Nội dung thơng tin kế tốn cần thu thập Bộ phận cung cấp thông tin cho kế tốn
Thơng tin về nhu cầu thị trường đối với sản phẩm, mức độ cạnh tranh của sản phẩm với thị trường chung, giá cả của các sản phẩm cùng loại trên thị trường, chính sách giá của đối thủ cạnh tranh thị hiếu người tiêu dùng, thông tin về khách hàng…
Phòng Kinh doanh/ Phòng Marketing, Phòng cung ứng vật tư, phụ tùng
Thơng tin về chính sách kinh tế của Nhà nước, qui hoạch phát triển chung, chính sách Thuế...
Phịng Tư pháp Thơng tin về đánh giá tác động môi trường, sự tiến bộ của
khoa học công nghệ để xác định các yêu cầu cần thiết cho phương án kinh doanh.
Phịng Kỹ thuật
Thơng tin về chào hàng của nhà cung cấp, biên bản làm việc giữa hai bên, hợp đồng mua bán…
Phịng cung ứng vật tư, phụ tùng
Thơng tin về tỷ giá, thủ tục thơng quan,... Phịng Kinh doanh xuất nhập khẩu
Nhóm giải pháp thứ hai: Hồn thiện cách thức thu thập thơng tin và kiểm sốt chất lượng thơng tin cần thu thập
Đối với các DNSX cơ khí đã sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực tổng
thể ERP (27 DN nhóm 1):
Các DN cần khai thác triệt để tiện ích và chức năng của ERP với việc triển khai ứng dụng ERP trên nền tảng cơng nghệ điện tốn đám mây để tạo lập hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất toàn DN cũng như khai thác và quản lý hiệu quả nguồn thông tin đầu vào thu thập được. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động SXKD, đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức cơng tác kế tốn và khả năng tài chính, các DN có thể lựa chọn nhà cung cấp và mơ hình dịch vụ điện tốn mây, cách triển khai dịch vụ điện toán đám mây phù hợp. Khi tổ chức thực hiện triển khai hệ thống ERP trên nền tảng điện toán đám mây, DN cần chuẩn bị tốt trong việc mua sắm trang thiết bị, huấn luyện người dùng, tổ chức kiểm tra và thử nghiệm, chuyển đổi hệ thống.
Trong mơi trường ứng dụng ERP, kế tốn khơng làm việc độc lập mà các bộ phận cùng sử dụng trên một hệ thống phần mềm theo quy trình khép kín, cho phép liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của một bộ phận khác) một cách thuận tiện và dễ dàng để phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ thao tác nghiệp vụ cho từng bộ phận được nhanh chóng, chính xác, từ đó khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và cải thiện tối đa hiệu quả SXKD. Tác giả đề xuất mơ hình khái qt nguồn thơng tin KTQT tại các DNSX cơ khí Việt Nam dựa trên hệ thống ERP trong sơ đồ 4.2:
Sơ đồ 4.2. Khái quát nguồn thu thập thông tin trong môi trường ứng dụngERP ERP
Hệ thống ERP bao gồm hai phân hệ xử lý có mối quan hệ tương tác với nhau là Phân hệ xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) và Phân hệ xử lý phân tích trực tuyến (OLAP). Phân hệ xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) được tích hợp bởi nhiều hoạt động
Nhân sự Tiêu thụ Hành chínhh Ban giámđốc đốc Cung ứng Sản
xuất Đầu tư
CSDL tác nghiệp (Operational Database)
Kho dữ liệu chung (Data Warehouse) Phần mềm hoạch định tổng thể ERP KTQT KTTC BỘ PHẬN KẾ TOÁN
Xử lý phân tích trực tuyến (Online Analytical Processing - OLAP) Xử lý giao dịch trực tuyến (Online Transaction Process - OLTP)
tác nghiệp khác nhau, có nhiệm vụ xử lý, cập nhật, theo dõi và tập hợp tất cả các giao dịch phát sinh trong DN theo thời gian thực tế. Cơ sở dữ liệu tác nghiệp do phân hệ OLTP cung cấp như: số lượng hàng bán, hạn mức tín dụng của khách hàng, tình trạng hàng tồn kho,... là nguồn thông tin quan trọng mà KTQT cần thu thập để có cơ sở tư vấn cho NQT cấp cơ sở, cấp trung gian đưa ra các QĐ tác nghiệp phát sinh hàng ngày. Phân hệ OLAP giúp truy vấn một lượng lớn các thơng tin đa chiều có liên kết chặt chẽ với nhau giúp hỗ trợ cho việc RQĐ. Từ những thông tin thu thập được qua 2 phân hệ xử lý của hệ thống ERP, kế tốn quản trị xử lý, phân tích và lập các báo cáo KTQT đặc thù để hỗ trợ NQT đưa ra các quyết định kịp thời và hợp lý.
