Nguồn: Tác giả tổng hợp
Nội dung thông tin cần cung cấp
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, KTQT cần cung cấp thơng tin cho NQT theo 2 khía cạnh:
- Khía cạnh thứ nhất: Thơng tin cơ sở để quản trị quy trình tạo ra giá trị trong hoạt động của DN (thơng tin Doanh thu - Chi phí - Kết quả).
- Khía cạnh thứ hai: Thơng tin cụ thể để hỗ trợ NQT ra quyết định ngay hoặc để cân nhắc khi ra quyết định.
Báo cáo KTQT là phương tiện hữu hiệu để KTQT truyền tải những thông tin cần cung cấp cho NQT. Để giải quyết được 2 khía cạnh trên, hệ thống báo cáo KTQT phải được lập chi tiết cho từng yếu tố (tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu, kết quả) và thiết lập cho từng phân xưởng, chi nhánh trực thuộc, từng công đoạn, chuỗi giá trị và theo từng TTTN. Kế toán quản trị căn cứ vào nội dung, tính chất các quyết định và nhu cầu thơng tin của NQT ở các cấp bậc quản trị để xác định mức độ cung cấp thông tin qua các báo cáo phù hợp và linh hoạt với quy trình hoạt động và phương thức quản trị của DN.
Trên cơ sở nhận diện nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn của NQT gồm: thông tin định hướng hoạt động kinh doanh, thông tin kết quả, thông tin kiểm sốt và đánh giá, thơng tin chứng minh quyết định quản trị, tác giả khái quát hệ thống báo cáo KTQT trong các DNSX gồm 4 loại tương ứng là: Hệ thống báo
THÔNG TIN TÁC NGHIỆP
CẤP CƠ SỞ
THÔNG TIN CHIẾN THUẬT
CẤP TRUNG
GIAN
THÔNG TIN CHIẾN LƯỢC
CẤP CAO
Thường xuyên, liên tục theo ngày, tuần
Định kỳ (tháng, quý)
Định kỳ (tháng, quý) và khi NQT yêu cầu
THỜI ĐIỂMCUNG CẤP LOẠI THÔNG TIN
cáo định hướng hoạt động kinh doanh; Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện; Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá; Hệ thống báo cáo chứng minh QĐ quản trị.
Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh
Hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin định hướng giúp NQT đưa ra QĐ liên quan đến hoạch định và kiểm soát hoạt động SXKD. Trong DNSX, hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh là các bản dự toán:
- Dự tốn bán hàng cung cấp thơng tin định hướng về hoạt động bán hàng của DN: khối lượng hàng bán, đơn giá bán và tình hình thu tiền hàng dự kiến, giúp DN xác định khả năng tiêu thụ của mình và chủ động có những hành động quản trị phù hợp để thúc đảy hoạt động bán hàng nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
- Dự tốn sản xuất cung cấp thơng tin định hướng về khối lượng sản phẩm cần sản xuất và các khoản chi phí sản xuất phát sinh để giúp DN chủ động trong hoạt động tiêu thụ hàng hoá cũng như kế hoạch dự trữ, kế hoạch sản xuất, hạn chế những biến động về nguồn hàng và giá cả, góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh cho DN.
- Dự tốn hàng tồn kho cung cấp thơng tin định hướng về sản lượng, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ để giúp DN có thể chủ động trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa gây lãng phí về mặt tài chính cũng như ảnh hưởng đến các nguồn lực khác.
- Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí QLDN cung cấp thơng tin định hướng về các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý trong tương lai của DN nhằm đáp ứng kế hoạch hoạt động của DN.
- Dự tốn giá vốn hàng bán cung cấp thơng tin định hướng về chi phí giá vốn của sản phẩm bán ra trong kỳ theo kế hoạch bán hàng của DN.
- Dự tốn tình hình tài chính và dự tốn kết quả kinh doanh là các bản kế hoạch chi tiết xác định tình hình tài chính và kết quả kinh doanh DN dự kiến đạt được trong kỳ kế hoạch để giúp NQT có thể chủ động trong việc sử dụng các nguồn lực của DN.
