2.2. Phân tích tình hình quản lý mối quan hệ nhà cung ứng tại Tổng Công ty DMC: 65
2.2.2.1. Quy trình cung ứng sản phẩm qua hình thức chào hàng cạnh tranh, mua trực
trực tiếp:
Thông thường trong quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày,
Doanh nghiệp có rất nhiều giao d ch mua bán nguyên li u đầu vào, nên c n ph i xây ị ệ ầ ả
dựng một quy trình chuẩn để mua sắm nguyên liệu đầu vào. Đối với một số đơn
hàng mua bán sản phẩm và dịch vụ thơng thường có giá trị thấp, tổng giá trị đơn
hàng thường nhỏ dưới 100 triệu đồng n vài trăđế m tri u đồng tiếệ để t ki m chi phí và ệ
thời gian, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh hoặc mua trực tiếp.
Quy trình cung ứng s n phả ẩm qua hình thức chào hàng cạnh tranh, mua trực
tiếp được biểu diễn như sơ đồ ướ đây: d i
Hình 6: Sơ đồ cung ứng s n phả ẩm qua hình thức
chào hàng cạnh tranh, mua trực tiếp
Đột xuất Lo i ạ
+
Loại -
D nừ g
KẾ HOẠCH MUA HÀNG/PHIẾU ĐỀ NGH Ị
MUA BỘPHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG NHÀ CUNG ỨNG NHU CẦU Đ ỀI U CH NH Ỉ THỰC HIỆN MUA ĐÀM PHÁN VÀ L P H P Ậ Ợ ĐỒNG LỰA CHỌN NHÀ CUNG ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ NHÀ CUNG ỨNG ĐÀM PHÁN ĐÁNH GIÁ BANĐẦU
KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG, LẬP BIÊN BẢN GIAO NHẬN, VÀO S THEO DÕIỔ , THANH TOÁN
LẬP DANH SÁCH NHÀ CUNG ỨNG PHÊ DUYỆT
QT 04 DMC HD 01 DMC + - + -
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
69
Trong trường hợp này, vì sản phẩm/d ch vụ dễị mua nên các nhà cung ng ứ
thường có xu hướng liên kết với nhau để tạo ra mặt bằng giá chung để ổn định được thị trường hàng hóa. Đây cũng là chiến lược hiệu quả vì nhờ thế các nhà cung ứng giảm được việc bị khách hàng ép giảm giá.
Đối với Doanh nghiệp thì chỉ nên đưa vào danh sách nhà cung ng phê duy t ứ ệ
một số lượng vừa ph i 3 – 5 nhà cung ứng vì những sản phẩả m/d ch vụ thuộc nhóm ị
này thường ít khác biệt về giá và chất lượng, tránh việc hỏi giá số lượng nhà cung
ứng nhi u h n s gây nhi u thơng tin vì s “t ng c u s n ph m/d ch v ó c a th ề ơ ẽ ễ ự ă ầ ả ẩ ị ụ đ ủ ị
trường” là khơng có thực.
2.2.2.2. Quy trình cung ứng sản phẩm qua hình thức đấu th u/ch định th u: ầ ỉ ầ
Đối với quá trình cung ng s n ph m và d ch vụ ầứ ả ẩ ị c n đầu t l n ho c b sung ư ớ ặ ổ
vốn lưu động nhiều thì Doanh nghiệp nên tổ chức đấu thầu để l a chọự n được đơn v ị
cung ứng có chi phí thấp nhất và trong ngân sách đã được phê duyệt của doanh
nghiệp.
