5. Kết cấu của luận văn
4.2.2. Hoàn thiện quy trình quản lý thu BHXH
a. Về nghiệp vụ thu, quản lý quỹ BHXH
* Thực hiện thu BHXH theo phƣơng pháp cấp sổ BHXH cho từng ngƣời lao động:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Mục đích để quản lý chặt chẽ các đối tƣợng tham gia đóng BHXH, giúp cho ngƣời lao động có cơ sở pháp lý, để điều tra, giám sát kết quả tham gia đóng BHXH và việc thực hiện các chế độ BHXH của ngƣời sử dụng lao động, yêu cầu ngƣời sử dụng lao động đóng đầy đủ BHXH cho mình. Tạo điều kiện thuận lợi, niềm tin, bảo đảm quyền lợi, sự công bằng cho ngƣời lao động khi giải quyết chế độ BHXH, chuyển nơi công tác mới vẫn duy trì đƣợc quyền lợi của mình khi tham gia BHXH…
Sổ BHXH còn lại là cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấp, phát sinh giữa ngƣời lao động, ngƣời sử dụng lao động với cơ quan BHXH. Khi thực hiện theo phƣơng pháp cấp sổ BHXH cho từng ngƣời lao động sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc thực hiện công tác thu, ghi, theo dõi trên sổ số thu nộp BHXH quản lý thu quỹ BHXH tốt hơn cho các bên trong mối quan hệ về BHXH.
Thực tế có thể sử dụng theo mẫu sổ BHXH gồm 3 phần : + Phần I: những thông tin chung về ngƣời lao động nhƣ: Họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quê quán…
+ Phần II: những nội dung cơ bản có liên quan đến quá trình công tác và tham gia đóng BHXH của ngƣời lao động.
Đây là nội dung quan trọng và mọi thông tin ở đây đƣợc lấy từ tờ khai cấp sổ BHXH của từng ngƣời lao động kê khai khi đã đƣợc thẩm định chính xác để ghi vào phần mền chuyên thu SMS. Phần này đƣợc in vào quý 1 hàng năm và có kết cấu nhƣ: ĐÓNG BHXH BẮT BUỘC Họ và tên: Ngày sinh: Số sổ: Hộ khẩu thƣờng trú:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/ Từ tháng năm Đến tháng năm
Diễn giải Căn cứ đóng
Tỷ lệ % BHXH BHTN
1 2 3 4 5 6
+ Phần III: Ghi các chế độ và đã đƣợc hƣởng, các chế độ này đƣợc thực hiện theo nghị định 12/NĐ- CP ngày 26/1/2005 của chính phủ quy định nhƣ: trợ cấp thai sản, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp…
Để làm tốt công tác cấp sổ BHXH cho ngƣời lao động thì BHXH huyện Đồng hỷ phải thực hiện các bƣớc nhƣ sau:
- Cán bộ chuyên quản lý thu của BHXH huyện phải có trách nhiệm hƣớng dẫn, kiểm tra thực hiện cấp sổ BHXH cho đơn vị sử dụng lao động và đối tƣợng tham gia BHXH theo đúng văn bản quy định. Tiến hành duyệt hồ sơ của ngƣời lao động, tờ khai cấp sổ BHXH, lập danh sách đề nghị cấp sổ BHXH với bộ phận sổ thẻ để kịp thời cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho ngƣời lao động.
- Đơn vị sử dụng lao động trực tiếp quản lý sổ BHXH cho ngƣời lao động, lƣu giữ bảo quản đúng quy định cho ngƣời lao động thuộc phạm vi quản lý trong suốt quá trình lao động. Ngƣời lao động chỉ đƣợc trực tiếp quản lý sổ BHXH khi di chuyển đơn vị làm việc khác, hoặc chấm dứt hợp đồng lao động. Khi ký kết hợp đồng lao động mới ngƣời lao động phải nộp sổ BHXH cho đơn vị sử dụng lao động mới để tiếp tục theo dõi, ghi chép, thực hiện việc thu nộp BHXH và giải quyết các chế độ BHXH.
- Khi làm các thủ tục giải quyết chế độ hƣởng trợ cấp lƣơng hƣu trí hoặc trợ cấp một lần cho ngƣời lao động... Ngƣời sử dụng lao động phải nộp đầy đủ BHXH của những ngƣời lao động này cho cơ quan BHXH huyện Phú Bình quản lý để giải quyết chế độ chính sách, lƣu cùng với hồ sơ hƣởng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
BHXH. Cơ quan BHXH huyện Đồng hỷ theo phạm vi phân cấp của mình tổ chức quản lý theo danh sách ngƣời lao động ở từng đơn vị sử dụng lao động đƣợc cấp sổ BHXH.
