3.2 Các giải pháp nhằm tăng cường quản trị nguồn nhân lực tại công ty Viglacera
3.2.5 Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản trị nguồn nhân lực tại Công ty
Việc áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp là không thể thiếu được ở giai đoạn công nghiệp hóa – hiện đại hóa hiện nay, nó giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc. Trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính - kế tốn, bán hàng, vật tự, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin điều hành một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả cơng việc. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. Áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp là vấn đề luôn được quan tâm bởi lẽ cơng nghệ thơng tin có vai
trị rất lớn trong các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương mại, quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều câu hỏi cần đặt ra xung quanh việc ứng dụng trên.
Với quy tắc vàng: "Con người là tài sản quý giá nhất", ngày nay vấn đề quản trị nguồn nhân lực được đưa lên hàng đầu trong công tác xây dựng và phát triển các tổ chức. Trong các công ty hay đơn vị hành chính, bộ phận quản lý nhân sự được bổ sung kiến thức cũng như công cụ hiện đại để làm tốt công việc này.
Phạm vi của quản trị nguồn nhân lực rất rộng, tạo ra khối lượng dữ liệu lớn. Tính cấp thiết đặt ra ở đây là lưu giữ làm chủ và khai thác được kho dữ liệu này, thực sự lấy từ chính thơng tin và tri thức.
Sự xuất hiện của Tin học đã tạo một bước đột phá rất lớn trong sự phát triển của khoa học và cơng nghệ. Chính vì vậy, ngày nay, trong tất cả các ngành, các lĩnh vực ở mọi cấp độ và quy mơ khác nhau vai trị ứng dụng của Tin học là vô cùng quan trọng và tất yếu.
Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ cơng.
Hiện nay Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội đã áp dụng hệ thống thông tin – quản lý thơng tin tại các phịng ban, các Nhà máy… giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả công việc. Trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính - kế tốn, bán hàng, vật tự, dự án, quản trị nhân lực, tiền lương và thơng tin điều hành, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả cơng việc. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp.
Thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực ở công ty hiện nay vẫn còn chậm, thiếu và yếu do chưa chú trọng đến công tác hoạch định ứng dụng tin học cho bây giờ và tương lai. Về đầu tư tài chính chưa được
chú trọng nhiều. Nguồn nhân lực có trình độ cịn thiếu và yếu lại chủ yếu tập chung ở các Nhà máy, tổ sản xuất. Do ở các tổ sản xuất chủ yếu là các cơng nhân có trình độ
phổ thơng vì vậy vấn đề ứng dụng tin học khơng được đề cao, vẫn còn quản lý theo phương pháp ghi chép là chủ yếu. Bên cạnh đó cơng tác quản lý chủ yếu vẫn theo tự phát cịn nhiều bất cập vì vậy cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị nhân lực chưa được chú trọng.
Hiện tại công ty mới chỉ đang ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phịng cơng ty trong cơng tác lưu giư hồ sơ, soạn thảo văn bản. Việc xử lý thông tin và truyền tải thơng tin vì vậy nhiều khi khơng được kịp thời. Việc tìm kiếm thơng tin về văn bản pháp luật, chế độ chính sách của nhà nước cịn chậm.
Với hai Nhà máy đặt tại hai tỉnh khác nhau nên việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản trị nhân lực tại công ty là vấn đề rất cần thiết.
Để đáp ứng được việc này thì Cơng ty Cổ phần Viglacera Hà Nội cần chú trọng hơn nữa tới các vấn đề sau:
- Cơng tác nhân lực hiện có: Cơng ty tạo điều kiện đầu tư về kinh tế, thời gian cử cán bộ, nhân viên đi học tập nâng cao trình độ về cơng tác quản trị nhân lực, công nghệ tin học ứng dụng trong quản trị nhân lực.
- Công tác tuyển dụng: Bên cạnh về chun mơn tốt, người được tuyển dụng phải có chun mơn về tin học cao đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra.
- Công ty cần đầu tư trang thiết bị, máy móc, cơng nghệ (phần mềm quản trị nhân lực) Một hệ thống thông tin quản trị nhân sự bao gồm các chức năng sau:
a. Chức năng lưu trữ
Hệ thống chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình liên kết chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài.
- Dữ liệu hoạt động tại mỗi khối trong Quản trị Nguồn nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống.
+ Đa chiều + Có tính lịch sử
+ Có tính hiện tại (Thơng tin kịp thời)
Chức năng là chức năng nền tảng cho việc đáp ứng các chức năng khác.
b. Chức năng tìm kiếm.
- Nhu cầu tìm kiếm trong cơng tác này là rất đa dạng, tìm kiếm thơng tin hiện tại, tìm kiếm thơng tin q khứ, tìm kiếm thơng tin thực thể đơn giản, tìm kiếm thơng tin phức hợp.
- Dựa trên kết quả của chức năng 1, thì hệ thống cho phép cán bộ tổ chức thực hiện tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các u cầu tìm kiếm từ đơn giản tới phức tạp. - Tìm thơng tin cá nhân.
- Tìm thơng tin cá nhân trong quá khứ. - Tìm biểu mẫu.
- Việc thực hiện tìm kiếm trả ra kết quả là một trong những công tác biến dữ liệu thành thông tin.
c. Chức năng tổng hợp.
Công tác tổng hợp là một công tác bắt buộc trước khi ra đưa các quyết định. Việc lưu dữ liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ thống thực hiện các thống kê phức tạp theo tập các tiêu chí mềm dẻo khác nhau.
- Số lượng nhân sự với ngạch bậc lương. - Thống kê trên bằng cấp.
- Thống kê số lượng nhân sự sắp nghỉ hưu. - Thống kê số lượng nhân sự sắp tăng lương.
- Thống kê khen thưởng, kỷ luật.
d. Chức năng trợ lý.
Hệ thống đóng vai trị như một người trợ lý của cán bộ tổ chức:
- Tự động in ấn hợp đồng theo thông tin nhân sự và biểu mẫu lưu trong hệ thống. - Tự động in ấn các quyết định khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nghỉ hưu, sa thải. - Tự động in ấn kế hoạch tuyển dụng.
Công tác quản trị nguồn nhân lực là cơng tác diễn ra trong suốt q trình hình thành và phát triển của công ty. Đây là một trong những công tác quan trọng nhất, thường xuyên nhất trong đời sống hoạt động của một đơn vị.
Bởi tính chất lâu dài và thường xuyên như thế, dữ liệu được sản sinh ra trong quá trình này là rất lớn, trải rộng ở nhiều mặt hoạt động của tổ chức. Dữ liệu đó là đến từ: sơ yếu lý lịch nhân sự, quyết định khen thưởng, kỷ luật, hệ thống ngạch, bậc lương, các tài liệu về tuyển dụng,… cho đến các biểu mẫu phục vụ công việc.
Với mức chi phí đầu tư ban đầu khơng lớn, việc áp dụng công nghệ tin học với những chức năng hữu ích to lớn trên trong cơng tác quản trị nguồn nhân lực sẽ đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao cho sự phát triển của cơng ty. Do đó đây là một giải pháp không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện nay.