CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về quyết định ngắn hạn và thông tin cho việc ra quyết định ngắn hạn
2.1.1. Quyết định ngắn hạn
2.1.1.1. Khái quát về quyết định quản trị
Ra quyết định quản trị là việc lựa chọn một hay một số phương án, giải pháp, hành động tối ưu cho tổ chức nói chung trong q trình thực hiện một cơng việc nào đó nhằm đạt được mục tiêu đã định (Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Cơng Đồn, 2020).
Là khâu then chốt trong quá trình quản trị DN, kết quả của quá trình RQĐ là các QĐ được đưa ra nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề nào đó trên cơ sở phân tích các thơng tin về hiện trạng của tổ chức. Một QĐ hợp lý, được đưa ra đúng thời điểm sẽ góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc. Mặt khác, quyết định sai, hoặc quyết định được đưa ra khơng kịp thời sẽ có thể gây khó khăn, thậm chí gây thiệt hại cho hoạt động SXKD của DN.
Trong từng lĩnh vực quản trị thì nội dung, đặc điểm, yêu cầu và phương pháp RQĐ khác nhau nhưng các QĐ quản trị đều có các đặc điểm chung:
(1)Là sản phẩm lao động quản trị ở tất cả các cấp trong tổ chức.
(2)Các QĐ được đưa ra khi vấn đề đã chín muồi nhằm khắc phục sự khác biệt giữa tình trạng tất yếu và tình trạng hiện tại của hệ thống quản trị.
(3) Các QĐ đều liên quan đến việc xử lý và phân tích thơng tin về vấn đề cần giải quyết, từ đó lựa chọn một phương án thích hợp nhất trong số các phương án được đưa ra.
(4) Các QĐ quản trị liên quan mật thiết tới vai trò của các nhà quản lý và uy tín của hệ thống thực hiện quyết định đó.
QĐ quản trị rất đa dạng, có thể được phân loại theo một số tiêu thức sau:
Bảng 2.1. Phân loại quyết định quản trị
Tiêu thức
phân loại Loại quyếtđịnh
Theo cấp ra quyết định và tầm quan trọng của quyết định đối với DN
QĐ chiến lược: được đưa ra bởi NQT cấp cao nhằm định hướng hoạt động cho tất
cả các cá nhân và các bộ phận trong một thời kỳ nhất định; Liên quan đến mục tiêu tổng
quát dài hạn của DN.
QĐ chiến thuật: được đưa ra bởi NQT cấp trung gian nhằm xác định chiến thuật
cho DN
và các mục tiêu hoạt động của các bộ phận chức năng; Mang tính chất thường xuyên.
QĐ tác nghiệp: được đưa ra bởi NQT cấp cơ sở; Là những QĐ hàng ngày và có
tính chất điều hành, chỉ đạo các bộ phận, các cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và
mục tiêu của DN.
Theo chức năng quản trị
QĐ liên quan đến hoạch định: là những QĐ về mục tiêu hoạt động của DN,
những thay
đổi của các mục tiêu và QĐ những nguồn lực cần huy động, những chính sách cần áp dụng để đạt được mục tiêu.
Tiêu thức
phân loại Loại quyết định
QĐ liên quan đến tổ chức: là những QĐ về công việc cần phải làm, xác định chức trách,
nhiệm vụ quyền hạn của các bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong quá trình tổ chức sử dụng các nguồn lực sao cho hiệu quả nhất, đem lại kinh tế nhất cho DN.
QĐ liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát: là những QĐ nhằm định hướng, động viên,
khích lệ, thưởng phạt các cá nhân và bộ phận trong DN, điều chỉnh những hoạt động chưa hiệu quả, những tiêu chuẩn không phù hợp với thực tế để đảm bảo sử dụng hiệu
quả các nguồn lực của DN.
Theo thời gian thực
hiện quyết
định
QĐ dài hạn: là những QĐ có hiệu lực cho khoảng thời gian từ 5 năm trở lên. QĐ trung hạn: là những QĐ có hiệu lực trong khoảng thời gian ngắn hơn QĐ dài
hạn,
thường từ 2 đến 5 năm.
QĐ ngắn hạn: là những QĐ liên quan đến DN trong khoảng thời gian ngắn hơn 1
chu kì
hoạt động SXKD (hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý và dưới 1 năm).