Đối với các DNSX cơ khí chưa áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực tổng
thể ERP (52 DN nhóm 2):
Tuỳ thuộc vào quy mơ, đặc điểm hoạt động SXKD, các DN cân nhắc 2 phương án: tích hợp phần mềm kế tốn với các phần mềm quản trị (phần mềm tính lương, phần mềm quản lý vật tư..) và sớm triển khai ứng dụng ERP. Để tạo tiền đề triển khai ERP thành công, các DN cần thực hiện các vấn đề sau:
- Cần xây dựng một quy trình hoạt động chuẩn, quy trình kế tốn cần thống nhất
với quy trình của tồn DN. Quy trình kế tốn khơng chỉ có ý nghĩa đối với nhân viên phịng kế tốn mà ngay cả các bộ phận khác cũng cần biết để hiểu rõ những yêu cầu và thủ tục cần thiết đế tiến hành cơng việc. Ví dụ như bộ phận thu mua vật tư đầu vào cần quan tâm đến quy trình kế tốn phải trả, bộ phận bán hàng cần quan tâm đến quy trình kế toán phải thu, bộ phận ngân quỹ cần quan tâm đến quy trình thanh tốn...
- Cần phải có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng của các bộ phận. Thực tế, một phần hành có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc một nhân viên kế toán có thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kế tốn nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm sốt, khơng trùng lắp và khơng bỏ sót nghiệp vụ. Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc, thời gian thực hiện, đồng thời đảm bảo công bằng giữa các nhân viên.
- Các DN cần lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp. Đây là vấn đề quan trọng đối với các DN. Các phần mềm ERP nhìn chung đều có các phân hệ lõi tương tự nhau. Khi lựa chọn phần mềm ERP, DN cần tiến hành các hoạt động khảo sát, tư vấn, phân tích hệ thống, chuẩn bị đầy đủ cơ sở hạ tầng, nhân lực về CNTT để phối hợp cùng đơn vị cung ứng xây dựng và triển khai hệ thống ERP cho phù hợp với tình hình thực tế của DN mình, phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý và khả năng tài chính của DN.
4.2.2. Hồn thiện xử lý và phân tích thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết
định ngắn hạn
4.2.2.1. Hồn thiện việc xử lý, phân tích thơng tin kế tốn quản trị hỗ trợ cho việc ra quyết định liên quan đến hoạch định
Do các DN thiếu các dữ liệu về các tiêu chuẩn ĐMCP nên kế tốn khơng có đủ cơ sở xây dựng hệ thống dự toán SXKD tổng thể để cụ thể hoá các mục tiêu
NQT đã hoạch định. Trên thực tế, sản phẩm của các DN cơ khí rất đa dạng, do những yêu cầu rất khắt khe về kỹ thuật, tính chính xác, độ an tồn nên mỗi loại sản phẩm có ĐMCP khác nhau và việc xây dựng ĐMCP cần sự phối hợp của tất cả các bộ phận chức năng liên quan. Để khắc phục những hạn chế trước mắt, các DNSX cơ khí Việt Nam cần thống nhất quy trình xây dựng ĐMCP, quy định trách nhiệm đối với các phòng chức năng cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu tiêu chuẩn nội bộ và sớm hồn thiện dữ liệu về các ĐMCP cịn thiếu. Kế tốn là một mắt xích quan trọng cùng tham gia vào q trình hồn thiện các tiêu chuẩn ĐMCP của DN và là bộ phận thích hợp nhất chủ trì việc thiết lập các tiêu chuẩn ĐMCP.