- Định kỳ hàng tháng BHXH huyện Đồng hỷ báo cáo danh sách những ngƣời lao động tăng, giảm khi cấp sổ BHXH thuộc địa bàn và phạm vi đƣợc phụ trách cho cơ quan BHXH tỉnh Thái Nguyên. Nếu sổ BHXH hƣ hỏng, bị mất khi đơn vị có đề nghị sẽ đƣợc cấp lại nhƣng phải đảm bảo đầy đủ thủ tục, tuân thủ sự hƣớng dẫn của cơ quan BHXH huyện Đồng hỷ.
Giải pháp này rất quan trọng trong việc thực hiện công tác thu, quản lý thu quỹ BHXH đối với từng ngƣời lao động đóng BHXH trong từng tháng của các đơn vị sử dụng lao động. Chỉ có theo dõi, quản lý và giải quyết các chế độ BHXH cho ngƣời lao động bằng sổ BHXH thì các đơn vị sử dụng lao động thấy đƣợc tầm quan trọng trong báo cáo điều chỉnh tăng, giảm mức nộp BHXH, số ngƣời nộp BHXH hàng tháng cho BHXH huyện Đồng hỷ. Đồng thời đăng ký xác nhận thời gian đóng BHXH ký chốt trên sổ BHXH, thời gian đóng BHXH từ tháng năm đến tháng năm, ngƣời lao động thay đổi công tác từ đơn vị này đến đơn vị khác... để giải quyết tốt quyền lợi cho ngƣời lao động.
Giải pháp này cũng rất thuận lợi cho công tác thu BHXH, tránh đƣợc thất thoát quỹ BHXH, đảm bảo quỹ BHXH đầy đủ, chi trả đầy đủ kịp thời trợ cấp BHXH cho ngƣời lao động.
Đề nghị BHXH tỉnh Thái Nguyên, BHXH Việt Nam cần quan tâm hơn trong việc bồi dƣỡng, tập huấn triển khai các văn bản có liên quan đến nghiệp vụ thu, quản lý thu quỹ BHXH đến BHXH cấp huyện và các cán chuyên quản thu BHXH huyện Đồng hỷ để thực hiện tốt nhiệm vụ.
Đồng thời phát triển mạnh công nghệ thông tin áp dụng trong toàn ngành để quản lý tốt, chính xác về nghiệp vụ thu, quản lý thu quỹ BHXH. Thƣờng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
xuyên tuyên truyền tốt các chính sách về BHXH để ngƣời lao động và ngƣời sử dụng lao động thực hiện tốt quyền lợi và nghĩa vụ của mình về BHXH.
Việc quản lý quỹ BHXH ngoài việc phối hợp thƣờng xuyên chặt chẽ với các đơn vị nhƣ kho bạc, ngân hàng cần có một quy chế hƣớng dẫn liên ngành cụ thể trong việc tổng hợp thu tiền BHXH của các đơn vị, trích tiền từ tài khoản của các đơn vị còn nợ đọng tiền BHXH theo quy định, chuyển tiền thu BHXH lên cấp trên kịp thời đúng quy định tránh tình trạng chiếm dụng vốn trên tài khoản thu BHXH, chuyển tiền đi chậm, tiền đang trên đƣờng đi mất vài ngày làm ảnh hƣởng và thất thoát quỹ BHXH.
* Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Công tác quản lý đối tƣợng BHXH đƣợc đặt ra phải chặt chẽ, chính xác và thông suốt đến từng ngƣời lao động tham gia và từng đối tƣợng hƣởng BHXH; đảm bảo trong một thời gian rất dài. Để thực hiện nhiệm vụ này công nghệ thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng.
Việc ứng dụng, nâng cấp và khai thác có hiệu quả các chƣơng trình công nghệ thông tin, phần mềm phục vụ công tác chuyên môn (cụ thể: Phần mềm SMS; phần mềm MisBHYT; phần mềm BHXHNET; phần mềm VSA- Kế toán BHXH; phầm mềm XETDUYET - xét duyệt chế độ dài hạn; phần mềm ODTS- xét duyệt chế độ ngắn hạn; phần mềm Viện phí; phần mềm Tiếp nhận hồ sơ kịp thời phục vụ giải quyết các chế độ cho ngƣời tham gia và thụ hƣởng BHXH, BHYT, BHTN) trong việc quản lý nghiệp vụ BHXH mang lại rất nhiều lợi ích . Nó giúp giảm chi phí, thống nhất cách nhìn của nhiều đơn vị dƣới cùng một tiêu chuẩn thống nhất tạo ra phong cách làm việc hiệu quả và khoa học.