Ngồi ra, có một số sản ph m và d ch v có tính chấẩ ị ụ t đặc thù, Doanh nghi p ệ
biết chắc rằng ch có m t ho c m t sốỉ ộ ặ ộ ít đơn vị có th cung c p được thì nên áp ể ấ
dụng hình thức chỉ định thầu để đảm bảo mua được sản phẩm và dịch vụ theo đúng
yêu cầu kỹ thuật mong mu n, tránh phát sinh chi phí khi mua hàng l n m t nh ng ố ầ ộ ư
khơng có đơn vị cung cấ đp áp ng đủ yêu cầu về chất lượng và ngân sách mua hàng ứ
Hình 7: Sơ đồ cung ứng sản phẩm/d ch vụ qua hình thức đấu thầu, chỉ định thầu ị
2.2.2.3. Quy trình cung ứng sản phẩm dịch v k thu t: ụ ỹ ậ
Các sản ph m và d ch vụẩ ị cung c p cho các ho t động c a ngành D u khí r t ấ ạ ủ ầ ấ
khác biệt và phụ thuộc vào nhiều y u tế ố địa chất, môi trường xung quanh, cần có
yếu tố con người tham gia vào q trình sau bán hàng, hoặc chuyên môn nghiệp vụ
của con người có thể coi là m t hàng hóa để mua bán. Trong quá trình cung ng s n ộ ứ ả
phẩm và dịch vụ kỹ thuật phải có sự tham gia của các kỹ sư dầu khí để tư vấn cho Khách hàng giải pháp k thu t trong su t quá trình sử dụỹ ậ ố ng s n ph m và d ch v . ả ẩ ị ụ Đây có thể coi là một lo i s n ph m đặc thù "sản phẩm dịch vụ ỹạ ả ẩ k thuật”
+ - Loại Loại Đột xuất BỘ PHẬN NHÀ CUNG ỨNG NHU CẦ Đ ỀU I U CHỈNH HĐ THỰC HIỆN MUA ĐÀM PHÁN VÀ LẬP HỢP ĐỒNG (Chuyển bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán xem xét ký nháy)
ĐẤU THẦU/CHỈ ĐỊNH THẦU ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ NHÀ CUNG ỨNG ĐÀM PHÁN SỬA ĐỔI H Đ ĐÁNH GIÁ BAN ĐẦU
KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG, LẬP BIÊN BẢN GIAO NHẬN, VÀO SỔ THEO DÕI, THANH TOÁN
LẬP DANH SÁCH NHÀ CUNG ỨNG PHÊ DUYỆT
LƯU HỒ SƠ QT 04 DMC
HD 01 DMC
KẾ HOẠCH MUA HÀNG/PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA
BIỂU MẪU 005-10 DMC - + - Dừng +
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
71
Hình 8: Sơ đồ cung ứng sản phẩm dịch vụ ỹ k thuật
2.2.3. Tình hình quản lý mối quan hệ Nhà cung ứng tại Tổng Công ty DMC:
Doanh nghiệp trong dây chuy n cung ứng cần phả đề i óng vai trị đầu mối, để
hoạch định chiến lược và quản lý tốt mối quan hệ giữa các nhà cung ứng của mình
để tạo cho các nhà cung ng lòng tin, h tr lẫn nhau ứ ỗ ợ để cung cấp cho thị trường
những sản phẩm và dịch vụ tốt, giá thành hợp lý.