Theo phương pháp ra quyết định
của NQT
QĐ trực giác: thường xuất phát từ kinh nghiệm và trực giác của NQT mà khơng cần tới
sự phân tích thơng tin hay lý trí để RQĐ.
QĐ có lý giải: là những QĐ dựa trên cơ sở nghiên cứu và phân tích thơng tin một cách
có hệ thống để cân nhắc, so sánh, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả, giảm bớt được nhầm lẫn trong QĐ.
Theo tính chất của quá trình ra
quyết định
QĐ được lập trình hố: các QĐ này thường có tính cấu trúc cao. Cách thức RQĐ
thường được sử dụng trong các tình huống có tần suất lặp đi lặp lại thường xuyên, căn cứ vào các quy tắc, thủ tục và chính sách sẵn có.
QĐ khơng được lập trình hố: là QĐ được đưa ra trong những tình huống tương đối
mới, chứa nhiều yếu tố chưa xảy ra hoặc hiếm khi xảy ra. NQT khơng thể xác định trước trình tự cụ thể các bước cần phải tiến hành để RQĐ.
Theo phạm vi, lĩnh vực quản trị
QĐ tổng hợp: là những QĐ có tầm ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận trong DN. Ví dụ:
QĐ phân phối kết quả kinh doanh...
QĐ bộ phận: là những QĐ chỉ ảnh hưởng đến một/ một vài bộ phận trong DN theo lĩnh
vực quản trị: QĐ về nhân sự, QĐ liên quan đến lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, QĐ đầu tư, QĐ trong lĩnh vực R&D, QĐ trong lĩnh vực marketing, QĐ tài chính,…
Nguồn: Tác giả tổng hợp Tiếp tục phát triển vấn đề nhận diện và phân loại các QĐ quản trị, có thể hệ
thống QĐ quản trị theo chức năng của NQT gắn với thời gian hiệu lực của QĐ đối với DN. Theo tác giả, đây là cách tiếp cận toàn diện, cơ bản và phù hợp với q trình sử dụng thơng tin quản trị, trong đó có thơng tin KTQT. Hệ thống việc phân loại QĐ quản trị theo tiêu thức này trong Bảng 2.2.
Bảng 2.2. Phân loại quyết định quản trị theo thời gian và trong mối quan hệ với các chức năng quản trị
Chức năng quản trị Thời gian thực hiện QĐ
Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo và kiểm
soát Ngắ n hạn QĐ liên quan đến hoạch định ngắn hạn QĐ liên quan đến tổ chức ngắn hạn QĐ liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát ngắn hạn Trun g hạn QĐ liên quan đến hoạch định trung hạn QĐ liên quan đến tổ chức trung hạn
QĐ liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát trung hạn Dài hạn QĐ liên quan đến hoạch định dài hạn QĐ liên quan đến tổ chức dài hạn QĐ liên quan đến lãnh đạo
và kiểm soát dài hạn
Nguồn: Tác giả tổng hợp 2.1.1.2. Đặc điểm và yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn
Quyết định ngắn hạn hay còn gọi là QĐ kinh doanh (Operational decisions) là những QĐ lấy mục tiêu ngắn hạn (trước mắt) làm cơ sở lựa chọn phương án (Trần Thị Hồng Mai & Đặng Thị Hoà, 2020). Quyết định ngắn hạn thường là những QĐ mang tính chuyên mơn cho các hoạt động nghiệp vụ tác nghiệp, có thời gian hiệu lực, ảnh hưởng và thực thi trong một khoảng thời gian tương đối ngắn (trong vịng một chu kì kinh doanh, có thể là hàng ngày, hàng tuần và thường dưới 1 năm), tính từ khi phát sinh các chi phí mà DN phải bỏ ra để thực hiện QĐ cho đến khi thu được các nguồn lợi.
Quyết định ngắn hạn có đặc điểm là:
Về mục tiêu: QĐ ngắn hạn ảnh hưởng đến DN trong một thời gian ngắn và
NQT có thể dễ dàng thay đổi QĐ nhằm đảm bảo sự an toàn và hiệu quả kinh doanh cao nhất. Cho nên, cơ sở lựa chọn QĐ ngắn hạn là lợi nhuận và doanh thu mà DN đạt được trong kỳ này hoặc kỳ kế tiếp cao hơn các phương án khác.