- Tăng cƣờng cơ sở vật chất theo hƣớng hiện đại hóa công sở nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả quản lý đảm bảo thông tin kịp thời.
- Tích cực triển khai hệ thống thông tin quản lý để ứng dụng các phần mềm vào quản lý thu, xây dựng cơ sở dữ liệu đồng bộ của ngƣời tham gia
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
phục vụ cho công tác thu BHXH, theo dõi cấp phát sổ, trả lời, giải đáp chế độ chính sách BHXH cho các đối tƣợng tham gia.
- Tổ chức các lớp đào tạo về công nghệ thông tin cho cá cán bộ BHXH. - Cung cấp các tài liệu hƣớng dẫn kèm theo mỗi khi ứng dụng phần mềm công nghệ mới.
- Tổ chức phần mềm quản lý theo hƣớng hoàn thiện dần, trƣớc mắt chủ yếu phục vụ công tác nhập dữ liệu và những yêu cầu khai thức sử dụng đơn giản. Trọng tâm là xây dựng đƣợc kho dữ liệu về quá trình tham gia BHXH của ngƣời lao động.
- Tăng cƣờng chất lƣợng trang Web của BHXH tỉnh Thái Nguyên, trên trang web này cần bổ xung thêm mục trả lời trực tuyến để từ đó giúp ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động ở khu vực kinh tế ngoài quốc doanh có thể cập nhập thông tin về tình hình hoạt động cũng nhƣ sự thay đổi trong việc thực hiện chế độ chính sách BHXH.
+ BHXH tỉnh Thái Nguyên đề xuất BHXH Việt Nam hỗ trợ kinh phí và có hƣớng chỉ đạo cụ thể trong lĩnh vực này, đảm bảo vừa giúp địa phƣơng đƣa công nghệ thông tin vào quản lý đƣợc ngay, vừa tránh những lãng phí do đầu tƣ không phù hợp với định hƣớng phát triển lâu dài của toàn ngành.
Với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ nhƣ hiên nay thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý BHXH một nhu cầu tất yếu và không thể thiếu đƣợc. Vì vậy, Nhà Nƣớc và BHXH Việt Nam cần quan tâm hơn nữa vì mục tiêu lâu dài của nghành BHXH Việt Nam.
Tin học hóa đã và đang đƣợc các cơ quan ban ngành quan tâm áp dụng cho việc quản lý trong các lĩnh vực hoạt động của mình mặc dù việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý ở BHXH tỉnh Thái Nguyên còn nhiều mới mẻ, xong hiệu quả đạt đƣợc trong những năm vừa qua đã chứng tỏ cho việc chúng ta thấy so với phƣơng thức quản lý cũ (mang tính thủ công) việc áp dụng công nghệ tin học đã đẩy công tác quản lý lên một bƣớc, không chỉ đảm
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
bảo trên phƣơng tiện thống kê, lƣu trữ mà nó còn phục vụ cho việc tác nghiệp xử lý công việc và thông tin nhanh chóng, chính xác, giảm bớt những thao tác không cần thiết, tạo thời giang cho cán bộ chuyên tâm nghiên cứu nghiệp vụ.
