Nguồn: Tác giả tổng hợp
Thu thập thông tin theo phương thức truyền thống
Thu thập thông tin tiêu chuẩn nội bộ
Thông tin tiêu chuẩn nội bộ được KTQT thu thập từ nguồn bên trong DN với
2 hình thức chủ yếu:
(1) KTQT liên hệ trực tiếp với các phòng, ban, bộ phận chức năng trong DN (Phòng kỹ thuật, Phòng quản lý vật tư, Phòng quản lý nhân sự…) để thu thập thông tin.
(2) Trong những DN đã sử dụng phần mềm quản trị ERP hoặc có sử dụng các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu được tích hợp chia sẻ, KTQT có thể thu thập thơng tin tiêu chuẩn nội bộ từ cơ sở dữ liệu tập trung của DN thơng qua hệ thống máy tính được nối mạng tồn cầu và mạng nội bộ. Để có bộ cơ sở dữ liệu lớn này, các DN phải giao quyền cho các bộ phận cập nhật thơng tin vào hệ thống. Ví dụ: Phịng kĩ thuật cập nhật vào hệ thống các tiêu chuẩn định mức lượng chi phí sản xuất (định mức lượng vật tư tiêu hao, định mức giờ công để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm hoặc 1 đơn hàng), sai số và hao hụt chi phí cho phép; Phịng kinh doanh/ bộ phận thu mua vật tư cập nhật thông tin về định mức giá vật tư; bộ phận bán hàng được giao quyền nhập dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng (phiếu xuất kho hàng bán, hoá đơn bán hàng…); kế tốn cơng nợ nhập dữ liệu về các khoản công nợ kết nối với thông tin liên quan tới nghiệp vụ bán hàng đã được bộ phận bán hàng cập nhật… Bộ cơ sở dữ liệu tập trung không chỉ cung cấp thơng tin về các tiêu chuẩn định mức mà cịn cho phép KTQT thu thập các thơng tin phi tài chính, thơng tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn lực của DN, tình hình thực hiện kế hoạch của các phịng chức năng trong DN.
Thu thập thơng tin kết quả thực hiện
Xuất phát từ yêu cầu phải hài hồ mối quan hệ lợi ích - chi phí, việc thu thập thơng tin kết quả thực hiện phải được thực hiện trên nguyên tắc tận dụng tối đa thông tin đã được KTTC thu thập. KTQT chỉ cần thu thập những thơng tin cịn thiếu.
Thông tin kết quả thực hiện chủ yếu thể hiện trên các chứng từ kế toán phản ánh việc tiêu dùng các nguồn lực. Các chứng từ này có thể là các chứng từ bên ngồi như Hóa đơn dịch vụ mua ngồi, mua vật tư, hàng hóa…; cũng có thể là các chứng từ bên trong DN như Phiếu xuất kho vật tư hàng hóa, Bảng tính phân bổ tiền lương, Bảng trích khấu hao TSCĐ, Phiếu xác nhận khối lượng cơng việc hồn thành, Bảng tính giá thành... Để thuận tiện cho cơng tác quản lý nói chung và trong thu thập thơng tin kế tốn nói riêng, các DN có thể phân loại chứng từ kế tốn theo tính cấp bách của thơng tin phản ánh trên chứng từ. Những chứng từ mà thơng phản ánh trên đó hợp lý, hợp với quy luật của các nghiệp vụ xảy ra là chứng từ bình thường. Thơng tin trên chứng từ được mã hố, nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu theo các loại, nhóm phù hợp theo đúng trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và báo cáo. Những chứng từ mà thông tin phản ánh không hợp lý hoặc thông tin thể hiện mức độ diễn biến khơng bình thường của các nghiệp vụ kinh tế: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế khơng bình thường, thanh tốn tiền vay khơng kịp thời…là chứng từ báo động. Kế toán tập hợp riêng các chứng từ này, thông báo cho các bộ phận liên quan kịp thời xử lý.
Hiện nay, trong nhiều DN, phần mềm kế tốn được tích hợp với phần mềm quản lý của các bộ phận, đơn vị trực thuộc. Chứng từ nguồn phát sinh hay tiếp nhận ở các bộ phận đều thực hiện, cập nhật và lưu trữ trên phần mềm tích hợp. Q trình thu thập thơng tin kết quả thực hiện dưới dạng chứng từ điện tử, mỗi nhân viên kế toán phụ trách 1 phần hành kế toán và được phân quyền cập nhật, hiệu chỉnh, xử lý, tổng hợp, truy xuất dữ liệu và bảo mật thơng tin. Kế tốn không mất nhiều thời gian thu thập dữ liệu mà kế thừa dữ liệu từ các bộ phận, đơn vị cấp dưới.
Thu thập thông tin dự báo tương lai
Thông tin dự báo tương lai được KTQT thu thập theo kế hoạch của từng tuần, tháng, quý… nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau cho việc RQĐ ngắn hạn của NQT các cấp trong DN, bao gồm:
Thông tin dự báo về mơi trường kinh doanh được KTQT và các phịng ban chức năng thu thập từ nguồn bên ngoài qua việc quan sát quy trình, điều tra thực nghiệm, phỏng vấn chuyên gia hoặc từ các thông tin được đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng, từ các hiệp hội hành nghề, các tổ chức quản lý kinh tế,…
Thông tin dự báo về tình hình huy động và sử dụng các nguồn lực của DN được KTQT tổng hợp từ các bản kế hoạch của các bộ phận chức năng trong DN và các báo cáo thống kê có liên quan. Ngồi ra, thơng tin dự báo tương lai cũng có thể do KTQT tự xác định bằng những phương pháp kỹ thuật phù hợp trên cơ sở phân tích dữ liệu quá khứ. Ví dụ, sử dụng phương pháp cực đại, cực tiểu hoặc bình phương bé nhất để phân tích các khoản chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí, từ đó xây dựng phương trình tốn học dự báo cách ứng xử của chi phí với sự thay đổi mức độ của một hoạt động liên quan đến chi phí đó.
