Sau đây là Sổ chi tiết 131 - Phải thu Công trình xây dựng - ngắn hạn của Công ty như sau: 131TBO - Công ty quản lý giao thông thủy bộ Bình Định (công trình
đường Nguyễn Lữ nối dài Quy Nhơn), (xem phụ lục phía sau).
Để tìm hiểu KSNB đối với kế toán các khoản phải thu, đề tài sử dụng bảng câu
hỏi được thiết kế như sau:
Bảng 2.6: BẢNG CÂU HỎI KSNB ĐỐI VỚI KHOẢN PHẢI THU
Trả lời Yếu kém STT Câu hỏi Có Không Quan trọng Thứ yếu Ghi chú 1 Công ty có tìm hiểu kỹ về khách hàng không? x
2 Các khoản bán chịu có được
xét duyệt trước khi bán hàng không?
x
3 Các chứng từ gửi hàng có
được đánh số liên tục trước
khi sử dụng không?
x x
4 Trước khi gửi hàng đi có
tiến hành kiểm tra số lượng
và chất lượng hàng không?
x
5 Các hóa đơn bán hàng có được đánh số trước khi sử
dụng không?
x
6 Có bảng giá được duyệt để
làm cở sở tính tiền trên hóa
đơn hay không?
x
7 Có quy định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo mọi hàng hóa
gửi đi bán đều đã được lập hóa đơn hay không?
8 Đơn vị có thực hiện đối
chiếu giữa tài khoản chi tiết
về các khách hàng với tài khoản phải thu khách hàng trên sổ cái, việc đối chiếu
này thực hiện khi nào?
x - Hàng tháng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
9 Bộ phận thu nợ khách hàng
có độc lập với kế toán công
nợ không?
x x
10 Công ty có theo dõi thời
gian trả nợ của khách hàng không?
x
11 Định kỳ Công ty có lập dự
phòng các khoản phải thu đối với nợ quá hạn không?
x Vào ngày 31/12 hàng năm căn cứ vào tình hình công nợ thực tế lập dự phòng 12 Mức lập dự phòng các
khoản phải thu có tuân theo quy định của Nhà nước
không?
x Theo thông tư
13 của Bộ tài chính
Với kết quả khảo sát tại Công ty, có thể đánh giá KSNB đối với khoản mục phải thu như sau:
Bảng 2.7: BẢNG ĐÁNH GIÁ KSNB ĐỐI VỚI KHOẢN PHẢI THU Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát Công ty áp dụng Đánh giá Đảm bảo khách hàng của Công ty trả nợ
- Tìm hiểu kỹ thông tin khách
hàng.
- Lập danh sách khách hàng, lựa chọn ưu tiên khách hàng truyền thống của Công ty. - Kiểm tra đơn đặt hàng, yêu cầu khách hàng ký quỹ.
- Các thủ tục này đảm bảo khách hàng của
Công ty trả nợ, các thủ tục trên được Công ty
thực hiện tương đối tốt.
- Công ty kiểm tra kỹ càng đơn đặt hàng, đối
với những hợp đồng có giá trị lớn Công ty yêu cầu khách hàng ký quỹ để giảm những rủi ro
ngoài ý muốn. Chỉ bán cho khách hàng thật và đủ tư cách
- Kiểm tra đơn hàng, kiểm tra
tình hình tài chính để quyết định bán chịu hay không.
Các thủ tục này đảm bảo khách hàng của
Công ty là thật và đủ tư cách. Công ty không chỉ dừng lại ở việc giao dịch với các khách
hàng là bạn hàng mà luôn tìm kiếm khách hàng thông qua các lần mời thầu, trúng thầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng - Quyết định giá cả và các điều kiện bán chịu. - Lập hợp đồng bán trong đó có các điều khoản ràng buộc
trách nhiệm của mỗi bên.
Rủi ro khi thực hiện các biện pháp này thấp.
Công ty chỉ cần có những điều khoản ràng buộc khách hàng cụ thể, chi tiết trong Hợp đồng mua bán. Giao hàng đúng chủng loại - Tổ chức bộ phận xuất hàng độc lập.
- Khi xuất kho tiến hành kiểm
tra số lượng chất lượng hàng gửi đi.
