2.2.4.1. Sơ đồ tổ chức sổ kế toán
Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và được ghi chép thủ công với sự hỗ trợ của máy tính ở phần mềm Excel.
Sơ đồ 2.4: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Giải thích sơ đồ: Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh đã được kiểm tra để vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, nếu chứng từ có liên quan đến tiền mặt thì vào Sổ quỹ. Các chứng từ phát sinh có nghiệp vụ kinh tế phát sinh giống nhau được đưa vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, các chứng từ lẻ được ghi vào Phiếu kế toán.
Cuối tháng từ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ghi vào Phiếu kế toán (bút toán định khoản theo tháng) và số liệu từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết lên Báo cáo
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết hoặc các báo cáo chi tiết
Phiếu kế toán
Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu
Báo cáo tổng hợp
tổng hợp chi tiết. Từ Phiếu kế toán số liệu được đưa lên Sổ cái. Số liệu trên Sổ cái được đối chiếu với số liệu của Báo cáo tổng hợp chi tiết, sau đó số liệu này được đưa lên Bảng cân đối số phát sinh. Số liệu được tổng hợp lên các Báo cáo tài chính theo quý. Áp dụng trình tự hạch toán theo hình thức trên nhằm mục đích dễ quản lý và dễ lưu chuyển chứng từ.
2.2.4.2. Các loại sổ sử dụng trong Công ty
Công ty sử dụng hầu hết các loại sổ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên có một vài sự thay đổi khác biệt sau: Công ty sử dụng Phiếu kế toán thay cho Chứng từ ghi sổ và không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Như vậy những thay đổi nhỏ trên của Công ty nhằm giúp đơn giản hóa công việc ghi sổ kế toán nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của công tác kế toán (phản ánh đúng và theo dõi chính xác, kịp thời những biến động tài chính của doanh nghiệp), đồng thời đảm bảo được yêu cầu và công tác quản lý kế toán, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN
MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY
2.3.1. KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty
2.3.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền
Tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc, công tác kế toán vốn bằng tiền rất được quan tâm: Vì số tiền giao dịch của Công ty rất lớn, hơn nữa tiền mặt là tài sản dễ bị mất cắp, biển thủ bằng mọi thủ đoạn mang tính nghiệp vụ chuyên môn nên việc ghi nhận sự hợp pháp, hợp lý của vốn bằng tiền phải minh bạch, rõ ràng và có hiệu quả. Đồng nội tệ được Công ty sử dụng để hạch toán là Việt Nam đồng (đồng tiền ghi sổ của Công ty). Việc ghi nhận và hạch toán sổ sách được giao cho Kế toán thanh toán. Thủ quỹ trực tiếp thu và chi tiền nhưng không lập Phiếu thu, Phiếu chi. Dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng, Thủ quỹ sẽ tiến hành nộp tiền vào tài khoản tiền gửi hay rút tiền khi có lệnh.
- Những nghiệp vụ ghi tăng tiền: + Thu tiền bán hàng + Thu nợ
+ Thu tạm ứng thừa + Thu lãi tiền gửi + Thu nội bộ + Thu chia cổ tức + Thu khác
- Những nghiệp vụ ghi giảm tiền: + Chi mua hàng hóa, vật tư + Chi mua tài sản cố định + Chi tạm ứng
+ Chi trả lãi vay + Chi lương
+ Chi thanh toán tiền BHXH cho nhân viên
+ Chi khác
Ngoài ra có nghiệp vụ: Rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt, là nghiệp vụ thường xuyên diễn ra nhưng không làm tăng giảm tiền của Công ty.