Đối với Tổng Cơng ty DMC thì việc quản lý m i quan hệ giữa các nhà cung ố ứng ang được x lý r t t t b i DMC biết cách phân chia hợp lý thị phần thị trường đ ử ấ ố ở
+ BỘ PHẬN MUA + - Dừng - Loại - Đột xuất NHÀ CUNG ỨNG NHU CẦ Đ ỀU I U CHỈNH HĐ THỰC HIỆN CUNG CẤP SẢN PHẨM/DỊCH VỤ KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN VÀ LẬP HỢP ĐỒNG (Chuyển bộ phận mua hàng và bộ
phận kế toán xem xét ký nháy)
LỰA CHỌN NHÀ CUNG ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ NHÀ CUNG ỨNG ĐÀM PHÁN SỬA ĐỔI HĐ ĐÁNH GIÁ BAN ĐẦU
KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG, LẬP BIÊN BẢN GIAO NH N, BẢNG Ậ
CHẤM CƠNG THỜI GIAN,VÀO SỔ THEO DÕI, THANH TỐN
LẬP DANH SÁCH NHÀ CUNG ỨNG PHÊ DUYỆT
LƯU HỒ SƠ QT 04 DMC
HD 01 DMC
KẾ HOẠCH MUA HÀNG/PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA
BIỂU MẪU 005-10 DMC BỘ PHẬN KỸ THUẬT FIELD TEST LAB TEST Loại + - -
cho các nhà cung ứng, tránh được việc cung cấp ch ng chéo giồ ữa các nhà cung ứng
trong khi vẫn đảm b o lợi ích của các bên. Đây là một trong những nguyên nhân mà ả
Tổng Cơng ty DMC ln được các nhà cung ứng tín nhiệm và tiếp tục lựa chọn làm
đối tác kế ợt h p kinh doanh. T ng công ty DMC đã khẳng địổ nh được giá trị gia t ng ă
của mình khi hỗ trợ để các nhà cung ứng đưa ra giải pháp phân phối tối ưu nhất vào
thị trường ngành Dầu khí và th trường nói chung. ị
2.2.3.1. Các hình thức phân loại quản lý SRM t i T ng Công ty DMC: ạ ổ
Với nhi m v gi i quy t và s hi u bi t v mụ đệ ụ ả ế ự ể ế ề c ích và c h i rõ ràng, bước ơ ộ
tiếp theo là cho các công ty tài trợ SRM (thường là m t h t nhân l n, thương hi u ộ ạ ớ ệ
cơng ty) để nhóm mua hàng của mình bằng cách chủng loại tầm quan trọng và phức tạp. Bước này có chứa các yêu cầu tiềm ẩn cho các công ty để biết tất cả về mua của nó. Làm thế nào nhi u c a nhữề ủ ng gì ang được mua, t ó, mà đại lý thu mua, vào đ ừ đ
những gì giá, và với kết quả phải là m t phầộ n c a ante. SRM ch có th bắt đầu khi ủ ỉ ể
cơng ty hồn tồn biết mua c a mình và ã thựủ đ c hi n các tiêu chu n c n thi t để làm ệ ẩ ầ ế
cho một số các chuyên mục của mua đại diện cho những gì họ nên chứ Đ ề đa. i u ó có nghĩa là khơng có thể là một sự hiểu lầm là loại động c ho c máy b m thu c, s ơ ặ ơ ộ ự
nhầm lẫn về việc liệu một nhà cung cấp cụ thể được cung cấp một cái gì đó trơng
giống như một động c ho c máy b m. Tiêu chuẩn danh pháp phải được thựơ ặ ơ c hi n ệ
và mua một phần c a m t th loạ ụ ểủ ộ ể i c th trong t ng s mua. ổ ố
Với các yêu cầu này trong tâm trí, ti n cơng ty v i SRM n lựề ớ ỗ c c a mình ủ
bằng cách cẩn thận phân nhóm mua hàng vào một số phân đ ạn có ý nghĩa đểo tìm nguồn cung ứng và giá kế hoạch có thể được g n cho m i nhóm. M t cách tiếắ ỗ ộ p c n ậ
bốn phân khúc được minh họa tại Phụ lục 2. L u ý r ng các quy mô khác nhau. ư ằ
Trên trục d c cọ ủa ma trận, di chuyển xếp hạng từ mức chi tiêu kh i lượng th p và ố ấ
tận dụng mua vào các vị trí cao. Trên trục ngang, biến đổi từ sản phẩm chất lượng chất lượng thấp đến cao, dịch vụ từ đơn giản đến phức tạp.
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 73 Bảng 8: Các hình thức mua hàng Mức cao Hàng hóa sẵn sàng là rất quan trọng đòn b y quan tr ng để nh ẩ ọ ả hưởng đến chi phí
chi phí mua hàng cao tương đối cho những người hành chính
Tác động cao
sẵn có, chất lượng và độ tin cậy rất quan trọng
thể loại kiến thức là đ ềi u cần thiết chi phí mua cao so với chi phí hành chính
Mức thấp Vụn vặt
Các sản phẩm trưởng thành ngành công nghiệp
các nhà cung cấp được phân bi t ệ
bởi giá cả và dịch vụ
chi phí hành chính cao so với mua chi phí
Hàng hóa
Cơng nghiệp mới
Khơng có kế hoạch sử ụ d ng Năng lực của nhà cung ứng có vai trị quan trọng
Chi phí hành chính có liên quan đến chi phí mua hàng.