Tại công ty bộ phận xuất hàng được tổ chức độc lập tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng sao cho đúng với hợp đồng mua bán trước khi gửi đi, việc xuất hàng được sự
- Bộ phận xuất hàng lập chi tiết hàng bán đối chiếu với phiếu
xuất kho.
lập chi tiết hàng bán đối chiếu với phiếu xuất
kho (nếu xuất hàng từ kho), với biên bản giao
nhận (nếu chuyển thẳng cho người mua). Nhìn chung rủi ro thực hiện các biện pháp này thấp.
Ghi nhận kịp thời, chính xác và đầy đủ các khoản phải thu - Quy định xử lý chứng từ ghi nhận khoản nợ: số lượng bản chứng từ, ai giữ. - Hàng ngày kiểm soát việc ghi
nhận, theo dõi khoản phải thu
- Cuối tháng kiểm soát sao kê
đối chiếu công nợ: hình thức đối chiếu, thời hạn báo cáo…
Việc theo dõi nợ phải thu cần giao cho Kế
toán công nợ của Công ty theo dõi. Nhưng khi
thu nợ khách nên giao cho các kế toán khác
thực hiện. Các chứng từ chứng minh khoản
phải thu sau khi đã xử lý xong cần vào sổ chi
tiết. Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu này bởi vì Kế toán thanh toán kiêm luôn Kế toán
công nợ của Công ty.
Nhận xét:
Đối với các khoản phải thu của đơn vị, do nghiệp vụ các khoản phải thu phát sinh tương đối ít, nên việc hạch toán các khoản phải thu không gặp khó khăn lắm. Các
khoản phải thu được Kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu sổ sách vào cuối tháng và theo dõi trên các sổ chi tiết khi phát sinh. Phần hành này cần có sự tách bách giữa việc
ghi sổ và đi thu công nợ của Kế toán thanh toán.
2.3.2.2. KSNB đối với kế toán các khoản phải trả
2.3.2.2.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải trả
Muốn kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải trả, phải kiểm soát được toàn bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chu trình mua hàng của Công ty. Thông thường chu trình mua hàng của Công ty bao
gồm các bước sau:
1. Lập kế hoạch mua hàng.
2. Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành đặt hàng. 3. Tiếp nhận hàng.
5. Tiến hành thanh toán tiền hoặc gia hạn Nợ phải trả.
6. Đối chiếu số liệu thực tế với bên bán.
Công ty sử dụng tài khoản 331 để hạch toán công nợ phải trả. Tài khoản này
được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp của Công ty.
Các chứng từ được sử dụng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng thông thường
bao gồm:
+ Giấy đề nghị mua hàng. + Hợp đồng mua bán. + Hóa đơn GTGT.
+ Phiếu nhập kho.
2.3.2.2.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải trả
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn GTGT (liên 2) của nhà cung cấp, hợp đồng mua bán hàng hóa, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Lệnh chi,… Kế toán thanh
toán theo dõi công nợ của nhà cung cấp trên Sổ chi tiết được mở cho nhà cung cấp đó. Khi đến hạn thanh toán hoặc nhận được thông báo đòi nợ thì Kế toán thanh toán
lập Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, tiến hành làm các thủ tục trả nợ cho nhà cung cấp.
Cuối tháng, tiến hành đối chiếu công nợ.
Quy trình luân chuyển chứng từ tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa sẽ cho thấy việc luân chuyển chứng từ trong chu trình này:
Giải thích:
Bắt đầu quy trình là phòng Kinh doanh tiến hành đặt hàng và đề nghị mua chịu
với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ xem xét và chấp nhận yêu cầu này thì sẽ tiến hành lập Hợp đồng mua bán (gồm 4 bản) và chấp nhận bán chịu cho Công ty. 4 bản của Hợp đồng sau khi được Giám đốc hai bên ký xác nhận quan hệ mua bán thì có giá trị pháp
lý là như nhau. Mỗi bên sẽ giữ 2 bản của Hợp đồng để làm căn cứ ghi nhận, đối chiếu
và giải quyết những mâu thuẫn (nếu có) sau này.