*) Đối với tiền mặt
- Các hoạt động kiểm soát tiền mặt
+ Lập kế hoạch thu chi:
Đây là công việc bắt buộc, hàng tháng Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán cùng với Thủ quỹ lập kế hoạch thu chi cho tháng tiếp theo nhằm đảm bảo Công ty có đủ tiền để chi tiêu và tránh làm thất thoát tiền. Việc lập kế hoạch thu chi không phải là thủ tục hay hình thức mà sẽ làm căn cứ để Công ty có thể đảm bảo khả năng thanh toán, trang trải chi phí các hoạt động. Công ty đã kiểm soát tiền ngay từ nguồn cung ứng. Các khoản mục chi tiêu đều phải được dự toán từ trước đó, ổn định qua các dự toán chi tiêu qua các tuần kế tiếp cho đến khi trở thành nhu cầu chi tiêu thực sự. Phương pháp này không chỉ kiểm soát hiệu quả đối với tiền mà còn tạo ra sự ràng buộc rất lớn về tài chính đối với Công ty.
Do các bản chất nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt chứa đựng nhiều rủi ro nên một trong những biện pháp hữu hiệu kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt là hạn chế sử dụng tiền mặt.
+ Quy định trách nhiệm, phân công quản lý tiền mặt ở quỹ: hàng ngày, Kế toán thanh toán lập báo cáo thu, chi, tồn đồng thời tập hợp chứng từ thu chi trong ngày, các khoản chi đều phải có sự xét duyệt thông qua Giám đốc và Kế toán
trưởng thể hiện ở chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng trên phiếu chi, lưu trữ trong bộ báo cáo quỹ từng ngày.
+ Tách rời chức năng quản lý tiền tại quỹ với quản lý sổ sách: quy định này được công ty thực hiện rõ ràng việc quản lý tiền do Thủ quỹ đảm nhận còn chứng từ sổ sách do Kế toán thanh toán lập.
+ Quy trình xét duyệt chi tiền: được thực hiện đầu tiên do Kế toán thanh toán lập phiếu chi sau đó đem trình cho Giám đốc ký sau đó chuyển cho Kế toán trưởng ký, Thủ quỹ kiểm tra chứng từ hợp lệ rồi mới thực hiện việc chi tiền.
+ Định kỳ hàng tháng Kế toán thanh toán và Thủ quỹ tiến hành kiểm tra quỹ: các khoản thanh toán của công ty chủ yếu qua ngân hàng, nếu việc chi quỹ lớn hơn số tiền có trong quỹ thì sẽ tiến hành rút tiền ngân hàng. Việc đối chiếu số liệu sổ sách, kiểm kê quỹ tuy không có văn bản quy định cụ thể về việc kiểm kê này nhưng trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt luôn trùng khớp với số dư trên sổ kế toán là thuộc về Thủ quỹ, nếu thiếu hụt thì Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm trước Công ty, sự việc trầm trọng thì được đưa sang bên pháp luật xử lý.
*) Đối với tiền gửi
Giao dịch của Công ty với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu thông qua tiền gửi, bởi vậy tiền gửi ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong Công ty. Công ty mở 3 tài khoản tiền gửi:
+ Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương (VCB) số TK: 0.051.000.006.445 + Tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển (BIDV) số TK: 5.811.000.171.460 + Tiền gửi ngân hàng Sacombank số TK: 040.001.713.673
Như vậy, giao dịch của Công ty chủ yếu với 3 ngân hàng, ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Quy Nhơn, ngân hàng Đầu tư và phát triển chi nhánh Phú Tài và ngân hàng Sacombank. So với khoản mục tiền mặt thì tiền gửi ngân hàng có số dư lớn hơn rất nhiều song chúng cũng có những đặc điểm giống với tiền mặt vì vậy kiểm soát tiền gửi ngân hàng cũng giống như kiểm soát tiền mặt. Những sai sót, gian lận tiền gửi ít hơn so với tiền mặt bởi vì các khoản thu chi về tiền gửi ngân hàng ngoài sự kiểm soát nội bộ Công ty còn có sự kiểm soát của ngân hàng.
- Các hoạt động kiểm soát tiền gửi
+ Việc theo dõi tiền gửi ngân hàng, các nghiệp vụ thanh toán tiền gửi cũng do Kế toán thanh toán đảm nhiệm. Hàng ngày, Kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi với các ngân hàng, lập báo cáo tiền gửi lưu trữ từng ngày.