Định mức chi phí NVLTT
Định mức chi phí NVLTT được tính tốn dựa vào 2 yếu tố: định mức lượng NVLTT để sản xuất một đơn vị sản phẩm và định mức giá cho một đơn vị NVL sử dụng. Trong đó, định mức lượng NVLTT sẽ do bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc phịng kỹ thuật xây dựng thơng qua Bảng định mức kỹ thuật NVLTT; Định mức giá NVLTT sẽ do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận cung ứng vật tư thực hiện thơng qua Bảng ước tính giá mua NVL trực tiếp. Kế tốn thu thập thông tin định mức lượng và định mức giá NVLTT từ các bộ phận này để thiết lập bảng định mức chi phí NVLTT cho từng loại sản phẩm.
Sơ đồ 4.3. Quy trình xây dựng định mức chi phí NVLTT
Định mức chi phí NCTT
Định mức chi phí NCTT được tính tốn dựa vào 2 yếu tố: định mức lượng NCTT và định mức giá NCTT để hồn thành 1 đơn vị sản phẩm. Trong đó, định mức lượng NCTT giao cho bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc phịng kỹ thuật xây dựng thơng qua Bảng định mức kỹ thuật NCTT. Định mức giá NCTT sẽ do bộ phận quản lý nhân sự thực hiện thông qua Bảng đơn giá tiền lương của nhân viên trực tiếp sản xuất. Kế tốn thu thập thơng tin định mức lượng và định mức giá NCTT từ các bộ phận này để thiết lập bảng định mức chi phí NCTT cho từng loại sản phẩm.
Bộ dữ liệu tập trung của DN Bộ phận nghiên cứu và phát triển sản
phẩm/ Phòng kỹ thuật
Bảng định mức kỹ thuật NVLTT
(lập cho từng loại sản phẩm)
Bộ phận mua hàng/ cung ứng vật tư
Bảng ước tính giá mua NVL trực tiếp
(lập cho từng loại NVL)
Kế tốn
Báo cáo định mức chi phí NVLTT
Sơ đồ 4.4. Quy trình xây dựng định mức chi phí NCTT
Định mức chi phí SXC
Chi phí SXC gồm nhiều khoản mục khác nhau liên quan đến đối tượng chịu chi phí. Hiện nay một số DN cơ khí đã xây dựng định mức chi phí cho một số khoản mục chi phí chủ yếu thuộc chi phí SXC, nhưng việc xây dựng rất khó khăn và khơng thực sự cần thiết. Theo tác giả, các DN nên dựa vào mơ hình ứng xử của chi phí để xây dựng định mức chi phí SXC. Thực hiện theo mơ hình này sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng dự toán tổng thể và đánh giá tình hình hình thực hiện các dự tốn. Thay vì việc xây dựng định mức cho từng khoản mục chi phí thuộc chi phí SXC, các DN xây dựng định mức chi phí SXC biến đổi và định mức chi phí SXC cố định như sau:
Định mức chi phí SXC biến đổi
- Nếu chi phí SXC biến đổi liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm: Kế toán xác định thơng tin về định mức chi phí SXC biến đổi tương tự như định mức chi phí NVLTT và định mức chi phí NCTT.