Mức thấp Mức cao
Bắt đầu phía dưới bên trái của ma trận, với khối lượng thấp và góc phần tư ở
phức tạp loại thấp gọi là "tỷ lệ và kết thúc", các mục tiêu mua sắm tr thành m t cái ở ộ
gì đó như:
9 Đảm bảo m c giá t t nhất và dịch vụứ ố cho kh i lượng đấu th u ố ầ
9 Cung cấp cho người dùng kh năả ng t ph c v , gi m thi u th i gian tiếp xúc ự ụ ụ ả ể ờ
với các nhà cung cấp
9 Giảm chi phí hành chính thơng qua các k thuật tinh giản và e-mua sắm, nơi ỹ
thích hợp
Di chuyển đến khu v c khối lượng lớn và tận dụng và vẫn cịn phức tạp thấp, ự
chúng tơi tìm thấy "hàng hóa" góc tọa độ nơi các m c tiêu tr thành: ụ ở
9 Tận dụng sức mạnh mua để tìm kiếm sự sắp xếp tốt nhất hợp nhất.
9 Hợp lý hố SKUs tiêu chuẩn cơng nghiệp.
Ở phía dưới bên phải, nơi chúng tơi có độ phức tạp cao và khối lượng thấp, góc phần tư “đặc biệt” kêu gọi cho mục tiêu này:
9 Được truy cập đến chi phí và cơng ngh thơng tin t nhà cung c p chính. ệ ừ ấ
9 Cho phép các nhà cung cấp để cung c p thêm các tính năấ ng và giá tr d ch v ị ị ụ
cho khách hàng nội bộ.
9 Giảm chi phí hành chính thơng qua c i thiện các thủ ụả t c trực tuyến RFQ.
Để quản lý các nhà cung ứng Tổng Công ty DMC đã phân lo i nhà cung ứng ạ
theo các yếu tố khách hàng, chủng loại sản phẩm cung ứng của DMC chi tiết như
sau:
a. Phân loại theo hình thức mua hàng:
• Mua sắm hàng hóa b ng cách đấu th u: (chiếm5% - 10% hợp đồng) ằ ầ
Phương thức lựa chọn nhà cung ứng bằng đấu thầu nhằm chọn được nhà
cung ứng có tổng chi phí cung ứng sản phẩm và dịch vụ với chi phí thấp nhất trong giới hạn ngân sách của chủ đầu t . ư
• Chỉ định th u: ầ
Đây là trường hợp đặc bi t thường áp d ng khi nhà cung ng s n xu t s n ệ ụ ứ ả ấ ả
phẩm độc quyền trên thị trường hoặc có rất ít nhà cung ng có n ng l c cung cấp ứ ă ự
sản phẩm và dịch vụ tương tự (có n ng l c tài chính, cơng nghệ hoặc bản quyền trí ă ự
tuệ…).
