Tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc, công tác kế toán vốn bằng tiền rất được quan tâm: Vì số tiền giao dịch của Công ty rất lớn, hơn nữa tiền mặt là tài sản dễ bị mất cắp, biển thủ bằng mọi thủ đoạn mang tính nghiệp vụ chuyên môn nên việc ghi nhận sự hợp pháp, hợp lý của vốn bằng tiền phải minh bạch, rõ ràng và có hiệu quả. Đồng nội tệ được Công ty sử dụng để hạch toán là Việt Nam đồng (đồng tiền ghi sổ của Công ty). Việc ghi nhận và hạch toán sổ sách được giao cho Kế toán thanh toán. Thủ quỹ trực tiếp thu và chi tiền nhưng không lập Phiếu thu, Phiếu chi. Dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng, Thủ quỹ sẽ tiến hành nộp tiền vào tài khoản tiền gửi hay rút tiền khi có lệnh.
- Những nghiệp vụ ghi tăng tiền: + Thu tiền bán hàng + Thu nợ
+ Thu tạm ứng thừa + Thu lãi tiền gửi + Thu nội bộ + Thu chia cổ tức + Thu khác
- Những nghiệp vụ ghi giảm tiền: + Chi mua hàng hóa, vật tư + Chi mua tài sản cố định + Chi tạm ứng
+ Chi trả lãi vay + Chi lương
+ Chi thanh toán tiền BHXH cho nhân viên
+ Chi khác
Ngoài ra có nghiệp vụ: Rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt, là nghiệp vụ thường xuyên diễn ra nhưng không làm tăng giảm tiền của Công ty.
*) Đối với tiền mặt
- Các hoạt động kiểm soát tiền mặt
+ Lập kế hoạch thu chi:
Đây là công việc bắt buộc, hàng tháng Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán cùng với Thủ quỹ lập kế hoạch thu chi cho tháng tiếp theo nhằm đảm bảo Công ty có đủ tiền để chi tiêu và tránh làm thất thoát tiền. Việc lập kế hoạch thu chi không phải là thủ tục hay hình thức mà sẽ làm căn cứ để Công ty có thể đảm bảo khả năng thanh toán, trang trải chi phí các hoạt động. Công ty đã kiểm soát tiền ngay từ nguồn cung ứng. Các khoản mục chi tiêu đều phải được dự toán từ trước đó, ổn định qua các dự toán chi tiêu qua các tuần kế tiếp cho đến khi trở thành nhu cầu chi tiêu thực sự. Phương pháp này không chỉ kiểm soát hiệu quả đối với tiền mà còn tạo ra sự ràng buộc rất lớn về tài chính đối với Công ty.
Do các bản chất nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt chứa đựng nhiều rủi ro nên một trong những biện pháp hữu hiệu kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt là hạn chế sử dụng tiền mặt.
+ Quy định trách nhiệm, phân công quản lý tiền mặt ở quỹ: hàng ngày, Kế toán thanh toán lập báo cáo thu, chi, tồn đồng thời tập hợp chứng từ thu chi trong ngày, các khoản chi đều phải có sự xét duyệt thông qua Giám đốc và Kế toán
trưởng thể hiện ở chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng trên phiếu chi, lưu trữ trong bộ báo cáo quỹ từng ngày.
+ Tách rời chức năng quản lý tiền tại quỹ với quản lý sổ sách: quy định này được công ty thực hiện rõ ràng việc quản lý tiền do Thủ quỹ đảm nhận còn chứng từ sổ sách do Kế toán thanh toán lập.
+ Quy trình xét duyệt chi tiền: được thực hiện đầu tiên do Kế toán thanh toán lập phiếu chi sau đó đem trình cho Giám đốc ký sau đó chuyển cho Kế toán trưởng ký, Thủ quỹ kiểm tra chứng từ hợp lệ rồi mới thực hiện việc chi tiền.
+ Định kỳ hàng tháng Kế toán thanh toán và Thủ quỹ tiến hành kiểm tra quỹ: các khoản thanh toán của công ty chủ yếu qua ngân hàng, nếu việc chi quỹ lớn hơn số tiền có trong quỹ thì sẽ tiến hành rút tiền ngân hàng. Việc đối chiếu số liệu sổ sách, kiểm kê quỹ tuy không có văn bản quy định cụ thể về việc kiểm kê này nhưng trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt luôn trùng khớp với số dư trên sổ kế toán là thuộc về Thủ quỹ, nếu thiếu hụt thì Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm trước Công ty, sự việc trầm trọng thì được đưa sang bên pháp luật xử lý.
*) Đối với tiền gửi
Giao dịch của Công ty với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu thông qua tiền gửi, bởi vậy tiền gửi ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong Công ty. Công ty mở 3 tài khoản tiền gửi:
+ Tiền gửi ngân hàng Ngoại thương (VCB) số TK: 0.051.000.006.445 + Tiền gửi ngân hàng Đầu tư và phát triển (BIDV) số TK: 5.811.000.171.460 + Tiền gửi ngân hàng Sacombank số TK: 040.001.713.673
Như vậy, giao dịch của Công ty chủ yếu với 3 ngân hàng, ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Quy Nhơn, ngân hàng Đầu tư và phát triển chi nhánh Phú Tài và ngân hàng Sacombank. So với khoản mục tiền mặt thì tiền gửi ngân hàng có số dư lớn hơn rất nhiều song chúng cũng có những đặc điểm giống với tiền mặt vì vậy kiểm soát tiền gửi ngân hàng cũng giống như kiểm soát tiền mặt. Những sai sót, gian lận tiền gửi ít hơn so với tiền mặt bởi vì các khoản thu chi về tiền gửi ngân hàng ngoài sự kiểm soát nội bộ Công ty còn có sự kiểm soát của ngân hàng.
- Các hoạt động kiểm soát tiền gửi
+ Việc theo dõi tiền gửi ngân hàng, các nghiệp vụ thanh toán tiền gửi cũng do Kế toán thanh toán đảm nhiệm. Hàng ngày, Kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi với các ngân hàng, lập báo cáo tiền gửi lưu trữ từng ngày.
+ Công ty sử dụng chủ yếu hình thức Uỷ nhiệm chi và Lệnh chi khi thực hiện thanh toán. Ủy nhiệm chi và Lệnh chi có hiệu lực với chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc.
+ Quy trình xét duyệt chi tiền gửi, thể hiện trách nhiệm quản lý, xét duyệt trên các chứng từ được thực hiện chặt chẽ. Ví dụ các chứng từ cần có để xét duyệt chi trong nghiệp vụ thanh toán tiền mua vật tư cho nhà cung cấp.
o Giấy đề nghị mua hàng.
o Các hóa đơn.
o Danh mục hóa đơn: tập hợp các hóa đơn liên quan, nhằm kiểm tra đối chiếu giữa số lượng, giá trị nhập kho trong phiếu nhập kho với các hóa đơn. Thể hiện sự kiểm tra đồng thời của nhiều người.
o Phiếu nhập kho: do bộ phận phụ trách kho lập tiến hành nhập vật tư.
o Sổ chi tiết.
o Ủy nhiệm chi: sau khi kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ các chứng từ trên, Kế toán thanh toán lập ủy nhiệm chi trình Kế toán trưởng ký duyệt, tiến hành thanh toán qua ngân hàng cho nhà cung cấp.