CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
2.1. Tình huống A: Công ty cổ phần An Duy
2.1.1 Thông tin chung về công ty
Công ty cổ phần An Duy trước đây là chi nhánh của Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất An Duy được thành lập từ năm 1996, thuộc sở hữu tư nhân. Năm 2007, công ty mới tách riêng là một công ty cổ phần với vốn điều lệ là 70 tỷ đồng. Tuy tách riêng về mặt pháp lý nhưng hai công ty này vẫn chung trụ sở, chung nhà máy, chung người sở hữu chính. Cơng ty An Duy là một doanh nghiệp làm ăn có lãi, với tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân hàng năm đạt gần 30%. Hiện công
45
ty An Duy đã có uy tín về sản xuất và cung ứng các sản phẩm nội thất, điện lạnh, bao bì và từ năm 2010 phát triển thêm ngành nghề cửa gỗ, cửa nhựa.
• Lĩnh vực nội thất
Cơng ty An Duy là một doanh nghiệp uy tín trên thị trường về lĩnh vực nội thất. Sản phẩm nội thất An Duy được phân phối trên các tỉnh thành trong cả nước thông qua các dự án, các chi nhánh, đại lý và các nhà bán lẻ. Sản phẩm nội thất của cơng ty có mặt ở rất nhiều các cơ quan nhà nước, các bộ, ban ngành, các tổ chức văn phòng trong nước và quốc tế, các công ty liên doanh và các dự án lớn…. Đặc biệt, công ty liên tục tham gia vào nhiều dự án đấu thầu quốc tế trong lĩnh vực cung cấp thiết bị nội thất như: Các dự án của Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB), Ngân hàng thế giới (WB), dự án ODA hay các dự án tài trợ của EU, Pháp, Bỉ trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, dạy nghề, tài chính.... đã dành được sự tín nhiệm của các đơn vị sử dụng cũng như các chủ đầu tư.
• Lĩnh vực điện lạnh
Sản phẩm điện lạnh An Duy được phân phối tới 63 tỉnh thành qua các đại lý bán buôn, bán lẻ, qua các dự án đấu thầu quốc gia, quốc tế từ nguồn vốn WB, ADB, nguồn vốn xây dựng cơ bản và các dự án xây dựng công sở, bệnh viện …
• Lĩnh vực cửa nhơm – cửa nhựa
Tháng 02 năm 2010 công ty đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất cửa nhôm - cửa nhựa với diện tích xây dựng hơn 40.000m2 cùng các thiết bị máy móc của CHLB Đức. Lĩnh vực cửa nhôm - cửa nhựa của An Duy được quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2008
• Lĩnh vực bao bì
Cơng ty sở hữu nhà máy bao bì được xây dựng trên tổng diện tích 4 ha, tổng vốn đầu tư 160 tỷ đồng cùng: 02 hệ thống dây truyền sóng hiện đại, khổ sóng rộng 2,2m, tốc độ 200m/phút, có thể sản xuất sóng từ 3, 5 và 7 lớp, công suất sản xuất 95.040.000 m2/năm. Hệ thống 6 dàn máy in hiện đại có thể in từ 1 đến 7 màu. Cùng
46
nhiều hệ thống thiết bị khác. Sản phẩm bao bì của cơng ty được các bạn hàng đánh giá cao, công ty đã cung cấp sản phẩm cho nhiều lĩnh vực đặc biệt là lĩnh vực điện tử, điện lạnh - một lĩnh vực có yêu cầu khắt khe về cả chất lượng hộp và chất lượng in ấn. Các khách hàng chính của cơng ty gồm những doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế khác nhau trong nhiều tỉnh thành, chủ yếu ở Miền Bắc
* Các bước phát triển quan trọng của Công ty
+ 01/05/1996: Thành lập trung tâm cung cấp sản phẩm nội thất văn phịng, gia đình, trường học. Trụ sở nằm trên đường Nguyễn Lương Bằng – Hà Nội. + 01/05/1998: Thành lập Công ty Thương mại & Sản xuất An Duy, chuyên sản xuất kinh doanh về lĩnh vực nội thất văn phòng, gia đình và trường học. + 28/09/2001: Khánh thành Nhà máy Sản xuất bao bì An Duy - tại Hưng Yên. + 06/2001: Khai trương thêm 1 Showroom nội thất trên phố Chùa Bộc - Đống Đa – Hà Nội
+ 01/4/2003: Công ty nhận chứng chỉ ISO 9001–2000.
+ 01/4/2003: Mở thêm ngành nghề kinh doanh: Điều hoà nhiệt độ, máy giặt, tủ lạnh.
+ 01/6/2005: Khai trương trụ sở mới tại phố Bùi Thị Xuân – Hai Bà Trưng - Hà Nội.
+ 02/5/2007: Khởi công xây dựng Nhà máy sản xuất bao bì carton thứ 2 tại KCN Phố Nối A, tỉnh Hưng Yên
+ 01/02/2010: Đầu tư, xây dựng nhà máy sản xuất cửa nhựa, cửa nhôm mang thương hiệu An Duy Window.
