44 - 46 - Nguyễn Hữu Thọ - TP. Quy Nhơn CÁC LOẠI TIỀN TỒN QUỸ
Ngày .... tháng .... năm ....
Loại tiền Số lượng Thành tiền
Loại tiền giấy:
- Giấy bạc 500.000 đ. - Giấy bạc 200.000 đ. - Giấy bạc 100.000 đ. - Giấy bạc 50.000 đ. - Giấy bạc 20.000 đ. - Giấy bạc 10.000 đ.