Về vốn đầu tư: QĐ ngắn hạn địi hỏi lượng vốn đầu tư khơng lớn, thường
gắn với việc sử dụng năng lực sản xuất hiện thời của DN mà không cần thiết phải mua sắm hoặc trang bị thêm TSCĐ. Thời gian thực hiện QĐ khơng dài, kết quả thể hiện trong kì kế tốn và dễ dàng thay đổi hơn so với QĐ trung và dài hạn.
Về sự biến động thời giá của tiền: QĐ ngắn hạn chỉ phát huy tác dụng
trong thời gian ngắn (ngày, tuần, tháng và thường ngắn hơn 1 năm), sự biến động của giá cả thường khơng lớn. Bởi vậy, trong q trình phân tích và lựa chọn các phương án, sự biến động về thời giá của tiền tệ được bỏ qua.
Để QĐ ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu của DN thì cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Tính kinh tế: đây là yêu cầu quan trọng nhất bao trùm lên mọi yêu cầu khác khi
lựa chọn QĐ ngắn hạn. Nhà quản trị phải cân nhắc các phương án, phải tính đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, sử dụng hợp lý các nguồn lực của DN, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD và khả năng cạnh tranh, tăng nhanh quy mô lợi nhuận cho DN.
Tính kịp thời: tính chất kịp thời của các QĐ quản trị nói chung, trong đó có QĐ
ngắn hạn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Yêu cầu về tính kịp thời được thể hiện là NQT phải biết tận dụng thời cơ, kịp thời xử lý các tình huống để DN đạt được lợi ích cao nhất. Tính linh hoạt: QĐ ngắn hạn cần linh hoạt để khi có biến động, xuất hiện
những yếu tố bất ngờ và rủi ro, DN có thể dễ điều chỉnh và thực hiện được.
Tính cụ thể: để việc thực hiện QĐ thuận lợi thì các QĐ đưa ra phải được cụ
thể hoá thành những kế hoạch, dự án và quy định thời gian thực hiện.
Tính khoa học: mọi QĐ quản trị nói chung, trong đó có QĐ ngắn hạn phải dựa
vào những thơng tin có cơ sở, đồng thời dựa trên nhận thức và kinh nghiệm của NQT. Tính pháp lý: u cầu này địi hỏi các QĐ đưa ra phải phù hợp với các quy định
của pháp luật, đồng thời phải được đưa ra đúng thẩm quyền của từng cấp bậc NQT.
2.1.1.3. Nhận diện các quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp sản xuất
Mỗi tình huống trong QĐ ngắn hạn chủ yếu liên quan tới tận dụng hoặc sử dụng hợp lý năng lực sản xuất hiện thời của DN mà không cần thiết phải đầu tư, mua sắm thêm TSCĐ để tăng năng lực sản xuất. Các NQT có thể đưa ra quyết định ngắn hạn trong nhiều bối cảnh khác nhau nhưng quá trình ra quyết định đều có điểm chung là lựa chọn giữa các phương án dựa trên chi phí và doanh thu chênh lệch. Nói cách khác, căn cứ để ra quyết định ngắn hạn là dựa trên tính tốn lợi ích (hoặc bất lợi) về khía cạnh tài chính. Với cách tiếp cận QĐ quản trị theo chức năng của NQT và gắn với thời gian hiệu lực của QĐ, quyết định ngắn hạn được đề cập trong nghiên cứu gồm:
Quyết định liên quan đến hoạch định
Xét trên góc độ quản trị thì các QĐ liên quan đến hoạch định là một loại QĐ đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà NQT mong muốn cho DN. Quyết định liên quan đến hoạch định thường gắn với việc xác định những mục tiêu chung (tối đa hố lợi nhuận, nâng cao uy tín…) và các mục tiêu cụ thể mà DN cần đạt được: doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ sinh lời của vốn,… Nhà quản trị quyết định những biện pháp, nguồn lực cần huy động, cách thức thực hiện, những công việc phải thực hiện, khi nào thực hiện, thực hiện trong bao lâu, quyết định về quy mô/ mức độ sản xuất dự kiến,… để đạt được mục tiêu đã đề ra. Quyết định ngắn hạn liên quan đến hoạch định được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu trên các bản dự toán tổng thể và chi tiết, hoặc các chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tuần, tháng, q của DN.