Các nhà quản trị DN còn căn cứ vào thơng tin trên các bản dự tốn để đánh giá kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phát hiện những điểm khác biệt giữa kế hoạch đã xây dựng và kết quả thực hiện để có những quyết định điều chỉnh kịp thời. KTQT cần căn cứ vào nội dung, tính chất các quyết định và nhu cầu thông tin của NQT ở các cấp bậc quản trị khác nhau để xác định loại báo cáo định hướng cần cung cấp và nội dung thông tin cần thể hiện hiện mức độ cung cấp thông tin trên báo cáo định hướng phù hợp.
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh được trình bày trong phụ lục 2.3 a.
Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện
Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện trong DNSX cung cấp thơng tin về tình hình thực hiện kế hoạch SXKD của DN, gồm:
- Báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cung cấp thơng tin về tình hình phát sinh và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm để xác định giá vốn hàng bán.
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, Báo cáo kết quả hoạt động tiêu thụ, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo kết quả sử dụng các nguồn lực của DN: tình hình tồn quỹ, tình hình hàng tồn kho, TSCĐ, lao động, báo cáo tình hình các khoản cơng nợ phải thu của khách hàng, các khoản phải trả nhà cung cấp…
Tương tự như các báo cáo định hướng hoạt động kinh doanh, KTQT cần căn cứ vào nhu cầu thông tin của từng cấp bậc quản trị để xác định loại báo cáo và mức độ cung cấp thơng tin phù hợp với nội dung, tính chất quyết định của từng cấp bậc quản trị.
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo kết quả thực hiện được trình bày trong phụ lục 2.3 b.
Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá
Hệ thống báo cáo kiểm soát và đánh giá gồm các báo cáo của các TTTN trình lên cấp quản lý cao hơn nhằm cung cấp thơng tin về tình hình thực hiện kế hoạch của các bộ phận, phân tích chênh lệch và nguyên nhân chênh lệch giữa kết quả thực hiện với kế hoạch để giúp nhà quản lý cấp trên nắm được hoạt động của các bộ phận thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của mình và có cơ sở đưa ra các QĐ lãnh đạo và kiểm soát phù hợp cho các bộ phận trực thuộc.
- Tại các trung tâm chi phí: Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chi phí, giá
thành sản phẩm, Báo cáo phân tích chênh lệch/ biến động chi phí, Báo cáo phân tích nguyên nhân chênh lệch/ biến động chi phí, Báo cáo biến động kết quả hoạt động sản xuất, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả hoạt động sản xuất…
- Tại các trung tâm doanh thu: Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu, tỷ suất
lợi nhuận trên doanh thu, Báo cáo biến động kết quả tiêu thụ, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả hoạt động tiêu thụ…
- Tại các trung tâm lợi nhuận: Báo cáo KQKD theo yêu cầu quản lý, Báo cáo
tỷ suất lợi nhuận trên vốn, Báo cáo biến động KQKD, Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động KQKD...
Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo kiểm sốt và đánh giá được trình bày trong phụ lục 2.3 c.
Hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trị
Trong những tình huống NQT ra quyết định mà có nhiều hơn 1 phương án được đưa ra, các báo cáo chứng minh quyết định quản trị cung cấp thông tin giúp NQT xem xét và ra QĐ lựa chọn phương án tối ưu nhất, phù hợp nhất với điều kiện của DN. Báo cáo chứng minh quyết định thường có tối thiểu 2 phương án, trong đó có 1 phương án kinh doanh hiện tại và các phương án thay thế. KTQT sử dụng một số kỹ thuật như: phân tích mối quan hệ CVP, phân tích thơng tin thích hợp… để
tính tốn các chỉ tiêu kinh tế tài chính của phương án hiện tại, so sánh với (các) phương án kinh doanh thay thế để làm sáng tỏ sự khác biệt về mặt kinh tế, tài chính của các phương án và chứng minh những tiềm năng kinh tế trong tương lai mà phương án được lựa chọn sẽ mang lại cho DN. Quy trình xây dựng hệ thống báo cáo chứng minh quyết định quản trị được trình bày trong phụ lục 2.3 d.
Ngoài việc cung cấp thơng tin dưới dạng báo cáo, KTQT cịn có thế sử dụng các mơ hình, đồ thị để làm nổi bật hơn ý nghĩa của thông tin, nhất là những thông tin phản ánh xu hướng biến động và phát triển của đối tượng phân tích.