* Một số thành tích, bằng khen
- Bằng khen của UBND thành phố Hà Nội tặng Công ty Thương mại & sản xuất An Duy đã hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác năm 2009
- Bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ tặng Cơng ty TNHH Thương mại và Sản xuất An Duy về các thành tích đã đạt được của công ty trong những năm qua.
47
- Bằng khen của UBND Thành Phố Hà Nội vì có nhiều thành tích trong sản xuất kinh doanh năm 2007.
- Giám đốc công ty được bầu chọn là nữ doanh nhân xuất sắc được nhận cúp "Bông hồng vàng 2007 " và bằng khen của Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam, bằng khen của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam cho các nữ doanh nhân có thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2007.
- Giải thưởng Nhãn hiệu cạnh tranh - Nổi tiếng Quốc gia năm 2006 do Hội Sở Hữu trí tuệ, Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam tổ chức
- Giải thưởng Thương hiệu mạnh do Thời báo kinh tế Việt Nam tổ chức. - Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt 2005 vì đáp ứng các tiêu chí về năng lực cạnh tranh quốc tế
- Tháng 4/2003, Tổ chức hàng đầu của Đức – TUV trong lĩnh vực Quản trị doanh nghiệp cấp chứng chỉ ISO 9001 – 2000, nay là ISO 9001 - 2008.
2.1.2 Văn hóa tổ chức
Nghiên cứu tình huống tại cơng ty ủng hộ nhận định của Hofstede (1990) và Huijser (2006) cho rằng văn hóa tổ chức có thể được xem xét ở cả hai cấp độ: cấp toàn doanh nghiệp và cấp phòng ban trong doanh nghiệp tùy vào mức độ đồng nhất văn hóa. Các phịng ban, bộ phận khác nhau có thể có văn hóa tổ chức khác nhau.
Nghiên cứu tại công ty này cho thấy trong khi hầu hết các phòng ban, bộ phận có văn hóa hướng quy trình thì phịng kinh doanh lại thiên hơn về định hướng theo kết quả. Tại công ty, do việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 nên tất cả các bộ phận đều có quy trình làm việc rõ ràng. Hầu hết các vị trí trong cơng ty có bản mơ tả cơng việc, trong đó đề cập đến quyền hạn và trách nhiệm ở từng vị trí cơng việc. Ngồi ra nhiều vị trí cịn có hướng dẫn thực hiện công việc. Theo đó, hầu hết các bộ phận thực hiện công việc theo quy trình, quy định và hướng dẫn có sẵn. Duy chỉ có phịng kinh doanh trong cơng ty, mặc dù cũng có quy trình, hướng dẫn nhưng cách thức mà giám đốc đánh giá công
48
việc tại phòng là thiên về đánh giá kết quả, như liệu ai đó có mang lại doanh thu cho cơng ty hay khơng. Do đó, có nhân viên kinh doanh rất thích chơi điện tử, bình qn chơi 5 – 6 tiếng làm việc một ngày (dĩ nhiên không được chơi trước mặt giám đốc), nhưng những mục tiêu công ty đặt ra cho nhân viên này về doanh thu, quan hệ khách hàng vẫn đạt được thì anh ta vẫn được hưởng lương thưởng bình thường theo quy định. Các thành viên khác trong phòng coi chuyện đó là bình thường. Với những tình huống mới, những phát sinh trong cơng việc, phịng kinh doanh có thể được linh hoạt xử lý, miễn là vẫn mang lại doanh thu và duy trì quan hệ khách hàng tốt trong khi các bộ phận khác đều phải hỏi ý kiến giám đốc trước rồi mới xử lý. Hầu hết các bộ phận trong công ty hàng ngày đều làm những việc giống ngày hôm trước, giao tiếp cùng với những người vẫn thường trao đổi để xử lý cơng việc theo quy trình, quy định của cơng ty thì phịng kinh doanh ln chịu áp lực lớn hơn trong tìm kiếm khách hàng mới, vì thế họ thường phải nỗ lực nhiều hơn so với những nhân viên khác. Bù lại, thu nhập thường cao hơn những bộ phận khác, đặc biệt khi họ tìm được những khách hàng mới, mua hàng với số lượng lớn cho công ty. Tại bộ phận này, tỷ lệ thưởng trên tổng thu nhập thường cao hơn các phịng ban khác trong cơng ty, vì họ có thưởng theo doanh thu hàng tháng còn các bộ phận khác hàng tháng chỉ có lương.