Căn cứ vào Hợp đồng, nhà cung cấp tiến hành cung cấp hàng cho Công ty và viết Hóa đơn GTGT để giao cho Công ty. Phòng Kinh doanh có trách nhiệm nhận Hóa đơn GTGT này và 2 liên của Hợp đồng trên, lưu giữ 1 liên của Hợp đồng theo số, liên còn lại cùng với Hóa đơn GTGT được chuyển sang cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán sau khi nhận được Hợp đồng và Hóa đơn GTGT sẽ tiến hành vào Sổ chi tiết 331 và lập Phiếu kế toán. Bộ chứng từ gồm Hợp đồng và Hóa đơn
GTGT, Kế toán thanh toán không có trách nhiệm lưu trữ mà chuyển sang cho Kế toán
vật tư lưu trữ và xử lý các phần hành còn lại. Còn Phiếu kế toán, Kế toán thanh toán sẽ
chuyển sang cho Kế toán trưởng lên Sổ cái 331 lưu theo tên và quy trình khép lại.
2.3.2.2.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình
Trích số liệu kế toán tháng 02 năm 2011 đối với công ty xăng dầu Bình Định như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngày 02/02/2011, căn cứ chứng từ UNC02/02 thanh toán tiền mua dầu số tiền
là 100.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331: 100.000.000.
Có 11212: 100.000.000.
- Ngày 10/02/2011, căn cứ chứng từ NL2/02 nhập 28.000 lít Diezel-BĐ/2009T- 000990 số tiền là 372.652.000 đồng, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ là 35.865.200
Kế toán định khoản:
Nợ 1522: 372.652.000. Nợ 1331: 37.265.200.
Có 331: 409.917.200.
- Ngày 25/02/2011, căn cứ chứng từ GN33/184 vay trả tiền GNN số 33/184 với
số tiền là 350.000.000 đồng.
Kế toán định khoản:
Nợ 331: 350.000.000.
Có 3111: 350.000.000.
2.3.2.2.4. Sổ sách, chứng từ minh họa
Sổ chi tiết tài khoản 33112 - Phải trả người bán khác - ngắn hạn (xem phụ lục phía sau)
2.3.2.2.5. KSNB đối với kế toán các khoản phải trả
Để tìm hiểu KSNB đối với khoản phải trả, đề tài sử dụng bảng câu hỏi được
thiết kế như sau:
Bảng 2.8: BẢNG CÂU HỎI KSNB ĐỐI VỚI MUA HÀNG TRẢ TIỀN
Trả lời Yếu kém STT Câu hỏi Có Không Quan trọng Thứ yếu Ghi chú 1 Tất cả các Đơn đặt hàng có
được xét duyệt bởi Giám đốc và Trưởng phòng kinh doanh hay không?
x
2 Hàng mua có được kiểm tra
chất lượng, số lượng toàn bộ
lô hàng khi nhận hay không?
3 Hóa đơn mua hàng có được
kiểm tra, tính toán chính xác và đối chiếu với Đơn đặt
hàng, Phiếu nhập không?
x (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4 Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng phê duyệt thanh toán không?
x 5 Có sự tách biệt giữa bộ phận mua hàng và nhận hàng không? x x 6 Các chứng từ có được đánh
dấu khi xét duyệt nhằm
trách sử dụng lại không?
x
7 Khi nhận hàng số lượng hàng có luôn đúng với số lượng trong hóa đơn hay
không?
x x
Có khi phát sinh thừa thiếu
8 Bộ phận mua hàng thường
xuyên khảo sát giá trên thị trường không?
x
9 Có tiến hành so sánh các mức giá ở khu vực mình mua hàng hay không?
x
10 Hàng mua về có được tiến
hành nhập kho ngay không?
x
an toàn không?
12 Có tiến hành kiểm kê kho
định kỳ và bất thường
không?
x
13 Nghiệp vụ nhập kho được ghi chép đầy đủ chứng từ, sổ sách không? Căn cứ vào những chứng từ gì?
x Căn cứ vào
chứng từ nhập
kho và xuất kho
14 Thủ kho có theo dõi đối
chiếu với kế toán hay
không?
x (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
15 Khi nhập kho có bộ phận
giám sát hay không? Do ai
đảm nhận
x Kế toán vật tư
16 Doanh nghiệp có thường
xuyên mua chịu hàng của
nhà cung cấp không?
x x
17 Thời gian trả nợ được giới
hạn trong bao lâu?
Thời gian trả nợ được giới hạn trong Hợp đồng mua bán 18 Định kỳ có xem xét những khoản nợ đến hạn phải trả để dự trù tiền trả nợ hay không? x 19 Trả nợ nhà cung cấp có được tiến hành thông qua
chuyển khoản ngân hàng không?
20 Nếu trả bằng tiền mặt do nhân viên đi mua hàng đảm
nhận không?
x
Với kết quả khảo sát tại Công ty, có thể đánh giá KSNB đối với khoản phải trả như sau:
Bảng 2.9: BẢNG ĐÁNH GIÁ KSNB ĐỐI VỚI MUA HÀNG - TRẢ TIỀN Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát Công ty áp dụng Đánh giá Mua hàng đúng chủng loại qui cách - Bộ phận mua hàng đồng thời là bộ phận nhận hàng. - Kiểm tra đối chiếu giữa
Hợp đồng và hàng nhận về.
Các thủ tục này đảm bảo cho hàng mua
đúng chủng loại qui cách. Tuy nhiên, cần
phải tách bộ phận mua hàng và bộ phận
nhận hàng nhằm giảm thất thoát, gian lận.
Chất lượng hàng đạt yêu cầu
- Nhân viên mua hàng kiểm
tra chất lượng lô hàng trước
khi nhận.
Công ty thực hiện việc kiểm hàng tương đối tốt, hạn chế việc mua nhầm hàng bị sai
qui cách, chủng loại.
Giá cả hợp lý -Tiến hành khảo sát giá trên thị trường.
- So sách giá của các vùng với nhau và lựa chọn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc thực hiện các thủ tục này được Công ty giao cho người đi mua hàng. Tuy
nhiên để có một Bảng báo giá thực sự hợp lý, Công ty cần yêu cầu nhân viên mua hàng phải cung cấp ít nhất 3 Bảng báo giá
của 3 nhà cung cấp.
an toàn TSCĐ giám sát quá trình nhập kho.
- Hệ thống kho bảo quản
phải an toàn.
- Thường xuyên kiểm tra
kho hàng.
dựng, kho hàng rất quan trọng bởi vì những mặt hàng này có giá trị lớn hạn chế
thất thoát, mất cắp.
Hàng thực sự
có mua
- Căn cứ trên chứng từ gốc
phải có đủ chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng.
- Thanh toán khi hàng đã về
nhập kho.
Bộ chứng từ chứng minh cho việc thực
sự có mua hàng phải có hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, … và Đơn đặt hàng do phòng Kinh doanh lập đã đầy đủ chữ
ký của người có thẩm quyền.
Hàng thực sự
có nhập
- Nhập kho phải có sự giám
sát của thủ kho và kế toán
vật tư.
- Bộ phận mua hàng tiến
hành nhận hàng.
Thủ kho, kế toán vật tư, người đi mua
hàng phải trực tiếp giám sát quá trình nhập
kho và ghi số lượng thực nhập khi đó vào Phiếu nhập kho và ký tên xác nhận.
Nhận xét: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phần hành kế toán các khoản phải trả được Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ
lắm, việc không tách bạch chức năng mua hàng - nhận hàng - bảo quản là một sai sót
lớn trong hệ thống kiểm soát nội bộ vì thế nên tách bạch 2 chức năng mua hàng và nhận hàng này để tránh những thất thoát, gian lận.
2.4. Đánh giá chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty2.4.1. Những mặt đạt được 2.4.1. Những mặt đạt được
1- Hội đồng thành viên và Giám đốc là những người gương mẫu, năng động,
nên đây là điều kiện thuận lợi để đưa ra các thủ tục, chính sách hợp lý cho công tác
quản lý trong Công ty.
2- Quy định cụ thể về các báo biểu; chức năng nhiệm vụ của Giám đốc, các
phòng ban chức năng và các xử lý vi phạm tài chính giúp cho nhân viên hiểu rõ được
quyền hạn và trách nhiệm trong công việc của mình. Đặc biệt giúp ích cho việc xử lý
các vi phạm hành chính và hạch toán kế toán.
3- Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn và tay nghề phù hợp với vị trí công
tác và công việc được giao.
4- Môi trường làm việc thoải mái tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu đạo đức nghề nghiệp cần thiết đã góp phần hạn chế được các gian lận,
sai sót có thể xảy ra.
5- Các cơ cấu về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán
phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, có sự phân công trách nhiệm, tách bạch chức năng của từng nhân viên.