2.3.3.2. u cầu và phương thức cung cấp thơng tin
Số lượng báo cáo KTQT, nội dung thông tin cần thể hiện trên báo cáo và kết cấu biểu mẫu báo cáo KTQT rất khác nhau và cũng thay đổi giữa các kỳ kế tốn ngay trong 1 DN vì phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động SXKD của DN, nhu cầu thông tin của NQT và trình độ của người làm kế tốn. Nhưng nhìn chung, để đạt được mục tiêu cung cấp thơng tin hữu ích cho các nhà quản trị, các báo cáo KTQT cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản là:
- Việc xây dựng báo cáo phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của NQT và phải phù hợp với đặc điểm của DN.
- Các báo cáo được lập kịp thời, thơng tin trình bày trên các báo cáo phải đảm bảo các yêu cầu: linh hoạt, đáng tin cậy, đầy đủ và chi tiết, dễ hiểu, đảm bảo tính kinh tế và tính bảo mật theo u cầu quản lý.
- Hình thức, kết cấu của các báo cáo đơn giản, các chỉ tiêu trình bày trên báo cáo có quan hệ chặt chẽ với nhau và có thể so sánh được.
Phương thức cung cấp thông tin ảnh hưởng đến chất lượng thơng tin KTQT cung cấp, nhất là tính linh hoạt, tính kịp thời, tính bảo mật và an tồn của thơng tin, từ đó tác động đến hiệu quả của các quyết định mà NQT đưa ra. Việc áp dụng phương thức cung cấp thông tin phụ thuộc nhiều vào mức độ DN trang bị phương tiện hỗ trợ cơng tác quản lý nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng, gồm: hệ thống mạng, phần cứng máy tính (máy chủ, máy trạm, các thiết bị kết nối mạng…) và các phần mềm (phần mềm hệ thống và các phần mềm ứng dụng: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm ERP…):
Ở những DN việc trang bị phương tiện hỗ trợ chỉ ở mức độ xử lý dữ liệu, các máy tính được nối mạng nội bộ với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một cấu trúc nhất định để thu thập và xử lý dữ liệu. Kế toán phải phân tích dữ liệu và lập BCQT khi NQT yêu cầu. Việc cung cấp thông tin sẽ được thực hiện bằng hệ thống các báo cáo được in ra giấy, có xác nhận của lãnh đạo Phịng Kế tốn và chuyển đến các đối tượng sử dụng.
Tại những DN đã trang bị phương tiện hỗ trợ ở mức độ cao hơn là cung cấp thông tin, hệ thống phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng không những được sử dụng để thu thập, xử lý dữ liệu mà còn được tận dụng để cung cấp thông tin mà các NQT cần dựa trên việc phân quyền truy cập hệ thống. Hệ thống dữ liệu của DN được quản lý tập trung trên một cơ sở dữ liệu chung và chia sẻ trên tồn DN. Bất kỳ khi nào có nhu cầu thơng tin, nhà quản trị chỉ cần truy cập vào hệ thống và kết xuất báo cáo từ hệ thống thơng tin.
Trong điều kiện đó, DN cần phân định rõ mối quan hệ giữa các phịng ban, bộ phận trong DN để có thể kiểm sốt được việc tạo lập, truy cập và sử dụng thông tin giữa các bộ phận cũng như đảm bảo tính bảo mật thơng tin.
Sơ đồ 2.11. Sơ đồ cung cấp thông tin tại các DN được trang bị phương tiện hỗ trợ ở mức độ cao
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến áp dụng kế toán quản trị với việc ra quyết
định ngắn hạn trong doanh nghiệp sản xuất
2.4.1. Các lý thuyết nền
Trong những năm qua, nhiều lý thuyết được các nhà nghiên cứu sử dụng để giải thích sự tác động của các yếu tố đến áp dụng KTQT doanh nghiệp. Trong nghiên cứu này, tác giả lựa chọn 3 lý thuyết cơ bản có ảnh hưởng lớn đến nội dung nghiên cứu, gồm: Lý thuyết ngẫu nhiên nhiên, Lý thuyết mối quan hệ lợi ích - chi phí và Lý thuyết tâm lý học.