Quyết định liên quan đến tổ chức thực hiện
Liên quan đến tổ chức về con người, NQT đưa ra những QĐ nhằm xác lập mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận (phân quyền): QĐ nên thành lập hay giải tán bộ phận, QĐ giao nhiệm vụ cho các cá nhân, bộ phận…
Liên quan đến tổ chức nguồn lực sản xuất, QĐ ngắn hạn xảy ra ở cả 3 khâu của quá trình SXKD (cung cấp, sản xuất và tiêu thụ), tập trung giải quyết các vấn đề về chi phí, giá thành, tiêu dùng nguồn lực để triển khai kế hoạch đã xây dựng. Cụ thể là:
Trong quá trình cung cấp: QĐ loại NVL nên mua, lựa chọn nhà cung cấp nào
phù hợp nhất với chi phí tốt nhất, phương tiện cần thuê để vận chuyển các yếu tố đầu vào, lao động nên sử dụng như thế nào…
Trong quá trình sản xuất: QĐ địa điểm sản xuất, quy mô/ cơ cấu sản xuất, tự sản
xuất hay mua ngoài, loại bỏ/ thu hẹp hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận hay một sản phẩm nào đó của DN, bán nửa thành phẩm hay tiếp tục sản xuất hoàn thiện rồi mới bán; QĐ trong điều kiện năng lực sản xuất có giới hạn…
Trong q trình tiêu thụ: QĐ điều chỉnh chi phí, giá bán, cơ cấu hàng bán, khối
lượng tiêu thụ để tối đa hoá lợi nhuận, QĐ có nên quảng cáo khơng, nên chi cho quảng cáo, truyền thông ra sao, QĐ nên chấp nhận hay từ chối thực hiện các đơn đặt hàng, định giá bán cho những đơn hàng đặc biệt nằm ngoài kế hoạch SXKD của DN…
Quyết định liên quan đến lãnh đạo và kiểm sốt
Trong q trình thực thi kế hoạch, có nhiều vấn đề mới nảy sinh. Khi đó, NQT phải thực hiện các hoạt động lãnh đạo và kiểm soát.
Quyết định liên quan đến lãnh đạo được đưa ra nhằm ứng phó với những thay đổi, kết nối các bộ phận, giải quyết hài hịa lợi ích cá nhân, lợi ích tổng thể. Thường gặp là: QĐ cách thức tác động đến các bộ phận và cá nhân dưới quyền, quyết định áp dụng các biện pháp khen thưởng/ kỉ luật, …
Kiểm soát là giai đoạn cuối cùng của quá trình quản trị. Nhà quản trị dựa vào những thông tin được cung cấp để xác định thành quả (kết quả) thực tế đạt được, so sánh với kế hoạch đề ra, phát hiện chênh lệch và ngun nhân cũng như dự đốn những biến động có thể xảy ra, phát hiện những cơ hội và phịng ngừa rủi ro. Từ đó, NQT sẽ đưa ra các quyết định điều chỉnh những tiêu chuẩn không phù hợp với thực tế, những hoạt động chưa hiệu quả để đảm bảo các nguồn lực của DN được sử dụng hiệu quả nhất và DN đạt được các mục tiêu như đã hoạch định. Trong ngắn hạn, QĐ liên quan đến kiểm soát thường gặp là: QĐ các tiêu chuẩn kiểm soát, QĐ lựa chọn một phương pháp đo lường kết quả và các QĐ điều chỉnh (điều chỉnh kế hoạch sản xuất, điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, điều chỉnh ĐMCP…).
Công việc chủ yếu của quá trình ra quyết định lãnh đạo và kiểm soát được khái quát như sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1. Q trình ra quyết định lãnh đạo và kiểm sốt
Nguồn: Tác giả tổng hợp Quyết định điều chỉnh (5) Kết quả mong muốn (7) Xác định chênh lệch (3) So sánh với tiêu chuẩn (2) Đo lường kết quả thực tế (1) Thực hiện quyết định điều chỉnh (6) Phân tích nguyên nhân chênh lệch (4)