Thơng tin dự báo tương lai rất cần thiết để NQT có cơ sở ra quyết định lựa chọn một phương án tối ưu nhất trong số các phương án đang xem xét và có thể khai thác hiệu quả các nguồn lực của DN nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Nhưng thơng tin dự báo tương lai khó tránh khỏi những sai lệch nhất định so với thực tế và không phải mọi thơng tin dự báo đều thích hợp cho việc RQĐ. Bên cạnh đó, việc thu thập thông tin dự báo tương lai phụ thuộc rất nhiều vào yêu cầu và trình độ quản lý của NQT cũng như việc trang bị phương tiện hỗ trợ việc thu thập thông tin của từng DN.
Các thông tin KTQT thu thập đảm bảo độ tin cậy sau khi được nhập vào hệ thống sẽ góp phần tạo nên bộ dữ liệu chung của DN phục vụ cho mục đích quản trị DN.
2.3.1.4. Kiểm sốt chất lượng thơng tin thu thập được
Thơng tin đầu vào có chất lượng (thỏa mãn các yêu cầu đối với thơng tin) thì những bước xử lý và phân tích thơng tin tiếp theo mới có ý nghĩa. Mục đích của việc kiểm sốt chất lượng thơng tin đầu vào nhằm đảm bảo cho thơng tin: Ln sẵn có và phù
hợp để sử dụng khi cần; Được bảo vệ một cách thoả đáng, tránh mất tính bảo mật, bị sử dụng sai mục đích, mất tính tồn vẹn (Nguyễn Thành Hưng, 2017). Để kiểm sốt chất
Kiểm soát cơ sở dữ liệu, tài liệu và phần mềm độc quyền của DN nhằm ngăn chặn việc truy cập trái phép để sửa chữa tài liệu, ăn cắp thơng tin và phá huỷ các chương trình phần mềm của hệ thống.
Kiểm sốt phần cứng (hệ thống máy tính, mạng máy tính…) để tránh những hỏng hóc như: cháy nổ, hỏng phần cứng, ẩm mốc…
Chuẩn hóa và kiểm sốt tốt quy trình thu thập thơng tin, thiết lập các kênh thu thập thông tin phù hợp, quy định về việc nhập dữ liệu vào hệ thống một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo rằng các thông tin thu thập đầy đủ, chính xác, đáng tin cậy, ngăn chặn những thông tin đầu vào sai lầm.
2.3.2.Xử lý và phân tích thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
Từ những thông tin ban đầu đã thu thập, bước tiếp theo, KTQT sẽ xử lý và phân tích thơng tin bằng những kỹ thuật phù hợp nhằm tinh giản hoặc thu gọn dữ liệu của các phương án dưới các chỉ tiêu định lượng để sau đó có thể so sánh các thơng tin này một cách có hệ thống giúp cho quá trình ra quyết định lựa chọn phương án của NQT được dễ dàng hơn.
2.3.2.1. Đối với các quyết định liên quan đến hoạch định
Quyết định liên quan đến hoạch định của NQT gắn với việc xác định mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể của DN. Kế toán quản trị hỗ trợ NQT đưa ra các quyết định ngắn hạn liên quan đến hoạch định thông qua việc xây dựng hệ thống dự toán SXKD nhằm cung cấp cho NQT một bản kế hoạch chi tiết các mục tiêu cần đạt được kết hợp với khả năng huy động và sử dụng các nguồn lực trong quá trình hoạt động SXKD trong tương lai của DN theo các chỉ tiêu cụ thể về số lượng, giá trị.
Phương pháp và trình tự xây dựng dự tốn
KTQT có thể lập dự tốn theo các phương pháp khác nhau. Lập dự toán theo phương pháp gia tăng được sử dụng phổ biến nhất. Theo đó, dự tốn của kỳ kế hoạch được xây dựng căn cứ vào kết quả của kỳ hiện hành, cộng thêm một giá trị phản ánh mức tăng hay mức lạm phát ước tính của kỳ tới. Phương pháp này có nguy cơ tiềm ẩn các khoản chi tiêu lãng phí, có thể kéo dài các hoạt động khơng hiệu quả trước đây nên chỉ phù hợp với các DN có hoạt động SXKD diễn ra ổn định hoặc rất ít biến động. Với các DN có hoạt động SXKD biến động thường xuyên, khó dự báo qua các kỳ, một số phương pháp lập dự tốn hiện đại được khuyến khích vận dụng là: Lập dự toán từ cấp số 0; Lập dự toán cuốn chiếu; Lập dự toán dựa trên hoạt động.
Tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của mỗi DN mà trình tự lập dự tốn có thể được thực hiện như sau:
Lập dự toán trên xuống: DN lập dự toán từ cấp cao nhất do NQT cấp cao
quyết định toàn bộ và ấn định các bộ phận trực thuộc thực hiện theo số liệu của dự toán đã lập. Các NQT bộ phận và nhân viên tác nghiệp khơng được tham gia vào q trình lập dự tốn.
Lập dự toán từ dưới lên: NQT bộ phận đề xuất dự tốn của bộ phận mình lên
tham gia của các NQT bộ phận phụ thuộc vào hai yếu tố: sự nhận thức của các NQT cấp cao về những lợi ích của sự tham gia và sự tin tưởng của họ về các lợi ích đó.
Hệ thống dự tốn SXKD trong DNSX
Hệ thống dự toán SXKD trong DN rất đa dạng, theo nội dung có thể khái quát như sơ đồ 2.6.