2.4.1.1. Lý thuyết ngẫu nhiên
Lý thuyết ngẫu nhiên được phát triển và sử dụng bởi các nhà nghiên cứu kinh tế học từ giữa những năm 1960. Theo lý thuyết ngẫu nhiên, không có phương án nào là tối ưu nhất để thiết kế cấu trúc tổ chức vì mỗi tổ chức có đặc điểm riêng về mục tiêu và mơi trường hoạt động nên cần có mơ hình tổ chức phù hợp. Cách tốt nhất để tổ chức là căn cứ vào tình hình bên trong và tình hình bên ngồi. Hoạt động của tổ chức, ví dụ DN chỉ có thể đạt được hiệu quả tốt nhất từ sự phù hợp với các yếu tố ngẫu nhiên (Sulaiman, 2003).
Vận dụng Lý thuyết ngẫu nhiên trong nghiên cứu kế toán quản trị
Lý thuyết ngẫu nhiên trong nghiên cứu KTQT dựa trên ý tưởng “khơng thể xây dựng một hệ thống KTQT mang tính khn mẫu áp dụng phổ biến và thích hợp cho mọi DN” (Otley, 1980). Nói cách khác, khơng có một mơ hình khn mẫu hay kỹ thuật KTQT nào phù hợp với mọi DN trong mọi tình huống mà việc vận dụng KTQT trong
Ban giám đốc Kế toán Sản xuất Tiêu thụ Bộ dữ liệu chung của DN Cung ứng Hành chính Đầu tư Quản lý nhân sự
DN phụ thuộc vào đặc thù của từng ngành, từng lĩnh vực SXKD, đồng thời phải phù hợp với cơ cấu tổ chức, quy mơ DN, trình độ cơng nghệ sản xuất, chiến lược kinh doanh của DN trong từng giai đoạn. “Khi KTQT ngày càng có vai trị quan trọng hỗ trợ NQT ra quyết định trong các điều kiện bất ổn thì việc tiếp cận sử dụng Lý thuyết ngẫu nhiên để nghiên cứu, thiết kế một hệ thống kế toán phù hợp với cấu trúc tổ chức, công nghệ, chiến lược và môi trường hoạt động của DN là cần thiết” (Otley, 1980).
Lý thuyết ngẫu nhiên được rất nhiều nhà nghiên cứu (Guilding 2002, 2008; Guilding & McManus, 2002, 2005; McManus, 2012, Waweru và cộng sự, 2004, 2008; Sulaiman và cộng sự, 2004, 2015; Ahmad, 2012, 2015; Đoàn Ngọc Phi Anh, 2012, 2016…) lựa chọn để giải thích sự ảnh hưởng của một số yếu tố ngẫu nhiên đến áp dụng KTQT trong DN như: mức độ cạnh tranh của thị trường, cơ cấu tổ chức và quy mô của DN, chiến lược hoạt động của DN, quy trình cơng nghệ sản xuất, sự đa dạng hố sản phẩm, môi trường kinh doanh và quyền lực của khách hàng… Trong bối cảnh hiện nay, ngoài những yếu tố kể trên, mức độ trang bị phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin (mức độ ứng dụng CNTT) cũng là 1 yếu tố ngẫu nhiên được đánh giá là có ảnh hưởng đến áp dụng KTQT trong DN bởi vì những thay đổi về cơng nghệ được sử dụng bởi các DN thường dẫn đến những thay đổi trong các yêu cầu quản lý nói chung, trong đó có áp dụng KTQT (Nguyễn Ngọc Quang và Trần Thị Thu Hường, 2005).
2.4.1.2. Lý thuyết mối quan hệ lợi ích - chi phí
Lý thuyết mối quan hệ lợi ích - chi phí đã được nhiều tác giả nghiên cứu như Nick (1993), Eckstein (1958), Sanford (1986), Stuart (2010). Các tác giả đều nhận định khi thực hiện một dự án hay khi đưa ra một quyết định kinh doanh thì phải tính tốn tồn bộ chi phí bỏ vào dự án/ quyết định và so sánh với lợi ích đạt được từ dự án/ quyết định đó. Dự án/ quyết định được lựa chọn phải đảm bảo nguyên tắc là lợi nhuận mang lại phải lớn lớn chi phí bỏ ra.
Vận dụng Lý thuyết mối quan hệ lợi ích - chi phí trong nghiên cứu kế