- Nếu chi phí SXC biến đổi liên quan đến nhiều loại sản phẩm: Kế toán lựa chọn tiêu thức làm căn cứ phân bổ hợp lý (số giờ máy, số giờ lao động...), xác định: Đơn giá phân bổ chi
phí SXC biến đổi
= Tổng chi phí SXC biến đổi ước tính
Tổng tiêu chuẩn phân bổ
Định mức chi phí SXC biến
đổi cho 1 sản phẩm i =chi Đơn giá phân bổ
phí SXC biến đổi x
Tiêu chuẩn phân bổ của sản phẩm i
Định mức chi phí SXC cố định
Khi xây dựng định mức chi phí SXC cố định, căn cứ vào thơng tin về chi phí SXC hàng năm và các tiêu thức phân bổ chi phí SXC cố định đã xác định (số giờ máy, số giờ lao động…) để tính tỷ lệ phân bổ:
Tỷ lệ phân bổ chi phí
SXC
cố định =
Tổng chi phí SXC cố định Tổng tiêu chuẩn phân bổ
Định m ức chi phí
Bộ dữ liệu tập trung của DN Kế tốn
Báo cáo định mức chi phí NCTT
(xây dựng cho từng loại sản phẩm)
Bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm/ Phòng kỹ thuật
Bảng định mức kỹ thuật NCTT
(lập cho từng loại sản phẩm)
Bộ phận mua hàng/ cung ứng vật tư
Bảng đơn giá tiền lương (theo thâm niên, theo cấp bậc của
SXC cố
định
cho 1 sản phẩm i
= Tỷ lệ phân bổ chiphí SXC cố định x Tiêu chuẩn phân bổcủa sản phẩm i
Căn cứ vào định mức chi phí SXC biến đổi và định mức chi phí SXC cố định, kế tốn tổng hợp định mức chi phí SXC như sau:
Định mức chi phí
SXC
= cho 1 sản phẩm i
Định mức chi phí SXC
+ biến đổi cho 1 sản phẩm i
Định mức chi phí
SXC cố định cho 1 sản phẩm i
Sau khi xây dựng các định mức cho từng yếu tố chi phí sản xuất, kế tốn tổng hợp để tính định mức chi phí sản xuất của một sản phẩm.
Định mức chi phí sản xuất 1 sản phẩm i Định mức chi phí = NVLTT sản xuất 1 + sản phẩm i Định mức chi phí NCTT sản xuất 1 + sản phẩm i Định mức chi phí SXC sản xuất 1 sản phẩm i
Định mức chi phí ngồi sản xuất
Các chi phí ngồi sản xuất của DN, ví dụ chi phí bán hàng và chi phí QLDN cũng là chi phí hỗn hợp, được cấu thành bởi nhiều khoản mục khác nhau. Việc xây dựng ĐMCP cho các loại chi phí này có thể tương tự như chi phí SXC.
Trong sản xuất cơ khí, do yêu cầu tiết giảm chi phí liên tục để sản xuất ra những sản phẩm có giá thành cạnh tranh, DN khơng ngừng cải tiến kỹ thuật, giá cả các yếu tố đầu vào có thể thay đổi do DN thoả thuận với các nhà cung cấp hoặc do ảnh hưởng của thị trường. Vì vậy, các tiêu chuẩn nội bộ về ĐMCP đã xây dựng cần được rà sốt định kỳ. Khi DN có đủ thơng tin tiêu chuẩn nội bộ về định mức các khoản chi phí, kế tốn có đủ cơ sở để hồn chỉnh dự tốn tổng thể của DN với đầy đủ các bản dự toán: dự toán bán hàng, dự toán sản lượng sản xuất, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn giá vốn hàng bán, dự tốn chi phí ngồi sản xuất, dự tốn tình hình tài chính và dự toán kết quả kinh doanh giúp các NQT chủ động trong việc quản lý, sử dụng các nguồn lực của DN để đạt được mục tiêu kế hoạch đã xây dựng.
Theo tác giả, trong điều kiện mơi trường kinh doanh ln có nhiều biến đổi như hiện nay, việc xây dựng dự tốn khơng nên chỉ dừng lại ở việc xây dựng dự toán tĩnh. Các DN nên cân nhắc xây dựng dự toán linh hoạt ở các mức độ sản xuất và tiêu thụ khác nhau (Bảng 4.5). Tuy nhiên, để đảm bảo cân đối chi phí và lợi ích đem lại, dự tốn linh hoạt khơng cần xây dựng ở quá nhiều mức độ hoạt
động khác nhau, hợp lý là từ 3 đến 4 mức độ hoạt động phù hợp. Từ dự toán linh hoạt mà KTQT xây dựng, NQT sẽ có cơ sở quyết định chọn mức độ hoạt động phù hợp với năng lực thực hiện của DN và đặc điểm của mơi trường kinh doanh.
Dự tốn sản xuất linh hoạt Dự toán HTK linh hoạt Dự toán CPSX linh hoạt
Dự toán giá vốn hàng bán linh hoạt Dự tốn chi phí bán hàng, chi phí QLDN linh hoạt
Dự tốn tình hình tài chính linh hoạt
Nhà quản trị Dự tốn bán hàng linh hoạt