2.4.1. Những mặt đạt được
1- Hội đồng thành viên và Giám đốc là những người gương mẫu, năng động,
nên đây là điều kiện thuận lợi để đưa ra các thủ tục, chính sách hợp lý cho công tác
quản lý trong Công ty.
2- Quy định cụ thể về các báo biểu; chức năng nhiệm vụ của Giám đốc, các
phòng ban chức năng và các xử lý vi phạm tài chính giúp cho nhân viên hiểu rõ được
quyền hạn và trách nhiệm trong công việc của mình. Đặc biệt giúp ích cho việc xử lý
các vi phạm hành chính và hạch toán kế toán.
3- Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn và tay nghề phù hợp với vị trí công
tác và công việc được giao.
4- Môi trường làm việc thoải mái tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu đạo đức nghề nghiệp cần thiết đã góp phần hạn chế được các gian lận,
sai sót có thể xảy ra.
5- Các cơ cấu về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán
phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, có sự phân công trách nhiệm, tách bạch chức năng của từng nhân viên.
6- Về tổ chức sổ sách, chứng từ, hệ thống tài khoản: đơn giải, dễ hiểu và thực
thi, phù hợp với tình hình kinh doanh và đúng với quy định của Nhà nước.
2.4.2. Những mặt hạn chế
Bên cạnh những mặt tích cực của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ta có thể thấy một số yếu tố trong hệ thống kiểm soát chưa hoàn thiện. Các hạn chế đó được
thể hiện ở các điểm sau:
1- Về mặt bảo vệ tài sản: công tác kiểm tra, kiểm soát chưa được chú trọng đúng
mức, việc kiểm kê quỹ được thực hiện định kỳ (cuối tháng) nhưng cơ bản chỉ mang
tính chất hình thức, thủ tục chưa thực hiện có chiều sâu, công việc kiểm kê chưa thực
hiện theo đúng nghĩa của nó không lập biên bản kiểm kê và không có đầy đủ cán bộ
kiểm kê (không lập Bảng kê các loại tiền tồn quỹ). Chỉ khi nào xảy ra sự không cân đối
giữa các chứng từ, sổ sách thì mới tiến hành kiểm tra lại, nếu như kiểm tra có hiệu quả
2- Những quy định chưa thành văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen và các mệnh lệnh được phổ biến qua các hình thức truyền miệng. Chính điều này dẫn đến tình trạng đôi lúc nhân viên sẽ quên hoặc không nhớ cụ thể mình sẽ thực hiện theo tiến trình
như thế nào thì lúc đó sai sót là điều không thể tránh khỏi.
3- Phân công trách nhiệm chưa hợp lý, vô tình đã đẩy người lao động vào thế
giữ cả hai phần công việc tiếp xúc tài sản và quản lý sổ sách kế toán vi phạm nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”:
+ Phân công trách nhiệm tổ chức các bộ phận chưa chặt chẽ trong việc mua
hàng và nhận hàng ở công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tách bộ phận theo dõi công nợ và Kế toán thanh toán.
4- Việc áp dụng phần mềm Excel để hạch toán mang tính thủ công mà ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển sự ra đời của nhiều phần mềm kế toán rất tiện
Chương 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
Thực tiễn cuộc sống nói chung bất kỳ vấn đề gì đó cũng luôn có hai mặt tốt và xấu đan xen với nhau, đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói
riêng thì bên cạnh những thành tựu đạt được cũng không tránh khỏi những thiếu sót
nhất định. Có như vậy mới đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng học hỏi, chủ động
sáng tạo, để ra những giải pháp thiết thực để hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý cũng như hoạt động nhằm củng cố và nâng cao vị thế của mình trên thị trường trong và
ngoài nước. Mặc dù rất cố gắng trong công tác hạch toán, song công tác kế toán của
Công ty vẫn còn tồn đọng một số hạn chế (trong công tác hạch toán kế toán vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán) làm cho tình hình thanh toán và quá trình hạch toán của
Công ty còn nhiều hạn chế.
Với mong muốn được góp một phần nhỏ công sức vào sự nghiệp phát triển
chung của Công ty, bằng kiến thức học tập ở trường lớp, thầy cô và khoảng thời gian
trải nghiệm thực tế tại đơn vị thực tập. Nay em có một vài ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty như sau:
3.1. GIẢI PHÁP 1: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VỐN BẰNG TIỀN
*) Kiểm soát lượng tiền tồn quỹ:
Ngày nay để giảm thiểu tối đa rủi ro, các giao dịch mua bán thường được thực
chuyển cao nhất và được sử dụng nhiều nhất trong thanh toán hàng ngày do đó tiền mặt
rất dễ bị thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ. Tại Công ty TNHH Đầu tư và
Xây dựng Kim Cúc việc thu chi, bảo quản tiền mặt là do Thủ quỹ đảm nhận dưới sự
chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và Giám đốc. Tuy không quy định cụ thể và bắt
buộc về việc kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày nhưng định kỳ hoặc đột xuất Công ty tiến
hành kiểm tra, đối chiếu số dư tiền mặt trên sổ với số tiền thực có ở quỹ. Mặc dù vậy, Công ty chưa quy định trách nhiệm cụ thể cho Thủ quỹ và không lập Biên bản kiểm kê cho từng lần kiểm tra.
Để nâng cao trách nhiệm của Thủ quỹ trong việc bảo quản tài sản nên quy định
mức xử phạt cụ thể khi tiền mặt trong quỹ không trùng khớp với sổ quỹ. Tuy nhiên có phạt thì phải có thưởng, Thủ quỹ phải có mức phụ cấp thỏa đáng để Thủ quỹ yên tâm giữ két sắt của Công ty. Để nâng cao trách nhiệm của Thủ quỹ trong việc bảo quản tài sản nên quy định mức xử phạt cụ thể khi tiền mặt trong quỹ không trùng khớp với sổ
quỹ (ví dụ: 2 tháng không có tiền thưởng và phải bồi hoàn lại khoản tiền thiếu hụt), khi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
gặp phải rủi ro thu tiền giả nên có quy định về việc xử phạt (chẳng hạn: Thủ quỹ phải
chịu trách nhiệm 100 % khi khoản tiền giả có giá trị nhỏ hơn 100.000 đ; 80 % khi
khoản tiền đó từ 100.000 đ đến 500.000 đ; khi khoản tiền trên 500.000 đ thì có sự can
thiệp của HĐTV), trường hợp Thủ quỹ thu phải tiền rách: phải mất phí đổi tiền, phí đổi
tiền này được Công ty chịu và hạch toán theo Hóa đơn của ngân hàng. Tuy nhiên có phạt phải có thưởng, Thủ quỹ phải có mức phụ cấp trách nhiệm thỏa đáng để Thủ quỹ
yên tâm giữ két sắt của Công ty.
Để quản lý chặt chẽ tiền mặt tồn quỹ hơn Công ty cần lập Bảng kê các loại tiền
tồn quỹ cho từng lần kiểm tra: kê khai chi tiết số lượng của từng loại tiền tồn quỹ.
Bảng 3.1: MẪU BẢNG KÊ CÁC LOẠI TIỀN TỒN QUỸ
Công ty TNHH Đầu tư & Xây dựng Kim Cúc BẢNG KÊ
44 - 46 - Nguyễn Hữu Thọ - TP. Quy Nhơn CÁC LOẠI TIỀN TỒN QUỸ
Ngày .... tháng .... năm ....
Loại tiền Số lượng Thành tiền
Loại tiền giấy:
- Giấy bạc 500.000 đ. - Giấy bạc 200.000 đ. - Giấy bạc 100.000 đ. - Giấy bạc 50.000 đ. - Giấy bạc 20.000 đ. - Giấy bạc 10.000 đ.
Loại tiền kim khí:
- Loại tiền 5.000 đ. - Loại tiền 2.000 đ. - Loại tiền 1.000 đ. - Loại tiền 500 đ. - Loại tiền 200 đ. Cộng: Số tiền bằng chữ: ……… ……… Thủ quỹ Kế toán trưởng Đại diện ban lãnh đạo
*) Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền:
Bất kỳ doanh nghiệp nào để đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì đều phải
cần một lượng vốn nhất định, trong đó vốn bằng tiền có ý nghĩa hết sức quan trọng,
tính linh hoạt cao, đặc biệt tiền mặt là loại tài sản có tính luân chuyển cao nhất và được
sử dụng nhiều nhất trong thanh toán hằng ngày do đó tiền mặt dễ bị thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ, do đó việc quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền sẽ là một trong
những biện pháp giúp việc sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao. Nên: - Đối với nghiệp vụ chi tiền thường hay mắc phải những sai phạm. Tiền có thể chi
ra 2 lần cho một bộ chứng từ, khi thanh toán Thủ quỹ có thể trả thừa tiền cho nhà cung cấp mà không biết những sai phạm này gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới Công ty bởi
nó làm thất thoát tiền của Công ty, không bảo vệ được an toàn tài sản. Chính vì thế
Công ty nên thiết lập các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền như sau:
Bảng 3.2: BẢNG HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI TIỀN
Hoạt động kiểm soát Thủ tục kiểm soát
Về ủy quyền và xét duyệt - Về ủy quyền:
Việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp được ủy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
quyền cho Thủ quỹ chi (đối với tiền mặt), cho Kế
toán thanh toán (đối với tiền gửi) chỉ sau khi có sự
xét duyệt của người đúng thẩm quyền.
- Về xét duyệt:
Xét duyệt cho nghiệp vụ chi tiền tại Công ty bắt
buộc phải là Kế toán trưởng và Giám đốc. Tuy nhiên
để chi trả kịp thời và nhanh chóng Công ty nên xây dựng định mức chi ra được phép ủy quyền cho cấp
dưới (ví dụ: chi dưới 500.000 đ, chỉ cần Kế toán trưởng duyệt; Phó giám đốc có thể ký thay Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác).
Về việc phân chia trách
nhiệm
- Có sự hoạt động độc lập trong công việc giữa Kế
toán thanh toán và Thủ quỹ.
- Có sự hoạt động độc lập trong công việc giữa Kế
toán thanh toán và Kế toán trưởng của Công ty.
- Có sự hoạt động độc lập trong công việc giữa Kế
toán thanh toán và kế toán các đơn vị (ở công trình). Về việc bảo vệ an toàn tài
sản
1.Phiếu chi:
- Kế toán thanh toán chỉ viết Phiếu chi khi có bộ
chứng từ đầy đủ chứng minh nghiệp vụ chi tiền là
đúng.
- Phiếu chi chỉ được ký sau khi đã điền đủ nội dung.
- Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm
quyền (hiện tại ở Công ty chính là Kế toán trưởng và
Giám đốc).
- Phiếu chi phải được đóng dấu, kí tên, luân chuyển và lưu trữ ngay sau khi nghiệp vụ chi tiền kết thúc.
- Vì Phiếu chi được lưu trữ mẫu trong máy, in và
đánh số khi có nhu cầu sử dụng bởi vậy Thủ quỹ cần
có quyển sổ theo dõi khoản tiền và số của từng Phiếu
chi cho riêng mình, tránh được sai phạm và gian lận (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
có thể xảy ra.
2. Ủy nhiệm chi, Lệnh chi:
- Kế toán thanh toán chỉ được viết Ủy nhiệm chi hay
Lệnh chi khi có bộ chứng từ đầy đủ chứng minh cho
nghiệp vụ chi tiền là đúng.
- Ủy nhiệm chi hay Lệnh chi chỉ được ký sau khi đã
- Ủy nhiệm chi hay Lệnh chi phải được ký duyệt bởi 2 người có thẩm quyền là: Kế toán trưởng và Giám
đốc. (trong đó khi giao dịch với ngân hàng, ngân hàng bắt buộc phải lấy mẫu chữ ký của 2 người trên
để đối chiếu).
3. Khi chi tiền mặt trả nhà cung cấp, Thủ quỹ nên kiểm tra kỹ lưỡng ít nhất 2 lần trước khi chi ra, tránh trả thừa tiền cho nhà cung cấp.
Về bộ chứng từ thanh toán - Mỗi nghiệp vụ chi tiền cần phải có bộ chứng từ đầy đủ chứng minh cho nghiệp vụ đó thực sự phát sinh.
- Các chứng từ trong bộ chứng từ phải hợp lý, hợp lệ và đúng quy định.
- Các chứng từ cần khớp đúng với nhau đặc biệt là số
tiền cần thanh toán.
- Các chứng từ phải được kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng trước khi có sự ký duyệt của người có thẩm
quyền.
Chính vậy mà: đảm bảo cho việc giao dịch, thanh toán hằng ngày, đáp ứng nhu
cầu thu chi hàng ngày để mua các yếu tố đầu vào như máy móc thiết bị, công cụ dụng
cụ, nguyên vật liệu ... để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phòng ngừa
những việc đột xuất cần tới tiền, hạn chế lượng tiền thất thoát, biết được lượng tiền đang nằm ở khâu nào, số tiền là bao nhiêu, dự trữ và lưu trữ trong bao lâu.
3.2. GIẢI PHÁP 2: TỔ CHỨC BỘ PHẬN KIỂM SOÁT NHẬN HÀNG RIÊNG
Ngày nay, để thực hiện chặt chẽ hơn trong việc mua hàng và nhận hàng hầu hết các công ty đã bố trí bộ phận mua hàng và nhận hàng riêng để tránh sự trùng lắp vi
nhất. Tuy nhiên tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc về việc phân công
trách nhiệm tổ chức các bộ phận chưa chặt chẽ trong việc mua hàng và nhận hàng ở văn phòng Công ty. Để kiểm soát hữu hiệu đối với mua hàng, nhập kho Công ty nên tổ
chức bộ phận nhận hàng tách biệt giữa chức năng mua hàng, nhận hàng và bảo quản.
- Bộ phận mua hàng: chịu trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng. - Bộ phận nhận hàng: sẽ kiểm định nhận hàng theo đơn hàng đã duyệt.
- Bộ phận kho chịu trách nhiệm bảo quản, xuất hàng.
Việc thiết lập bộ phận nhận hàng sẽ tăng cường kiểm soát quá trình nhận hàng, nhập kho về số lượng cũng như chất lượng, độc lập đối chiếu giữa đơn hàng với hóa đơn và lượng hàng thực nhận. Cụ thể biện pháp tiến hành như sau:
Về con người thì gồm có:
- Một bộ phận làm nhiệm vụ mua hàng. - Một bộ phận làm nhiệm vụ nhận hàng. - Một bộ phận giám sát, nhập kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về chức năng thực hiện
- Bộ phận làm nhiệm vụ mua hàng: thực hiện công tác nhận giấy đề nghị mua
hàng có xét duyệt của Giám đốc tiến hành liên lạc với các nhà cung cấp hàng, thu thập
thông tin về giá cả, số lượng, chủng loại và chất lượng hàng. Sau đó lập danh sách các
nhà cung cấp trình lên lãnh đạo duyệt. Sau khi ban lãnh đạo duyệt xong thì bộ phận
mua hàng soạn thảo hợp đồng tiến hành việc mua hàng.
- Bộ phận làm nhiệm vụ nhận hàng: khi nhà cung cấp giao hàng thì bộ phận nhận hàng căn cứ trên hợp đồng mua hàng và hóa đơn bán hàng kiểm tra lại số hàng về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá cả trước khi nhập kho.
- Bộ phận giám sát việc nhập kho: công việc này được giao cho Thủ kho, lập biên bản xác nhận việc nhập kho đúng đắn và theo dõi về mặt số lượng hàng nhập xuất tồn.
Như vậy, việc tách biệt giữa các chức năng mua hàng - nhận hàng - bảo quản sẽ
- Mua hàng không đúng chủng loại quy cách.
- Mua hàng kém chất lượng.
- Nhận hàng thừa hoặc thiếu.
- Nhận hàng không đúng chất lượng, chủng loại.
- Hàng nhập không được ghi chép đầy đủ.
- Mua khống.
- Nhập khống.
- Hàng bị thất thoát.
3.3. GIẢI PHÁP 3: TĂNG THÊM NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN
Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển, giao dịch
buôn bán với nhiều khách hàng hơn trong tất cả các lĩnh vực như kinh doanh vật liệu