Trong thời đại thông tin đại chúng, khoa học công nghệ phát triển, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu BHXH tại BHXH tỉnh Thái Nguyên cũng nhƣ BHXH huyện Đồng hỷ đóng vai trò rất quan trọng. Nhƣng hơn thế nữa yêu cầu đặt ra là cần có một phần mềm nào đó thích hợp nhằm liên kết sự phối hợp giữa các ngành với nhau, một phần mềm liên ngành giữa các cơ quan BHXH, Sở lao động - Thƣơng binh và Xã hội, Liên đoàn lao động, Sở kế hoạch đầu tƣ…để giúp cho công tác thu BHXH đƣợc thực hiện tốt hơn nhằm chống thất thu BHXH, bảo đảm quyền lợi cho ngƣời lao động nhƣ: Khi có một đơn vị tham gia mới đƣợc Sở Kế hoạch-Đầu tƣ, Ban quản lý dự án các khu công nghiệp cấp giấy phép kinh doanh thì ngay lập tức bên cơ quan BHXH thông qua phần mềm liên ngành đã có địa chỉ đơn vị và lập tức đƣa vào danh sách khai thác thu BHXH mới, danh sách theo dõi tình hình thu, nộp BHXH…
Việc quản lý, lƣu trữ, xử lý nghiệp vụ trong công tác quản lý đối tƣợng tham gia BHXH là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, là cơ sở để giải quyết mọi chính sách, chế độ cho ngƣời lao động khi ngƣời lao động có đủ điều kiện và yêu cầu đƣợc hƣởng các chế độ BHXH theo luật định. Vì vậy, công việc quản lý đòi hỏi phải cập nhật, lƣu trữ một khối lƣợng cơ sở dữ liệu lớn trong một khoảng thời gian dài của đơn vị sử dụng lao động và ngƣời lao động, cung cấp đầy đủ lƣợng thông tin cần thiết về công tác thu, nộp BHXH và giải quyết chế độ chính sách giúp lãnh đạo BHXH các cấp kịp thời chỉ đạo công tác quản lý thu BHXH và cung cấp cho các ban, phòng nghiệp vụ liên quan để giải quyết chính sách chế độ cho ngƣời lao động có tham gia BHXH. Việc đƣa công nghệ tin học vào quản lý nhằm quản lý toàn bộ ngƣời lao động tham gia và đóng BHXH để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của họ về
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
BHXH theo Luật. Quản lý mức lƣơng, phụ cấp và điều kiện làm việc của cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH trong mọi trƣờng hợp. Cung cấp số liệu làm căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH cũng nhƣ các vấn đề khác liên quan đến việc hoạch định phát triển của cơ cấu xã hội có sự tham gia của ngƣời lao động. Thực hiện nhiệm vụ quản lý quỹ BHXH bằng việc quản lý số tiền thu, nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động và ngƣời lao động trích nộp. Tóm lại, việc nghiên cứu đƣa công nghệ thông tin vào quản lý còn là điều kiện quan trọng để BHXH tỉnh Thái Nguyên và BHXH huyện Đồng hỷ đẩy mạnh cải cách hành chính trong các hoạt động trong các hoạt động của ngành nhất là trong công tác quản lý thu BHXH và giải quyết chế độ chính sách BHXH nhằm đảm bảo yêu cầu, ngày càng tăng của nghành trong tình hình mới.
* Đẩy mạnh công tác thông tin tuyên truyền:
Theo số liệu thống kê của ngành Lao động -Thƣơng binh và Xã hội thì nƣớc ta hiện nay có khoảng trên 85% ngƣời lao động đang làm việc chƣa đƣợc “làm quen” với chính sách BHXH. Do đó, việc tuyên truyền, phổ biến để ngƣời lao động tham gia BHXH là hết sức cần thiết. Tuyên truyền cho mối ngƣời lao động làm việc trong mọi thành phần kinh tế nhận thức đƣợc đầy đủ mục tiêu, ý nghĩa và tầm quan trọng của chính sách BHXH đối với đời sống của ngƣời lao động và yêu cầu an sinh xã hội. Tuyên truyên, vận động đến từng ngƣời lao động, chủ sử dụng lao động, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc và các cán bộ, viên chức trong hệ thống BHXH nhận thức đúng về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của chính sách BHXH của Đảng và Nhà nƣớc.
Để đạt đƣợc mục đích trên, trong thời gian qua việc tuyên truyền chủ yếu đƣợc thông qua phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ truyền hình, phát thanh ở Trung ƣơng và địa phƣơng (tăng thời lƣợng phát sóng, tổ chức các chuyên trang, chuyên đề). Các báo, tạp chí BHXH (tăng số trang, số lƣợng bài viết hoặc mở riêng chuyên mục về BHXH, BHYT hàng tuần, hàng kỳ) nhằm
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
tạo thời gian cho ngƣời nghe, nhìn, đọc cứ đến ngày, giờ đó là quan tâm theo dõi. Mặt khác phản ánh và phê bình tình trạng một số chủ doanh nghiệp lợi dụng kẽ hở trong chính sách, trong cơ chế quản lý BHXH để chốn đóng BHXH cho ngƣời lao động, thiếu trách nhiệm chăm lo lợi ích chính đáng, hợp pháp của ngƣời lao động đang làm việc cho doanh nghiệp. Bên cạnh việc biểu dƣơng những nhân tố và điển hình mới trong việc tham gia BHXH và thực hiện tốt các quy định của pháp luật thì thời gian tới cơ quan BHXH, các nhà báo, các cơ quan thông tấn, báo chí cần tăng cƣờng hơn nữa việc phê bình, nhắc nhở các doanh nghiệp khắc phục tình trang chây ỳ, chốn đóng BHXH cho ngƣời lao động hoặc dùng tiền đóng BHXH chuyển sang làm việc khác vì mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Tổ chức thi tìm hiểu chính sách, chế độ về BHXH bằng nhiều hình thức khác nhau, với những biện pháp cụ thể và