+ Công ty sử dụng chủ yếu hình thức Uỷ nhiệm chi và Lệnh chi khi thực hiện thanh toán. Ủy nhiệm chi và Lệnh chi có hiệu lực với chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc.
+ Quy trình xét duyệt chi tiền gửi, thể hiện trách nhiệm quản lý, xét duyệt trên các chứng từ được thực hiện chặt chẽ. Ví dụ các chứng từ cần có để xét duyệt chi trong nghiệp vụ thanh toán tiền mua vật tư cho nhà cung cấp.
o Giấy đề nghị mua hàng.
o Các hóa đơn.
o Danh mục hóa đơn: tập hợp các hóa đơn liên quan, nhằm kiểm tra đối chiếu giữa số lượng, giá trị nhập kho trong phiếu nhập kho với các hóa đơn. Thể hiện sự kiểm tra đồng thời của nhiều người.
o Phiếu nhập kho: do bộ phận phụ trách kho lập tiến hành nhập vật tư.
o Sổ chi tiết.
o Ủy nhiệm chi: sau khi kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ các chứng từ trên, Kế toán thanh toán lập ủy nhiệm chi trình Kế toán trưởng ký duyệt, tiến hành thanh toán qua ngân hàng cho nhà cung cấp.
2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền
Giải thích:
Chu trình luân chuyển được bắt đầu khi Kế toán thanh toán nhận được Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng từ khách hàng. Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán hợp đồng sẽ lập Phiếu thu gồm 3 liên. 3 liên này được chuyển sang cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển sang cho Thủ quỹ kiểm tra, thu tiền và ký xác nhận. Thủ quỹ tiến hành xong các công việc sẽ giao cho khách hàng giữ 1 liên của Phiếu thu; 1 liên giữ tại phòng mình theo số; liên còn lại chuyển sang cho bộ phận Kế toán thanh toán để vào Sổ chi tiết 111, 131. Căn cứ vào Phiếu thu này, Kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu kế toán và lưu Phiếu thu theo số. Sau đó Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán trưởng tiến hành lập Sổ cái 111, 131, lưu trữ Sổ cái này theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Khi nhân viên đến nộp tiền tạm ứng đi mua hàng không dùng hết cho Kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập Phiếu thu (2 liên), 2 liên Phiếu thu trên được chuyển cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu sau khi đã được ký duyệt được chuyển sang cho Thủ quỹ. Tại đây Thủ quỹ tiến hành kiểm tra, thu tiền và ký xác nhận đã thu, liên 2 sẽ được Thủ quỹ giữ lại lưu theo số, còn liên 1 của Phiếu thu sẽ được đưa lại cho Kế toán thanh toán.
Tại bộ phận Kế toán thanh toán, sau khi nhận được liên 1 của Phiếu thu đã đầy đủ chữ ký sẽ tiến hành vào Sổ chi tiết 111, 141 và căn cứ vào Phiếu thu lập Phiếu kế toán. Phiếu thu này sẽ được Kế toán thanh toán lưu theo số, còn Phiếu kế toán được chuyển sang cho Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu kế toán từ Kế toán thanh toán sẽ tiến hành lên Sổ cái 111 và 141, lưu các Sổ cái này tại đây theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Vào ngày 25 hàng tháng ngân hàng sẽ tiến hành tính lãi và gửi Giấy báo lãi tiền gửi về cho Công ty. Kế toán thanh toán khi nhận được Giấy báo lãi tiền gửi của ngân hàng sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết 112 và chuyển Giấy báo lãi tiền gửi sang cho bộ phận Kế toán tổng hợp vào sổ doanh thu tài chính. Sau khi vào sổ doanh thu tài chính xong Kế toán tổng hợp không quên trả lại Kế toán thanh toán Giấy báo lãi tiền gửi để làm căn cứ ghi Phiếu kế toán và lưu theo số tại đây. Riêng Phiếu kế toán được chuyển sang cho Kế toán trưởng làm căn cứ lên sổ cái 112, 515. Các sổ cái này được lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Chu trình được bắt đầu khi Kế toán thanh toán nhận được các Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại, tiền nước, … sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết 111, 112 và lập Phiếu kế toán. Phiếu kế toán được chuyển qua cho Kế toán tổng hợp lên sổ chi tiết, tổng hợp 642 và lên Phiếu kế toán liên quan đến chi phí này. Tất cả các Phiếu kế toán sẽ được chuyển sang cho Kế toán trưởng vào Sổ cái các tài khoản 642, 111, 112. Sổ cái và Phiếu kế toán sẽ được lưu tại đây và chu trình kết thúc.