• Ký độc quyền phân ph i s n ph m v i các nhà cung ng: (chiếm 1 - 5% ố ả ẩ ớ ứ
trong số các nhà cung ứng)
Tổng Công ty DMC ang hướng đ đến mục tiêu từng bước thỏa thu n, àm ậ đ
phán hợp đồng ký các hợp đồng độc quyền phân phối sảđể n phẩm hàng hóa và dịch
vụ với các nhà cung ứng có tên tuổi, có khả năng h tr DMC phát tri n đội ng cán ỗ ợ ể ũ
bộ của mình về cả chất và lượng Lợi th : ế
- Khơng có đối thủ ạ c nh tranh quyền phân phối sản phẩ đm ó trên thị ường tr
- Chủ động được nguồn hàng, thời gian giao hàng vì ln được nhà cung ứng u ư
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
75
- Giá cả luôn cạnh tranh nhất. Nhược đ ểi m:
- Phả đi ánh giá được thương hiệu ch t l ng sảấ ượ n ph m c a Nhà cung ứẩ ủ ng; ánh giá đ được giá trị thương m i, đời s ng, doanh thu mà dòng s n ph m c a nhà cung ứng ạ ố ả ẩ ủ
có thể mang lạ Đi. ánh giá cơ ộ h i lợi thế cạnh tranh c a s n ph m c a Nhà cung ng ủ ả ẩ ủ ứ
tại thị trường mục tiêu. Đôi khi sự đ ánh giá này chỉ mang tính định tính
• Lựa chọn nhà cung ứng bằng cách chào giá cạnh tranh: (chi m 80%- 90% ế
hợp đồng)
- Mụ đc ích: lựa chọn ra nhà cung ứng có mức giá hợp lý, chất lượng s n phả ẩm đạt
yêu cầu sử ụ d ng của Công ty. - Lợi thế:
+ Lựa chọn được nhà cung ứng với mức giá hợp lý; + thờigian mua hàng ngắn
- Nhược điểm:
+ Phải lựa chọn số lượng nhà cung ứng tham gia chào giá hợp lý bởi vì nếu gọi nhiều nhà cung ứng cùng tham gia chào giá có thể sẽ gây nên hi u ng gi về ệ ứ ả
tăng cầu thị trường của sản phẩm đó.
+ Số lượng nhà cung ứng yêu cầu chào giá đôi khi chưa phải là nhà cung ứng tốt nhất do số lượng nhà cung ứng đề nghị chào giá chỉ có số lượng hạn chế.
b. Phân loại các nhà cung ứng c n că ứ vào định nghĩa mặc định của hệ thống kế toán
chung:
- Các nhà cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho s n xuất; ả
- Các nhà cung ứng phục vụ cho mục đích thương mại;
- Các nhà cung cấp dịch vụ mua ngồi hoặc th: th vận tải, th gia cơng phối trộn hóa chất, dịch vụ logistic giao nh n hàng hóa,.. ậ
- Các nhà cung ứng phục vụ duy trì hoạt động của trụ sở công ty: các nhà cung
ứng d ch v khách s n, cung c p v n phòng ph m, cung c p trang thi t b văn ị ụ ạ ấ ă ẩ ấ ế ị
phòng (bàn ghế, máy tính,…), dịch vụ ử s a ch a nh trong tòa nhà v n phòng,.. ữ ỏ ă
c. Phân loại theo lĩnh vực hoạt động:
- Các nhà cung ứng trong hoạt động khoan khai thác dầu khí, thượng nguồn; - Các nhà cung ứng trong hoạt động lọc hóa dầu, hạ nguồn;
- Các nhà cung ứng trong hoạt động làm sạch môi trường;
- Các nhà cung ứng khác phục vụ cho ho t động mua sắm không thường xuyên, ạ
hoặc đặc biệt.
d. Phân loại theo khách hàng:
- Nhà cung ứng cho các nhà máy lọc hóa d u ầ
- Nhà cung ứng cho các giàn khoan khai thác dầu khí - Nhà cung ứng cho các nhà máy đ ệi n, đạm.
- Nhà cung ứng cho các JV, JOC… e. Phân loại khác:
- Nhà cung ứng trong ngành và ngoài ngành Dầu khí; - Nhà cung ứng trong nước và nước ngoài;
- Nhà cung ứng độc quyền và nhà cung ứng không độc quyền.
2.2.3.2. Các phương thức quản lý SRM tại Tổng Công ty DMC:
Quản lý SRM khơng đơn giản, nó cịn phụ thuộc vào các yếu tố sản ph m, ẩ
khách hàng, đối thủ cạnh tranh, th trường, chính sách kinh t , ch độị ế ế chính tr , ị
chính sách tài chính,…song có thể tóm tắt các nét chính như sau: