Nguồn: Tác giả tổng hợp 2.3.1.1. Xác định nội dung thông tin kế tốn quản trị cần thu thập
Để có thơng tin định hướng hoạt động kinh doanh, thông tin kết quả hoạt động kinh doanh, thơng tin kiểm sốt và đánh giá, thông tin chứng minh quyết định quản trị giúp các NQT có cơ sở ra quyết định ngắn hạn, thông tin ban đầu mà KTQT cần thu thập gồm:
Thông tin tiêu chuẩn nội bộ: Trong DNSX, các tiêu chuẩn nội bộ bao gồm:
- Các tiêu chuẩn về chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy móc, tiêu chuẩn về chế độ làm việc, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật người lao động trong các phòng ban và của tồn DN…
- Thơng tin về các mức chi phí tiêu hao các nguồn lực trong quá trình SXKD của DN: định mức các khoản mục chi phí cấu thành nên giá sản phẩm (định mức chi phí NVLTT, định mức chi phí NCTT, định mức chi phí SXC), định mức chi phí bán hàng và QLDN, định mức chi phí tài chính và chi phí khác, các sai số và hao hụt cho phép… Các thông tin tiêu chuẩn nội bộ thường được các DNSX xây dựng, xác định cho một thời kỳ hoạt động nhất định, bao gồm cả thông tin giá trị, thông tin hiện vật. Nếu DN sản xuất theo đơn đặt hàng, thơng tin định mức có thể được
xây dựng riêng cho từng đơn hàng.
Thông tin kết quả thực hiện bản chất là thơng tin tài chính được thu thập từ
những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong q trình hoạt động SXKD của DN. Theo nội dung, thơng tin kết quả thực hiện mà KTQT cần thu thập gồm: tài sản, nợ phải trả, chi phí, giá thành, doanh thu và kết quả hoạt động SXKD.
Hoạt động SXKD của các DNSX khá đa dạng nên thông tin kết quả thực hiện được phân thành các loại, nhóm theo yêu cầu quản lý. Các tiêu thức phân loại thông tin kết quả thực hiện được xét riêng cho từng đối tượng cụ thể. Ví dụ, hàng tồn kho phân loại theo mục đích sử dụng, theo nguồn hình thành, theo địa điểm bảo quản hoặc theo kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ. Đối với thơng tin về chi phí, ngồi tiêu thức phân loại theo chức năng hoạt động (chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản
xuất), theo mối quan hệ với kỳ xác định kết quả (chi phí sản phẩm và chi phí thời kì) để phục vụ cho KTTC, chi phí của DN cịn được phân loại theo một số tiêu thức khác làm tiền đề để KTQT có thể áp dụng các kỹ thuật xử lý và phân tích thơng tin cho việc RQĐ: theo khả năng quy nạp vào đối tượng chịu phí (chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp), theo cách ứng xử của chi phí (BP, ĐP và chi phí hỗn hợp), theo thẩm quyền ra quyết định (chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được). Ngồi ra, trong lựa chọn phương án kinh doanh, chi phí có thể được phân thành: chi phí chênh lệch, chi phí chìm, chi phí cơ hội và chi phí chất lượng (Phụ lục 2.1. Phân loại chi phí SXKD trong DNSX). Để đáp ứng yêu cầu quản trị, doanh
thu, thu nhập và kết quả hoạt động được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động của DN, theo khu vực địa lý và thị trường, theo phương thức tiêu thụ sản phẩm (Phụ lục
2.2. Phân loại doanh thu, thu nhập trong DNSX).
Thông tin dự báo tương lai về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Theo tính
chất, thơng tin dự báo tương lai phục vụ cho việc RQĐ ngắn hạn của NQT gồm:
-Thông tin dự báo về môi trường kinh doanh: Dự báo về sự tăng trưởng của
thị trường, khả năng cạnh tranh, nhu cầu khách hàng, các chính sách vĩ mơ và ảnh hưởng của các chính sách đến khả năng phát triển của DN, dự báo sự biến động của tình hình cung cầu, giá cả các yếu tố đầu vào của sản xuất, sự biến động về tỷ giá hối đối, lãi suất huy động vốn, thơng tin dự báo liên quan đến tiềm lực khách hàng, chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, thông tin dự báo sự thay đổi của công nghệ sản xuất sẽ ảnh hưởng theo chiều hướng như thế nào đến năng suất sản xuất, mức tiêu hao NVL, giá thành sản phẩm và lợi nhuận của DN…
-Thông tin dự báo về khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực của DN:
Kế hoạch dữ trữ hàng tồn kho, kế hoạch bán hàng, khả năng sản xuất và cung ứng sản phẩm hàng hố, chính sách bán hàng, kế hoạch mua sắm và TSCĐ …
2.3.1.2. Lựa chọn nguồn thu thập thông tin
Thơng tin KTQT cần thu thập có thể được thể hiện trên các tài liệu là các chứng từ kế toán hoặc trên các văn bản, báo cáo dạng bản cứng là các giấy tờ hoặc dưới dạng bản mềm là các file trên máy tính, các phân hệ trên phần mềm kế toán và các phần mềm quản trị mà cơ sở dữ liệu được tích hợp và chia sẻ. Nguồn thu thập thơng tin rất đa dạng, nhưng có thể khái quát thành 2 nguồn chính: Nguồn nội bộ trong DN và nguồn bên ngồi DN.
Từ nguồn nội bộ, KTQT có thể thu thập được thông tin tiêu chuẩn nội bộ, thông tin về kết quả thực hiện, thông tin dự báo tương lai liên quan đến tình hình huy động, sử dụng các nguồn lực của DN.
Từ nguồn bên ngồi DN, kế tốn quản trị có thể thu thập được thơng tin dự báo tương lai về môi trường kinh doanh mà DN đang quan tâm: tình hình thị trường trong nước, trong khu vực và quốc tế, các chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp....
N Q T c á c c ấ p
KTQT cần cân nhắc, quyết định lựa chQn nguồn thu thập thông tin phù hợp và đáng tin cậy nhất. Trên thực tế thì các bộ phận chức năng trong DN cũng thực hiện việc thu thập thông tin từ nguồn bên ngồi để xử lý cơng việc do bộ phận mình phụ trách. KTQT có thể tiếp nhận, tổng hợp thơng tin ban đầu từ các bộ phận này mà không nhất thiết phải tự thu thập. Bên cạnh đó, việc thu thập thơng tin từ nguồn bên ngồi thường tốn kém thời gian và chi phí hơn việc thu thập thơng tin từ nguồn nội bộ, mặt khác độ tin cậy không cao. Để đáp ứng những yêu cầu đối với thông tin cho việc RQĐ ngắn hạn (linh hoạt, kịp thời, đáng tin cậy…), KTQT đặt trQng tâm nhiều cho việc thu thập thông tin từ nguồn nội bộ hơn là những thơng tin từ nguồn bên ngồi DN.
2.3.1.3. Tiến hành thu thập thông tin
Sau khi xác định nội dung thông tin cần thu thập và lựa chQn được nguồn thu thập thông tin, KTQT tiến hành thu thập thông tin theo quy trình trong sơ đồ 2.5.
Các phịng ban bộ phận trong DN
Co n người
Công cụ hỗ trợ Phương pháp thu thập thông tin
Bộ dữ liệu chung
Nguồn nội bộ trong DN Nguồn bên
ngồi Tiêu chuẩn nội bộ Thơng tin dự báo
Thơng tin thực hiện Thơng tin dự báo
Kế tốn quản trị