1. Mục đích và ý nghĩa phân tích
1.1. Mục đích
Dự trữ hàng hốlà bộ phận hàng hố đang nằm trong lĩnh vực lưu thơng một thời gian nhất định để đảm bảo cho việc mua bán hàng hoá được thực hiện thường xuyên và liên tục.
Phân tích tình hình dự trữ nhằm đánh giá tính hợp lý của biến động dự trữ hàng hóa, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, giúp cho người quản lý có biện pháp quản lý hàng dự trữ sao cho hàng hoá dự trữ phải đảm bảo cho quá trình mua bán diễn ra thường xuyên, liên tục nhưng vẫn tiết kiệm chi phí dự trữ.
1.2. Ý nghĩa
- Hàng dự trữ là hàng hóa mua vào để phục vụ cho bán ra được thường xuyên, liên tục. Do vậy cần phải phân tích tình hình dự trữ tại doanh nghiệp sao cho hợp lý.
+ Nếu dự trữ quá thấp, không đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh được liên tục, đây cũng là nguyên nhân làm mất khách hàngvà cơ hội kinh doanh;
+ Nếu dự trữ quá nhiều làm ứ đọng vốn (tăng chi phí sử dụng vốn) và tăng chi phí bảo quản hàng tồn kho, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Do vậy, mục tiêu của dự trữ là phải ln kết hợp hài hồ vừa đảm bảo hoạt động kinh doanh được thường xuyên, đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. Dự trữ hàng hoá phải đảm bảo nguyên tắc kịp thời đó là cung ứng phải đúng lúc và đúng khối lượng cần thiết để chi phí hàng tồn kho thấp nhất và tiến đến bằng khơng.
- Nguồn số liệu dùng để phân tích tình hình dự trữ là: Các chỉ tiêu mua vào, bán ra, hàng tồn kho của doanh nghiệp.
2. Nội dung phân tích
2.1. Phân tích tình hình thực hiện dự trữ hàng hóa
- Mục đích: Trong doanh nghiệp thương mại dự trữ hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội như tiêu dùng thường xuyên, tiêu dùng theo thời vụ, xuất khẩu. Do vậy cần phải phân tích dự trữ hàng hóa tại các thời điểm (tối đa, tối thiểu, đầu kỳ, cuối kỳ) để công tác mua hàng của doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu bán ra tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng cục bộ.
- Phương pháp phân tích: Phương pháp so sánh
Đánh giá thực hiện so với kế hoạch dự trữ hàng hoá tại các thời điểm chung cho các nhóm hàng và riêng cho từng nhóm hàng để xác định chênh lệch về mức độvà tốc độ dự trữ hàng hoá.
+ Thực hiện > kế hoạch: Kết luận dự trữ hàng hoá thực hiện tăng so với kế hoạch;
+ Thực hiện < kế hoạch: Kết luận dự trữ hàng hoá thực hiện giảm so với kế hoạch.
Ví dụ 2.4. Cho tài liệu về tình hình thực hiện kế hoạch dự trữ của doanh nghiệp ViệtPhươngngày 31/12/ năm N như sau:
ĐVT: tr.đ
Nhóm hàng Kế hoạch Thực hiện
A 2.000 2.500
B 1.000 800
C 600 1.000
u cầu: Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch dự trữ hàng hóa các nhóm hàng của doanh nghiệp ngày 31/12/ năm N bằng phương pháp so sánh.
Giải: Bảng phân tích tình hình thực hiện kế hoạch dự trữ hàng hóa các nhóm hàng của doanh nghiệpngày 31/12/ năm Nnhư sau:
Nhóm
hàng Kế hoạch(tr.đ)
Thực hiện (tr.đ)
Chênh lệch thực hiện so vớikế hoạch Mức độ (tr.đ) Tốc độ (%) X 1 2 3=2-1 4=3/1 A 2.000 2.500 500 25 B 1.000 800 -200 -20 C 600 1.000 400 66,67 Tổng 3.600 4.300 700 19,44
Nhận xét:
Qua bảng số liệu phân tích trên cho thấy dự trữ hàng hoá cuối năm thực hiện so với kế hoạch tăng 700 tr.đ, với tốc độ tăng 19,44%. Xét cụ thể cho thấy nhóm hàng cho thấy:
- Nhóm hàng A và C dự trữ hàng hoá cuối năm thực hiện so với kế hoạch tăng 900 tr.đ (500 + 400), với tốc độ tănglần lượt là 25% và 66,67%;
- Nhóm hàng B dự trữ hàng hố cuối năm thực hiện so với kế hoạch giảm 200 tr.đ, với tốc độ giảm 20%;
Như vậy, dự trữ hàng hoá cuối năm thực hiện so với kế hoạch tăng đối với nhóm hàng A và C; Đối với nhóm hàng B dự trữ hàng hoá cuối năm thực hiện so với kế hoạch giảm. Như vậy doanh nghiệp cần kiểm sốt lại dự trữ hàng hóa của từng mặt hàng để sao cho dự trữ hàng hóa khơng tồn đọng q nhiều nhưng phải đảm bảo có hàng phục vụ bán ra cho kỳ sau.