Cơng ty cũng thiên hơn về văn hóa hướng kiểm sốt chặt. Giám đốc cơng ty quản lý các khoản chi phí rất chặt chẽ. Chỉ khi có duyệt chi của giám đốc, phịng kế tốn mới tiến hành lập phiếu chi và xuất tiền. Hàng tháng, sau khi nhận các báo cáo tài chính, giám đốc trực tiếp xem lại từng phiếu chi và các khoản chi phí, so sánh với kết quả của kỳ để có những nhận xét, điều chỉnh. Hầu hết nhân viên đều thấy giám đốc rất chặt chẽ về chi phí. Thời gian của các cuộc họp cũng thường được coi trọng về giờ giấc, tuy nhiên nếu có lý do chính đáng hơn liên quan đến cơng việc, ai đó vẫn có thể đến muộn. Cơng ty có máy chấm cơng mà đòi hỏi nhân viên phải dùng tay để máy nhận diện vân tay. Cách thức chấm công này chặt chẽ hơn rất nhiều so với việc sử dụng bảo vệ hay trưởng phịng chấm cơng cho nhân viên trong phòng hoặc chấm cơng bằng thẻ. Việc nói về tổ chức và cơng việc tại các cuộc họp,
49
các diễn đàn chính thức hay với các đối tác là nghiêm túc. Tuy nhiên, khi các nhân viên nói chuyện với nhau, họ có thể sử dụng ngơn ngữ phi chính thức, bơng đùa về công ty và công việc. Mặc dù vậy, với riêng phòng kinh doanh, do việc hẹn gặp khách hàng là khó và thời gian do khách hàng ấn định nên việc quản lý về thời gian được linh hoạt hơn, chỉ cần họ báo lý do chính đáng. Các khoản chi phí liên quan đến quan hệ khách hàng, hoa hồng cũng linh hoạt tùy theo khách hàng lớn hay nhỏ, mức độ cạnh tranh cao hay thấp, đặc điểm, yêu cầu cá nhân của từng khách hàng nên việc quản lý chi phí của phịng này cũng linh hoạt hơn các bộ phận khác. Do đó, mặc cho văn hóa cơng ty là hướng kiểm sốt chặt, văn hóa của phịng kinh doanh thiên về văn hóa kiểm sốt lỏng.
Mặc dù văn hóa của cơng ty và phần lớn các phịng ban là văn hóa hướng thực dụng, văn hóa của phịng kinh doanh thậm chí có thiên hướng này cao hơn. Tất cả các phòng ban đều coi việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng là quan trọng. Nhà máy phải sản xuất theo các lệnh sản xuất đã ghi rất rõ những yêu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, quy cách và tiến độ giao hàng. Các yêu cầu này phần lớn được khách hàng fax đến phòng kinh doanh của cơng ty. Phịng kinh doanh chuyển những yêu cầu này xuống nhà máy và nhà máy ra lệnh sản xuất theo những yêu cầu này. Phòng vật tư phải tìm mua được những nguyên vật liệu theo yêu cầu của khách hàng. Phòng kế tốn ln phải chuẩn bị bảng đối chiếu cơng nợ đúng thời hạn theo yêu cầu của công ty khách hàng. Giám đốc công ty cũng dành thời gian cho việc tiếp xúc, liên lạc với những khách hàng quan trọng để biết phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Tất cả điều này cho thấy văn hóa hướng theo khách hàng của công ty. Ngồi ra, cơng ty cịn rất coi trọng kết quả công việc. Nếu cách làm chưa phù hợp nhưng kết quả tốt, ai đó vẫn có thể được thừa nhận, được tuyên dương. Ngược lại, tuy làm theo đúng quy trình, quy định của cơng ty nhưng kết quả khơng có lợi cho doanh nghiệp, giám đốc vẫn có thể phê bình “tại sao khơng đề xuất xem xét lại quy trình” hoặc bị quy “thiếu trách nhiệm
50
Ở những khía cạnh khác của văn hóa tổ chức, công ty thể hiện văn hóa hướng hệ thống mở trội hơn, văn hóa hướng cơng việc mạnh hơn và văn hóa hướng chuyên nghiệp rõ hơn. Việc hịa nhập vào mơi trường làm việc của cơng ty khơng khó khăn. Giám đốc và phần lớn các thành viên trong công ty khá cởi mở. Các bữa ăn trưa tại công ty, sau khi các thảo luận về cơng việc hồn tất là đến phần chuyện trị thoải mái về gia đình, xã hội. Chỉ sau khoảng 3 tháng làm việc tại doanh nghiệp là hầu như mọi người sẽ có cảm giác thân thuộc.
Các quyết định quan trọng trong công ty thường được đưa ra bởi giám đốc. Ý kiến của các trưởng phòng cũng thường được tham khảo nhưng chủ yếu giám đốc vẫn thường giữ quan điểm. Các vấn đề về đời tư ít được quan tâm so với cơng việc.
Việc suy nghĩ cho ba hay nhiều năm sắp tới là khá mờ nhạt. Mọi người quan tâm nhiều hơn đến giải quyết công việc hiện tại. Năng lực làm việc là một tiêu chuẩn rất được coi trọng khi tuyển dụng, và thường là tiêu chuẩn đầu tiên. Công ty chủ yếu quan tâm đến công việc mọi người làm, đời tư ít được để ý hơn.