Giải thích:
Khi nhân viên đau ốm, thai sản, tai nạn nghề nghiệp… sẽ được hưởng BHXH do cơ quan BHXH chi trả nhưng thông qua Công ty. Chu trình này được mô tả như sau:
Bắt đầu khi nhân viên làm và nhận các thủ tục, giấy tờ chứng minh nghỉ hưởng BHXH nộp cho phòng Hành chính - nhân sự. Phòng Hành chính - nhân sự sẽ kiểm tra sự hợp pháp và hợp lý của các giấy tờ này sau đó tiến hành lập các giấy tờ có liên quan (Bảng thanh toán tiền BHXH, Phiếu thanh toán tiền BHXH). Tất cả các giấy tờ trên sẽ được chuyển qua cho Giám đốc xác nhận, cơ quan BHXH kiểm tra, xét duyệt và chuyển về cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào các giấy tờ này tiến hành viết Phiếu chi (2 liên). 2 liên của Phiếu chi vừa lập được đưa sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt và đưa sang cho Thủ quỹ.
Thủ quỹ sau khi nhận được Phiếu chi đã ký (gồm 2 liên) từ phòng Giám đốc và Phiếu thanh toán BHXH đã xác nhận từ Kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra, chi tiền và ký nhận. Phiếu thanh toán BHXH đã xác nhận cùng với 1 liên của Phiếu chi sẽ được giữ tại đây theo số. Liên còn lại của Phiếu chi được đưa trở lại cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán sau khi nhận được Phiếu chi đã đầy đủ chữ ký và đúng nội dung, thông tin từ Thủ quỹ, sẽ căn cứ vào Phiếu chi này cùng với Bảng thanh toán BHXH để vào Sổ chi tiết các tài khoản 111, 334, 338. Bảng thanh toán BHXH và Phiếu chi lại tiếp tục làm căn cứ để lập Phiếu kế toán và sau đó được lưu theo số tại đây. Còn các giấy tờ chứng minh được Kế toán thanh toán lưu theo tên người thụ hưởng, Phiếu kế toán thì được chuyển sang cho Kế toán trưởng để vào Sổ cái các tài khoản 111, 334, 338, lưu theo tên và chu trình kết thúc.
Lưu đồ 6: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI TIỀN MẶT TẠM ỨNG Bắt đầu Lập giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Duyệt và ký Giấy đề nghị tạm ứng đã ký Lập phiếu chi PC 2 PC 1 Duyệt và ký PC PC 2 đã ký 1 1 Kiểm tra, chi tiền và ký Vào sổ CT 111,141 SCT 111,141 PC 1 đã chi Lập PKT N PKT Lên Sổ cái Sổ cái 111,141 A Kết thúc Nhân viên KTT , GĐ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán trưởng
PC 1 đã ký
N PC 2 đã chi PC 1 đã chi
Giải thích:
Chu trình bắt đầu khi nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng đưa sang cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó được chuyển sang cho Kế toán thanh toán. Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã ký duyệt Kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu chi (gồm 2 liên). 2 liên Phiếu chi này sẽ được chuyển sang cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Các Phiếu chi đã được ký duyệt được chuyển sang cho Thủ quỹ. Khi nhận các Phiếu chi này Thủ quỹ phải kiểm tra, chi tiền và ký xác nhận, giữ lại 1 liên để