2.2. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện dự trữ bình qn qn
- Mục đích:
Để phân tích hiệu quả về dự trữ hàng hóa trong kỳ cần phân tích chỉ tiêu dự trữ hàng hóa bình qn. Qua phân tích biến động về dự trữ hàng hố bình qn đánh giá tính hợp lý của việc dự trữ hàng hoá đảm bảo cho bán ratrong kỳvà xác định các nhân tố ảnh hưởng.
Dự trữ hàng hố bình qn là chỉ tiêu phản ánh mức dự trữ hàng hố điển hình trong một thời kỳ nhất định.
Tuỳ theo nguồn tài liệu về mức dự trữ mà dự trữ bình quân được xác định như sau:
+ Đối với mức dự trữ hàng hoá được thống kê tại những thời điểm cách đều nhau, mức dự trữ bình qn được tính theo cơng thức:
1 D1 + D2 + … + Dn-1 + 1 Dn D = 2 2 n-1
+ Đối với mức dự trữ hàng hố bình qn được thống kê trong những thời kỳ đều nhau, mức dự trữ bình qn được tính theo cơng thức:
n D D ... D D D 1 2 n-1 n Trong đó:
Dn : Mức dự trữ hàng hoá tại các thời điểm cách đều nhau.
Dn: Mức dự trữ hàng hố bình qn tại các thời kỳ đều nhau (tháng, q hay năm).
hay:
Dự trữhàng hố
bình qn = Doanh số bán ra theo giá mua bình quân một ngày x Số ngày dự trữ
- Phương pháp phân tích: Phương pháp nhân tố
+ Phương trình kinh tế Dự trữ hàng hố
bình qn = Doanh số bán ra theo giá mua bình quân một ngày x Số ngày dự trữ D = m x N
+ Biến động của dự trữ hàng hố bình qn: ∆D = D1 - D0
+ Xác định mức ảnh hưởng của các nhân tố:
• Nhân tố doanh số bán ra bình qn một ngày: ∆Dm = (m1- m0 ) x N0
Nhân tố này tăng cho thấy do khách quan tăng về qui mô dự trữ nên làm cho dự trữ tăng để có hàng hố phục vụ cho bán ra.
• Nhân tố số ngày dự trữ: ∆DN = ( N1 - N0 ) x m1
Nhân tố này giảm cho thấy chủ quan từ doanh nghiệp sử dụng hiệu quả hàng hố dự trữ nên đã tiết kiệm chi phí dự trữ cho doanh nghiệp.
+ Tổng hợp mức độ ảnh hưởng của các nhân tố: ∆D = ∆Dm + ∆DN
Ví dụ 2.5. Cho tài liệu về dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp Hà Anhnhư sau: ĐVT: tr.đ
Chỉ tiêu Năm N Năm N+1
Doanh số bán ra theo giá mua 7.200 7.920
Dự trữ hàng hố bình qn 960 990
Yêu cầu: Phân tích biến động dự trữ hàng hóa bình qn qua hai năm và xác định nhân tố ảnh hưởngbằng phương pháp chênh lệch.
Giải: Phân tích biến động dự trữ hàng hóa bình qn qua hai năm và xác định nhân tố ảnh hưởng bằng phương pháp chênh lệch qua bảng sau:
Chỉ tiêu ĐVT Năm N Năm N+1 Chênh lệch dự trữ hàng hố Ảnh hưởng đến bình qn (tr.đ)
Dự trữ hàng hố bình qn tr.đ 960 990 30 30
Doanh số bán ra theo giá
mua bình quân một ngày tr.đ/ngày 20 22 2 96
Nhận xét:
Qua bảng số liệu tính tốn cho thấydự trữ hàng hố bình qn qua hai năm tăng 30 tr.đlà do:
- Doanh số bán ra bình quân một ngày tăng 2 tr.đ/ngày làm cho dự trữ hàng hoá bình quân qua hai năm tăng 96 tr.đ;
- Số ngày dự trữ rút ngắn 3 ngày làm cho dự trữ hàng hố bình qn qua hai năm tiết kiệm 66 tr.đ;
Như vậy, việc tăng qui mô dự trữ hàng hố bình qn qua hai năm là hợp lý vì dự trữ tăng là do khách quan từ việc tăng được doanh số bán, đồng thời do chủ quan từ việc rút ngắn số ngày dự hàng hoánên dự trữ hàng hố tuy có tăng qua hai năm nhưng vẫn tiết kiệm chi phí dự trữ là 66 tr.đ.